OCR-koneelta digiaikaan

Irja Hirsinummesta piti tulla verohallinnon ammattilainen. Ennen Tampereen yliopistossa suoritettuja opintoja Hirsinummelle oli jo kertynyt työkokemusta kolme vuotta verokarhun palveluksessa. Kun hän valmistui, ei vakituista virkaa verohallinnosta kuitenkaan heti löytynyt, joten Hirsinummi meni töihin tilitoimistoon.

– Olin siellä yli seitsemän vuotta, ja molemmat tyttäreni syntyivät tuona aikana – eli menivät valitettavasti entisen työnantajan “piikkiin”, naurahtaa Hirsinummi uransa alkuaikoja muistellessaan.

Sen jälkeen käynnistyi yrittäjän ura, ensin kahden helsinkiläisen kumppanin kanssa ja sitten omassa yrityksessä.

– Ensimmäinen toimisto oli Ratapihankadulla. Sitten muutimme Humalistonkadulle Kestilän taloon ja siitä sitten Yliopistonkadulle toimistotaloksi saneerattuun, vanhaan kirjekuori- ja pussitehtaan kiinteistöön. Näillä kulmilla on pyöritty yli 30 vuotta.

Hirsinummi pyöritti toimintaa alussa yksin. Ensimmäinen asiakas oli pieni, kolmen kaveruksen perustama maanrakennusliike. Toiminta laajeni vauhdilla, sillä jo ensimmäisen yrittäjävuoden lopussa toimistossa oli Irjan lisäksi kolme työntekijää. Seuraavana vuonna toimisto laajeni vielä kahdella kirjanpitäjällä.

– Nyt meitä on 16, joista yksi työntekijä on hoito- ja opintovapaalla.

Laskentatieto Oy Irja Hirsinummella on noin 230 asiakasyritystä useilta eri toimialoilta. Asiakasyritysten koot vaihtelevat pienistä toiminimiyrityksistä kansainvälisten yhtiöiden tytäryhtiöihin ja erilaisiin osakkuus- ja konserniyrityksiin. 

 
OCR-koneesta digimaailmaan

Toimiston alkuvuosina Turun kauppatorin KOP:n kolmion liukuportaat tulivat Irjalle tutuiksi. Numerotiedot tositteista eli tositenumero, summa ja tilitiedot syötettiin OCR-koneeseen, joka oli vähän laskukoneen näköinen vempain. Merkinnöin varustetut paperirullat pudotettiin pussiin, jotka kiikutettiin KOP:n takapihalla, liukuportaiden päässä olevaa isoon puiseen laatikkoon, josta ne lähtivät pankkipostin mukana Helsinkiin ”atk-ajoon”.  Ajopäiviä oli 2–3 kertaa viikossa, ja valmiit atk-tulosteet palautettiin takaisin samaan laatikkoon pankkipostin mukana. Elektroniikan hinta oli kova, sillä yksi monitoimilaskin eli ihan tavallinen laskukone maksoi suunnilleen työntekijän kuukausipalkan verran.

– Aika nopeasti meille tuli ensimmäinen oma tietokone, joka maksoi mansikoita. En ole ikinä edes haaveillut niin kalliista autosta kuin mitä seuraavan koneen hankinta ja sen laajennus maksoivat.

Alkuaikojen tietokoneiden kapasiteetti oli kuitenkin lähes olematon. Yhden ison asiakkaan kuukausiajo, jossa oli useita kustannuspaikkoja, vei koko koneen kapasiteetin. Koko yö piti pyhittää saman asiakkaan tietojen käsittelylle, ja pahimmillaan kone raksutti tietoja vielä seuraavana aamunakin toimiston väen kokoontuessa aamukahville.

– Suhteessa elektroniikan hinta on onneksi laskenut.

 
Perhe tuo virtaa ja tarjoaa apua

Hirsinummi tekee edelleen täysillä töitä, vaikka eläkkeellekin voisi jo jäädä. Työinnostaan hän kiittää erityisesti hyviä, innostuneita ja osaavia työkavereitaan sekä mukavia asiakkaitaan.
Yrityksen kasvuvuosina tärkeä tuki tuli perheeltä ja lähisukulaisilta, jotka auttoivat erityisesti lasten kanssa.

