Hyvä kirjanpitäjä osaa hahmottaa kokonaisuuden

Kirjanpitäjän työssä korostuvat jatkossa asiakaspalvelu ja uuden teknologian hallinta. Silloin on hyvä tuntea prosesseja ja hallita vuorovaikutustaitoja, sanoo Maria Vuontisvaara. Maria Vuontisvaara opiskeli liiketaloustiedettä Georgetownin yliopistossa Yhdysvalloissa ja jatkoi Jyväskylän yliopistossa laskentatoimen ja kansantaloustieteen opintojen parissa ekonomiksi.

Hän on ollut tekemisissä it-asioiden kanssa koko työuransa ajan. Tie vei ensin ohjelmisto- ja palveluyritys Aditroon ja Tietoon, joissa hän vastasi talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien kehittämisestä.

Kuntasektorin henkilöstö- ja talouspalveluja tarjoavassa Kunnan Taitoa -yrityksessä (nykyisin Sarastia) hän vastasi projektiliiketoiminnan kehittämisestä.

– Uuden kehittäminen on aina kiehtonut. Olen vahvasti projektiluontoinen ihminen. Kehityshankkeissa pääsee tekemään innovatiivisia asioita ja järkeistämään työn tekemisen tapoja ja prosesseja, Vuontisvaara sanoo.

Datan integrointi ja konvertointi järjestelmästä toiseen sekä varsinaiset taloushallintorutiinit edellyttivät vielä yllättävän paljon manuaalista työtä. Vuontisvaara ryhtyi kollegoidensa kanssa pohtimaan, voisiko tehtäviä jotenkin tehostaa ja automatisoida.

Vähitellen kypsyi ajatus omasta yrityksestä, joka keskittyisi tietotyön robotiikka- ja koneälyautomaatioon.

– Meillä oli hyvin hallussa menetelmät prosessien virtaviivaistamiseen. Kun tähän alkoi olla myös tehokkaita työkaluja, päätimme lähteä tekemään itse tietotyön automatisointia.

Vuontisvaaran ja kolmen muun perustajaosakkaan MOST Digital on nyt toiminut kolme vuotta. Asiakkaita yritys on saanut eri toimialoilta hoivapalveluista valmistavaan teollisuuteen ja julkiseen sektoriin.

Uuden teknologian käytössä isoja eroja

Vuontisvaaran kokemuksen mukaan uuden teknologian hyödyntäminen on taloushallinnossa hyvin vaihtelevaa. Etenkin moni iso toimija on päässyt tässä jo pitkälle, kun taas varsinkin pienemmissä yrityksissä ja tilitoimistoissa ollaan vielä täysin lähtökuopissa.

– Esimerkiksi robotiikassa pankki- ja vakuutussektori ovat olleet edelläkävijöitä.

Vuontisvaara sanoo, että taloushallinnossa vaikkapa volyymi- ja ostolaskujen rutiinitehtävät hoidetaan jatkossa automatisoidusti ohjelmistorobotiikalla. Se muuttaa ostolaskuasiantuntijan tehtävänkuvaa enemmän asiakaspalvelun ja robottien toiminnan ohjauksen suuntaan.

– Silloin on hyvä tuntea prosesseja ja hallita vuorovaikutustaitoja. Yksittäiseltä työntekijältä edellytetään myös entistä itsenäisempää otetta tehdä päätöksiä ja ratkoa ongelmia.

Rutiininomaisen tallentamistyön sijaan kirjanpitäjän työ on yhä enemmän analysointia ja numeroiden tulkintaa, mikä auttaa asiakasyritysten johtoa tekemään päätöksiä.

– Perusasiat on hallittava jatkossakin ja on ymmärrettävä, mistä taloushallinnon luvut syntyvät. Kirjanpitäjän työsarka lähenee analyytikon ja kontrollerin tehtäviä.

Digitalisaatio ei vähennä töitä, päinvastoin

Viekö digitalisaatio työt kirjanpitäjiltä ja palkanlaskijoilta? Tähän alan ammattilaisia mietityttävään kysymykseen Vuontisvaarakin saa aika ajoin vastata.

– Digitalisaatio ei vähennä työtä. Päinvastoin, se luo uusia mahdollisuuksia ja keinoja hallita suurempia tehtävämääriä. Työ ei lopu tilitoimistoista. Se vain muuttuu manuaalisista rutiineista entistä kiinnostavampaan suuntaan.

Robotiikka ja tekoäly muuttavat kuitenkin väistämättä taloushallinnon työtehtäviä. Toisaalta tässä ei ole mitään uutta, sillä kirjanpito on sähköistynyt ja määrämuotoistunut viime vuosikymmeninä jatkuvasti.

Uusi teknologia kiihdyttää kuitenkin muutosta ja sen vaikutukset ovat entistä laajemmat.

Vuontisvaara käy puhumassa työstään oppilaitoksissa ja sanoo korostavansa taloushallintoa opiskeleville laaja-alaista koulutusta.

