Kurinpalautus kaupparekisterissä

Antti Riivari aloitti vuosi sitten Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) pääjohtajana. Viraston toimiala oli jo ennestään varsin tuttu, sillä hän oli toiminut pitkään PRH:n toimintaa valvovan työ- ja elinkeinoministeriön virkamiehenä.

Erityisen tarkkaan Riivari oli perehtynyt patenttiasioihin. EU:n sisämarkkina-asioiden vastuuhenkilönä hän piti Suomen puolia EU:n yhtenäispatentista käydyssä kädenväännössä.

Vuoden aikana patenttien ohella on tullut tutuksi myös PRH:n muu työsarka, jossa keskeisin on kauppa- ja yhdistysrekisterin ylläpito.

Riivari lupaa, että hänen viisivuotisen pääjohtajakautensa aikana PRH:n palveluita kehitetään entistä asiakaslähtöisempään suuntaan.

– Sähköisten palvelujen parantaminen on tässä keskeinen keino. Mistään digiloikasta en kuitenkaan halua puhua. Kyse on järjestelmien jatkuvasta kehittämisestä, jota PRH:ssa on tehty jo pitkään, Riivari sanoo.

Sähköisen asioinnin suosio kasvaa

Riivari johti kaupparekisterin uudistamista pohtinutta työryhmää, jonka mielestä ilmoitusten tekemisessä tulisi siirtyä yhä laajemmin pelkästään sähköiseen asiointiin.

Jo nyt lähes kaikki muutokset kaupparekisteriin voidaan ilmoittaa sähköisesti ytj.fi-palvelussa.

Riivari sanoo, että yhä useammat yritykset ovat ottaneet palvelun omakseen, ja sähköisten ilmoitusten määrä nousi viime vuonna selvästi.

– Suosituinta digitaalinen asiointi on yritysten osoite- ja yhteystietomuutoksissa, joissa sähköisten ilmoitusten osuus lähentelee jo sataa prosenttia.

Toiminimen perustamisista 83 prosenttia tehdään sähköisesti, mutta uusissa osakeyhtiöissä vastaava luku on vielä 52 prosenttia. Luvut on kerätty viime vuoden ensimmäisen vuosineljänneksen ajalta.

Henkilömuutokset vielä paperilla

Hitaimmin sähköinen ilmoittaminen on yleistynyt henkilömuutoksia koskevissa ilmoituksissa. Yrityksistä 54 prosenttia ilmoitti vielä paperilomakkeella esimerkiksi hallitusmuutoksista. Asunto-osakeyhtiöissä luku oli tätäkin korkeampi.

– Esimerkiksi henkilömuutoksissa sähköistä asiointia on rajoittanut se, että ilmoituksen liitteenä on toimitettava ote pöytäkirjasta. Pyrimme muuttamaan käytäntöä sujuvammaksi jatkossa.

PRH käyttää myös taloudellista porkkanaa digitaalisuuden edistämisessä. Esimerkiksi osakeyhtiön hallitusmuutoksen ilmoittaminen sähköisesti maksaa 40 euroa. Paperi-ilmoituksen hinta on 85 euroa.

Hyvä esimerkki digitalisoitumisen etenemisestä on myös uudistus, jonka tavoitteena on siirtää kaikkien asunto-osakeyhtiöiden tiedot ja omistajamerkinnät sähköiseen rekisteriin. PRH on tässä mukana Maanmittaushallituksen vetämässä hankkeessa.

– Tavoitteena on, että uusille taloyhtiöille ei enää vuoden 2019 alusta alkaen tehdä painettuja osakekirjoja, vaan omistus- ja hallintaoikeustiedot tallennetaan sähköiseen rekisteriin.

Riivarin mukaan myös vanhojen taloyhtiöiden huoneisto-, osake- ja osakastietoja aletaan siirtää rekisteriin vaiheittain lähivuosina.

Asiakasmaksuilla rahoitettu virasto

PRH on siitä poikkeava valtion virasto, että se rahoittaa toimintansa 95-prosenttisesti asiakkailta saaduilla maksuilla. Vain viisi prosenttia rahoituksesta tulee valtion budjetista.

