CTA Paikka

Hyvä tilitoimistotapa kehittää koko alaa

Hyvää tilitoimistotapaa on päivitetty. Suomen Taloushallintoliiton eettinen ohjeistus antaa suuntaviivat, miten ammattimainen tilitoimisto toimii. Se auttaa osaltaan myös asiakkaita löytämään itselleen luotettavan yhteistyökumppanin.
14.3.2006

Matti Välimäki

HYVÄ TILITOIMISTOTAPA on Suomen Taloushallintoliiton jäsenistöä sitova ammattieettinen ohjeistus. Liiton hallituksen puheenjohtaja, KLT, KHT Ilse Alander korostaa, että se on tarkoitettu samalla myös kaikkien käyttöön, alan yleiseksi kehittäjäksi ja profiilin nostajaksi.

– Hyvä tilitoimistotapa ei anna kaikki tilanteet kattavia yksityiskohtaisia, tiukasti sitovia määräyksiä, vaan esittelee perusperiaatteet ja käytännöt, joiden mukaan hyvä tilitoimisto toimii. Yksityiskohtaiset menettelytavat jäävät kunkin harkittavaksi. Niihin vaikuttavat myös tilanteen olosuhteet.

– Eettinen ohjeistus auttaa näin myös asiakkaita ja alan sidosryhmiä. Monesti asiakkaan on hyvin vaikea tietää etukäteen, mikä toimisto toimii ammattimaisesti, mikä ei.

Tilitoimiston valinta on yrittäjälle tärkeä, sillä kyseessä on yrittäjän merkittävin yhteistyökumppani. Esimerkiksi pienyrittäjä hakee usein käytännössä kaiken tarvitsemansa lainsäädäntöön, taloushallintoon ja verotukseen liittyvän tiedon tilitoimistosta. Hänen on myös voitava luottaa esimerkiksi verottajalle raportoitavan tiedon laadukkuuteen.

– Hyvä tilitoimistotapa on rinnastettavissa hyvään tilintarkastustapaan, vaikkei se sen tavoin perustukaan lakiin.

Ajanmukaisia ohjeita

Suomen Taloushallintoliitto on jo pitkään antanut jäsenilleen hyvää tilitoimistotapaa koskevia suosituksia ja ohjeita. Kun liiton sääntöjä uudistettiin 13.6.2005, niin liiton sääntöihin lisättiin velvoitus Hyvän tilitoimistotavan noudattamisesta.

Samassa yhteydessä Hyvän tilitoimistotavan sääntöjä – ja vain jäsenistön käyttöön tarkoitettuja soveltamisohjeita – myös ajanmukaistettiin sekä täydennettiin joiltakin osin.

– Laatuasiat ovat laatu-termillä ensimmäistä kertaa mukana. Lisäksi uutta on esimerkiksi ohjelmapäivitysten merkityksen korostaminen. Muilta osin sisältö on paljolti vanhassa muodossa, Ilse Alander kertoo.

– Tarkoitus on, että ohjeistusta kehitetään jatkossakin, ajan ja muuttuvien olosuhteiden mukaan. Tämänkin takia teksti on kirjoitettu niin, että sitä voidaan tulevaisuudessa muokata ja täsmentää.

Itsenäinen ja asiantunteva

Hyvän tilitoimistotavan yleisessä osuudessa tilitoimisto määritellään taloushallinnon asiantuntijapalveluja tarjoavaksi yritykseksi, joka noudattaa toiminnassaan voimassaolevaa lainsäädäntöä ja hyvää tilitoimistotapaa. Ohjeistuksessa mainitaan, että tilitoimiston tulee olla itsenäinen ja riippumaton.

Termien itsenäinen ja riippumaton määritteleminen ei ole aina käytännössä helppoa.

– Olennaista on, että työhön ei vaikuta eikä sitä ohjaa mikään ulkopuolinen intressi, sillä asiakkaan on voitava olla varma, että tiedot eivät kulkeudu muualle. Tilitoimistolla ei voi olla myöskään asiakkaan edun kanssa ristiriidassa olevia intressejä eikä se voi ohjailla asiakasta esimerkiksi omien taloudellisten intressiensä mukaisesti, Ilse Alander pohtii.

Yleisessä osuudessa korostetaan niin ikään, että tilitoimiston tulee huolehtia siitä, että sillä on riittävä asiantuntemus ja resurssit toimeksiantojen hoitamiseen.

– Käytännössä hankalia tilanteita voi syntyä esimerkiksi silloin, kun yrittäjä pyytää tilitoimistoa hoitamaan jonkun satunnaisen liikesopimuksen tai kauppakirjan laadinnan, ’kun tilitoimistossa on muutenkin hoidettu kaikki yrityksen paperit jo vuosien ajan’. Tilitoimistojen on kuitenkin osattava tunnistaa asiat, joihin niillä ei ole kompetenssia ja niiden on ohjattava asiakas silloin vaikkapa lakimiehen luo, Ilse Alander korostaa.

– Tietenkin tilitoimistossa on myös huolehdittava myös siitä, että töitä ei oteta vastaan enempää, kuin mistä pystytään aikataulujen puitteissa suoriutumaan. Tässäkin voi sattua joskus inhimillisiä virheitä, oman suorituskyvyn yliarviointia.

