EU-kauppaa käyville pien­yrityksille uusi alv-järjestelmä

Uuden pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmän nimi on arvonlisäverolaissa Vähäisen toiminnan harjoittamista yhteisössä koskeva erityisjärjestelmä, mutta Verohallinto on päättänyt kutsua sitä pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmäksi. Tämä kuvaa hyvin sitä, mistä järjestelmässä on kyse: se koskee arvonlisäverotusta, ja se on tarkoitettu pienille yrityksille, jotka käyvät kauppaa EU-alueella.

Tässä artikkelissa pureudutaan siihen, mistä järjestelmässä on kyse, kenelle se on tarkoitettu ja mitä velvoitteita järjestelmän käytöstä seuraa.

Kuka voi hyödyntää uutta järjestelmää?

Taustana uudelle järjestelmälle on EU-lainsäädäntö, joka edellyttää, että mikäli jäsenvaltiolla on käytössä vähäisen liiketoiminnan arvonlisäverovapaus, tulee vastaava vapaus laajentaa koskemaan myös muihin jäsenvaltioihin sijoittautuneita yrityksiä. Rekisteröitymällä pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmään suomalainen yritys voi hyödyntää muiden EU-jäsenvaltioiden vähäisen toiminnan verovapautta.

Vastaavasti toiseen EU-jäsenvaltioon sijoittautunut yritys voi hyödyntää Suomen vähäisen toiminnan verovapautta. Edellytyksenä on, että yrityksen edellisen ja kuluvan kalenterivuoden liikevaihto EU-alueella on alle 100 000 euroa ja että kyseisen maan, jossa verovapautta hyödynnetään, kansallinen vähäisen toiminnan raja ei ole ylittynyt edellisenä eikä kuluvana kalenterivuotena.

EU-alueen eli unionin liikevaihtorajan tarkoitus on rajata järjestelmä vain aidosti pienille toimijoille. Jos yrityksellä on pientä liiketoimintaa monissa EU-jäsenvaltioissa, mutta samalla se harjoittaa esimerkiksi huomattavaa vientikauppaa EU:n ulkopuolelle, se ei voi hyödyntää arvonlisäverovapautta.

Vähäisen toiminnan liikevaihtoraja on jäsenvaltioiden päätettävissä, mutta alv-direktiivin mukaan se voi olla enintään 85 000 euroa. Esimerkiksi Suomessa vähäisen toiminnan raja tulee 1.1.2025 alkaen olemaan 20 000 euroa. Mikäli vaikkapa virolaisen yrityksen vuosittainen myynti EU-alueella jää alle 100 000 euron ja sen myynti Suomessa jää alle 20 000 euron, yritys on oikeutettu myymään tavaroita ja palveluita Suomessa arvonlisäverottomasti. Vastaavasti suomalainen yritys voi edellytysten täyttyessä myydä muissa jäsenvaltioissa ilman arvonlisäveroa.

Milloin uutta järjestelmää kannattaa käyttää?

Uusi järjestelmä hyödyttää erityisesti niitä pieniä yrityksiä, joilla on vähäistä liiketoimintaa EU-alueella. Tällä hetkellä nämä yritykset joutuvat pääsääntöisesti maksamaan arvonlisäveroa toisissa jäsenvaltioissa tapahtuvasta myynnistä. Uusi järjestelmä asettaa kotimaassa ja toisissa EU-jäsenvaltioissa toimivat vähäisen toiminnan harjoittajat samalle viivalle. Järjestelmän käyttö on kuitenkin yrityksille vapaaehtoista. Yritys voi edelleen toimia kuten ennenkin ja maksaa arvonlisäverot niihin EU-jäsenvaltioihin, joissa sillä on myyntiä.

Sen sijaan niille yrityksille, jotka toimivat vain kotimaan markkinoilla, uudella järjestelmällä ei ole merkitystä. Puhtaasti Suomessa toimivien yritysten, jotka ovat vähäisen toiminnan harjoittajia, ei tarvitse jatkossakaan rekisteröityä mihinkään järjestelmään voidakseen hyödyntää arvonlisäverovapautusta Suomessa.