Riivarin vetämä työryhmä ehdotti, että tietopalvelujen ja ilmoitusten maksuttomuutta lisättäisiin. Kaupparekisterin rahoituksen turvaamiseksi työryhmän enemmistö esitti harkittavaksi vuosimaksun käyttöönottoa samalla, kun muita maksuja alennettaisiin.

PRH:n rahoituksen suurimpana haasteena Riivari pitää tulojen suurta vuosittaista vaihtelua. Nousukaudella eri palveluista saatujen tulojen määrä kasvaa. Laskukaudella tulot vastaavasti notkahtavat.

– Hyvinä aikoina saatuja tuloja tulisi pystyä rahastoimaan tulevien vuosien investointeihin, joita meillä on etenkin sähköisten palvelujen kehittämisessä. Valtion virastossa tämä ei ole kuitenkaan mahdollista kuten yrityksissä.

PRH:n palveluita tullaan kehittämään entistä asiakaslähtöisempään suuntaan. Sähköisten palvelujen parantaminen on tässä keskeinen keino

Tieto rakenteelliseen muotoon

Riivari huomauttaa, että kaupparekisterin tehtävä on tarjota luotettavaa yritystietoa elinkeinoelämän, viranomaisten ja kansalaisten käyttöön. Tämä perustehtävä ei muutu tulevaisuudessakaan.

– PRH on kotipaikka yritystiedolle, jota voitaisiin hyödyntää nykyistäkin paremmin.

PRH:ssa mietitään esimerkiksi nyt sitä, miten kaupparekisterin tietojen saatavuutta voidaan parantaa sähköisten rajapintojen kautta. Tämä antaisi niin julkiselle hallinnolle kuin yrityksillekin mahdollisuuden kehittää uusia asiakastarpeista lähteviä palveluja.

Yksi isoista haasteista on yritysten tilinpäätöstiedon kerääminen rakenteellisessa XBRL-muodossa ja saattaminen tehokkaasti myös muiden toimijoiden käyttöön. PRH:lla ja Verohallinnolla oli asian tiimoilta yhteinen hanke, mutta se päätettiin viime vuonna keskeyttää tietojärjestelmäongelmien vuoksi.

– Tavoitteemme on kuitenkin edelleen, että yritykset voivat tulevaisuudessa raportoida tilinpäätöstiedot sähköisesti rakenteellisessa muodossa viranomaisille.

Kaupparekisteri karhuaa tilinpäätöksiä

Riivari kantaa huolta siitä, että kaupparekisterin tiedot ovat mahdollisimman oikeat ja ajan tasalla. Kyse on koko talouden kannalta isosta asiasta, sillä rekisteriin toimitetut tilinpäätökset ovat keskeinen tapa saada tietoa yrityksen taloudellisesta tilasta.

– Tietoa tarvitsevat yrityksen sidosryhmät, oli sitten kyse asiakkaista, rahoittajista, tavarantoimittajista tai työntekijöistä.

Eniten Riivari on huolissaan siitä, että moni yritys laiminlyö velvoitteensa tilinpäätöksen lähettämisestä kaupparekisteriin. Osakeyhtiöiden ja osuuskuntien on laadittava tilinpäätös jokaiselta tilikaudelta ja toimitettava asiakirjat PRH:lle, vaikka toimintaa ei harjoitettaisikaan.

– Toimittamisvelvollisuus tulee suoraan laista, jonka mukaan tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä kuva yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

Kaupparekisterissä oli kuitenkin viime syyskuussa noin 66 000 yritystä, joilla oli toimittamatta vähintään yksi yli vuoden vanha tilinpäätös.

– Tilanne on pahentunut niin, että tilinpäätöstietojen viivyttelystä uhkaa tulla maan tapa, Riivari huomauttaa.

Osa yrityksistä on saattanut jättää tilinpäätöstiedot lähettämättä siksi, ettei niillä ole ollut kovin hyvää kerrottavaa yrityksen taloudellisesta tilasta.

Entistä järeämmät keinot käyttöön

Yritys voi ilmoittaa tilinpäätöksensä kaupparekisteriin joko toimittamalla tiedot suoraan kaupparekisteriin tai veroilmoituksen mukana. Rahasta asian ei pitäisi ainakaan kiikastaa, sillä ilmoittaminen on ilmaista.

