Koulutuksen ja strategian välinen kytkös

Tilitoimistoalan kehitys on viimeisen kymmenen vuoden aikana ollut merkittävää. Toimialalla on tapahtunut keskittymistä, suuret toimistot ovat kasvaneet mm. yritysostojen kautta. Alalle on tullut myös uudenlaisia pitkälle erikoistuneita toimijoita, esimerkkinä vaikka palkanlaskentaan erikoistuneet yritykset. Entistä erikoistuneempien asiantuntijapalveluiden tuottamiselle tullee jatkossakin olemaan kysyntää. Asiakasyritysten toimialoilla tapahtuneet rakennemuutokset heijastuvat voimakkaasti tilitoimistoalankin toimintaan ja merkitsevät joskus jopa asiakaskatoa. Tämä voi olla kohtalokasta pienille tilitoimistoille.

Sähköinen taloushallinto on tehnyt tuloaan ja se on edellyttänyt toimistoilta uudenlaista ajattelua ja palvelukonseptin kehittämistä. Asiakkaat haluavat palvelua myös eri tavoin, erilaiset taloushallinnon ulkoistamistarpeet edellyttävät palvelun tuottajilta uudenlaisia toimintamalleja. Lainsäädännön toisiaan seuraavat muutokset niin kirjanpito- kuin yhteisölainsäädännössäkin pakottavat tilitoimistot entistä voimakkaammin panostamaan ajan tasalla pysymiseen ja henkilöstön osaamisen ylläpitämiseen.

Kansainväliset yritykset ovat entistä hanakammin tehneet tuloaan kotimaan markkinoille mm. kaupan alalla. Tämä merkitsee uusia toimijoita ja uusia haasteita taloushallinnon palveluyrityksille. Kansainvälisyys onkin otettava huomioon tilitoimiston palveluja kehitettäessä. Lisäksi sukupolvenvaihdokset vaikuttavat tilitoimistoalallakin yritysten omistusrakenteisiin ja luovat paineita yritysten toiminnan pitkäjänteiseen kehittämiseen. Alan haasteet ovat kaiken kaikkiaan merkittävät ja ne edellyttävät yritysjohdolta voimakasta näkemystä tulevaisuuden toimintamahdollisuuksista.

Miten tilitoimistot voivat vastata näihin haasteisiin?

Toimiston perustehtävä eli toiminta-ajatus tulisi päivittää. Päivittäminen tarkoittaa sitä, että ensin mietitään, missä asioissa yritys on vahva nyt ja kuinka vahvaksi se voi kehittyä seuraavan 3–5 vuoden aikana. Tämän taustana on toimintaympäristön, omien resurssien ja mahdollisuuksien tiukka analysointi.

Vuosien varrella monen toimiston käytännön toiminta on laajentunut – rönsyillytkin – huomattavasti siitä, mitä alun perin piti tehdä. On tullut rönsyjä, joilla on pyritty tekemään asiakas tyytyväiseksi, mutta hyvin usein nämä ylimääräiset työt ovat jääneet toimiston tehtäväksi. Ei ole kehdattu laskuttaa.

Toiminta-ajatuksen tehtävänä on ennen kaikkea raamittaa tehtävät työt kannattavasti ja katkaista rönsyt. Harhautuminen toiminta-ajatuksen ulkopuolelle yleensä synnyttää isoja riskejä, koska silloin ollaan alueella, josta ei ole tietoa eikä kokemusta.

Etenkin muutostilanteessa, jossa kirjanpitopalvelut automatisoituvat ja hintataso siitä syystä laskee on mietittävä uuden toiminta-ajatuksen puitteissa sitä, miten toimistot voisivat jalostaa asiakkailta saatua laskentamateriaalia niin, että se tuottaa aidosti hyötyä asiakkaalle ja näin edesauttaa yritystä liiketoiminnassa onnistumisessa sekä on kannattavaa liiketoimintaa myös toimistolle. Jotta tilitoimisto hyödyttäisi asiakasta, on sen palvelutarjooman vastattava mahdollisimman hyvin asiakasyritysten johdon tarpeita ja tarjottava perinteisten tunnuslukujen lisäksi myös kannanottoja erilaisiin vaihteleviin liiketalouden kysymyksiin. Eli vaaditaan innovatiivista osallistumista asiak-kaan liikkeenjohtamiseen ja strategiseen suunnitteluun.

