Lisää luottamusta taloudelliseen infomaatioon

Luottamus päätöksenteossa käytettyyn informaatioon on tärkeää päätösten onnistumisen kannalta. Päätöksenteon tueksi on tarjolla informaatiota monista lähteistä, sillä yritysten ohjausjärjestelmien lisäksi erilaiset julkiset kanavat tuottavat informaatiota. Tällöin keskeisenä seikkana onkin se, luottaako päätöksentekijä olemassa olevaan informaatioon ja informaatiota tuottaviin ohjausjärjestelmiin.

Ohjausjärjestelmiä (management control systems eli MCS) voidaan käyttää esimerkiksi strategian suunnittelussa ja valvonnassa sekä oppimis- että palkitsemistarkoituksiin. Olennaista järjestelmien käytössä on kuitenkin niiden kyky tuottaa luotettavaa informaatiota. Mikäli ohjausjärjestelmien tuottamaan informaation ei luoteta, niitä ei myöskään koeta hyödyllisiksi. Luottamus olisi kuitenkin hyvä saavuttaa sillä esimerkiksi työntekijät kokevat palkitsemisen reilummaksi ja läpinäkyvämmäksi sen perustuessa järjestelmien tuottamaan informaatioon.

Johdon laskentatoimessa on kehitelty useita ohjausjärjestelmiä kuten budjetointi, elinkaarilaskenta, kilpailija-analyysit, laatukustannuslaskenta ja tavoitekustannuslaskenta, toimintolaskenta ja tuloskortti (balanced scorecard eli BSC). Myös muita ohjausjärjestelmiä on kehitelty esimerkiksi henkilöstö-, laatu- ja ympäristöjohtamiseen. Useita näistä menetelmistä onkin käytetty laajasti eri yrityksissä. Kaikki ohjausjärjestelmät eivät kuitenkaan sovi kaikkiin yrityksiin. Tutkimuksissa onkin havaittu esimerkiksi tuloskorttien käyttöönottoprojektien epäonnistuvan jopa 60 prosenttisesti.

Järjestelmien rakentamisessa huomioitava useita seikkoja

Ohjausjärjestelmien soveltuvuuteen vaikuttavat monet tekijät kuten yrityksen koko, kilpailuympäristön epävarmuus, päätöksentekokulttuuri ja strategia.

Yrityksen koko vaikuttaa monella tapaa ohjausjärjestelmien käyttämiseen. Suurilla yrityksillä on luonnollisesti paremmat resurssit ottaa käyttöön järjestelmiä. Suuria yrityksiä voi olla hankalaa johtaa ilman ohjausjärjestelmiä. Tällöin esimerkiksi tuotteiden myynnin markkina-alueittainen tai kustannusten osastokohtainen seuraaminen voi olla mahdotonta ilman järjestelmiä. Toisaalta järjestelmien rakentaminen suuriin yrityksiin on haasteellista, sillä järjestelmissä pitäisi pyrkiä huomioimaan esimerkiksi liiketoiminta-alueiden ja yksiköiden erityispiirteet.

Ohjausjärjestelmien tulisi heijastaa kilpailuympäristön kehityksen ennustettavuutta. Ennustettavuuden ollessa vaikeaa kilpailuympäristöön liittyy epävarmuutta, mikä lisää vaadittavan informaation tarvetta. Epävarmuuden kasvu
tekee toisaalta haastavaksi relevantin informaation tuottamisen. Epävarmuuden lisääntyminen kasvattaa ei-rahamääräisen informaation tarvetta esimerkiksi liittyen henkilöstöön ja markkinoiden kehittymiseen.

Ohjausjärjestelmien tulee myös huomioida päätöksentekokulttuuri. Hajautetussa päätöksenteossa ohjausjärjestelmät tuottavat operatiivistakin tietoa esimerkiksi tilauksiin ja toimituksiin liittyen perinteisen taloudellisen informaation lisäksi. Hajautetussa päätöksenteossa tulisi myös pystyä vertailemaan osastojen välistä menestymistä sekä yhdistelemään osastokohtaista informaatiota laajemmiksi kokonaisuuksiksi konsernitason päätöksenteon mahdollistamiseksi.

Järjestelmien tulisi tukea valittua strategiaa. Kustannustehokkuusstrategian valinneiden yritysten ohjausjärjestelmistä pitäisi saada tietoa kustannusten, tuottojen ja prosessitehokkuuden kehittymisestä. Kun taas uusia tuotteita ja markkinoita kehittelevien tulee seurata esimerkiksi kuluttajien tarpeiden kehittymistä ja markkinaosuuksia kannattavuusinformaation lisäksi.

Ohjausjärjestelmien tulee huomioida myös käyttäjien ominaispiirteet. Käyttäjät eroavat kokemukseltaan ja tietotekniseltä osaamiseltaan. Kokemuksen ja ohjausjärjestelmien käytön suhde on moniulotteinen. Kokemus voi helpottaa ja lisätä ohjausjärjestelmien käyttöä. Toisaalta kokemus voi vähentää ohjausjärjestelmien käyttöä käyttäjän saadessa lisää itsevarmuutta.