Tarkkaa syytä kurin löystymiseen Riivari ei osaa sanoa. Pitkään kestäneellä laskusuhdanteella voi olla oma osuutensa asiaan.

– Osa yrityksistä on saattanut jättää tilinpäätöstiedot lähettämättä siksi, ettei niillä ole ollut kovin hyvää kerrottavaa yrityksen taloudellisesta tilasta.

PRH on patistellut yrityksiä jo pitkään muistutuskirjeillä. Nyt se on ottanut käyttöön järeämmät keinot.

Viime syksynä PRH poisti kaupparekisteristä 616 osakeyhtiötä ja osuuskuntaa, joilla tilinpäätöksen toimittaminen oli viivästynyt yli vuoden tilikauden päättymisen jälkeen. Ennen tätä yrityksiä oli patisteltu useilla karhukirjeillä.

Tammikuussa PRH poisti jälleen kaupparekisteristä 1557 osakeyhtiötä ja osuuskuntaa, joilla tilinpäätöksen toimittaminen oli viivästynyt yli vuoden tilikauden päättymisestä.

– Olemme vakuuttuneita siitä, että kaupparekisterin siivoaminen on hyvä tapa parantaa rekisterin laatua ja ajantasaisuutta. Aiomme jatkaa tätä työtä ja poistaa tänä vuonna kaupparekisteristä tuhansia yrityksiä, mikäli ne eivät toimita tilinpäätöksiä asianmukaisesti.

Toimivia yrityksiä ei lopeteta

Kaupparekisteristä poistaminen on yritykselle iso asia, sillä se ei pysty enää harjoittamaan yritystoimintaa. Osakeyhtiö tai osuuskunta ei voi esimerkiksi enää hankkia oikeuksia tai tehdä sitoumuksia.

Poistettu yritys myös purkautuu verotuksessa, jolloin omistajille voi koitua merkittäviä veroseuraamuksia.

Riivarin mukaan PRH pyrkii välttämään sitä, että rekisteristä heitetään ulos toimivia yrityksiä.

Sen vuoksi on otettu käyttöön palautusmenettely, jossa yritys voi hakea takaisin kaupparekisteriin. Vapaamuotoiseen palautushakemukseen on liitettävä täytetty ja allekirjoitettu tilinpäätöksen rekisteröintilomake ja viimeksi päättyneen tilikauden vahvistettu tilinpäätös.

– Palautuspyyntöjä on tullut meille vain muutamia. Se kertoo, että suurin osa kaupparekisteristä poistetuista yrityksistä näyttää lopettaneen syystä tai toisesta toimintansa.

Tilinpäätöstietojen viivyttelystä uhkaa tulla maan tapa.

Tehokkaampia keinoja tarvitaan

Riivarin mukaan PRH:n kampanja on herätellyt myös toimivia yrityksiä. Kaupparekisteriin lähetettyjen tilinpäätösten määrä on jonkin verran kasvanut viimeksi kuluneiden kuukausien aikana.

Yritysten ryhdistäytymisestä huolimatta Riivari kaipaa kuitenkin nykyistä tehokkaampia keinoja saada yritykset hoitamaan lakisääteiset velvoitteensa.

Tilinpäätöksen lähettämättä jättämisestä voidaan nykyisin määrätä uhkasakko yrityksen vastuuhenkilölle, mutta käytännössä menettely on työläs ja tehoton keino laittaa laiminlyöjät ruotuun.

Kaupparekisterin uudistamista pohtinut työryhmä esitti, että valmisteilla olevassa uudessa kaupparekisterilaissa uhkasakko korvattaisiin hallinnollisella seuraamusmaksulla.

– Tämä voisi olla tehokas ennaltaehkäisevät toimi, mikäli maksu on riittävän suuri. Seuraamusmaksun kirjaaminen uuteen lakiin on kuitenkin vielä epävarmaa, sillä oikeusministeriö suhtautuu penseästi virastojen asettamiin sanktioihin, Riivari toteaa.