Koulutuksesta lisävähennys verotuksessa

Koulutusvähennys on vuoden 2014 alusta voimaan tullut elinkeinotoimintaa tai maataloutta harjoittavan työnantajan verotuksessa tehtävä laskennallinen lisävähennys. Se saadaan tehdä työntekijän palkasta ja koulutuksesta aiheutuneiden todellisten kulujen lisäksi. Se perustuu työntekijöiden koulutuspäiviin ja keskimääräiseen ­päiväpalkkaan. Vähennys on 50 prosenttia koulutuspäivien keskimääräisistä palkkakustannuksista, ja siihen on oikeus verovuonna enintään kolmelta koulutuspäivältä työntekijää kohden. Vähennystä on erikseen vaadittava.

Lisäksi on erikseen huomattava, että muille työnantajille taloudellinen tuki maksetaan koulutusvähennystä vastaavalla koulutuskorvauksella, eikä näillä tahoilla ole siten mahdollisuutta saada verotuksellista lisävähennystä. Tähän ryhmään kuuluvat yhteisöoikeudellisen muotonsa johdosta esimerkiksi yleishyödylliset yhteisöt ja säätiöt. Näin siitä ­huolimatta, että esimerkiksi yleishyödyllinen yhteisö harjoittaisi myös elinkeinotoimintaa.

Tässä asiaa tarkastellaan koulutusvähennyksen ja elin­keinotoimintaa harjoittavan yrityksen näkökulmasta. 

Koulutusvähennyksen edellytykset pähkinän kuoressa

Koulutusvähennyksen saaminen edellyttää, että työnantaja on laatinut niin sanotussa YT-laissa (laki yhteistoiminnasta yrityksissä) tai taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä annetussa laissa tarkoitetun koulutussuunnitelman ja että koulutus, jonka perusteella vähennystä vaaditaan, sisältyy siihen.

Muut koulutusvähennyksen edellytykset ovat seuraavat:

1. koulutus kestää yhtäjaksoisesti vähintään tunnin,
2. työnantaja maksaa koulutusen ajalta työntekijälle palkkaa ja /li>
3. työntekijän palkkauskustannuksiin ei ole verovuonna myönnetty julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain 7:1 §:ssä tarkoitettua palkkatukea.

Yllä ensimmäisen kohdan osalta on hyvä huomata, että koulutuspäivänä pidetään kuitenkin päivää, jona koulutuksen yhteenlaskettu kesto on ollut vähintään kuusi tuntia. Näin ollen koulutusvähennykseen oikeuttava koulutus voi olla pilkottu esimerkiksi tunnin mittaisiin jaksoihin (esimerkiksi kielikoulutusta). Käytännössä täysimääräinen kolmen ­päivän koulutus tarkoittaa 18 tunnin koulutusta henkilötasolla.
Kolmannesta kohdasta todettakoon, että jos työnantaja on saanut palkkatukea osalle työntekijöistä, voi työnantaja vaatia koulutusvähennystä muiden kuin palkkatuettujen työntekijöiden osalta.
EVL 56 § sisältää yksityiskohtaisemmat säännökset ­koulutusvähennyksen edellytyksistä. Soveltamisohjeita löytyy myös esimerkiksi Verohallinnon ohjeesta ”Työnantajan koulutusvähennys” (Dnro A196/200/2013; 7.2.2014).

Koulutusvähennys edellyttää koulutussuunnitelmaa

Koulutussuunnitelman sisällöstä säädetään kahdessa eri laissa: 

• yhteistoiminnasta yrityksissä annetussa laissa (YT-laki) ja
• taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä annetussa laissa.

YT-laissa säädetään säännöllisesti vähintään 20 työntekijää työllistävässä yrityksissä laadittavista henkilöstö- ja koulutussuunnitelmista. YT-laissa on sen soveltamisen piiriin kuuluvien yritysten osalta kysymys pakottavasta lainsäädännöstä. Muutoin sovelletaan lakia taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä. Tämä laki ei ole YT-lain tavalla pakottavaa lainsäädäntöä. 

Näihin lakeihin viitataan myös EVL 56 §:ssä koulutusvähennyksen edellytysten yhteydessä.

