Aktivoinnit ja rahastoinnit asunto-osakeyhtiössä

Aktivoinnit ja rahastoinnit asunto-osakeyhtiössä

Uusi asunto-osakeyhtiölaki tuli voimaan 1.7.2010. Kirjanpitolautakunta uudisti asunto-osakeyhtiöiden kirjanpitoa, tilinpäätöstä ja toimintakertomusta koskevan yleisohjeen 7.12.2010. Yleisohjeessa on otettu huomioon uuden asunto-osakeyhtiölain muuttuneet kohdat. Aktivointeja ja rahastointia koskevat säännökset eivät muuttuneet uudessa asunto-osakeyhtiölaissa ja yleisohjeeseen tulikin lähinnä tarkennuksia näiltä osin. Keskinäisiin kiinteistöosakeyhtiöi-hin soveltuvat suurimmaksi osaksi samat säännökset kuin asunto-osakeyhtiöihin. Tässä artikkelissa selostetut asunto-osakeyhtiöitä koskevat säännökset soveltuvat suurimmaksi osaksi myös keskinäisiin kiinteistöyhtiöihin.

Korjausmenojen kirjaamisessa on eri vaihtoehtoja

Asunto-osakeyhtiössä voidaan kirjata kiinteistön kunnostamiseen ja huoltamiseen liittyviä menoja joko taseeseen tai tuloslaskelmaan. Korjausmenojen kirjaamiseen vaikuttaa se, onko kyseessä kiinteistön alkuperäistä parempaan varustetasoon tähtäävä korjaus vai onko kyseessä huolto- tai kunnostustoimi. Valinta siitä, käsitelläänkö kerätyt varat rahastoimalla ne omien pääomien lisäykseksi vai tuloutetaanko ne tuloslaskelmaan, on osittain riippuvainen menon käsittelystä.

Korjausmenojen kirjaaminen ja niiden vaikutukset yhtiön ja osakkeenomistajien verotukseen

Korjausmenot jaetaan kolmeen ryhmään sen mukaan, miten laajasta remontista on kyse. Nämä kolme ryhmää ovat perusparannusmenot, suurehkot korjausmenot ja vuosikorjausmenot. Kirjaustapa vaikuttaa asunto-osakeyhtiön tilinpäätökseen ja jaksotuksiin sekä kirjanpidon kautta asunto-osakeyhtiön ja joissakin tapauksissa sen osakkeenomistajien verotukseen. Mikäli osakkeenomistajalla on oikeus vähentää maksamiaan vastikkeita vuokratulostaan, vaikuttaa korjausmenojen kirjausvaihtoehto siihen, miten suuri on osakkaan verotettavan vuokratulon määrä.

Asunto-osakeyhtiön kirjanpitoa ja verotusta laadittaessa tulee ottaa huomioon se, että asunto-osakeyhtiölle ei ole järkevää jättää verotettavaa tuloa vahvistettujen tappioiden vähentämisen jälkeen. Asunto-osakeyhtiön veronmaksu ei ole missään tilanteissa järkevää ja kirjanpito on syytä suunnitella myös pitkällä tähtäimellä siten, että verotettavaa tuloa ei jää. Nykyään asunto-osakeyhtiöillä ja joillakin muillakin asumiseen liittyvillä yhtiöillä on verosuunnittelukeinona käytettävissään asuintalovaraus, jonka muodostamisen ja purkamisen vaivattomuus on tehnyt verosuunnittelun helpommaksi. Asuintalovarausta voivat käyttää vain yhtiöt, joiden huoneistojen pinta-alasta vähintään puolta käytetään vakituiseen asumistarkoitukseen verovuoden päättyessä.

Perusparantaminen parantaa usein kiinteistön alkuperäistä varustetasoa

Uudisrakentaminen tulee aina kirjata taseeseen rakennuksen arvoon. Perusparannuksella parannetaan huoneiston tai kiinteistön alkuperäistä varustetasoa. Myös tällöin on kyseessä taseeseen kirjattava meno. Esimerkiksi kaksinkertaisten ikkunoiden korvaaminen kolminkertaisilla ikkunoilla ja kylmien varastotilojen muuttaminen lämpimiksi tiloiksi ovat perusparantamista. Perusparannusurakoiden yhteydessä lisätään yleensä sähköistykseen ja johdotuksiin liittyvää tekniikkaa ja kunnostetaan kosteita tiloja tämän hetken tarpeita vastaaviksi, joten alkuperäinen varustetaso nousee usein remonttikohteissa.

