Tavoitteena syvennetty yhteistyö Hollannin malliin

Hollannissa noin 80 prosenttia pk-yrityksistä käyttää palveluntarjoajaa, esimerkiksi tilitoimistoa, veroasioidensa hoitamisessa. Nämä palveluntarjoajat ovat usein organisoituneet toimialajärjestöiksi, jotka tarjoavat laatustandardeja, prosesseja, työkaluja, koulutusta sekä tukea esimerkiksi veroasioissa. Toimialajärjestöt valvovat jäsenistönsä laatua ja tarvittaessa puuttuvat siihen, jos vaadittu laadun taso ei toteudu.

Kun tarkoituksena on saada aikaan huippulaatua, yhteistyön merkitys kasvaa. Niin tuotteiden kuin palveluidenkin tuotannossa perättäisten prosessien sujuvuus edesauttaa nopeaa läpimenoaikaa, alentaa kustannuksia ja parantaa laatua. Näin on myös verotusprosessissa: liiketapahtumat, veroilmoitus ja verotuksen toimittaminen muodostavat ketjun, jossa yrittäjällä, yritysten veroasioita hoitavalla palveluntarjoajalla ja Verohallinnolla on omat roolinsa.

Vuonna 2005 Hollannin Verohallinto, The Netherlands Tax and Customs Administration (NTCA), lanseerasi hori-sontaalisen valvonnan, jonka tarkoituksena on tehostaa koko verotusprosessia lisäämällä yhteistyötä veroketjussa toimivien tahojen kanssa. Ohjelman tarkoituksena on lisätä Verohallinnon ja veroa maksavien yritysten yhteistyötä koko verotusprosessin aikana, eikä vasta mahdollisen verotarkastuksen yhteydessä. Yhteistyön myötä tuplatyötä voidaan vähentää ja koko ketjun toiminnan laatua voidaan parantaa. Jokaisella veroketjussa toimivalla taholla on oma roolinsa, mutta kaikkien päämääränä on verolainsäädännön noudattaminen mahdollisimman tehokkaasti ja oikein. Näin ollen myös veroja maksavalla yrityksellä on koko prosessin ajan varmuus veroasioiden oikein sujumisesta.

Vuonna 2005 alkaneeseen horisontaalisen valvonnan pilottiin kutsuttiin noin kaksikymmentä suurta yritystä. Pilottijakson jälkeen ohjelmaan saivat osallistua kaikki halukkaat suuret yritykset. Seuraavassa vaiheessa mukaan otettiin myös pk-yritykset esittelemällä valvonta heidän veroasioitaan hoitaville palveluntarjoajille, kuten tilitoimistoille. Pk-yritysten mukaan ottaminen horisontaaliseen valvontaan oli tärkeä uudistus NTCA:n koko valvontastrategiaan.

Yritysten veroasioita hoitavilla palveluntarjoajilla on suuri vaikutus asiakkaidensa verokäyttäytymiseen. Näiden niin sanottujen verovälikäsien kautta toimiessaan NTCA voi tehokkaammin saavuttaa omat tavoitteensa. Valvontasopimuksen myötä yritysten veroasioita hoitavan palveluntarjoa-jan työn laatu varmistetaan. Palveluntarjoajan kanssa tehty valvontasopimus perustuu yhteiseen luottamukseen, ymmärrykseen ja läpinäkyvyyteen. Sopimus edellyttää tiettyjen standardien noudattamista, tarvittavan laatutason ylläpitämistä ja toivottua taloudellista käyttäytymistä. Sopimuksessa määritellään myös se, miten näitä asioita valvotaan. Valvontaan osallistuvan palveluntarjoajan asiakkaiden veroilmoitukset toimitetaan horisontaalisen valvonnan sääntöjen mukaisesti, mikä lisää asiakkaan varmuutta asioiden sujumisesta ja vastavuoroisesti parantaa asiakkaan toiminnan läpinäkyvyyttä Verohallinnon suuntaan. 