– Jos puoliso ei tue tällaista yrittäjyyttä vaan olettaa, että vaimo seisoo ”viittä vaille neljä vaatenaulakolla kuin virkamies” ja sitten ”startataan mökkimatkalle”, niin yrittämisestä ei tule mitään.  Miehelläni on oma insinööritoimisto ja hän ymmärtää, että sovitut työt ja asiat on hoidettava kelloon katsomatta. Yrittäjyys tulee todella raskaaksi, ellei perheessä tästä asiasta olla samaa mieltä.

Hirsinummi muutti perheineen Tarvasjoelle, kun vanhempi tytär oli puolivuotias. Työmatka Turun konttorille oli suuntaansa 36 kilometriä. Tuo matka on sekä hyvä että huono. Pimeään talviaikaan huonoilla ajokeleillä matka oli jonkinmoinen lisärasite, mutta toisaalta se irrotti väkisinkin päivän kiireistä. Kesäaikaan oma piha, puutarha, savusauna ja uima-allas olivat hyviä paikkoja rentoutumiseen. Lisäksi lapsille oli maaseudulla saatavilla hyvät, turvalliset perhehoito­paikat. Kun lapset tulivat kouluikään, naapurissa asunut aviomiehen äiti vastasi lasten hoidosta koulupäivien jälkeen. 

 
Viidakkorumpu toi töitä

Laskentatieto Oy:n alkuvuosina paras tapa markkinoida ja hankkia asiakkaita oli viidakkorumpu. Kun yritys hoiti työnsä hyvin, asiakkaat olivat uskollisia ja suosittelivat toimistoa uusille yrittäjille. Hirsinummen mielestä myös hyvät suhteet yrittäjäjärjestöihin, kauppakamariin, eri pankkeihin ja tilintarkastusyhteisöihin ovat hyvä pohja verkostoitumiseen.

– Turun alueella meillä vanhoilla Taloushallintoliiton jäsentoimistoilla, joita on noin 50–60, ei ole varsinaista kisaa keskenämme, vaan teemme yhteistyötä muun muassa koulutuksen osalta. Kaikille, jotka tekevät työnsä kunnolla, riittää töitä.

– Aikaisemmin ei juuri mainostettu. Tärkein oli ilmoitus puhelinluettelossa – ja sekin meillä liiton toimistoilla oli yhteisen raamin sisällä. Nykypäivänä pitää olla esillä ainakin Googlessa ja nettisivuilla.

Hirsinummen toimiston työtilanne on tällä hetkellä hyvä, eikä varsinaista uusasiakashankintaa ole juuri tehty. Toki uusista, mielenkiintoisista asiakkuuksista ollaan aina kiinnostuneita. Uuden ajan markkinointiin, jossa myyntimiehet kolkuttelevat yritysten ovia kuin vanhan ajan vakuutusasia­miehet, Hirsinummi ei usko. Ikävintä on, että usein tuo myyntimies lupaa ihan mitä tahansa ja kaiken puolet halvemmalla kuin nykyinen toimisto, vaikka myyjä ei ymmärrä itse alasta mitään. Työt tehdään eri paikkakunnilla ja asiakkaalle luvataan samaan hintaan niin sanottu asiantuntija tapaaminen kerran kahdessa vuodessa.

– Asiakas tarvitsee kumppanin. Ei auta, jos kontaktihenkilö on Oulussa tai Tampereella, tai pahimmillaan asiakkaan laskutus hoidetaan vaikkapa Espanjasta. Hyvin monet näiden myyntimiesten houkutuksiin tarttuneet ovat jo palanneet takaisin vanhaan tilitoimistoonsa. Laadullisesti samaa palvelua ja tuotetta ei saa puoleen hintaan mistään, se on varma.

 
Laiskuus auttaa digitalisaatiossa

Toimiston OCR-koneesta on otettu valtava loikka nykypäivän digitaaliseen maailmaan. Hirsinummi on kulkenut tässä kehityksessä etukenossa, mutta murroksen keskellä hänellä on ollut selkeä punainen lanka: Pitää ymmärtää, mikä on apuväline ja mikä ydinosaamista.

