Kirjanpitoaineiston elektroninen arkistointi

Tietojen varma säilyvyys kirjanpitolain mukaisen säilytysajan on edellytys elektroniselle arkistoinnille. Kirjanpitolaissa ja sitä tarkentavissa normeissa on asiasta yksityiskohtaisia ohjeita ja velvoitteita. Ohjelmistotoimittajat ovat ottaneet lain vaatimukset huomioon kirjanpitoaineiston arkistointiin tarkoitettujen elektronisten arkistojärjestelmien tuotekehityksessä. Tässä kirjoituksessa käsitellään erityisesti asioita, joista kirjanpitovelvollisen tulee itse huolehtia. Näkökulma painottuu pk-yrityksiin, koska useimmat suuryritykset ovat asian jo ratkaisseet.

Arkistoitavasta kirjanpitoaineistosta

Kirjanpidon tositeaineistoa ovat liiketapahtuman todentavat tositteet, niiden liitteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja täsmäytysselvitykset. Tositeaineisto on ryhmitelty
KILAn menetelmäohjeessa toiminnoittain:
• Myyntitoiminnan tositteet
• Ostotoiminnan tositteet
• Materiaalihallinnon tositteet
• Palkanlaskennan tositteet
• Maksuliikenteen tositteet
• Pääkirjanpidon tositteet.

Suosittelen yleisohjeen tähän osioon tutustumista, koska ohjeessa on kuvattu kansantajuisin esimerkein, mitä yleensä tulee pitää arkistointivelvoillisuuden piiriin kuuluvana tositeaineistona. Alla on käsitelty muutamaa epätietoisuutta ja kysymyksiä aiheuttanutta yksityiskohtaa.

Verkkolaskujen arkistoinnissa on kiinnitettävä huomiota erityisesti liitteiden käsittelyyn. Verkkolaskuja lähettävän yrityksen tulee arkistoida myös laskun liitteet, jos luovutetut suoritteet eivät ilmene itse laskusta. Esimerkiksi asiantuntijapalveluja laskuttavat yritykset esittävät usein varsinaisella laskulla koonnin työtunneista ja tarkempi erittely tehdystä työstä esitetään erillisellä erittelyliitteellä.

Liitteiden käsittelyssä verkkolaskutuksessa on haasteita, koska pankkien infrastruktuuri ei tue liitteiden lähetystä. Tämän vuoksi laskuttajat lähettävät usein tarkemman erittelyn ja muut mahdolliset laskuliitteet laskun (oletetulle) asiatarkastajalle esimerkiksi sähköpostin liitetiedostona tai jakavat ne extranet-palvelussaan. Tällöin vastaanottajan tulee arkistoida liite yhdessä varsinaisen laskun kanssa. Ostolaskun kierrätysjärjestelmissä tähän on varauduttu siten, että laskun kierrossa siihen voidaan liittää liitteitä tarkastusta ja arkistointia varten. Laskuja vastaanottavan yrityksen vastuulla on valvoa, että liitteet tallennetaan järjestelmään asianmukaisesti.

Yleensä verkkolaskuoperaattorit välittävät laskuliitteinä vain yleisessä käytössä olevia tiedostotyyppejä. Jos yritys vastaanottaa verkkolaskuoperaattorilta liitetiedostoja, joiden arkistointikelpoisuudesta ei voi olla varma, kannattaa olla yhteydessä laskuttajaan tai muuntaa tiedostot sopivaan muotoon. Arkistointikelpoisia tiedostomuotoja on kuvattu tarkemmin jäljempänä.

Maksuliikenteen osalta kysymyksiä on aiheuttanut esimerkiksi viitesuoritustiedostojen käsittely. Viitesuoritustiedostohan on käytännössä tositteen asemassa, koska tiliotteella esitetään vain suoritusten kokonaissumma. Suositeltavinta ja yksinkertaisinta olisi arkistoida viitesuoritustiedostot elektroniseen arkistojärjestelmään, mikä on mahdollista eräissä järjestelmissä. Riittävänä voidaan kuitenkin pitää mielestäni myös sitä, että viitesuoritukset on eritelty reskontralistoilla ja ne on mahdollista tarvittaessa täsmäyttää esimerkiksi arkistointitunnuksen tai päivämäärätiedon avulla pankissa olevaan tositeaineistoon.