Laaja-alaista ammattitaitoa, riittävää varmistusta

Ohjeistuksessa tuodaan esille muun muassa toimitilojen ja työvälineiden laadukkuuden merkitys.

– Lähtökohtaisesti tilitoimisto toimii jossakin muualla kuin tilitoimistonpitäjän kodissa. Ammattitaitoisessa tilitoimistossa asiakkaan mappi ei ole kodin kirjahyllyssä – ja toimistossakin saisi mieluusti olla asiakastapaamisia varten erillinen tila, jossa ei ole näkyvillä liikesalaisuuksia vaarantavia papereita.

– Työvälineiden laadukkuuteen liittyy esimerkiksi se, että tietokone-ohjelmien päivityksestä huolehditaan ja ohjelmiin on voimassaoleva lisenssi. Alalla käytetään yllättävän paljon vanhoja ohjelmaversioita.

– Luonnollisesti myös ammattitiedon lähteiden pitää olla ajantasalla ja niiden pitää olla koko henkilöstön käytössä.

Aivan olennainen asia on tietenkin myös henkilökunnan laaja-alainen ammattitaito ja sen jatkuva ylläpitäminen. Auktorisoidun tilitoimiston toiminnasta vastaavalla on oltava KLT-tutkinto.

– Käytännössähän tilitoimistossa on oltava perillä niin taloushallinnosta, verotuksesta kuin yhtiö- ja palkkalainsäädännöstäkin – eli hallittava kenttä on hyvin laaja. Isossa toimistossa kaikkien ei kuitenkaan tarvitse osata suvereenisti kaikkea, vaan henkilökunta voi erikoistua eri asioihin.

Kun tilitoimisto huolehtii luottamuksellisuudesta ja tietoturvasta, se ymmärtää Ilse Alanderin mukaan, että tämä pitää sisällään laajan skaalan asioita. Tilitoimistossa on huolehdittava yhtä hyvin tietokoneiden palomuureista kuin vaikkapa siitä, että henkilökunta pidättäytyy puhumasta työasioista työpaikan ulkopuolella.

Huomiota dokumentointiin

Hyvässä tilitoimistotavassa muistutetaan myös esimerkiksi siitä, että toimeksiannot tehdään sopimusten –kirjallisten sopimusten – ja sovittujen aikataulujen mukaisesti. Sopimusta laadittaessa asiakkaan henkilöllisyys on tunnistettava luotettavalla tavalla, mm. rahanpesulainsäädännöstä johtuen. Luonnollisesti asiakassuhde hoidetaan tyylikkäästi loppuun myös siinä tapauksessa, että asiakas vaihtaa tilitoimistoa.

Ohjeistuksessa annetaan suuntaviivat myös esimerkiksi siitä, missä määrin toimiston pitää dokumentoida omaa työtään.

– Olennaisen tärkeää on dokumentoida esimerkiksi se, mitä aineistoa asiakkaalta on vastaanotettu ja milloin. Yleensäkin dokumentointi varmistaa tilitoimiston työskentelyä ja helpottaa esimerkiksi työn ja olennaisen tiedon siirtämistä henkilöltä toiselle.

Ohjeistuksessa kerrotaan, että tilitoimisto voi erityistilanteissa poiketa Hyvän tilitoimistotavan suosituksista, milloin se toimeksiannon laatuun ja laajuuteen nähden on perusteltua. Tällaisissa tapauksissa poikkeamisen syy on dokumentoitava.

Kohti entistä parempaa laatua

Ilse Alander korostaa, että Hyvä tilitoimistotapa on tarkoitettu kaikille tilitoimistoille laadun kehittämisen apuvälineeksi. Samaa tarkoitusta ajavat myös muun muassa liitosta saatavat sopimuspohjat toimeksiantojen solmimista varten sekä liiton tarjoama monipuolinen koulutus.

– Hyvä tilitoimistotapa on asia, joka on aina ajankohtainen. Toivoisin, että jäsenemme ja muutkin lehden lukijat heräisivätkin taas pohtimaan, miten heidän toimistossaan nämä asiat on huomioitu.

– Laatuun ja mahdollisimman hyvään asiakaspalveluun panostaminen kannattaa aina.

Hyvä tilitoimistotapa

Yleistä

Tilitoimisto on taloushallinnon asiantuntijapalveluja tarjoava yritys. Tilitoimisto noudattaa toiminnassaan voimassaolevaa lainsäädäntöä ja hyvää tilitoimistotapaa. Tilitoimiston toiminnan tulee täyttää liiton sääntöjen mukaiset jäsenedellytykset.

Tilitoimiston toiminnan tulee olla suunnitelmallista, pitkäjänteistä, huolellista ja ammattitaitoista. Tilitoimiston tulee olla taloudellisesti ja muutoinkin toiminnassaan itsenäinen ja riippumaton voidakseen tuottaa palvelut asiakkaan etu huomioiden.

