Taloushallintoliiton puheenjohtaja Vuokko Mäkinen: Historian kirjaamisesta asiakastyöhön

Taloushallintoliiton uusi puheenjohtaja Vuokko Mäkinen on tehnyt koko ikänsä töitä sähköisen taloushallinnon parissa. Melkoinen saavutus, sillä työuraa on syyskuussa takana 40 vuotta.

Mäkinen on myös keskustelija, hän ei kovinkaan paljoa asettele sanojaan vaan kertoo mielipiteensä suoraan. 

– Olen aina ollut toiminnan ihminen ja ehkä nyt tarvitsen hieman jarruja, pitää malttaa mennä samassa tahdissa muiden kanssa. Olen aiemmin voinut sanoa itsenäisesti, mitä ajattelen. Nyt pitää puheenjohtajana huomioida koko jäsenistön tarpeet ja tilanne, hän naurahtaa.

Mäkisen tavoitteena on lisätä Taloushallintoliiton näkyvyyttä ja vaikutusmahdollisuuksia. Pitää myös saada lisää jäseniä: tilitoimistoja ja taloushallinnon ammattilaisia.

– Onko väärin sanoa, että meidän pitää olla markkinalähtöisempi? Alalle pitää saada lisää nuoria ja karistaa kirjanpitäjän ehkä vanhahtava viitta harteilta.

Maatilalta maatilalle

Elimäellä maatalon tyttäreksi syntyneestä Vuokosta piti tulla eläinlääkäri. Pitkän matematiikan kirjoittajana eläinlääketieteelliseen tiedekuntaan päästäkseen hänen olisi pitänyt tenttiä psykologia. Vuokko päätti pitää välivuoden ja meni kauppaoppilaitokseen laskentatoimen linjalle. Siinä ohessa hän ajatteli hoitaa nuo psykologia tentit. 

Kauppaopiston aikana 1974 hän pääsi harjoittelijaksi tilitoimistoon, jossa jo silloin kirjanpitoa hoidettiin tietokoneella. Se vei mennessään. Vuoroon tulivat pankit HOP ja KOP sekä ohjelmistotalo OpusCapita.

– Taloushallinnon järjestelmät eivät ole juuri noista ajoista muuttuneet eli pankkien isoissa koneissa pyöritettiin öisin kirjanpitoa ja reskontraa.

– Tuohon vanhaan ytimeen on lisätty uusia juttuja, mutta aito kehittäminen on jäänyt ja se on huono asia. On automatisoitu ainoastaan tiedontallennustyötä. Monta hyvää innovaatiota – kuten esimerkiksi verkkolasku – on hyödynnetty vain osin.

1990-luvun alun lama-aikana Vuokko Mäkinen perusti Hawcon Oy:n, nykyisin parikymmentä ihmistä Espoossa ja Kotkassa työllistävän tilitoimiston, jota nyt vetää hänen tyttärensä.

– Kiersin alussa Suomea. Ensimmäinen keikkani Kankaanpäässä kesti yhdeksän kuukautta ja laitoin yhden kodinkoneliikkeen tietojärjestelmät ja taloushallinnon uuteen kuosiin. 

– Espoosta lähdin ja sinne palasin, mutta siihen lenkkiin mahtui aika monta jänistä.

Vuokko Mäkinen ei ole enää aktiivisesti mukana Hawconin päivittäisessä työssä ja näin hänellä on aikaa paneutua puheenjohtajan tehtäviin yhtä pientä poikkeusta lukuun ottamatta.

– Ostimme tyttäreni kanssa Liljendalista maatilan, jossa on 100 munivaa kanaa, 25 lammasta ja kaksi hevosta. Tämän luottamustoimen johdosta joudun ehkä palkkaamaan sinne vähän apua, mutta toisaalta siellä myös lataan akkuni.

Tuotamme historiaa

Taloushallinnon alan tulevaisuus näyttää hyvältä ja se osaltaan johtuu siitä, että mitä monimutkaisemmaksi maailma muuttuu ja mitä tärkeämpää valtiolla on kerätä arvonlisäveroja ja muita veroja sekä pitää yritykset kurissa ja nuhteessa, sitä enemmän asiantuntemusta tarvitaan. 

Haasteelliset taloudelliset tilanteet pakottavat osallistumaan yhä enemmän yrityksen toimintaan.