Jos yrityksen maksamia eriä (esimerkiksi maksetut laskut tai palkat) ei ole eritelty maksukohtaisesti tiliotteella, näiden maksujen maksuerittelyt tulisi arkistoida.

Kirjanpitoaineisto tulee arkistoida siten, että se on saatettavissa aika- ja asiajärjestykseen eli päivä- ja pääkirjoiksi. Suosittelen aineiston tallentamista suoraan päivä- ja pääkirjaraporteiksi esimerkiksi htm- tai pdf-tiedostomuodossa, koska siten voidaan olla varmoja aineiston luotettavuudesta myös tilanteissa, joissa elektroninen arkistojärjestelmä ei enää ole käytettävissä jostakin syystä. Tällainen varmuustoimenpide ei aiheuta olennaisia kustannuksia eikä estä käyttämästä arkistojärjestelmien hienoja sorttaus- ja hakutoimintoja päivittäisessä taloushallinnon työssä.

Elektronisen arkistoinnin vaatimukset

Elektronisesti arkistoidun kirjanpitoaineiston tulee olla saatettavissa selväkieliseen muotoon. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että arkistoituja tietoja voidaan katsella ruudulta ja tiedot voidaan tulostaa. Tämä koskee sekä arkistoituja tositteita ja kirjanpitomerkintöjä että niiden perusteella laadittuja raportteja, esimerkiksi päivä- ja pääkirjoja. Lisäksi arkistoitujen tietojen tulee olla kopioitavissa toiselle tietovälineelle esimerkiksi verotarkastusta varten.

Audit trailin eli kirjausketjun aukottomuuden tulee toteutua myös elektronisesti arkistoidun kirjanpitoaineiston osalta. Elektronisissa arkistojärjestelmissä on yleensä tiedonhakua helpottavia ominaisuuksia, esimerkiksi linkkejä, joilla pääsee porautumaan tuloslaskelmalta tositetasolle, tai erilaisia hakutoimintoja.

Kirjanpitolain vaatimukset täyttää myös perinteinen audit trail. Kirjanpitoaineiston lukija etsii tositenumeron perusteella tositteen kirjauksen päivä- tai pääkirjalta. Tuloslaskelmasta ja taseesta taas ilmenee, mihin tuloslaskelman tai taseen erään mikin pääkirjatili on päätetty.

Vaatimukset asianmukaiselle erektroniselle arkistoinnille voidaan jakaa kolmeen ryhmään:
• Tekniset asiat: esimerkiksi ohjelmistot ja tiedostomuodot.
• Prossessit ja dokumentaatio: miten arkistointi on dokumentoitu esimerkiksi tasekirjassa ja käyttäjien ohjeistuksessa.
• Sopimukselliset seikat: miten arkistoinnin jatkuvuus on turvattu, jos kirjanpitoaineiston on arkistoitunut ulkopuolinen toimija, esimerkiksi ASP-palveluntarjoaja.

Elektroniseen arkistointiin käytettävät ohjelmistot

Kirjanpitoaineiston elektroniseen arkistointiin käytetään yleensä tarkoitusta varten kehitettyjä valmisohjelmistoja. Niitä kehitettäessä on huomioitu ennen kaikkea kirjanpitoaineiston turvallinen säilytys. Ne sisältävät yleensä myös tiedon hakua ja analysointia helpottavia ja tehostavia ominaisuuksia.

Kirjanpitoaineiston tulisi olla luettavissa myös ilman elektronista arkistojärjestelmää, esimerkiksi internet-selaimella tai tekstieditorilla. Myös audit trailin tulisi toteutua ilman arkistojärjestelmää, esimerkiksi tositenumeroinnin avulla. Käyttöä helpottavat ja tehostavat hakutoiminnot ja linkitykset voivat sen sijaan olla varsinaisen arkisto-ohjelmiston ominaisuuksia.

Kirjanpitoaineiston lukukelpoisuus myös ilman arkisto-ohjelmistoa on tärkeää, jos ohjelmisto ei jostain syystä ole enää käytettävissä. Ohjelmiston käyttöoikeus voi lakata esimerkiksi yrityksen konkurssin tai selvitystilan vuoksi, mutta kirjanpitoaineiston tulee silti olla luettavissa.