Mahdollisuus välttää moninkertaiset alv-rekisteröinnit unionissa

EU:n pitkän aikavälin tavoite on, että rajat ylittävää kauppaa käyvä yritys voisi ilmoittaa ja maksaa arvonlisäveron sijoittautumisjäsenvaltiossaan, eikä sen tarvitsisi rekisteröityä useisiin eri EU-jäsenvaltioihin. Tämä niin sanottu yhden luukun periaate on käytössä arvonlisäveron erityisjärjestelmissä (One Stop Shop eli OSS), joiden avulla yritys on voinut ilmoittaa ja maksaa verot kaikkiin maihin yhden jäsenvaltion eli tunnistamisjäsenvaltion kautta.

Sijoittautumisjäsenvaltio on se jäsenvaltio, missä on elinkeinonharjoittajan liiketoiminnan kotipaikka eli se paikka, jossa keskushallinnon tehtävät suoritetaan. Yritys voi rekisteröityä pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmään vain sijoittautumisjäsenvaltiossa.

Pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmä ottaa taas yhden askeleen tähän suuntaan. Järjestelmän idea on, että verovapautta hyödyntävä yritys rekisteröityy vain yhdessä maassa, sijoittautumisjäsenvaltiossa, ja hoitaa järjestelmään kuuluvat ilmoitusvelvollisuudet tämän maan kautta. Tarkoituksena on vähentää pienille ulkomaankauppaa käyville yrityksille aiheutuvia hallinnollisia kustannuksia.

Täytyy kuitenkin pitää mielessä, että pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmän perusteella myönnettävä verovapaus koskee nimensä mukaisesti vain arvonlisäverotusta. Se ei vapauta yritystä muista verovelvoitteista toisissa EU-jäsenvaltioissa.

Rekisteröityminen uuteen järjestelmään

Suomalainen yritys rekisteröityy järjestelmään OmaVerossa. Ennen rekisteröitymistä kannattaa kaivaa esille edellisten vuosien kirjanpito, sillä rekisteröintilomakkeella täytyy ilmoittaa edellisen ja kuluvan vuoden liikevaihtotiedot kaikkien EU-jäsenvaltioiden osalta, joissa yrityksellä on ollut myyntiä. Jotkut jäsenvaltiot vaativat lisäksi tiedot kuluvaa ja edeltävää vuotta edeltävältä vuodelta eli kolmelta kalenterivuodelta, ja jotkut jäsenvaltiot soveltavat eri raja-arvoja eri liiketoiminnan aloille (esimerkiksi tavarat ja palvelut).

Jäsenvaltiokohtaiset edellytykset kannattaakin tarkistaa esimerkiksi Taxes in Europe -tietokannasta ennen rekisteröintiä. Näiden tietojen perusteella EU-jäsenvaltiot voivat joko myöntää tai hylätä yrityksen hakeman verovapauden.

Kun yritykselle on myönnetty verovapaus jossain jäsenvaltiossa, yritys saa järjestelmän käyttöä varten EX-tunnuksen. EX-tunnus ei ole kuitenkaan lippu verovapauteen kaikissa EU-jäsenvaltioissa. Yrityksen tulee hakea verovapautta erikseen kaikista jäsenvaltioista, joissa se haluaa sitä hyödyntää.

Yrityksille uusi ilmoitusvelvollisuus

Järjestelmään rekisteröitymisestä seuraa yrityksille luonnollisesti myös velvoitteita. Keskeisin velvoite on antaa pienten yritysten EU-myynnin ilmoitus. Ilmoituksen antaminen on lähtökohtaisesti yksinkertaista: se annetaan neljänneskalenterivuosittain ja vain sijoittautumisjäsenvaltioon, eli Suomeen sijoittautuneet yritykset antavat sen OmaVerossa.

