FIA-hanke helpottaa taloushallinnon ammattilaisten työtä
FIA-hanke keskittyy sähköisten taloushallinnon prosessien kehittämiseen ja reaaliaikastamiseen. Yksi hankkeen tavoitteista on mallintaa uudenlainen tilikoodisto. Lähtökohtana on visio tulevaisuuden täysin integroidusta taloushallinnosta. FIA-järjestelmä ei ole vain tilitoimistoille, vaan yleensä yritysten taloushallinnolle. Kehitystyössä on mukana myös suuryrityksiä, mutta pk-yrityksille se on tärkeää siksi, että niillä on samat haasteet, mutta yksittäiselle yritykselle kustannukset ovat suuria.
FIA-hanke liittyy TEKESin rahoittamaan laajempaan Real Time Economy (RTE) -hankkeeseen. Maksuliikenne on jo nyt melko pitkälle automatisoitu kauppatapahtumaan ja laskuun liittyen.
– FIAn eli Fully Integrated Accountingin tavoite on edistää ja lisätä automatisaatiota organisaation sisällä laskujen ja muun tiedon osalta. Tavoitteena on reaaliaikainen verkkotalous, joka ottaa huomioon myös arkistoinnin, tilintarkastuksen ja verotuksen vaatimukset, hankkeesta Tiedossa vastaava johtaja Jyrki Poteri kertoo.
Taloushallintoliiton kiinnostus heräsi nopeasti.
–Tämä on meille tärkeä asia, ja lähdimme innolla mukaan hankkeeseen, Taloushallintoliiton toimistopäällikkö Sirpa Airola kertoo.
Taloushallinnon työt monipuolistuvat
Tilitoimistoissa siirrytään vähitellen yksittäisen liiketapahtuman käsittelystä liiketoiminnan laajempaan tarkasteluun raportoinnin kautta. Pelkästä tietojen kirjaamisesta pitäisi päästä taloushallinnon neuvonantoon ja asiantuntijuuteen.
– Kirjanpitoon kuuluu edelleen paljon turhaa käsityötä, joka voidaan tulevaisuudessa hoitaa nopeammin ja fiksummin, ja hyödyntää osaamista muihin asioihin, Airola näkee.
– Työt eivät alalta lopu, ne vaan muuttuvat monipuolisemmiksi ja vaativammiksi. Meillä on huippuammattilaisia, jotka nyt pääsevät käyttämään henkilökohtaisia taitojaan ja asiantuntemustaan laajemmin, Airola uskoo.
Taloushallinto alkaa katsoa enemmän eteenpäin, mikä antaa huikeat mahdollisuudet myös tilitoimistoille.
Hawcon tilit Oy on mukana hankkeessa pk-yritysten edustajana. Myös Vuokko Mäkinen Hawconista näkee, että tilitoimistoille olisi tärkeää päästä eroon turhista rutiineista, jotta päästään hyödyntämään aitoa taloushallinnon osaamista ja tarkastelemaan liiketoimintaa raportoinnin kautta mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Aditron rooli hankkeessa on toimia taloushallinnon asiantuntijana ja teknisten ratkaisujen tuottajana. Tämä on luontevaa, koska Aditrolla on noin 5 000 talousohjausratkaisujen asiakasta, joista yli 1 000 tilitoimistosektorilta. Helsingin kauppakorkeakoulu on ollut alusta lähtien mukana sekä laskentatoimen että tietojärjestelmien osalta.
– Kauppakorkeassa tätä hanketta käytetään myös opetuksessa, KTT Hannu Ojala kertoo.
Pk-yritysten asialla
Suuryrityksissä vastaavia pitkälle automatisoituja toimintoja on ollut jo käytössä.
– Suomen yrityskentässä kuitenkin keskisuuret ja pienet yritykset tekevät yli puolet kaikesta liikevaihdosta. Nyt ongelma on se, että toimintatavat vaihtelevat paljon yrityksittäin. Hankkeen tavoite on saada aikaan yleisesti hyväksyttyjä käytäntöjä ja toimintatapoja alalle, Poteri selvittää.
FIA-projektissa yritetään nimenomaan ajaa pk-yritysten etuja, koska nämä eivät olleet verkkolaskutuksesta alun perin kovin innoissaan.
– FIA helpottaa tilitoimistojen työtä vähentämällä rutiinitehtäviä, jolloin voidaan keskittyä tärkeämpiin töihin. Eläköityminen on tilitoimistoissa lähivuosina tosia-asia, ja ammatti-ihmisiä tarvitaan jatkossa raporttien analysointiin ja käsittelyyn sekä yritysten asiantuntijaneuvontaa, Mäkinen muistuttaa.
FIA tuo ajan ja kustannusten säästöä
FIA-hankkeen tavoitteena on säästää kustannuksia ja tehostaa yrityksen liiketoimintaa.
