Viritä OmaVero-ilmoitusasetukset iskuun

OmaVerossa voivat yrityksen puolesta asioida henkilöt, joilla on Kaupparekisteriin merkitty asema, joka oikeuttaa sähköiseen asiointiin tai yrityksen antaman valtuutuksen nojalla (Katso tai Suomi.fi).

Henkilöt ja henkilöyrittäjät, elinkeinonharjoittajat ja maatalouden tai metsätalouden harjoittajat, voivat myös antaa sähköisen valtuutuksen veroasioidensa hoitamista varten. Myös Katso-tunnisteet ovat käytettävissä. Huoltajilla on automaattisesti oikeus asioida alaikäisten lastensa puolesta.

Kirjautuessasi OmaVeroon valitset, kenen puolesta haluat asioida. Vaihtoehtoja on kolme:

1) Omat veroasiat: Voit tallentaa käyttäjäprofiiliin puhelinnumerosi Verohallinnon yhteydenottoja varten. Jos haluat saada sähköposti-ilmoitukset henkilökohtaisista veroasioistasi, ota käyttöön Suomi.fi-viestit osoitteessa www.suomi.fi/viestit.

2) Asioi toisen henkilön puolesta: Siirryt Valtuudet-palveluun valitsemaan henkilön, esimerkiksi alaikäisen lapsen, jonka puolesta voit hoitaa veroasioita. Et voi lisätä toisen henkilön puhelinnumeroa OmaVeroon etkä saada sähköposti-ilmoituksia hänen veroasioistaan.

3) Asioi yrityksen puolesta: Suomi.fi-yritysvaltuuksista haetaan asiakkaat, joiden puolesta olet valtuutettu asioimaan OmaVerossa. OmaVerossa sinulle avautuu niin kutsuttu valtuutetun etusivu, jossa näet listan valtuutuksen antaneista asiakkaista. Valitsemalla yrityksen siirryt kyseisen asiakkaan sivulle. Valtuutetun etusivu on samankaltainen kuin Katso-asiakkaan valintasivu.

Voit tallentaa käyttäjäprofiiliin työpaikkasi puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteesi. Saat sähköposti-ilmoituksia asiakkaittesi OmaVero-tapahtumista. Käyttäjäprofiilissa voit myös estää sähköposti-ilmoitusten lähettämisen.

Sähköposti-ilmoituksissa ei lähetetä salassa pidettävää tietoa.

Sähköposti-ilmoitukset yrityksen puolesta asioiville

Jos haluat saada sähköposti-ilmoituksia yrityksen OmaVerosta, tallenna sähköpostiosoite käyttäjäprofiiliin. Käyttäjäprofiilin voit tallentaa yhteystietosi.  Saat sähköposti-ilmoitukset kaikkien niiden yritysten OmaVero-tapahtumista, joiden asiointiin sinulla on valtuudet. Käyttäjäprofiilissa voit myös estää sähköposti-ilmoitusten lähettämisen. Myös viestien estäminen kattaa kaikki yritykset, et voi valita niitä yrityksiä tai asioita, joista haluat ilmoituksia.

Sähköposti-ilmoituksissa ei lähetetä salassa pidettävää tietoa. Ilmoituksessa kerrotaan, mitä yritystä ilmoitus koskee ja mistä asiatyypistä on kyse. Sähköposti-ilmoitukset lähetetään yrityskohtaisesti, eli kaikki saman yrityksen ilmoitukset on niputettu yhteen sähköpostiviestiin.

Ilmoitukset lähetetään päätöksistä ja kirjeistä, selvityspyynnöistä, myöhässä olevista maksuista, esimerkiksi ”veroihin liittyviä huomautuksia”, myöhässä olevista ilmoituksista, kuten ”ilmoituksiin liittyviä huomautuksia” ja uudesta esitäytetystä veroilmoituksesta. Ilmoitus- ja maksupuutteesta sähköposti-ilmoitukset lähtevät kolmen arkipäivän kuluttua eräpäivästä. Huomaathan, että olet saattanut jo maksaa verot tai antaa ilmoituksen, ennen kuin saat siitä sähköpostia, sillä ilmoitukset perustuvat edellisen päivän tapahtumiin. Ajantasaisen tilanteen näet OmaVerossa asiakkaan etusivulla kohdassa ”Huomioitavaa”. Valtuutetun etusivulla näet omat käyttäjäkohtaiset huomautuksesi yhteystietojen puuttumisesta tai uudesta viestistä.

Sähköpostiosoite tiedoksiantoja varten

Yritykset ja yhteisöt, eli muut kuin henkilöyrittäjät, voivat valita OmaVerossa postin toimitustavaksi ”vain OmaVeroon”. Tämä tarkoittaa käytännössä yrityksen siirtymistä sähköiseen asiointiin. Postin toimitustavan valinta ja yrityksen sähköpostiosoite löytyvät OmaVerosta Asiakastiedot -välilehdeltä. Yrityksen sähköpostiosoite sähköiselle asiakkaalle on pakollinen. Sähköistä tiedoksiantoa koskevan uuden säännöksen sanamuoto on: ”Asiakirja katsotaan annetun tiedoksi kolmantena päivänä siitä, kun verovelvolliselle tai tämän valtuuttamalle on lähetetty tieto tiedoksiannosta.”