Lain edellyttämä koulutussuunnitelma sisältää periaatteessa kolme tasoa, jotka voidaan luokitella seuraavasti:

• Koko henkilöstön kattava suunnitelma,
• Henkilö- tai henkilöstöryhmätason koulutussuunnitelmat
• Seuranta henkilötasolla

Käytännössä suunnitelmilta vaadittu sisältö poikkeaa hieman sen mukaan, kumman edellä mainitun lain mukaisesti suunnitelma toteutetaan. Seuraavaksi tarkastellaan kutakin edellä esitettyä tasoa erikseen ja lisäksi tarkastelussa on otettu huomioon se, mitä eri lainsäännöissä suunnitelmilta näiltä osin edellytetään.

Koko henkilöstön kattava suunnitelma

Koko henkilöstön kattavissa suunnitelmissa on YT-laissa laajemmat ja yksityiskohtaisemmat sisältövaatimukset kuin mitä laissa taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä edellytetään.

Vain YT-laissa edellytetään kannanottoja seuraaviin asioihin:

1. Yrityksen henkilöstön rakenne ja määrä mukaan lukien toteutuneiden määräaikaisten työsopimusten määrä sekä arvio näiden kehittymisestä
2. Periaatteet erilaisten työsuhdemuotojen käytöstä
   Sen sijaan molemmat lait edellyttävät kannanottoja seuraaviin asiakokonaisuuksiin:
3. Yleiset periaatteet, joilla pyritään ylläpitämään työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden työntekijöiden työkykyä sekä työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta
4. Arvio koko henkilöstön ammatillisesta osaamisesta
5. Arvio ammatillisen osaamisen vaatimuksissa tapahtuvista muutoksista ja niiden syistä

Esimerkki

Yritys Oy on keskimäärin 18 työntekijää työllistävä yritys. Yhtiön koko henkilöstön kattava suunnitelma on laadittu ja se näyttää seuraavalta:

A1. Arvio koko henkilöstön ammatillisesta osaamisesta

1. Ammatillinen osaaminen on hyvällä ja ­erittäin kilpailukykyisellä tasolla.
2. Venäjän kielen taitoa tulee nostaa.

A2. Arvio ammatillisen osaamisen vaatimuksissa tapahtuvista muutoksista ja niiden syistä

1. Uusi palvelukonsepti parantaa yhtiön kilpailukykyä. Uuden palvelukonseptin sisäänajo edellyttää erikseen määriteltyjä muutoksia aikaisempiin toimintatapoihin, ja sisäänajo on tarkoitus toteuttaa tilikauden ensimmäisellä puoliskolla.
2. Venäjän markkinoiden avautuminen edellyttää kieli- ja kulttuurikoulutuksen laajentamista edelleen tulevalla tilikaudella.

A3. Yleiset periaatteet, joilla pyritään ylläpitämään työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden työntekijöiden työkykyä sekä työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta

1. Yhtiössä ei ole tällä hetkellä tähän ryhmään kuuluvia työntekijöitä.

Koulutussuunnitelman jaottelu

Itse koulutussuunnitelma mainitaan molemmissa laeissa erikseen. Koulutussuunnitelman on katettava koko henkilöstö tarkoituksenmukaisella tavalla ryhmiteltynä, esi­merkiksi henkilöstöryhmittäin. Kohdistettu koulutussuunnitelma voi siis olla joko henkilö- tai henkilöryhmätasoinen. Vaikka jaottelua ei sinänsä tarvitse tehdä, jaottelu voi olla esimerkiksi seuraava:

• Työntekijät
• Toimihenkilöt
• Esimiehet

Pienemmissä yrityksissä jaottelua ei ole aina edes suositeltavaa yrittää tehdä, vaan henkilöstöä pidetään yhtenä ryhmänä. Koulutussuunnitelmaan ei tarvitse kirjata yksityiskohtaisesti koulutuksia, vaan yleisempikin kuvaus tulevista koulutuksista on riittävä.