Uudisrakennus- ja perusparannusmenot merkitään asunto-osakeyhtiön taseeseen rakennuksen arvoon ja niiden poistaminen kirjanpidossa ja verotuksessa tapahtuu rakennuksen poistojen yhteydessä. Asunto-osakeyhtiön taseessa oleva rakennuksen arvo on lähes aina huomattavasti käypää arvoa alempi. Perusparannuskustannusten kirjaaminen taseeseen lisää rakennuksen arvoa kirjanpidossa. Taseessa olevalla arvolla ei ole asunto-osakekauppoja tehtäessä merkitystä, joten tältä osin kirjaustapa ei vaikuta positiivisesti eikä negatiivisesti.

Mikäli korjausmenot aktivoidaan taseeseen, voidaan vastaavasti osakkeenomistajilta sitä varten kerätyt varat rahastoida, mikäli yhtiökokous on tehnyt siitä asianmukaisen päätöksen. Rahastointi tarkoittaa yhtiön kannalta sitä, että osakkeenomistajat tekevät yhtiöön lisäpääomasijoituksia. Osakkeenomistajan kannalta nämä pääomasijoitukset ovat osakehuoneiston hankintahinnan lisäystä. Mikäli kyseessä on sijoitushuoneisto, on pääomasijoitus vähennettävissä myyntitilanteessa osana hankintahintaa.

Suurehkojen korjausmenojen kirjaustapa kirjanpitovelvollisen valittavissa

Suurehkosta korjausmenosta puhutaan silloin kun kiinteistöä korjataan siten, että siinä kunnostetaan kulumisen jälkiä, mutta kyse ei ole varsinaisesta perusparannuksesta. Näin tapahtuu esimerkiksi silloin, kun tehdään mittavampia maalaustöitä ja saunojen pintaremontteja. Toisena vastaavana toimenpiteenä voidaan käsitellä perusparannuksen yhteydessä tehtäviä pienempiä vuosikorjaustyyppisiä hankkeita, kuten parvekelattioiden pinnoittamista julkisivuremontin yhteydessä.

Suurehkot korjausmenot voidaan kirjanpitovelvollisen valinnan mukaan merkitä joko taseeseen tai tuloslaskelmaan. Kirjaustavan valintaan vaikuttaa usein se, millaiseksi asunto-osakeyhtiön verotettava tulo muodostuu. Mikäli asunto-osakeyhtiöllä on paljon osakkeenomistajilta kerättyjä vastikkeita tai remonttien kertasuorituksia, joita ei voida rahastoida eli kirjata pääomasijoituksina, voi olla järkevintä merkitä suurehkot korjausmenot tuloslaskelmaan, jotta verotettavaa tuloa ei synny.

Mikäli suurehkot korjausmenot merkitään tuloslaskelmaan ja yhtiölle syntyy tappioita, on nämä tappiot mahdollista vähentää seuraavan kymmenen vuoden aikana syntyvistä voitoista. On huomattavaa, että mikäli yli 50 prosenttia yhtiön osakkeista vaihtaa omistajaa tappiovuonna tai sen jälkeen, tappiot pilaantuvat. Osakekauppoja kannattaa seurata tappiotilanteissa.

Korjausmenojen kirjaaminen tuloslaskelmaan kuluksi saattaa joissakin tapauksissa aiheuttaa sen, että yhtiön oma pääoma menee negatiiviseksi. Uudessa asunto-osakeyhtiölaissa on osakeyhtiölain säännöksiä vastaava negatiivisen oman pääoman rekisteröintivelvoite. Asunto-osakeyhtiölain 22:23§:n mukaan yhtiön omaisuuden kirjanpitoarvoa korkeampi käypä arvo voidaan kuitenkin ottaa huomioon oman pääoman riittävyyttä laskettaessa ja tämä laskelma ratkaisee ongelman lähes poikkeuksetta. Yhtiön omaisuuden käypä arvo on helposti arvioitavissa ulkopuolisen asian-tuntijan arvion tai esimerkiksi yhtiössä tehtyjen kauppojen neliöhintojen avulla. Laskelma on tehtävä varovaisuuden periaatetta noudattaen. Kirjanpitolautakunta on antanut asunto-osakeyhtiöiden negatiivisen oman pääoman tilanteista lausunnon n:o 1865/2011. Lausunnossa annetaan selkeä esimerkki siitä, miten laskelma voidaan esittää yhtiön toimintakertomuksessa.