Tilitoimiston tulee huolehtia siitä, että sillä on riittävä asiantuntemus ja resurssit toimeksiantojen hoitamiseen. Tarpeen mukaan tulee käyttää eri alojen asiantuntijoita. Varallisuusvastuuvakuutuksen tulee vastata toiminnan laatua ja laajuutta.

Tilitoimiston tulee toimia hyvät kollegiaaliset suhteet ja alan arvostus huomioiden ja niitä edistäen.

Tilitoimiston asiakassuhdetoiminnan ja tiedottamisen on oltava luottamusta herättävää ja siitä on käytävä ilmi jäsenyys Taloushallintoliitossa.

Tilitoimiston on pyrittävä mahdollisuuksien mukaan tiedottamaan asiakkaille olennaisista taloushallinnon lainsäädäntömuutoksista.

Tilitoimiston on säännöllisesti varmistettava palvelunsa laatua sopivaksi katsomallaan menetelmällä.

Toimitilat ja työvälineet

Toimitilojen tulee soveltua tilitoimistotoimintaan. Työvälineiden tulee olla toimivia ja ajanmukaisia. Käytössä olevien ohjelmistojen päivityksestä on huolehdittava tarpeen mukaan. Asiakastiedostojen varmistuksista tulee huolehtia säännöllisesti ja asianmukaista menettelytapaa käyttäen.

Yksittäisten asiakkaiden perus- ja muita tietoja on säilytettävä tilitoimistossa järjestelmällisellä tavalla.

Ammattitiedon lähteiden pitää olla ajantasalla ja koko henkilökunnan käytettävissä.

Henkilöstö

Tilitoimiston henkilöstöllä tulee olla tehtäviään vastaava koulutus ja kokemus. Auktorisoidun tilitoimiston toiminnasta vastaavalla on oltava KLT-tutkinto.

Tilitoimiston on huolehdittava henkilöstönsä ammattitaidon ylläpitämisestä ja ammatillisesta kehittymisestä jatkuvalla kouluttamisella.

Tilitoimiston henkilöstön tulee noudattaa osaltaan hyvää tilitoimistotapaa.

Luottamuksellisuus ja tietoturva

Tilitoimiston henkilöstö on velvollinen pitämään salassa tietoonsa tulleet tilitoimistoa tai sen asiakkaita koskevat liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot työsuhteen aikana ja sen päätyttyä.

Asiakkaan perustietoja ja aineistoa on käsiteltävä ja säilytettävä tilitoimistossa siten, että liikesalaisuuksien ja muiden luottamuksellisten tietojen säilyminen turvataan.

Asiakassuhteen alkaminen

Asiakkaan toimeksianto tilitoimistolle perustuu sopimukseen. Sopimus tulee tehdä kirjallisena, ellei suulliselle sopimukselle ole erityisiä perusteita. Toimeksiantosopimusta laadittaessa asiakas on tunnistettava luotettavalla tavalla.

Toimeksiannon hoitaminen

Toimeksianto on hoidettava sopimuksen ja voimassa olevien säädösten mukaisesti huolellisesti ja asiantuntemuksella. Asiakastoimeksiannot on hoidettava sovittujen aikataulujen mukaisesti.

Tilitoimiston palkkio perustuu toimeksiantoon. Palkkio määräytyy toimeksiannossa toimitettavaksi sovittujen palvelujen vaativuuden ja laajuuden perusteella.

Tilikauden aikainen kirjanpito ja raportointi hoidetaan sopimuksen mukaisesti, laadittu kirjanpito täsmäytetään tilitoimiston työmenetelmien mukaan.

Tilitoimiston laatimien tilinpäätösasiakirjojen on oltava selkeitä ja huoliteltuja, soveltuvin osin on noudatettava liiton antamaa Hyvä tilinpäätöstapa -suositusta.

Tilitoimiston laatiessa tilinpäätöksen kirjanpidosta, jota se ei ole itse tehnyt, toimeksianto on rajattava. Asiakassuhteen päättyessä toimeksianto hoidetaan sopimuksen mukaisesti loppuun saakka.

Dokumentointi

Tilitoimiston on dokumentoitava työnsä olennaisilta osiltaan tarkoituksenmukaisella tavalla mm. aineiston vastaanottaminen ja luovuttaminen sekä annetut huomautukset ja muistutukset. Tilitoimiston on varmistauduttava vastaanottajan oikeudesta luovutettaviin tietoihin.

Tilitoimiston on säilytettävä asiakastoimeksiantoa koskevat perustiedot ja muu dokumentaatio vähintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä.

Hyvä tilitoimistotapa on Suomen Taloushallintoliitto ry:n (ent. Kirjanpitotoimistojen Liitto) jäsenkokouksessa 13.6.2005 hyväksytty jäseniä sitova ohje, joka on samalla eettinen ohjeistus tilitoimistoalalla toimiville. Hyvään tilitoimistotapaan liittyen Taloushallintoliitto on antanut mm. suosituksen Hyväksi tilinpäätöstavaksi pienille yrityksille sekä julkaissut alan yleiset sopimusehdot sisältävän Toimeksiantosopimuksen tilitoimistopalveluista KL2004.
YleisetUusimmat Artikkelit
Katso kaikki