– Alamme erikoistuu yhä enemmän ja enemmän ja meitä tarvitaan. Meidän pitää vaan vähän muuttua matkan varrella.

Taloushallintoon pitää saada myös nuoria ja perinteisillä toimintamalleilla ala ei heitä kiinnosta. Mitä enemmän lähestytään bisnestä ja työvälineet kehittyvät, sitä enemmän ala kiinnostaa.

– Kun katsoo liiton nuorta porukkaa tilaisuuksissa, he eivät jää koppeihin puurtamaan.

Tilitoimistoissa tehdään vielä paljon perinteistä, lakisääteistä työtä, mutta osassa on pilvipalveluiden myötä kasvanut myös yhteinen tekeminen asiakkaan kanssa.

– Tilitoimistoissa tehdään edelleen dokumentointia eikä olla aktiivisesti mukana yritystoiminnassa ja sen kehittämisessä yhdessä yritysjohdon kanssa. Me pääsääntöisesti tuotamme historiaa. Osittain se johtuu siitä, että järjestelmämme on rakennettu tähän tehtävään.

Toinen tekijä on, että tuotannonohjausta ei koeta osaksi taloushallintoa. 

– Uudet tuulet eivät ole vielä oikein pyyhkineet Suomessa niin voimakkaasti, että saataisiin uutta ajattelua. Sitä olen jo muutaman vuoden yrittänyt herätellä.

Tietojärjestelmät ovat taloushallinnolle vain työkaluja ja kun niillä päästään lähemmäs reaaliaikaista tietoa, yhteistyön mahdollisuudet paranevat. Nykyjärjestelmissä tiedon hyödyntäminen vaatii aina erityistyökaluja, kun ydintä ei ole rakennettu tätä varten.

– Me taistelemme monien turhien ja aikaavievien asioiden kanssa. Sähköistä laskutusta on tehty jo 2000-luvun alusta asti eikä verkkolaskun tietosisältöä ole saatu kuntoon. Sähköistä laskua käytetään siihen, että lasku saadaan isojen yritysten järjestelmiin. Laskun liitteenä on varsinainen kuva, joka kertoo todelliset tiedot, mutta niiden hyödyntämisessä ei ole päästy eteenpäin. Verkkolaskusta hyödynnämme ainoastaan minimisisällön.

– Luulen, että saamme tämän kuntoon. Viranomaisraportoinnin automatisointia edistävän Taloushallinnon runkoverkko (TARU) -hankkeen myötä on käynnistetty verkkolaskun minimitiedon uusi määrittäminen ja toivon, että vuoden 2015 lopussa meillä on parempaa sisältöä saatavissa.

Sieltä saataisiin kerättyä muun muassa arvonlisäveroilmoitusten peruslaskelma suoraan ilman kirjanpitoa, mutta kun informaatiota ei ole pakko käyttää, tietoa ei nyt saada.

Yrityksen auttajaksi

Myös liiton jäsenkunta on hyvin monimuotoista; on isoja yrityksiä, joilla painopiste on prosessien kehittämisessä ja asiantuntijuudessa sekä toisaalta 1-2 hengen yrityksiä. Miten näiden edunvalvonta ja koulutus voidaan yhtenäistää?

– Omakin yritykseni on joskus ollut pieni yhden ämmän yritys. Pienellä tilitoimistolla on myös pieniä asiakkaita ja sitä varten on omanlaisia järjestelmiä ja toimintatapoja. Se ei kuitenkaan poista sitä, että pienelläkin yrityksellä on tarpeita hyödyntää uusia menetelmiä.

Mäkinen kertoo esimerkin muutaman auton kuljetusliikkeestä, joka halusi tietää, miten kustannukset syntyivät: auto ja kuljettajakohtaiset kulut pystyttiin erittelemään.

– Seurantoja voi tehdä siitä, mihin yrityksen kannattavuus perustuu. Jollekin yritykselle tuloslaskelman ja taseen merkitys on pieni. Voidaan seurata saatavia, velkoja, myyntiä ja myyntikatetta. Mistä mahdollinen tuloksen heikkeneminen johtuu ja mistä kulujen kasvu tulee? Tilitoimiston täytyy ymmärtää, mitkä ovat olennaiset luvut ja käydä yhdessä asiakkaan kanssa ne läpi, sanoo Mäkinen.