Tiedostomuodot

Elektroniseen arkistointiin kannattaa käyttää arkistointihetkellä yleisessä käytössä olevia tiedostomuotoja, jotka ovat luettavissa internet-selaimella tai tekstieditorilla. Näitä ovat esimerkiksi yleisimmät kuvatiedostot (gif, tif, jpg), sekä htm-,
ascii- ja XML-tiedostot. Myös PDF-tiedostoa voi suositella, vaikka sen lukemiseen tarvitaan oma ohjelmistonsa, Acrobat Reader. Acrobat Reader -ohjelmisto on yleisessä käytössä ja sen käyttö on ilmaista, joten riskiä PDF-tiedostojen lukukelvottomuudesta tuskin on.

Elektroniseen arkistointiin ei tulisi käyttää tiedostomuotoja, joiden lukemiseen tarvitaan erillinen maksullinen ohjelmisto. Tämä koskee esimerkiksi tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmistojen omia tiedostomuotoja. Kaikilla kirjanpitoaineistoa lukemaan oikeutetuilla ei ole välttämättä käytössään ohjelmistoa, joilla tiedostot on luettavissa. Tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmilla tuotettu kirjanpitoaineisto kannattaa arkistoida yleisessä tallennusmuodossa, esimerkiksi csv- tai htm-muodossa.

Ohjelmistotoimittajat huolehtivat yllä mainituista asioista valitessaan tietyt tiedostomuodot esimerkiksi laskutusjärjestelmän tuottamille myyntilaskuille, ostolaskujen kierrätysjärjestelmän käsittelemille skannatuille ostolaskuille tai kirjanpitojärjestelmästä arkistoitaville päivä- ja pääkirjoille. Kirjanpitovelvollisen tulee itse huomioida nämä kysymykset esimerkiksi skannatessaan kirjanpitoaineistoon kuuluvia dokumentteja tai arkistoidessaan tekstinkäsittelyohjelmalla laadittuja muistiotositteita.

Arkistointiin käytettävät tietovälineet

Kirjanpitolaki edellyttää, että elektronisesti arkistoitujen tietojen muuttumattomuudesta voidaan varmistua. Yleensä tämä toteutetaan siten, että kirjanpitoaineisto tallennetaan kahdelle kertatallenteiselle tietovälineelle. Ne ovat yleensä varmistuskopioiden asemassa, ja varsinainen arkiston käyttö tapahtuu työaseman tai palvelimen kovalevyltä tai isommissa yrityksillä erilaisten sofistikoituneempien tallennusjärjestelmien avulla.

Tietovälineen valinnassa kannattaa valita ajanmukainen, yleisessä käytössä oleva tietoväline, esimerkiksi kertatallenteinen CD- tai DVD-levy tai isommissa yrityksissä kertatallenteisia levyjä sisältävä levyjärjestelmä. Jos valittu tietoväline poistuu yleisestä käytöstä kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuuden aikana, tiedot kannattaa kopioida uudelle ajanmukaiselle tietovälineelle.

Elektronisen arkiston sisällön kuvaaminen ja käyttöohjeet

Kirjanpitolain mukaan tasekirjaan on merkittävä luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista samoin kuin tieto niiden säilytystavoista. Kauppa- ja teollisuusministeriön menetelmäpäätöksen mukaan ”koneellisella tietovälineellä tai erillisessä asiakirjassa on oltava merkintä, joka osoittaa välineellä olevat tiedot tositenumeroiden, kirjanpitokirjan nimen, aikarajojen tai muun yksilöinnin avulla”.

Elektronisen arkiston sisällön kuvaus kannattaa sisällyttää tasekirjaan tai sen liitteeseen. Näin sen säilytyksestä tulee huolehdittua asianmukaisesti. Sisällön kuvaukseen voidaan kirjata esimerkiksi seuraavat seikat:
• Elektronisen arkistojärjestelmän nimi ja toimittaja
• Tositelajit
• Arkistointiin käytetyt tietovälineet (esimerkiksi DVD) ja niiden säilytyspaikat
• Käytetyt tiedostomuodot
• Jos arkiston luku edellyttää salasanoja, tieto salasanoista tai niiden säilytyspaikoista.

Lisäksi tietovälineeseen tai sen säilytyspakkaukseen kannattaa kirjata:
• Jos tilikauden aineisto on useammalla tietovälineellä, mitä aineistoa se sisältää (esimerkiksi vuoden 2008 myyntilaskut, laskunumeroväli 1–16378).
• Jos koko tilikauden aineisto mahtuu yhdelle tietovälineelle, minkä tilikauden aineistoa tietoväline sisältää.