Vuosikorjausmenot ovat asunto-osakeyhtiön useimmiten vuosibudjetissa olevia huolto-ja korjausmenoja

Vuosikorjaukset ovat huolto-ja korjaustoimenpiteitä, joilla ylläpidetään kiinteistön kuntoa tai korjataan rikkoontumisvahinkoja. Näitä ovat esimerkiksi laitteiden huollot, putkivahingot ja vesikalusteiden kunnostukset. Vuosikorjausmenot kirjataan kuluksi tuloslaskelmaan. Vuosikorjausmenot rahoitetaan tavallisimmin vuosibudjetin varoilla, joten kerätyt varat ovat tuloslaskelmaan tuloutettavia hoitovastikkeita.

Menojen ja niiden oikaisujen esittäminen suositeltavaa esittää bruttona tuloslaskelmassa

Mikäli yhtiö saa korjausavustuksia tai vakuutuskorvauksia, ne on yleisohjeen mukaan suositeltavaa esittää menonsiirtona. Jotta tilikauden koko korjaustoiminnan laajuus on todennettavissa tuloslaskelmasta, on hyvä merkitä ryhmään ”korjaukset” liittyvät kustannukset bruttona ja esittää oikaisut, eli saadut avustukset ja vakuutuskorvaukset, erillisinä korjauksia vähentävinä riveinä tuloslaskelmassa. Sama bruttosuositus koskee myös aktivoituja menoja. Silloin kun aktivoidaan menoja, joihin on saatu esimerkiksi korjausavustusta, on saadun avustuksen määrä vähennettävä aktivoinnin määrää laskettaessa.

Varat kiinteistön kunnossapitoon kerätään osakkeenomistajilta

Kiinteistön kunnossapidon rahoittamisesta vastaavat yhtiön osakkeenomistajat. Yhtiö voi rahoittaa menojaan myös vuokratuloilla, mikäli yhtiöllä on muita tulolähteitä kuten yhtiön omistuksessa olevia vuokrahuoneistoja. Osakkaat maksavat yhtiölle erilaisia vastikkeita ja käyttökorvauksia. Yhtiö voi yhtiökokouspäätöksillä periä etukäteen esimerkiksi korjausvastikkeita tulevia remontteja silmällä pitäen.

Remonttien yhteydessä osakkaat voivat maksaa osuutensa remonteista hankeosuuksina. Mikäli osakkaille annetaan oikeus maksaa osuutensa kustannuksista ja vain osaa huoneistoista rasittaa lainaosuus, syntyy yhtiölle velvollisuus seurata hyvin tarkasti ns. jälkilaskelmalla kerättyjen varojen käyttöä kiinteistön hoitoon ja lainojen korkoihin ja lyhennyksiin. Osakkaiden maksamat hankeosuudet ja myöhemmin lainaosuutensa maksavien osakkeenomistajien suoritukset joko tuloutetaan tuloslaskelmaan tai kirjataan oman pääoman lisäykseksi. Huomattavaa on, että hankeosuuksien ja lainaosuuksien tuloutuksissa tulee ottaa huomioon aikaisemmin mainitut rahastointiperiaatteet. Toisin sanoen esimerkiksi lainanlyhennysten rahastointi on mahdollista vain, mikäli kyseistä kohdetta koskeva meno on aikoinaan aktivoitu. Rahastoinnista on syytä olla asianmukainen päätös.

Kerättyjen vastikkeiden ja hankeosuuksien rahastointiin pätevät samat avointa bruttokirjausta koskevat suositukset kuin korjausmenojen kirjaamiseen. Tuotot esitetään tällöin asianmukaisessa tuottoerässä bruttomääräisenä yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti ja tehtävä rahastointi esitetään kyseisen tuottoerän oikaisuna nimikkeellä ”rahastoidut vastikkeet”.

Osakkeenomistajien asemalla vaikutusta rahastointipäätökseen

Mikäli hankeosuus tai lainaosuus rahastoidaan, sitä ei voi vähentää osakkeenomistajan vuokratulosta. Mikäli suoritus tuloutetaan tuloslaskelmaan, saa sen useimmissa tapauksissa vähentää vuokratulosta. Yhtiössä asuvien osakkeenomistajien ja sijoittajaosakkaiden edut voivat olla toisinaan ristiriidassa nimenomaan tämän asian osalta.

Asunto-osakeyhtiöiden kirjanpidossa vaaditaan tarkkuutta

Vaikka asunto-osakeyhtiöiden kirjanpidon ja verotuksen on ollut tarkoitus olla yksinkertaista ja selkeää, on lainaosuuslaskennan ja suurten remonttien osalta oltava erityisen tarkkana. Vastikkeiden ja lainaosuuksien laskenta on syytä järjestää siten, että osakkaiden keskinäinen yhdenvertaisuus toteutuu ja seuranta on ajantasaista.