– Täysin sähköiset taloushallinnon palvelut ovat olleet meillä käytössä jo yli 10 vuotta. Kiitos innovatiivisten asiakkaiden ja henkilökunnan, jotka ovat ottaneet haasteen vastaan ja lähteneet kokeilemaan ja kehittämään ohjelmatoimittajien sähköisiä palveluja. Muutos on vaatinut myös asiakkailta ennakkoluulottomuutta, sillä alkuvaiheessa esimerkiksi sähköisiä ostolaskuja oli saatavissa toimialasta riippuen vain 10–30 %, ja hyvin suuri osa laskuista jouduttiin skannaamaan. Tällöin ei vielä päästy hyödyntämään sähköisen maailman tarjoamia säästöjä kuin murto-osa nykyiseen verrattuna. Nyt onneksi skannattujen laskujen määrä on oleellisesti pienentynyt ja vähenee joka päivä. Sen sijaan tiedon etsiminen sähköisestä arkistosta mappien selaamiseen verrattuna helpotti työntekoa heti.     

Hirsinummen mukaan pitää olla sopivasti laiska, että opettelee käyttämään automaatiota.

– Sen jälkeen, kun on oppinut hyödyntämään sähköistä taloushallintoa, ei suostu enää palaamaan paperimaailmaan. Nykyaikaisten järjestelmien avulla pystymme tuottamaan hyvin ajantasaista tietoa asiakkaalle, mutta siinäkin on huomioitava, että tämä on tiimityötä, jossa myös asiakasyrityksen on hoidettava oma osuutensa.

Rutiinien automatisoinnin myötä jää myös enemmän aikaa asiakkaan kanssa kommunikointiin, tiedon analysointiin ja raportointiin. Henkilökohtaiset tapaamiset, kuten esimerkiksi tilinpäätösneuvottelut asiakkaiden kanssa, ovat kuitenkin välttämättömiä. Keskusteluissa tulee usein ilmi sellaisia tärkeitä asioita sekä päättyvästä että kuluvasta tilikaudesta, joilla voi olla suurikin merkitys tilinpäätöksen ja koko yrityksen kannalta.

– Me olemme kokeneet tämän äärettömän tärkeäksi, ja lähes poikkeuksetta asiakkaat haluavat tulla näihin palavereihin.

Hirsinummen mukaan taloushallinto vaatii jatkuvaa kouluttautumista sekä asiaosaamisen että tekniikan osalta. Pitää lukea alan kirjallisuutta ja lehtiä sekä osallistua säännöllisesti alan koulutuksiin.

– Muutospaine on niin kova, että jos näin ei tee, voi unohtaa nämä hommat. Varsin ikävänä olemme kokeneet sen, että nykyinen verotuskäytäntö sysää yhä enemmän vastuuta tilitoimistoille. Pienikin virhe, jonka veroilmoituksen laatija tekee, on lähes aina ”tahallinen ja törkeä huolimattomuus”. Verovalmistelijalla sen sijaan ei ole mitään vastuuta, eikä verovelvollinen saa verohyvitystä, vaikka virhe olisi verohallinnon. Oikaisuvaatimuksen lasku kun kaatuu aina verovelvolliselle. 

 
Firma pysyy perheessä

Laskentatieto Oy Irja Hirsinummi pysyy jatkossakin perheen käsissä, sillä suunnitelma yrityksen siirtymisestä seuraavalle polvelle on tehty jo vuosia sitten. Nuorempi tytär Reeta on kauppakorkeakoulusta valmistumisensa jälkeen työskennellyt yrityksessä asiakkuuspäällikkönä jo yli 10 vuotta. Reeta vastaa myös järjestelmien kehittämisestä ja uusasiakas­hankinnasta. Isosisko Riikka työskentelee lääketutkijana, mutta on kuitenkin myös osakkeenomistaja ja osallistuu yrityksen hallintoon muun perheen ohella. 

– Onneksi mielikuva taloushallinnon ammattilaisista ja alan houkuttelevuudesta on muuttumassa. Käsitykseni mukaan esimerkiksi kauppakorkeakoulussa tilintarkastuksen kurssit ovat aina täynnä, eivätkä kaikki halukkaat edes pääse niille. Tilitoimistotyö on monipuolista – kahta samanlaista päivää ei ole. Yrittäjät ovat kaikki erilaisia persoonia eri toimialoilta, mikä tuo oman värikkyytensä tälle alalle. Koska erilaisia asiakkaita on paljon, työ on vaihtelevaa, mutta vaatii myös erittäin paljon osaamista ja kykyä siirtyä nopeasti asiasta ja asiakkaasta toiseen. Ja jos joku vielä kuvittelee, että ala on introverteille nyhertäjille, Irja Hirsinummi esittää kutsun:

– Tulkaa joku päivä meidän kahvihuoneeseen kuuntelemaan ja katselemaan. Kirjanpitäjät ovat hulvatonta porukkaa!