Esimerkki

Yritys Oy on keskimäärin 18 työntekijää työllistävä yritys. Yhtiössä on laadittu koulutussuunnitelma jakamatta henkilöstöä eri ryhmiin. Suunnitelma näyttää seuraavalta:

B. Koulutussuunnitelma 

1. Koko henkilöstö osallistuu sisäiseen uuden palvelukonseptin käyttöönottoa tukevaan koulutukseen (arvio 1–2 päivää).
2. Kielikoulutusta jatketaan (englanti ja venäjä).
3. Alan muutoksia ja kehitystä koskeviin seminaareihin osallistutaan aikaisempaan tapaan.

Toteutus ja seurantamenettelyt

Koulutusvähennys edellyttää molempien lakien (YT-laki ja laki taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä) mukaan kirjausta myös siitä, miten koulutussuunnitelmaa on tarkoitus toteuttaa ja seurata. Seurannan osalta on syytä ottaa huomioon se, että seuranta tulee olla työtekijä­kohtaista eikä pelkkä ryhmätasoinen seuranta ole riittävää (ks. myös EVL 56 § 5 mom.).

Esimerkki

Yritys Oy on keskimäärin 18 työntekijää työllistävä yritys. Yhtiössä on lainsäädännön mukaisesti suunnitelmaan kirjattu myös se, miten suunnitelmaa on tarkoitus toteuttaa ja seurata. Tämä näyttää Yritys Oy:n tapauksessa seuraavalta:

C. Koulutussuunnitelman toteutus ja seurantamenettely

1. Koulutussuunnitelma käydään läpi koko henkilöstön kanssa kuukausipalaverissa. Osallistumisista sovitaan kehityskeskusteluissa tai kuukausipalaverissa. Näissä keskusteluissa toteutetaan myös suunnitelmien toteuttamisen seurantaa.
2. Koulutuksia seurataan myös työntekijäkohtaisesti yhtiössä tätä varten laaditussa excelissä. Siitä käy ilmi koulutuksen ajankohta, sisältö ja koulutuksen kesto (tunteina). Kukin työntekijä täyttää excelin omalta osaltaan.

Käytännössä on selvää, että dokumentaatio- ja ­seurantajärjestelmät eroavat muun muassa yrityksen koon ja tarpeiden mukaan. Pienemmillä yrityksillä asia voidaan hoitaa esimerkiksi taulukko-ohjelmilla, kuten edellä olevassa esimerkissä viitattiin. Suuremmissa yrityksissä, joissa erillisiä tai muihin järjestelmiin integroituja henkilöstö- ja muita hallinnon järjestelmiä on käytössä, luonnollisestikin niillä. 

Koulutussuunnitelma ja sen toteutumisen seuranta käytännössä

Esimerkki

Yritys Oy:ssä koulutussuunnitelmat tarkentuvat henkilökohtaisissa kehityskeskusteluissa ja kuukausittain tapahtuvissa esimiehen ja alaisen välisissä keskusteluissa. Suunnitelma sivulla 39 kuvaa tilikaudelle 2014 laadittua Anni Saaren henkilökohtaista koulutussuunnitelmaa.

Koulutussuunnitelmaa voidaan tarkentaa ja muuttaa ilman, että verotuksellinen lisävähennysoikeus sen johdosta poistuisi. On kuitenkin otettava huomioon, että verovuoden aikana tehdyt lisäykset ja muutokset oikeuttavat verovähennyksen tekemiseen periaatteessa vain, jos koulutus toteutetaan vasta muutosten jälkeen.

Koulutusvähennystä koskevan lainsäädännön ja sen esitöiden lisäksi tarkentavia sisältövaatimuksia löytyy muun muassa Verohallinnon ohjeesta ”Työnantajan koulutusvähennyksestä”. Puuttumatta yksityiskohtaisesti tässä yhteydessä näihin todettakoon, että Verohallinnon ohjeen mukaan työntekijäkohtaisessa kirjallisessa selvityksessä on mainittava, mihin koulutussuunnitelman kohtaan vähennyksen perusteena oleva koulutus sisältyy. Lisäksi koulutuksista on selvitettävä perustiedot, esimerkiksi kurssikirje tai muu sellainen, josta selviää koulutuksen sisältö. Sivulla 39 esitetystä koulutussuunnitelmassa myös näiden edellytysten täyttyminen on havaittavissa.