Ulkopuolisten verovälikäsien valvonta

Kaikki yritysten veroasioita hoitavat palveluntarjoajat eivät täytä horisontaalisen valvonnan laatuvaatimuksia. Lisäksi valvonta on vapaaehtoista, joten kaikki palveluntarjoajat eivät ole siihen osallistuneet. NTCA haluaa kuitenkin tehdä yhteistyötä myös valvontaan kuulumattomien palveluntarjoajien kanssa saadakseen palautetta ja ohjatakseen heitä tarvittaessa. Vuonna 2009 Verohallinto lanseerasi ohjelman myös ulkopuolisten palveluntarjoajien valvontaan.

Ulkopuolisten palveluntarjoajien valvonnassa työskentelevät verottajan asiakasvastaavat vierailevat tarvittaessa sellaisten palveluntarjoajien luona, jotka eivät kuulu horisontaalisen valvonnan piiriin. Nämä asiakasvastaavat arvioivat toimijoiden työn laatua pääpiirteittäin puuttumatta kuitenkaan yksittäisiin tapauksiin. Signaalit, kuten jatkuva veroilmoitusten myöhästyminen ja arvonlisäveron hoitamiseen liittyvät ongelmat, saattavat laukaista asiakasvastaavan käynnin palveluntarjoajan luona. Palvelun laatu, mahdolliset jatkotoimenpiteet sekä tarvittavan valvonnan määrä analysoidaan palveluntarjoajalta saadun lisätiedon avulla ja niistä keskustellaan yhdessä palveluntarjoajan kanssa. Jos palveluntarjoaja ei tämän jälkeen korjaa käyttäytymistään, otetaan käyttöön tiukemmat keinot kuten verotarkastukset tai jopa rikostutkinta.

Valvonnasta vastaavien virkamiesten roolit

Hyvin toimiva yhteistyö yritysten veroasioita hoitavien palveluntarjoajien kanssa on valvonnan kannalta elintärkeää. Yhteistyössä tärkeimmiksi asioiksi nousevat vastavuoroisuus ja läpinäkyvyys. Yhteistyön luonne riippuu pitkälti veroasioita hoitavan palveluntarjoajan työn laadusta, asiakaskunnasta ja siitä tiedon määrästä, mikä on verohallinnon saatavilla palveluntarjoajan toimittamien veroilmoitusten ja tämän kanssa käytyjen tapaamisten perusteella. Kun verohallinto valvoo pk-yrityksiä niiden veroasioita hoitavien palveluntarjoajien kautta, pystytään moneen pk-yritykseen vaikuttamaan kerralla. Kestävän yhteistyön rakentaminen näiden asiainhoitajien kanssa on helpompaa, kuin suhteiden luominen erikseen 1,4 miljoonan hollantilaisen pk-yrityksen kanssa.

Valvonnasta vastaavat virkamiehet, joilla on kaksi erilaista roolia. Horisontaalisen valvonnan sisällä olevien verovälikäsien pääyhteyshenkilö, niin sanottu asiakassuhdevastaava (relationship manager), huolehtii päivittäisistä asiakaskontakteista ja verotusprosessiin kuuluvien palvelujen tuottamisesta. Asiakasvastaava (account manager) työskentelee ohjelman ulkopuolella olevien palveluntarjoajien kanssa. Tämän rooli on selkeämmin valvova, ohjaava ja laatua korjaava. Asiakasvastaava reagoi rikisignaaleihin ja asioi varoasioita hoitavan palveluntarjoajan luona näiden perusteella.

Sosiaalisen median käyttö

Mainitsemisen arvoinen asia NTCA:n ja yritysten veroasioita hoitavien palveluntarjoajien yhteistyössä on myös virkamiesten oma-aloitteinen sosiaalisen median hyödyntäminen keskustelukanavana. Tämä kommunikoinnin väline on lähinnä suunnattu pienemmille toimijoille. NTCA:n tarkoitus on tuottaa tietoa asiakkaiden käyttöön, mutta se mahdollistaa myös palveluntarjoajien keskinäisen keskustelun talou-teen sekä verotukseen liittyvistä asioista.

Artikkeli on suomennettu englannin kielestä Taloushallintoliiton toimesta.