– Kirjanpitäjän ei ole helppoa muuntua tällaiseksi yrityksen auttajaksi.

Mäkinen pohtii, johtuuko tällainen muuntautumiskyvyn vaikeus koulutuksesta. Kouluissa luetaan teoriaa, tilinpäätöksiä ja tehdään tilinpäätösanalyysejä eikä mietitä bisnesprosesseja. Jos asiakasyrityksessä on strategia ja toiminnan mittareita, pitää myös taloushallinnon olla mukana niitä kehittämässä ja seuraamassa. Koulutusorganisaatioissakin – ainakin muutamissa – tuodaan jo tätä puolta opinto-ohjelmaan.

– Eihän meidän ole koskaan oikeastaan tarvinnut myydä palvelujamme emmekä ole miettineet, mitä se asiakas meiltä oikeasti ostaa. Tai mitä haluaisi ostaa.

Liiton asiakastutkimuksista vuosi vuodelta pomppaa selkeämmin esiin, että asiakas kaipaisi enemmän neuvoja. Tärkeiden tunnuslukujen tuottaminen ja seuranta pitäisi pohtia yhdessä asiakkaan kanssa, jolloin tehdystä työstä ollaan myös valmiita maksamaan.

Taloushallintoliiton tärkeimmät tehtävät ovat koulutus, tiedonjako ja edunvalvonta. Kun jotain ollaan uudistamassa, pitää siihen päästä vaikuttamaan heti alkumetreillä ja samalla jakaa tietoa jäsenkunnalle.

– Hyvä esimerkki tästä on, että olemme tehneet paljon töitä rakentamispalvelujen ilmoitusvelvollisuuden valmistelussa ja tiedottamisessa. Tässä tilitoimistot ovat rajapinta ja ilman niitä se ei tule onnistumaan. Teimme Suomen Tilaajavastuun kanssa yhteistyötä ja saimme selainpohjaisen palvelun,  joka on erinomainen apuväline ilmoitusten tekemisessä. Ja näitä tulee lisää, sillä harmaan talouden torjuntaohjelmassahan oli parikymmentä kohtaa, tämä oli ensimmäinen.

Robotti ei korvaa ihmistä

Vuokko Mäkisen mieliaihe on automaation kasvu, se etenee väistämättä. Tietoa syntyy pitkin matkaa suoraan ja aineisto syntyy tiedon lähteellä. Tämä on jopa tavoite, sillä taloushallinnon ammattilaisen tehtävä ei ole tiedon tallentaminen vaan sen analysointi sekä poikkeamiin puuttuminen, ohjaaminen ja interaktiivisesti asiakkaaseen yhteydessä oleminen.

– Siihen ei päästä ennen kuin tulee aitoa automaation kasvua. Räpellämme nykyisten järjestelmien kanssa ja teemme valtavasti turhaa työtä. Miten esimerkiksi saamme pienet ”sliparit” suoraan järjestelmään? Luottokorttiostokset ja muut kaupan ostokset ovat jo sähköisessä järjestelmässä, ne pitäisi saada imaistua sieltä suoraan kirjanpitoon ilman paperilappujen käsittelyä.

Automaatio ei kuitenkaan vaaranna alan työtilannetta. Mäkinen sanoo, että robotti ei pysty luovaan ajatteluun, se on ihmisen tehtävä.

– Olemme menossa kohti mielenkiintoisia aikoja. Mitä enemmän on vaihtoehtoja, sitä enemmän tarvitaan asiantuntijuutta. Raportointi ei tule vähenemään ja se meidän pitää osata. Asiakas on aina valmis maksamaan tiedosta, josta on hänelle hyötyä.

Mäkinen pitää tärkeänä, että päästäisiin reaaliaikaisen tiedon pariin. Jotta tämä olisi mahdollista, muutosten ketju on pitkä. Se lähtee kuitenkin taloushallinnon alan ihmisistä: heidän pitää alkaa vaatia uusia järjestelmiä.

– Uudistumisen kohdalla tilanne on sama kuin koko Suomessa: puuttuu intoa ja paloa tehdä jotakin. Kenelläkään ei ole kokonaispärjäämisen vastuuta, vaan aina törmätään tilanteeseen, että tämä ei kuulu meille. Kyseessä on ”paha kierre” ja voi olla ettei siitä päästä, ennen kuin olemme pohjalla ja on pakko tehdä jotain.