Tällaisia uuden toiminta-ajatuksen sisälle meneviä uusia palvelumuotoja voivat olla mm. erilaiset asiantuntijapalvelut, joiden avulla toimistot voivat tunnuslukuja, mittareita ja valtakunnallisia vertailulukuja tuottamalla tehostaa asiakasyritysten johdon talouden, myynnin, tuotannon ja henkilöstön ohjausta. Nämä tiedot ovat yrityksille usein hyvin kriittisiä. Myös asiakasyritysten henkilöstön taloudelliseen tietoon liittyvät koulutukset, joilla voitaisiin vähentää työnantajan ja työntekijän välisiä tietokatkoksia, ovat jo tällä hetkellä hyvin kysyttyjä. Tilitoimistoilla on tähän syvää yrityskohtaista osaamista jo nyt.

Julkisen sektorin palvelujen ulkoistaminen tuo myös mielenkiintoisia näkymiä toimistoille. Esimerkkeinä voi mainita taloushallintotoimintojen ulkoistamisen tilitoimistoille, kuntien palvelujen kilpailuttamisen osaamiskoulutuksen, kuntien ja kuntayhtymien sisäisen toimintolaskennan kehittämisen sekä tilaaja-tuottaja -mal-lin käyttöönottoon liittyvän konsultoinnin. Tämäntyyppiset palvelut tuovat selkeää lisäarvoa kunnille ja niiden avulla ne pystyvät keskittymään paremmin varsinaiseen perustehtäväänsä; laadukkaitten peruspalvelujen tuottamiseen. Onnistuminen yllämainituissa palveluissa edellyttää kuitenkin kuntasektorin prosessien syvällistä tuntemista.

Myös yhteistyötä paraikaa perustettavien valtionhallinnon palvelukeskusten kanssa etenkin taloushallinnon ja hankintatoimen prosessien kanssa tulisi kehittää. Siellä on pitkälti samat ongelmat kuin kunnissa.

Kun toimiston tulevaisuuden palvelutarjooma alkaa hahmottua, palvelut tulisi paketoida selkeisiin paketteihin eli tuotteistaa niin ,että asiakas ymmärtää selvästi, mistä on maksamassa. Koska palvelut syntyvät prosesseissa, tuotteistaminen edellyttää, että toimiston tuotantoprosessit ovat kuvattu ja vakioitu siten, että niihin kuluvat materiaalit, koneaika ja työtunnit voidaan mitata.

Prosessien kuvaamisen tarkoitus on tehdä näkymätön työ näkyväksi. Koska organisaatioissa on keskimäärin 30 % sellaista työtä, joka tehdään, mutta se ei näy missään prosessikuvauksessa, kannattaa näihin asioihin ensimmäiseksi puuttua ja ne kyseenalaistaa. Tämä edellyttää toimiston työaikatutkimusta, joita muutamissa toimistoissa jo suoritetaan.

Kun kaikki edellä mainittu asiakastarpeisiin perustuva paketointi on tehty eli palvelut on tuotteistettu ja toiminnan uudet raamit on löydetty, on aika kehittää palvelulupaus ts. mitä asiakas tilitoimistolta saa.

Miten arvot liittyvät strategiseen johtamiseen?

Arvojen idea on ohjata perustehtävän toteuttamista arkityössä. Arvot eivät ole mikään irrallinen osa johtamista, vaan ne syntyvät perustehtävän tarpeesta ja asiakkaitten ja sidosryhmien odotuksista.

Perustehtävä ja arvot yhdessä rakentavat kestävän perustan myös toimiston tulevaisuuden visiolle ja keinoille, joilla visio saavutetaan.

Miten visioon päästään?

Kun visio on kirjattu, alkaa siis varsinainen keinojen eli strategisten tavoitteiden suunnittelu. Nämä tavoitteet ovat ikään kuin välisatamia tilitoimiston purjehtiessa kohti lopullista päämäärää, visiota. Ilman näitä välisatamia yritys joutuu jonnekin, minne se ei välttämättä halua. Näitä välisatamia eli strategisia tavoitteita on neljää lajia; asiakkaaseen ja yhteistyökumppaneiden toimintaan liittyviä tavoitteita, prosesseihin liittyviä tavoitteita, ammattitaitoon liittyviä tavoitteita sekä talouteen liittyviä. Kaikilla näillä tavoitteilla on syy-seuraus-suhde toisiinsa. Jos yrityksen tavoitteeena on saavuttaa esim. 95 % asiakastyytyväisyys määrätyssä asiakasryhmässä, edellyttää se, että asiakaspalveluprosessit toimivat erittäin tehokkaasti, joka taas edellyttää, että henkilökunnan ammattitaito on huippuluokkaa. Koko ketjun tulos sitten on tietty euromäärä myyntiä ko. asiakasryhmässä. Tässä ajatuskuviossa taloudellinen menestys on siis seuraus, ei syy.