– FIA säästää viranomaisten kustannuksia esimerkiksi tarkastustoiminnassa. Tiedon osalta toivomme myös, että voimme tarjota tehokkaampia palveluja asiakkaillemme, Poteri lisää.
FIA-hankkeen tavoite ja haaste on Poterin mukaan se, että käytännöt tulisivat mahdollisimman laajasti käyttöön kaikissa yrityksissä.
– Projektin tuloksia ei ole tarkoitettu vain projektin osallistujien käyttöön, vaan tarkoitus on saada kaikki toimijat mukaan. Uusien käytäntöjen ottaminen käyttöön on ollut aikaisemmissa vastaavissa hankkeissa haaste ja yritämme ottaa huomioon niiden kokemukset. Jos Suomessa pystytään yhdistämään osaaminen ja uudet standardit, ollaan sähköisessä taloushallinnossa jo todella pitkällä.
– Tavoitteena on tietysti se, että taloushallinto keskittyy ja pysyy Suomessa, eikä sitä viedä muualle kuten esimerkiksi Intiaan, Vuokko Mäkinen kiteyttää.
Palvelut voidaan tuottaa näin älykkäämmin ja helpommin, eikä vain halvemmalla.
Kunnossa olevat prosessit lisäävät yrityksen kilpailukykyä. Hannu Ojala kauppakorkeakoulusta näkee, että FIA-hankkeessa laitetaan taloushallinnon prosessit kuntoon sekä yritysten että niiden sidosryhmien välillä, mikä hyödyttää kaikkia toimijoita.
– Prosessit kartoitetaan ja sitten kehitetään työkalut, joiden avulla talousraportointiin osallistujat voivat toimia tehokkaasti toistensa kanssa, Ojala sanoo.
Kirjanpitäjästä taloushallinnon liiketoimintakumppaniksi
Taloushallinto on Ojalan mukaan myös tilitoimistoissa siirtymässä entistä enemmän liiketoimintakumppanuuteen. Kirjanpitäjän työ alkaa muistuttaa tulevaisuudessa enemmän suurten yritysten liiketoiminta-controllerin työtä, jossa pitää ymmärtää yrityksen strategia ja bisnes.
– Tilitoimistoissa työt muuttuvat mielenkiintoisemmiksi siten, että liiketapahtumat tulevat yhä aikaisemmassa vaiheessa tilitoimistolle mahdollistaen entistä aikaisemman osallistumisen liiketoimintaprosesseihin. Tylsät rutiinityöt vähenevät ja liiketoiminta-analyysin sekä liiketoimintasuunnittelunkin määrä kasvaa, Ojala näkee.
Airola uskoo, että laskentatoimi muuttuu uuden tekniikan ansiosta kiinnostavammaksi. Hän on huolissaan siitä, että perinteinen laskentatoimi ei enää kiinnosta nuoria ja opiskelijoita. Hannu Ojala vahvistaa tuntemuksen osittain oikeaksi. Hänen mukaansa mielenkiinto laskentatoimeen on kuitenkin edelleen opiskelijoiden keskuudessa suurta, mitä osoittaa laskentatoimen selkeä ykkösasema kauppakorkeakoulussa. Joka neljäs opiskelija valitsee laskentatoimen pääaineekseen.
Sähköinen lasku liikkuu automaattisesti
FIA-hankkeeseen liittyy käytäntöjen yhtenäistämisen lisäksi tilikoodistojen yhtenäistäminen. FIA-hanke on tavallaan seuraava askel e-laskusta.
– Tänä päivänä kun esimerkiksi ostolasku saapuu, se jää tavallaan portille odottamaan, että sen tietoja täydennetään taloudellista raportointia varten käsikäyttöisesti. Tarkoitus on luoda lukko- ja avain -systeemi, jotta lasku pääsisi jo pidemmälle, Airola selventää.
Sähköinen lasku pysähtyy nyt aivan samaan kohtaan kuin paperilaskukin, vaikka siinä on enemmän tietoa.
– Kun lasku tulee, vastaanottaja ihmettelee edelleen, mille tilille se tulee, miten se kirjataan ja kuka sen hyväksyy. Uudessa toimintamallissa kaikki tämä tieto tulee laskun mukana. Yhtenäinen rakenne mahdollistaa, että lasku tietää, minne se menee, Poteri jatkaa.
FIA-projektin tulosten avulla organisaatioon tuleva sähköinen lasku pystytään käsittelemään nykyistä paljon pitemmälle.
– Maksuviitteen avulla toimittaja on jo pitkään osanut kohdistaa maksun oikeaan laskuun, ja vastaavalla tavalla ostajan käyttöön tulee tiliöintiviite ja tilikoodisto, joiden avulla laskun käsittelyä voidaan automatisoida, Poteri kertoo.