Ilmoituksella annetaan tiedot kaikista neljännes-kalenterivuoden aikana tehdyistä myynneistä jäsenvaltioittain eriteltynä. Niiden jäsenvaltioiden osalta, jotka soveltavat liiketoiminta-alakohtaisia raja-arvoja, tiedot tulee antaa kunkin liiketoiminnan alan osalta erikseen. Ilmoituksen määräpäivä on kunkin kalenterivuosineljännestä seuraavan kuukauden viimeinen päivä.

Liikevaihtotietojen ilmoittamisessa on kuitenkin mahdollisia sudenkuoppia erityisesti silloin, kun yritys vasta aloittaa liiketoimintaa ulkomailla. Ensimmäinen sudenkuoppa lienee se, että yritys laskee jäsenvaltiokohtaisen liikevaihdon väärin, koska ei tunne arvonlisäverotuksen myyntimaasääntöjä riittävän hyvin.

Toinen sudenkuoppa on se, että ilmoituksella ilmoitettaisiin vain kyseisen järjestelmän piirissä tehdyt verottomat myynnit. Näin ei kuitenkaan ole, vaan pienten yritysten EU-myynnin ilmoituksella pitää ilmoittaa kyseisen neljänneskalenterivuoden koko liikevaihto – sekä verollinen että veroton. Tämä perustuu siihen, että jäsenmaiden verohallintojen on voitava seurata järjestelmän käytön edellytyksenä olevaa unionin liikevaihtorajaa.

Esimerkki: Suomalainen yritys on vähäisen toiminnan harjoittaja Suomessa. Yritys rekisteröityy pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmään myydäkseen tavaroita myös Ruotsissa. Yritys antaa pienten yritysten EU-myynnin ilmoituksella tiedot Suomen- ja Ruotsin-myynneistä

Huomionarvoista on myös se, että uusi pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmä voi olla vaihtoehto esimerkiksi arvonlisäveron erityisjärjestelmän käytölle, mutta se ei poissulje sitä. Yritys voi edellytysten täyttyessä hyödyntää eri järjestelmiä samanaikaisesti eri maissa tapahtuviin myynteihin. Yritys voi esimerkiksi harjoittaa tavaroiden etämyyntiä kuluttajille eri jäsenvaltioihin. Niiden jäsenvaltioiden osalta, joissa myynti ylittää kyseisten valtioiden kansallisen toiminnan raja-arvon, yritys voi hyödyntää arvonlisäveron erityisjärjestelmää (unionin järjestelmää). Sen sijaan niissä jäsenvaltioissa, joissa tavaroiden etämyynti on vähäistä, yritys voi hyödyntää pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmää edellyttäen luonnollisesti, ettei EU:n liikevaihdon raja-arvo ylity.

Useat alv-järjestelmät tuovatkin etuja yrityksille, mutta edellyttävät myös tarkkuutta eri ilmoitusvelvoitteiden täyttämisessä.

Kuten kaikkien ilmoitusvelvollisuuksien kohdalla, myös pienten yritysten EU-myynnin ilmoituksen laiminlyönnistä voi seurata sanktio. Tässä tapauksessa se on enintään 5 000 euron suuruinen laiminlyöntimaksu.

Verohallinto ei kuitenkaan määrää laiminlyöntimaksua heti, kun ilmoitus on myöhässä, vaan laiminlyöntimaksu määrätään vasta, mikäli yritys on kehotuksesta huolimatta jättänyt ilmoituksen antamatta. Yrityksille annetaan myös aikaa ottaa haltuun järjestelmään liittyvät velvoitteet, sillä järjestelmän ensimmäisenä toimintavuonna laiminlyöntimaksua ei tulla määräämään.

Jos yrityksellä on pientä liiketoimintaa monissa EU-jäsenvaltioissa, mutta samalla se harjoittaa esimerkiksi huomattavaa vientikauppaa EU:n ulkopuolelle, se ei voi hyödyntää arvonlisäverovapautta.

Liikevaihdon reaaliaikainen seuranta tärkeää

Pienten yritysten EU-myynnin arvonlisäveron järjestelmässä oleellista on sekä jäsenvaltiokohtaisen että unionin liikevaihdon reaaliaikainen seuranta. Tämä voi olla haasteellista yrityksille, jotka ovat tottuneet tekemään kirjanpitoaan esimerkiksi neljänneskalenterivuosittain tai kalenterivuosittain.