Strateginen suunnittelu jatkuu tämän jälkeen pelikentän valinnalla. Pelikenttä on se toiminnan kohde, johon esim. vuonna 2006 toimiston kehittämisenergia kohdennetaan. JET-koulutuksessa valtaosa osallistujista kohdensi oman toimistonsa energian tiukkaan asiakasryhmittelyyn, segmentointiin. Toimiston asiakkaat jaettiin viiteen erilaiseen segmenttiin, josta tärkein A-segmentti vaati välittömiä toimenpiteitä. Kunkin segmentin osalta määritetään vielä menestystekijät ja mittarit, jolloin strategisen suunnitelman runko alkaakin olla olemassa ja toimenpidesuunnittelu voidaan aloittaa.

Oppiminen ja muutos

Edellä on kuvattu toimintaympäristön muutoksia ja keinoja muutoksiin vastattaessa. Näiden toimenpiteiden toteuttaminen vaatii tilitoimistoyrityksiltä strategista oppimista, jolla tarkoitetaan taitoa kyseenalaistaa omia ajatusmalleja ja tarkistaa organisaation strategiaa ja toteuttaa se nopeasti. Yrityksissä on usein muodostunut rutiininomaisia käytäntöjä. Tällöin virheitä korjataan vain vanhan tutun toimintamallin puitteissa. Tulevaisuudessa tilitoimistoyrittäjien on muutettava myös toimintaa ohjaavia taustaoletuksia ja päämääriä.

Ajattelutavan muutosta voidaan verrata sisustussuunnitteluun; ei enää riitä, että siirretään samat vanhat huonekalut paikasta toiseen samassa vanhassa huoneessa, vaan on suunniteltava koko huone uudelleen. Vaikka huone olisi hyvin suunniteltu, henkilöstö voi kokea uudet sohvat vääränmallisena, eikä viihdy niissä. Henkilöstö sitouttaminen vaatii uudenlaista johtamisosaamista. Löytyykö sitä?

Johtamiskoulutus – osaamispääoman kasvualusta

Johtamisen erikoisammattitutkinto (JET) –koulutusohjelman avulla saavutettava oppiminen ja osaamisen kehittäminen on mahdollista kytkeä tilitoimistoyrityksen strategian kehittämiseen ja jopa strategian käytäntöön viemiseen. Paasonen Koulutuspalvelut Oy:n ja Taloushallintoliiton yhteistyössä suunnittelemassa ja toteuttamassa koulutusprosessissa olennaista on oppimisen ja työn kehittämisen välinen yhteys.

Koulutuksen tavoitteena on sekä tilitoimistoyrityksen toiminnan kehittäminen että yrittäjien ja yritysten avainhenkilöiden henkilökohtaisten esimiestaitojen kehittyminen. Koulutus kestää n. vuoden ja sen sisällä on 14 lähiopetuspäivää, jotka sisällöllisesti liittyvät tilitoimistoyrityksen strategioiden ja palveluprosessien kehittämiseen, palvelun tuotteistamiseen, henkilöstöjohtamiseen, vuorovaikutusjohtamiseen sekä markkinointitaitojen kehittämiseen. Lähiopintopäivien välissä osallistujat työstävät oman organisaation toimintaa ja johtajuutta kehittäviä tuotoksia ja laativat lopuksi omaan yritykseensä liittyvään kehittämisprojektin.

Jokaiselle osallistujalle on nimetty mentor, joka toimii ”sparraajana,” keskustelukumppanina ja jopa kyseenalaistajana. Mentor houkuttelee ajatusprosesseja liikkeelle ja on kyselijä, joka auttaa osallistujan näkemään asiat uudesta näkökulmasta.

Eräs opiskelija kiteyttää strategiajaksojen annin seuraavasti: ”Strategia-ajattelu kirkastui ja sain runsaasti työvälineitä strategian käytäntöön viemiseen”.

Seuraavassa toinen kommentti opiskelun hyödyistä: ”Opiskeluryhmä on voimavara. Kun saman alan ihmiset vaihtavat ajatuksia ja kokemuksia, oppiminen ja oman tilitoimiston kehittäminen saa aivan uusia ulottuvuuksia”.

Muutoksen hallinta vaatii strategista ajattelua ja osaamisen kehittämistä. Tämä on mahdollista ainoastaan pitkäjänteisen kehittämisen ja systemaattisen kouluttautumisen avulla.