– Kapea-alaisen osaamisen sijaan on hyvä pystyä hahmottamaan kokonaisuuksia ja ymmärtämään asioiden syy- ja seuraussuhteita. Tilastomatematiikasta ja loogisesta päättelykyvystä on hyötyä.

– Myös ohjelmistokielen perusasiat on hyvä hallita ja osata esimerkiksi käyttää Python-ohjelmistokieltä. Asiakaspalvelu- ja vuorovaikutustaitojakin kannattaa opetella, Vuontisvaara listaa.

Jokaisen kannattaa tietää perusasiat automatisoinnista

Taloushallinnon automatisoinnin suurin haaste ei ole nopeasti kehittyvä teknologia. Isoimmat rajoitteet tulevat organisaatioista ja asenteista, huomauttaa Matias Tiala.

Matias Tiala opiskeli Turun ammattikorkeakoulussa elektroniikkainsinööriksi ja hakeutui työurallaan ensimmäiseksi terveydenhuollon robotteja kehittävään yritykseen.

Vuonna 2016 hän törmäsi netissä ohjelmistorobotiikkaa käsitelleeseen artikkeliin, joka sai innostumaan aiheesta.

– Mitä syvemmälle asiaan perehdyin, sitä järkevämmältä teknologian hyödyntäminen alkoi tuntua.

Seuraavaksi Tiala lähti etsimään työpaikkaa, jossa ohjelmistorobotiikkaa pääsisi kehittämään käytännössä. Sellainen löytyi taloushallintopalveluja tarjoavasta Stariasta. Tiala työskenteli aluksi konsulttina ja eteni nopeasti vastaamaan ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn liiketoiminnasta ja hyödyntämisestä.

– Hyödyntämätöntä potentiaalia on vielä paljon.

Tekoäly tekee yhä vaativampia töitä

Tiala vastaa nyt Starian ohjelmistorobotiikka- ja tekoälyasiantuntijoiden päivittäisen toiminnan johtamisesta ja kehittämisestä. Ohjelmistorobotiikkaa käytetään nykyisin paljon tietojen siirtoon tietojärjestelmästä toiseen. Robotti esimerkiksi hakee tarvittavat tiedot palkanlaskentaohjelmasta ja vie tiedot kirjanpitoon.

Tialan mukaan automaation seuraavassa aallossa entistä älykkäämmät järjestelmät tekevät yhä vaativampia tehtäviä ja hallitsevat myös taloushallinnon substanssia. Starialla on esimerkiksi ollut jo parin vuoden ajan käytössä ohjelmisto, joka osaa analysoida, tiliöidä ja kohdentaa ostolaskut oikeaan kustannuspaikkaan.

Tialan mielestä taloushallinnon automatisoinnin suurin haaste ei ole nopeasti kehittyvä teknologia, vaan isoimmat rajoitteet tulevat organisaatioista ja asenteista. Oleellista olisi pystyä hahmottamaan päivittäisistä rutiineista paljon aikaa vieviä tehtäviä, jotka voidaan automatisoida.

– Kyse ei ole vain tehokkuudesta. Automatisoinnin avulla voidaan myös parantaa työn laatua, kun inhimilliset virheet rutiinitehtävissä poistuvat.

Tiala toivoo, että automatiikkaa hyödyntävissä yrityksissä tekninen osaaminen ei keskity vain tietyille henkilöille. Hänestä olisi hyvä, että yksittäinen kirjanpitäjäkin pystyy hahmottamaan uutta teknologiaa ja tunnistamaan näin automatisoitavia työvaiheita.

Kirjanpitäjistä vastaavia konemestareita

Tiala sanoo, että kirjanpitäjän työ muuttuu tietoa kirjaavasta ja paikasta toiseen siirtävästä työstä entistä enemmän prosessien etenemistä seuraavaan työhön, jossa puututaan poikkeamiin ja esimerkiksi pyydetään tarvittaessa lisätietoa asiakkaalta.

– Työ vaihtuu kammen pyörittämisestä laitteiden toiminnasta vastaavan konemestarin tehtäviin, Tiala vertaa.

Hän uskoo myös, että tilitoimiston työ muuttuu entistä analyyttisempaan suuntaan. Se tarkoittaa neuvontaa ja taloudellisesta datasta tehtyjen havaintojen avaamista asiakkaalle. Tähän tarvitaan hyviä asiakaspalvelu- ja viestintätaitoja.

Tialan mielestä tärkeintä on halu jatkuvaan oppimiseen.

– Koulusta saatu oppi ei riitä työelämässä, vaan koko ajan on opittava uusia asioita ja taitoja. Kirjanpitäjän ei tarvitse opetella koodarin taitoja, mutta ohjelmistojen ja tietojärjestelmien toiminnan ymmärtäminen ainakin päällisin puolin on ehdoton plussa.

– Pehmeitäkin taitoja on hyvä vahvistaa, kun asiakaspalvelu- ja viestintätaitoja tarvitaan entistä enemmän tulevaisuudessa.