Jyrki Poteri, Sirpa Airola, Mikael Fagerholm, Vuokko Mäkinen ja Hannu Ojala ovat mukana FIA-hankkeessa (Fully Integrated Accounting), jonka tavoitteena on taloushallinnon prosessien reaaliaikaistaminen ja automatisoiminen.
Jo nyt laskussa pitää olla maksuviite, jotta se saadaan eteenpäin. Maksuviite on itsestäänselvyys, mutta tilausviite ja tilikoodisto pitäisi vielä saada, Aditron Mikael Fagerholm lisää.
Siltoja yhteistyön rakentamiseksi
Yritykset joutuvat raportoimaan paljon eri viranomaisille. Myös tähän haetaan helpotusta. Yritysten pakollista raportointia ja tiedon tarvetta kartoitetaan yhdessä pakollisten raporttien vastaanottajien kanssa.
– Tavoitteena on saada aikaan helppokäyttöinen ja ajantasainen luettelo, joka pitää sisällään kaikki yrityksen pakolliset raportointivelvoitteet. Tällä hetkellä jokainen yritys kerää nämä tiedot erikseen ja monista lähteistä. Saavutettavissa olevat ajansäästöt yrityksille ovat ilmeiset. Tämä lisää ennustettavuutta ja selkeyttä taloushallinnon toimintaan. Yhtenäinen tilikoodisto syntyy samalla, Ojala visioi.
Ojala vertaa järjestelmän rakentamista siltojen rakentamiseen yritysten välille ja toisaalta yritysten sekä niiden sidosryhmien välille.
– Nyt luotava tilikoodisto ei ole uusi standardi tilikartalle, vaan se palvelee raportointia ja sen avulla saadaan samasta järjestelmästä tasekirjat, tilinpäätökset, veroilmoitukset ja muut viranomaisraportoinnit. Pienemmissä yrityksissä tämä koodisto voi toimia myös tilikarttana, Vuokko Mäkinen kertoo.
Yhteinen kieli helpottaa yhteistyötä
– Tähän asti eri yrityksillä on ollut omat toimintamallinsa ja tilikoodistonsa, mutta nyt voitaisiin harmonisoida käytäntöjä, Poteri sanoo.
Suurilla organisaatioilla on usein omat vaatimuksensa taloushallinnon hoitamisessa ja FIA-projektin tarkoituksena ei ole ratkaista niihin liittyviä haasteita, vaan keskittyä PK-sektorin tarpeisiin.
Projektin tulosten avulla isot yritykset tulevat saamaan pk-sektorilta vastaanottamissaan laskuissa paremmat viitetiedot, joiden pohjalta ne voivat edelleen kehittää omaa toimintaansa. Poterin mukaan isoilla yrityksillä ongelma on ollut usein se, miten saada pienemmiltä yhteistyökumppaneilta laskuihin riittävän täydelliset viitetiedot.
Kansallisesti jopa miljardisäästöt
Sitoutumisen näin suureen kansalliseen hankkeeseen pitäisi olla varsin laajaa.
– Mikäli FIA-hanke onnistuu, integroidulla taloushallinnolla voitaisiin saada miljardisäästöt toimintaa tehostamalla, Poteri uskoo.
Fagerholmin mukaan teknisesti ratkaisut eivät ole kovin monimutkaisia, vaan yhteisymmärrys ja yhteistyö asioista on suurempi haaste.
Airola vertaa uutta FIA-järjestelmää laivoihin ja konttiliikenteeseen.
– Aluksi kontit tehtiin kaikilla valmistajilla omien mittojen mukaan, kunnes keksittiin, että tehdään maailmanlaajuiset määrämitat konteille. Sillä oli valtava vaikutus koko laiva-, rekka- ja lastausliikenteelle. Tämä on vähän sama asia, kun vähän pakottaen laitetaan liiketapahtumat määrämuotoon, jotta ne saadaan tehtaalta loppukäyttäjälle. Vastaanottaja voi sitten purkaa koko kontin ja ottaa vaikka joka osasen erikseen.
FIA-hankkeen pitäisi päättyä vuoden 2010 kesäkuussa, jolloin TEKESille annettava raportti valmistuu. Työryhmä toivoo, että tuloksia alettaisiin siirtää käytäntöön pilottihankkeiden muodossa jo ennen loppuraportin valmistumista. Vielä ei ole tietoa, minä vuonna järjestelmä voisi olla kokonaisuudessaan toiminnassa.
– Verkkolasku syntyi yli kymmenen vuotta sitten, ja nyt ekosysteemi alkaa tukea tätä seuraavaa vaihetta. Ensi vuonna saamme toivottavasti jotain pilottihankkeita tästä, Poteri toivoo.