Liikevaihtoa tulee kuitenkin seurata, koska ilmoitus unionin liikevaihtorajan ylittymisestä tulee tehdä viimeistään 15 työpäivän kuluessa ylittymishetkestä. Kun liikevaihtoraja on ylittynyt, yritys poistetaan järjestelmästä. Jos verovapauden myöntäneen jäsenvaltion kansallinen liikevaihdon raja ylittyy, yritys ei voi enää hyödyntää verovapautta tässä kyseisessä jäsenvaltiossa.

Arvonlisäveron vähennysoikeus

Pienten yritysten alv-järjestelmässä on kyse toiminnan vähäisyyden perusteella arvonlisäverosta vapautetusta liiketoiminnasta. Näin ollen järjestelmän mukaan harjoitettuun liiketoimintaan kohdistuvien ostojen arvonlisäverosta ei ole vähennysoikeutta. Mikäli yritys haluaa edelleen vähentää hankintoihinsa sisältyvät arvonlisäverot täysimääräisesti, sen ei tule rekisteröityä järjestelmään, vaan se voi jatkaa tavaroiden tai palveluiden myyntiä arvonlisäverollisena.
Jos yritys haluaa hyödyntää järjestelmää, vähennysoikeuden kanssa kannattaa olla tarkkana. Koska liikevaihtorajat vaihtelevat jäsenvaltioittain, samalla yrityksellä voi olla yhdessä EU-maassa verollista liiketoimintaa ja toisessa EU-maassa verosta vapautettua liiketoimintaa. Yrityksen pitää pystyä kohdentamaan hankintojen arvonlisäverot oikein. Jos hankinta eli osto kohdistuu sekä arvonlisäverolliseen että verosta vapautettuun toimintaan, on hankinnan sisältämä arvonlisävero vähennyskelpoinen siltä osin, kun se kohdistuu verolliseen toimintaan.

Esimerkki: Yritys on Suomessa alv-rekisterissä. Yritys on rekisteröitynyt pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmään ja myy sen kautta tavaroita verovapaasti Saksaan. Lisäksi yritys on rekisteröitynyt OSS-järjestelmään ja myy sen kautta verollisesti tavaroita Tanskaan. Yritys ei voi vähentää Saksan myynteihin kohdistuvien hankintojen arvonlisäveroa. Yrityksellä on kuitenkin vähennysoikeus Suomen ja Tanskan verollisiin myynteihin kohdistuvien hankintojen arvonlisäverosta.

Samalla yrityksellä voi olla yhdessä EU-maassa verollista liiketoimintaa ja toisessa EU-maassa verosta vapautettua liiketoimintaa.

Verohallinto tukena

1.9.2024 voimaan tullut yleisen arvonlisäverokannan nosto vaikutti varmasti monen pienyrittäjän arkeen. Pienten yritysten arvonlisäverotukseen on kuitenkin edelleen tulossa monia muutoksia. Erityisen oleellisia lienevät vähäisen toiminnan rajan nousu 20 000 euroon ja alarajahuojennuksen poistuminen. Samaan aikaan voimaan tuleva pienten yritysten EU-myynnin alv-järjestelmä on eräs elementti, joka voi pienentää pieniin yrityksiin kohdistuvaa arvonlisäverorasitusta ja rohkaista yrityksiä kokeilemaan siipiään Suomen rajojen ulkopuolella.

Monien muutosten yhteisvaikutusten ymmärtäminen ei ole kuitenkaan helppoa. Erityisesti pienille yrityksille lienee myös haasteellista arvioida uuden järjestelmän mukanaan tuomien velvoitteiden ja siitä koituvien hyötyjen suhdetta oman liiketoimintansa kannalta. Verohallinto pyrkii olemaan yritysten tukena muutosten arvioinnissa antamalla mahdollisimman kattavaa ja ajantasaista ohjeistusta ja neuvontaa.