Kuka tahansa valtuutettu voi tallentaa yrityksen sähköpostiosoitteen ja se voi olla myös valtuutetun osoite, jos näin on asiakkaan kanssa sovittu. Sähköposti-ilmoitusten sisältö on sama siitä riippumatta, lähetetäänkö se käyttäjäprofiilissa olevaan sähköpostiin tai yrityksen sähköpostiin. Jos yrityksen sähköpostiosoite on sama kuin valtuutetun osoite käyttäjäprofiilissa, sähköposti-ilmoitukset lähetetään kuitenkin vain kerran.

Yrityksen sähköpostiosoite voidaan tallentaa OmaVeroon, vaikka yritys haluaisikin vielä postinsa paperilla. Jos asiakastiedoissa on yrityksen sähköpostiosoite, sähköposti-ilmoitukset lähetetään postin toimitustavasta riippumatta.

Myös henkilöyrittäjä voi antaa yrityksen sähköpostiosoitteen

Myös henkilöyrittäjä, eli henkilöasiakas, jolla on Y-tunnus, voi ilmoittaa OmaVeron asiakastiedoissa yrityksen sähköpostiosoitteen. Osoitetta käytetään vain OmaVeron sähköposti-ilmoitusten toimitusosoitteena.

Henkilöyrittäjä ei voi valita kirjeiden ja päätösten toimitustapaa OmaVerossa. Jos henkilöasiakas on ottanut käyttöön Suomi.fi-viestit, tiedoksiantoviestit lähetetään Suomi.fi-viestit-palveluun. Jos yrittäjällä on yrityksen sähköpostiosoite OmaVeron asiakastiedoissa, tähän osoitteeseen lähetetään myös henkilökohtaista verotusta koskevat ilmoitukset.

Sähköposti-ilmoitusten lähettäminen ja viestien sisältö

OmaVeron ja Suomi.fi:n sähköposti-ilmoitusten aiheita ei voi valita, eikä käyttäjä pysty valitsemaan asiakkaita, joista haluaa saada ilmoituksia. Viestit lähetetään aamuisin klo 8:00 alkaen. Kaikki asiakkaan huomautukset ja ilmoitukset ovat niputettuna samaan viestiin. Esimerkiksi jos kirjanpitäjällä on 10 asiakasta, hän saa päivittäin enintään 10 sähköpostiviestiä. Jos sama sähköpostiosoite on sekä OmaVerossa, että Suomi.fi-palvelussa, vastaanottaja saa ilmoituksensa kumpaakin kautta.

Viestin aiheena sähköpostissa lukee: Huomioitavaa OmaVerossa. Viestin sisältö vaihtelee asiakkaalle tulleiden huomautusten mukaisesti.

OmaVeron viestissä on asiakkaan nimi ja tunnus:

”Vastaanottajalle Nimi [(henkilötunnus xxxxxx-xxxx)]

[(Y-tunnus xxxxxxxxx-x)] on saapunut OmaVeroon

• [esitäytetty veroilmoitus]
• [päätöksiä tai kirjeitä: x]
• [selvityspyyntöjä: x]
• [ilmoituksiin liittyviä huomautuksia: x]
• [veroihin liittyviä huomautuksia: x].

Voit kirjautua palveluun osoitteessa vero.fi/omavero.”

Suomi.fi-viestit ovat samanlaisia kuin OmaVeron sähköposti-ilmoitukset, mutta asiakasta sinutellaan:

”sinulle on saapunut OmaVeroon

• [uusi verokortti]
• [esitäytetty veroilmoitus]
• [päätöksiä tai kirjeitä: x]
• [selvityspyyntöjä: x]
• [veroihin liittyviä huomautuksia: x]
• [uusi viesti]. ”

Henkilöasiakas saa sähköposti-ilmoitukset OmaVeron tapahtumista ottamalla käyttöön Suomi.fi-viestit.

Suomi.fi-viestit henkilöasiakkaille

Henkilöasiakas saa sähköposti-ilmoitukset OmaVeron tapahtumista ottamalla käyttöön Suomi.fi-viestit (=suostumus sähköiseen viestinvaihtoon). Sähköposti-ilmoitukset lähtevät Suomi.fi-palvelusta sinne tallennettuun sähköpostiosoitteeseen. Osoitetta ei näytetä eikä sitä voi päivittää OmaVerossa. OmaVerossa näytetään postin toimitustapana ”vain OmaVeroon” jos Suomi.fi-viestit ovat käytössä.

Suomi.fi-viestit-palveluun lähetetään viesti OmaVerossa julkaistuista verokortista, esitäytetystä veroilmoituksesta, päätöksistä ja kirjeistä, selvityspyynnöistä, myöhässä olevasta maksusta ja saapuneista viesteistä. Suomi.fi-palveluun ei lähetetä ilmoituksia puuttuvista ilmoituksista. Myöhässä olevasta maksusta ilmoitukset lähtevät 3 arkipäivän kuluttua eräpäivästä.

Henkilöasiakas ei voi tallentaa sähköpostiosoitettaan OmaVeroon vaan OmaVero hyödyntää Väestörekisterikeskuksen tarjoamaa valtion yhteistä viestit-palvelua.

Lisätietojen antajan yhteystiedot verolomakkeilla

Useimmilla ilmoituksilla ja hakemuksilla pyydetään antamaan lisätietojen antajan yhteystiedot. Nämä yhteystiedot ovat vain kyseisen ilmoituksen tai hakemuksen käsittelyä varten. Jos käyttäjäprofiilissa on omat yhteystiedot, ne näytetään tässä oletuksena. Niistä riippumatta voit antaa muut yhteystiedot, tai asiamiehen yhteystiedot silloin kun se mahdollisuus on tarjolla, kuten esimerkiksi oikaisuvaatimukset ja ennakkoratkaisuhakemus.