Keskittämisen edut syntyvät yhteistyöllä

Tuija Kuivalainen aloitti maaliskuun alussa valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen eli Palkeiden toimitusjohtajana. Ensimmäinen viikko sujui uusiin työtehtäviin perehtyessä.

Sitten maailma muuttui dramaattisesti koronaepidemian myötä.

Kuivalaisen mukaan onni onnettomuudessa oli, että Palkeiden organisaatio ja toimintatavat mahdollistavat tehokkaan toiminnan myös poikkeustilanteessa. Keskuksen päätoimipaikka on Joensuussa, mutta sillä on toimipisteet myös Hämeenlinnassa, Mikkelissä, Porissa ja Helsingissä.

– Tällaisessa tilanteessa toiminta hajautetusti eri puolilla Suomea on hyvää riskien hallintaa, Kuivalainen sanoo.
Palkeiden noin 660 työntekijästä suurin osa on pystynyt tekemään joustavasti etätöitä kotona. Puolitoista vuotta sitten työntekijöille hankittiin pöytäkoneiden tilalle kannettavat tietokoneet. Myös valtionhallinnon etäyhteydet ovat toimineet Kuivalaisen mukaan hyvin.

– Skype- ja videokokoukset olivat meillä arkipäivää jo ennen koronakriisiä.

Palvelukeskusten vankka kannattaja

Kriisin aikana toimitusjohtaja on muun muassa johtanut varautumissuunnittelua ja valmiusryhmän toimintaa sekä pitänyt infoja henkilöstölle ja esimiehille. Jossakin vaiheessa tilanne palautuu kuitenkin normaaliin ja Kuivalainenkin pääsee keskittymään varsinaisiin työtehtäviinsä, muun muassa Palkeiden strategiauudistukseen.

– Olen palvelukeskusten ja keskitettyjen palvelujen vankka kannattaja. Tämä näkyy varmasti työssäni Palkeissa.
Hyvää perspektiiviä uuteen työhön tuo laaja kokemus sekä yksityisen että julkisen sektorin taloushallinnosta.
Kuivalainen valmistui yo-merkonomiksi Porvoon kauppaoppilaitoksen laskentatoimen linjalta vuonna 1992 – pahimpaan lama-aikaan. Alusta lähtien talous- ja palkkahallinnon työt tuntuivat omilta.

– Varmaankin eniten kolahti debetin ja kreditin logiikka, jota oli heti alkuun helppo ymmärtää. Tässä auttoi suuresti se, että meillä oli hyvä laskentatoimen opettaja.

Työuran alussa Kuivalainen pääsi heti toimistonhoitajaksi laskemaan palkkoja, hoitamaan laskutusta ja tekemään avustavaa kirjanpitoa. Jonkin aikaa hän teki töitä kahdessa eri yrityksessä, koska kumpikaan ei työllistänyt täysipäiväisesti.

– Tämän jälkeen työskentelin muun muassa kirjanpitäjänä tilitoimistossa ja talouspäällikkönä.

KLT-tutkinnosta paljon hyötyä

Tässä vaiheessa Kuivalainen suoritti KLT-tutkinnon. Se oli ollut hänellä tavoitteena alusta asti, kunhan vain työkokemusta kertyi tarpeeksi.

– KLT-tutkinnon avulla pääsin vuonna 2000 SOK:n kirjanpitopäälliköksi ja rakentamaan sen jälkeen SOK Palveluässä -palvelukeskusta. KLT-tutkinnon suorittamisesta on ollut muutenkin paljon hyötyä. Olen urallani huomannut, että sitä arvostetaan.

SOK-aikana Kuivalainen opiskeli työn ohessa myös kauppatieteiden maisteriksi.

Vuonna 2011 perheeseen syntyi kauan toivottu poikalapsi. Pienen pojan äitinä Kuivalainen halusi työn, joka ei edellyttäisi matkustamista. Hän hakeutui Rantalainen-konserniin kuuluvaan Rantalainen & Rekola-Nieminen -tilitoimistoon pystyäkseen olemaan enemmän läsnä lapsensa arjessa.

Ura jatkui edelleen Helsingin kaupungin taloushallintopalvelujen (Talpa) toimitusjohtajaksi, josta hän siirtyi Palkeisiin.
Uusi työpaikka oli Kuivalaiselle jo ennestään tuttu, sillä hän toimi vuosina 2015–2018 Palkeiden neuvottelukunnassa.