Suomen suurimmat yritykset tutkimuksen kohteena

Kyselytutkimuksen kohteena oli 600 Suomen suurinta yritystä, josta satunnaisotannalla valittiin tutkimukseen 430 yritystä. Kysely lähetettiin yrityksen toimitus-, varatoimitus-, talous-, hallinto- tai muuna johtajana tai päällikkönä tai controllerina toimiville henkilöille.

Kyselyyn vastasi 83 (19 prosenttia) yritystä. Vastanneista suurin osa oli talousjohtajia (58 prosenttia). Vastaajat olivat useimmiten 40-49 (35prosenttia) tai 50-59 vuotiaita (35prosenttia) ja heillä oli kokemusta nykyisestä tehtävästään alle 5 vuotta (61prosenttia). Vastanneet yritykset olivat pääsääntöisesti teollisuusyrityksiä (36 prosenttia), liikevaihdoltaan 50-199 miljoonaa euroa (59 prosenttia) ja henkilöstömäärältään alle 250 (30 prosenttia).

Ohjausjärjestelmien käyttöä mitattiin yhdellätoista eri järjestelmällä, kuten asiakasanalyysi, kilpailija-analyysi, toimintolaskenta ja tuloskortti (BSC). Luottamusta taas mitattiin käyttäjän luottamuksella liittyen sekä rahamääräiseen että ei-rahamääräiseen informaatioon. Käyttäjän kokemusta mitattiin sekä käyttäjän iällä että toimimisella nykyisessä tehtävässä. Yrityskokoa mitattiin henkilöstömäärällä. Ympäristöön liittyvää epävarmuutta mitattiin kahdeksalla tekijällä liittyen esimerkiksi asiakkaisiin, kilpailijoihin ja markkinoihin.

Järjestelmien käyttö parantaa luottamusta informaatioon

Tutkimuksen tulosten mukaan ohjausjärjestelmien käyttö lisääntyy käyttäjän luottamuksen informaatioon ja henkilöstömäärän kasvaessa. Tämä on sinänsä luontevaa suuren henkilöstömäärän johtamisen ollessa ilman ohjausjärjestelmiä hankalaa. Hieman yllättäen ympäristön epävarmuuden kasvaminen vähentää ohjausjärjestelmien käyttöä. Eräänä syynä negatiiviseen korrelaatioon voi olla kykenemättömyys rakentaa ohjausjärjestelmiä riittävän laaja-alaisiksi myös ei-rahamääräisiä mittareita sisältäviksi.

Korrelaatioanalyysin mukaan koko vaikuttaa positiivisesti informaation käyttöön mutta ei luottamukseen. Näin ollen yrityskoon kasvaessa ohjausjärjestelmien käyttö lisääntyy, mutta koon kasvua ei pystytä huomioimaan ohjausjärjestelmiä rakennettaessa. Yrityskoon kasvaessa tulisikin rakentaa entistä enemmän yksikkö ja osastokohtaisia mittareita, jolloin luottamuskin todennäköisesti paranisi.

Luottamus ja koko lisää järjestelmien käyttöä

Aktiivisimmat ohjausjärjestelmien käyttäjät ovat suurimmissa yrityksissä ja käyttäjien luottamuksen ollessa informaatioon ja mittareihin korkeinta. Vastaavasti ohjausjärjestelmien käyttö on alhaisinta pienissä yrityksissä ja käyttäjien vähiten luottaessa informaatioon.

Kokemus vaikuttaa mielenkiintoisesti ohjausjärjestelmien käyttöön. Kokemuksen lisääntyminen lisää ohjausjärjestelmien käyttöä tiettyyn pisteeseen saakka, jonka jälkeen ohjausjärjestelmien käyttö pienenee. Ohjausjärjestelmien käyttö ei näin ollen ole aktiivisinta kokeneimmilla käyttäjillä. Siten käyttäjän kokemuksen ja ohjausjärjestelmien käytön suhde ei ole lineaarinen. Kokeneimmille ja kokemattomille tulisikin siten olla erilaiset ohjausjärjestelmät.

Ohjausjärjestelmien käyttö on alhaisinta kilpailuympäristön ennustettavuuden ollessa vaikeinta ja aktiivisinta ympäristön ennustettavuuden ollessa helpompaa. Epävarmassa toimintaympäristössä ohjausjärjestelmien tulisikin siten olla erilaisia verrattuna yrityksiin, joissa tulevaisuuden ennustaminen on helpompaa.

Kokemus ja käyttö lisäävät luottamusta informaatioon

Yleisesti ottaen vastaajat luottavat sekä ei-rahamääräisiin että rahamääräisiin mittareihin. Luottamus ei-rahamääräisiin mittareihin oli kuitenkin pienempi kuin rahamääräisiin mittareihin. Luottamukseen vaikuttavat kokemus, henkilöstömäärä, toimintaympäristön epävarmuus sekä ohjausjärjestelmien käyttö.