Koulutussuunnitelma osaamisen kehittämisen tukena

Seuraavaksi pureudutaan hieman syvällisemmin koulutussuunnitelman synnyttämiseen ja siihen, miten se voi käytännössä toimia osaamisen kehittämisen tukena. 

Eri yrityksissä ja yhteisöissä koulutussuunnitelmia luodaan ja laaditaan mitä erinäisimmin tavoin ja tavoittein. Lisäksi on joukko toimijoita, joissa ei koulutus- tai muitakaan kehittämissuunnitelmia ole missään muodossa olemassa – tai ei ainakaan dokumentoituna. Osa toimijoista taas laatii monenlaisia suunnitelmia, mutta ne jäävät irralliseksi itse toiminnasta, jolloin suunnitelmat elävät omaa elämäänsä, eikä se, mitä todellisuudessa tehdään, pohjaudu niihin millään tavalla. 

Yhtä ainoaa oikeaa tapaa luoda koulutussuunnitelmaa ei luonnollisestikaan ole olemassa. Onnistuneelle ja siten osaamista vahvistavalle koulutussuunnitelmalle on kuitenkin joitain käytännön tunnusmerkkejä olemassa. Laatimatta tässä yhteydessä erillistä luetteloa todettakoon, että sellaisilla koulutussuunnitelmilla, joilla on strateginen perusta ja selvä linkki strategiseen suunnitteluun, johtavat yleensä parhaisiin lopputuloksiin. Tässä yhteydessä strategiallekin tulee antaa nykypäivän merkitys, eikä se siten ole kaavoihin kangistunutta jähmettyneisyyttä, vaan tarvittaessa nopealiikkeistä tasapainoilua vaikkapa intohimon ja analyyttisyyden välillä. Toisin sanoen kun nykyisin yritysten ja yhteisöjen toiminta­ympäristö muuttuu vielä aikaisempaakin nopeammin, toimijoilta edellytetään strategista ketteryyttä. Tähän on tultu muun muassa digitalisoitumisen seurauksena, kun kilpailussa selviämisen vaatimat tuotantoväline- ja kyvykkyysyhdistelmät ovat totaalisesti muuttuneet. Puuttumatta tässä yhteydessä strategiakäsitteeseen tämän syvällisemmin tärkeää on ymmärtää se, että strategiakaan ei ole staattinen ja hidas vaan nopea, dynaaminen ja proaktiivinen.

Koulutussuunnitelma on hyvä esimerkki suunnitelmasta, joka tulee viime kädessä henkilökohtaistaa. Tämä korostaa henkilön nykyosaamisen sekä toisaalta yrityksen ja yhteisön tavoitteiden yhteensovittamista. Käytännössä tässä voidaan onnistua vain siinä tapauksessa, että a) yrityksen ja yhteisön tavoitteet ovat tiedossa ja toisaalta myös kommunikoitu henkilöstölle ja b) henkilötason osaaminen on paitsi henkilöllä itsellään niin myös esimerkiksi hänen esimiehensä tiedossa. Edellä mainittujen yhteensovittaminen edellyttää käytännössä riittävää dialogia, keskusteluja. Osa osaamisen kehittämisestä on kovin pitkäjänteistä, jolloin samaan aikaan joudutaan toisaalta tarkastelemaan nykyosaamisessa tarvittavaa kehittämistä ja olemassa olevan osaamisen ylläpitoa ja taas toisaalta pidemmän aikavälin osaamisen kehittämistä – jopa kokonaan uusien asioiden ja toimintatapojen hallintaa. 

Käytännössä yrityksen tai yhteisön tavoitteiden ja yksilön osaamisen kehittämisen yhdistämisessä voidaan hyödyntää esimerkiksi kehityskeskusteluja. Monissa yrityksissä ja yhteisöissä nimenomaan kehityskeskustelut on koettu erittäin hyödyllisiksi aidon kehittämisen välineeksi. 

Seuraava esimerkki havainnollistaa yhtä tapaa synnyttää koulutussuunnitelma.