Kun elektronisen arkiston sisältö on kuvattu selkeästi, on kirjanpitoaineistoa lukemaan oikeutetun tahon mahdollista päästä selville, mistä ja missä muodossa aineisto on saatavissa. Arkistojärjestelmän käyttöohjeet kannattaa säilyttää samassa tilassa kuin tietovälineetkin. Käyttöohjeiden tulisi olla niin selkeät, että henkilö, joka ymmärtää kirjanpidon periaatteet, pystyy lukemaan aineistoa.

Elektronisen arkiston säilytys ulkopuolisella palveluntarjoajalla

Erilaiset Asp-palvelut ovat yleistymässä taloushallinnon hoidossa. Niissä yritys ulkoistaa taloushallinnon järjestelmänsä ylläpidon ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Monet yritykset ovat ulkoistaneet koko talousohjauksen tilitoimistolle. Näissä tilanteissa ulkopuolinen palveluntarjoaja hoitaa usein myös elektronisen arkistoinnin.

Vastuu kirjanpitoaineiston säilytyksestä kuuluu aina kirjanpitovelvolliselle itselleen. Asp-ratkaisuissa sekä tilitoimiston käytössä tulee varautua seuraaviin tilanteisiin:
• Palveluntarjoaja lopettaa toimintansa
• Kirjanpitovelvollinen vaihtaa palveluntarjoajaa
• Kirjanpitovelvollinen ajautuu konkurssiin.

Jos palveluntarjoaja arkistoi kirjanpitoaineiston siten, että se on luettavissa ilman arkistojärjestelmää esimerkiksi selaimella tai tekstieditorilla, asia on helppo hoitaa. Palveluntarjoaja kopioi aineiston esimerkiksi kerran vuodessa kirjan-pitovelvolliselle.

Jos näin ei toimita, kirjanpitovelvollisen kannattaa varmistua, että tietojen luovutuksesta yllä mainituissa tilanteissa on sovittu selkeästi ja kirjanpitovelvollisen kannalta luotettavalla tavalla. Kirjanpitovelvollinen voi esimerkiksi pyytää palveluntarjoajalta kirjallisen sitoumuksen, jossa tämä sitoutuu kirjanpitovelvollisen liiketoiminnan päättyessä esimerkiksi konkurssin tai selvitystilan vuoksi tarjoamaan kirjanpitoaineiston maksutta kirjanpitoon oikeutetun tahon (esimerkiksi verotarkastaja) käyttöön.

Viimeaikaisten talousuutisten perusteella tällainen varovaisuus ei ole kohtuutonta. Yhtiön hallitus vastaa siitä, että kirjanpitoaineisto on luettavissa myös yhtiön toiminnan loppumisen jälkeen.

Elektronisen arkiston säilytys Suomen ulkopuolella

Yhä useammassa kansainvälisessä konsernissa pyritään keskittämään talousohjausjärjestelmän ylläpito yhteen maahan. Suomen kirjanpitolainsäädäntö mahdollistaa kirjanpitoaineiston säilytyksen ulkomailla tilikauden aikana. Tilikauden jälkeen (tilinpäätöksen laatimisaikana) suomalaisen yhtiön kirjanpitoaineisto on kuitenkin tuotava Suomeen. Ei riitä se, että aineisto on luettavissa Suomesta käsin tietoverkon kautta, vaan aineisto on siirrettävä Suomessa sijaitseville tietovälineille.

Jos arkistointiin käytetyt tiedostomuodot on luettavissa esimerkiksi selaimella ja audit trail toteutuu ilman käytettävää arkisto-ohjelmistoa, asia on helppo ratkaista. Kirjanpitoaineisto voidaan siirtää tietoverkon kautta Suomeen ja tallentaa täällä esimerkiksi DVD-levyille tai aineisto voidaan tallentaa ulkomailla ja lähettää levyt Suomeen. Samaa toimintamallia voidaan useissa tapauksissa hyödyntää myös silloin, kun ulkomaisen yhtiön elektroninen arkisto sijaitsee Suomessa.

Kirjoittaja toimi yhdessä Pauli Vahteran kanssa KILAn koneellisen kirjanpidon yleisohjeen laatineen työryhmän sihteerinä. Kirjoituksessa esitetyt yleisohjeen tulkinnat ovat kuitenkin puhtaasti kirjoittajan omia näkemyksiä.