Asiat voi tehdä fiksummin ilman tekoälyäkin

Keskustelu taloushallinnon työn muutoksesta keskittyy vähän liikaakin uuteen teknologiaan. Vähemmälle huomiolle jää jatkuva parantaminen päivittäisessä arjessa, sanoo Jonathan Teir.

Jonathan Teir aloitti kauppatieteen maisterin opinnot vuonna 2011 ja valmistui virallisesti viime vuonna. Opinnot hieman viivästyivät, sillä niiden alkupuolelta lähtien hän on työskennellyt perheyhtiö Greenstepissä eri tehtävissä. Yritys tarjoaa yrityksille taloushallinnon sekä talous- ja henkilöstöjohtamisen palveluita. Lisäksi se kehittää erilaisia raportointi-, automaatio- ja järjestelmäratkaisuja.

Teir aloitti liikkeenjohdon ja taloushallinnon konsulttina, mutta aika nopeasti hän siirtyi kehittämään prosesseja ja uusia tuotteita.

– Automaatio ja analytiikka alkoivat kiinnostaa ja näin palveluilla olevan vahvasti kysyntää. Niinpä lähdin kehittämään sen ympärille palveluita ja uutta liiketoimintaa.

Teir vetää tällä hetkellä kymmenen asiantuntijan Analytics Services -yksikköä, joka auttaa yrityksiä datan, automatiikan ja analytiikan hyödyntämisessä liiketoiminnan kehittämisessä ja ohjaamisessa. Asiakaskunnassa on paljon kasvuyrityksiä.

– Taloushallinnon tekijänä minua kiehtoo eniten se, että saan olla auttamassa monia hienoja asiakasyrityksiä ja mukana rakentamassa jotakin suurta asiakkaiden kanssa. Jokaisessa maailmaa parantavassa kasvuyrityksessä taustalla ovat aina myös taloushallinnon rautaiset osaajat.

Lisätyötä automatisoinnista

Teir on ollut mukana monessa automatisointihankkeessa ja hänen mukaansa lähes kaikki niistä ovat tuoneet asiantuntijoille yhtä lailla työtä – tosin eri muodossa. Hyvä esimerkki on Greenstepin tytäryhtiön kehittämä ohjelmisto, joka tiliöi ostolaskut automaattisesti olemassa olevan historiadatan perusteella ja tehostaa näin kirjanpitäjän työtä.

– Automatisoinnin myötä asiakasyritykset pyytävät, että ostolaskuja voi tutkia kuukausitason sijaan päivittäin. Tällainen transaktioiden lähes reaaliaikainen valvonta luo taloushallinnon asiantuntijoille uusia mahdollisuuksia.

Vaikka koneet tekevät tulevaisuudessa entistä suuremman osan taloushallinnon töistä, ihmisen täytyy aina varmistaa, että kaikki menevät varmasti oikein. Rutiinitehtävien automatisointi säästää aikaa ja rahaa. Teirin mielestä tätäkin tärkeämpää on entistä parempilaatuisen datan saaminen asiakasyritysten käyttöön.

– Kirjanpidon tärkein tehtävä on tuottaa tietoa, jota voidaan analysoida ja käyttää hyödyksi yrityksen johtamisessa. Näitä asioita ei tehdä kirjanpitäjän tai verottajan vaan asiakasyrityksen näkökulmasta.

Uudistuminen on muutakin kuin teknologiaa

Teirin mielestä keskustelu taloushallinnon työn kehittämisestä keskittyy tällä hetkellä vähän liikaakin uuteen teknologiaan. Vähemmälle huomiolle jää jatkuva parantaminen jokaisen asiantuntijan päivittäisissä toiminnoissa.

– Välillä kannattaa ottaa askel taaksepäin ja tarkastella omaa työtä prosessikehittäjän näkökulmasta. Keskeinen kysymys on, mitä asioita voisimme tehdä entistä fiksummin? Tätä asiaa kannattaa pohtia aina välillä kollegojen ja asiakkaiden kanssa.

Teirin mukaan tämä vaatii uteliaisuutta, rohkeutta ja halua kehittää uusia asioita. Juuttuminen perinteisiin toimintatapoihin on riski taloushallinnon ammattilaisille ja kumppaneille, sillä jossakin vaiheessa joku tulee ja kehittää tehokkaampia toimintatapoja. Taloushallinnossa työtehtävät muuttuvat, mutta mukana muutoksessa olevien ei Teirin mielestä tarvitse olla peloissaan töiden loppumisesta.

– Työn luonne vain muuttuu. Automaatio poistaa rutiininomaisia työtehtäviä, joita kukaan tuskin aidosti haluaisi tehdä.

Teir suosittelee, että taloushallintoalalla aloittavan ja vähän kokeneemmankin osaajan kannattaa ottaa käyttämänsä sähköiset järjestelmät täysin haltuun, mutta jokaisen kirjanpitäjän ei tarvitse jatkossakaan osata ohjelmoida.

– RPA:n tai scriptien hallinnan tai algoritmin rakentamisen sijaan tärkeämpää on olla aidosti utelias ja kokeilla uutta. Itse ohjelmoinnin voi sitten suorittaa alan asiantuntija.