Esimerkki

A Oy on 40 asiantuntijan yritys. Yrityksessä on selkeät tavoitteet, jotka on kommunikoitu sekä henkilökunnan yhteisissä tilaisuuksissa että yksilöllisissä keskusteluissa. Osaaminen on yrityksen keskisin resurssi ja tämän johdosta osaamisen seuranta ja kehittäminen ovat yrityksessä tärkeässä roolissa. Jotta kehittämistä voidaan käytännössä koordinoida ja kokonaisosaamisen tasoa hallita, yrityksessä on käytössä kevyt osaamis­karttajärjestelmä. Osaamiskartta on laadittu yrityksen ydinosaamisalueiden mukaisesti ja kussakin osaamisalueessa on luokiteltu osaaminen asteikolla 1–10. 

Järjestelmä toimii käytännössä yrityksen pilvipalvelussa siten, että kullakin työntekijällä on oikeus omaan osaamiskarttaosioonsa. Myös työntekijän esimiehellä on oikeudet samaan osioon. Kukin työntekijä merkitsee omaan osaamiskarttaansa oman osaamisensa tason hänelle kehityskeskustelujen tuloksena luokiteltujen ja hänen tarvitsemiensa osaamisalueiden osalta. 

A Oy:n kulttuuriin ovat aina kuuluneet kehityskeskustelut.­ Kehityskeskusteluiden yhtenä tärkeänä teema-alueena on osaaminen. Kehityskeskusteluissa kukin työntekijä käy yhdessä esimiehensä kanssa läpi osaamiskartan, jonka sekä työntekijä että esimies ovat ennen keskustelua käyneet ennakolta tahollaan läpi. Keskusteluissa luodaan yhteinen käsitys nykyosaamisesta ja tarvittavista kehittämistoimenpiteistä.

Osaamiskartta täydentyy kehityskeskustelujen tuloksena. Esimerkiksi kun ”Osaaminen 1”:n kohdalla työtekijä on merkinnyt nykyosaamisen tasoksi 7 ja esimiehen arviointi on sama 7, laajempaa keskustelua ei nykytasosta sinänsä tarvita ja nykytilaan onkin merkitty tämän pohjalta niin ikään 7. Keskustelussa voidaan edetä seuraavan vuoden tavoitteeseen kyseisessä osaamisessa. Lopputulos dokumentoidaan (esimerkissä tavoitetasoa nostetaan yhdellä eli 7:stä 8:aan). Tärkeää on samalla sopia kehittämistoimenpiteestä. Tämän osaamisalueen kehittämisen osalta toimenpiteenä on koulutus, josta tehdään kirjaus suoraan koulutussuunnitelmaan (esimerkiksi osallistuminen XX:n järjestämään koulutusohjelmaan Y, joka toteutuu 1.3–30.4.2015). Vastaavalla tavalla käydään osaamiskartan muut kohdat yhteisesti keskustellen läpi. 

Ohessa kuvattu osaamiskartta kuvaa yksilötasoa. Yhteenvetona yrityksessä voidaan helposti tarkastella myös koko yrityksen osaamisen tasoa ja näin yrityksessä on kokonaisosaamisen tasosta sekä sen historian ja tulevaisuuden kehityksestä selkeä kuva. 

Yhtä olennaista kuin osaamisen kehittämisen systemaattinen ja tavoite/strategiakeskeinen suunnittelu on suunnitelmien toteuttaminen ja toteutumisen seuranta. A Oy:n kulttuurissa keskustelut ovat aina olleet merkittävässä roolissa tärkeiden asioiden läpiviennissä. A Oy:ssä pitkin vuotta – kuukausittain – esimies ja työntekijä keskustelevat suunnitelmien toteutumisesta, mahdollisista muutoksista ja ylipäätään tärkeäksi katsottujen asioiden etenemisestä. Osaamisen kehittämisen toteutuminen suunnitellulla tavalla on osa näitä keskusteluja. 

Sivutuotteena verokannuste

Koulutussuunnitelman tavoitteena on luonnollisestikin tukea osaamista ja siksi suunnitelmien toteuttamisen tavoitteena on yritysten ja yhteisöjen vahvempi osaaminen. Koulutussuunnitelmien laatiminen ja suunnitelmien toteuttaminen tarjoaa sivutuotteena lisäksi verokannusteen. Tässä on tarkasteltu tiivistetysti sitä kokonaisuutta, jossa yhdistyvät osaamisen kehittäminen ja sitä tukevat suunnitelmat sekä koulutuksen verotuksellinen lisävähennysoikeus.