Kokeneimmat ja eniten ohjausjärjestelmiä käyttävät luottavat eniten informaatioon. Vastaavasti heikoin luottamus informaatioon on kokemattomimmilla käyttäjillä, pienimmissä yrityksissä ja ohjausjärjestelmien käytön ollessa vähäisintä. Tällöin ohjausjärjestelmät tulisivatkin olla erilaiset kokemattomille ja pienille yrityksille kuin kokeneille käyttäjille ja suurissa yrityksissä toimiville.

Suurimmat ja epävarmimmassa toimintaympäristössä toimivat luottavat informaation ainoastaan keskimääräisesti. Ohjausjärjestelmiä ei ole siten onnistuttu kehittelemään vastaamaan suuruuden ja epävarmuuden tuomiin haasteisiin. Suuruuden ja epävarmuuden kasvaessa nousevatkin entistä tärkeämpään asemaan epäviralliset ohjausjärjestelmät liittyen yrityksen arvoihin, kulttuuriin, toimintatapoihin.

Makro-, yritys- ja yksilötason tekijät huomioitava

Artikkelissa esitetyt tulokset asettavat useita haasteita ohjausjärjestelmiä kehitteleville. Ohjausjärjestelmiä kehittelevät helposti tarjoavat standardiratkaisuja kaikille yrityksille huomioimatta yritys- ja käyttäjäkohtaisia erityispiirteitä. Standardiratkaisuja tarjoamalla asetettuja tavoitteita ei todennäköisesti saavuteta.

Informaation luottamukseen ja ohjausjärjestelmien käyttöön vaikuttaa monia tekijöitä, jotka liittyvät esimerkiksi toimintaympäristön epävarmuuteen, yrityskokoon ja käyttäjien kokemukseen. Siten yrityksen kasvaessa tarvitaan entistä enemmän osasto- ja yksikkökohtaista tietoa päätöksenteon tueksi. Toisaalta toimintaympäristön epävarmuuden lisääntyessä vaaditaan rahamääräisten mittareiden lisäksi ei-rahamääräisiä mittareita esimerkiksi asiakkaiden tarpeisiin tai yleiseen taloudelliseen tilanteeseen liittyen.

Ohjausjärjestelmien käyttäjien kokemuksen huomioiminen on myös ensiarvoisen tärkeässä roolissa ohjausjärjestelmiä kehiteltäessä. Kokemus lisää luottamusta sekä rahamääräiseen että ei-rahamääräiseen informaatioon. Hieman yllättäen kokeneimmat eivät kuitenkaan käytä eniten ohjausjärjestelmiä. Tämä viittaisi siihen, ettei käyttäjien kokemusta ole pystytty huomioimaan.

Ohjausjärjestelmien käyttöön kannustamalla voidaan parantaa luottamusta informaatioon. Käyttöön ei voida kuitenkaan kannustaa, mikäli ohjausjärjestelmien kehittelyssä ei huomioida useita artikkelissa kuvailtuja erityispiirteitä. Käyttöönottoon kannustamisessa ylimmällä johdolla on keskeinen rooli. Mikäli johtajat eivät käytä ohjausjärjestelmistä saatavaa informaatiota hyödyksi, eivät sitä käytä
alaisetkaan!

Kuvio 1 Ohjausjärjestelmien käyttöön ja informaation laatuun vaikuttavia tekijöitä

Käytetyt asteikot: 1 (alhainen kokemus/henkilöstö/epävarmuus)–5 (korkea kokemus/henkilöstö/epävarmuus); 1 (alhainen korkea ohjausjärjestelmien käyttö/luottamus)–7 (korkea ohjausjärjestelmien käyttö/luottamus)

Kiitokset
Artikkelin kirjoittaja kiittää kyselyyn vastanneita yrityksiä sekä KTM Taina Heikkilää empiirisen aineiston keräämisestä.

Lähteitä
Chenhall, R.H. (2003) Management control systems design within its organizational context: findings from contingency-based research and directions for the future, Accounting, Organizations and Society, Vol. 28, Iss. 2-3, pp. 127-168.
de Waal, A. A. (2007) Successful performance management? Apply the strategic performance management development cycle!, Measuring Business Excellence, Vol. 11, No. 2, pp. 4-11.
Dilla, W.N. ja Steinbart, P.J. (2005) Relative Weighting of Common and Unique Balanced Scorecard Measures by Knowledgeable Decision Makers, Behavioral Research in Accounting, Vol. 17, pp. 43-53.
He, W., Fang, Y. ja Wei, K.-K. (2009) The role of trust in promoting organizational knowledge seeking using knowledge management systems: An empirical investigation, Journal of the American Society for Information Science and Technology, Vol. 60, Iss. 3, pp. 526-537.
Länsiluoto A., Laitinen, E.K. ja Laitinen, T. (2008) Suomalaisilla suuryrityksillä valinnanvaraa strategisen johdon laskentatoimen menetelmissä, Tilisanomat, Vol. 29 Iss. 3, pp. 63-66.
Länsiluoto A. (2004) Kilpailuympäristön analysointimenetelmien käyttö suomalaisissa pörssiyrityksissä, Yritystalous, Vol. 62 No. 6, pp. 66-68.