– Toiminnasta välittyi erittäin positiivinen kuva ja kehittämisen meininki. Se innosti, ja kun olin ollut Talpassa jo viisi ja puoli vuotta, oli hyvä aika lähteä hakemaan uusia haasteita.

– Lisäksi minua kiinnosti aidosti nähdä, miten valtionhallinto toimii. Näin pääsen hyödyntämään parhaita oppejani sekä yksityiseltä että julkiselta puolelta. Myös aiemmista palvelukeskusvuosista on ollut paljon hyötyä.

Millaisen talon sait johdettavaksi Palkeissa?

– Koronaepidemia ja siihen liittyvä yhteinen tekeminen ovat paljastaneet, että minulla on upea organisaatio johdettavana. Yhteistyö ja ketteryys nousevat ensimmäisinä mieleeni.

– Lisäksi tietenkin kehittämishaluinen ja erittäin ammattitaitoinen organisaatio, jossa jokainen tuntee vastuunsa ja haluaa toimia yhteisen hyvän eteen.

Keskitetyissä palveluissa on eroja

Palvelukeskusmalli syntyi pari vuosikymmentä sitten tehostamaan talous- ja henkilöstöhallintoa. Kantavana ajatuksena on ollut, että yhtenäiset toimintatavat sekä asiantuntevat ja luotettavat palvelut helpottavat hallinnon arkea ja antavat asiakkaille mahdollisuuden keskittyä omaan ydintoimintaansa.

Valtiovarainministeriön alaisuudessa toimiva Palkeet perustettiin vuonna 2010 yhdistämällä valtionhallinnon neljä palvelukeskusta.

Palkeiden kustannukset katetaan pääosin palvelusopimuksiin perustuvalla asiakaslaskutuksella, joka jakaantuu virastoasiakkaiden maksamista palveluista ja tietojärjestelmistä sekä osakeyhtiö- ja yhteisöasiakkailta perittävistä palvelumaksuista. Viime vuonna tuotot olivat 53,5 miljoonaa euroa.

Kuivalaisen mukaan palvelukeskustoiminnan peruslainalaisuudet ovat kaikilla samat, mutta keskitettyjen palvelujen tarjonnassa on eroja.

– Keskeinen kysymys on, ovatko kaikki palvelut keskitetty aidosti ja kunnolla vai ollaanko vielä vaiheessa, jossa pahimmassa tapauksessa samoja töitä tehdään sekä asiakasorganisaatiossa että palvelukeskuksessa.

– Silloin keskittämisen hyödyt jäävät saamatta. Nämä samat asiathan pätevät myös tilitoimiston ja asiakkaan väliseen työnjakoon.

Valtiokin voi olla edelläkävijä digitalisaatiossa

Kuivalaisen mielestä vuodet ovat opettaneet, että palvelukeskustoiminta on edelleen erittäin työvoimavaltaista. Tarvitaan hyvää henkilöstöpolitiikkaa ja käyttäjäystävällisiä järjestelmiä, jotta toiminta on tehokasta ja asiakas saa laadukasta palvelua.

– Suurin ero on siinä, millaisia toimintoja on aidosti keskitetty palvelukeskukseen ja miten palvelukeskuksen rooli nähdään.
Valtiolla palvelukeskuksen tarjontaan kuuluvat myös henkilöstöhallinnon palvelut, kun taas esimerkiksi Helsingin kaupungilla palvelukeskuksen tehtävänä on hoitaa suppeammin palkkahallinnon palvelut, käytännössä vain palkanlaskenta ja palvelussuhdeasiat.

– Valtiolla keskittämisessä ollaan pidemmällä. Palkeiden palveluihin kuuluvat muun muassa rekrytointipalvelut asiakkaille.

Myös sähköisten järjestelmien ja toimintojen automatisoinnissa valtio on Kuivalaisen mukaan kuntia pidemmällä. Joissakin asioissa valtio on näyttänyt mallia koko Suomessa.

– Robotiikkaa Palkeissa on hyödynnetty jo vuodesta 2016 alkaen. Nyt etenemme vahvasti tekoälyn hyödyntämisessä. Julkinenkin toimija voi olla edelläkävijä digitalisaatiossa.

Kuivalainen toivoo, että Palkeisiin keskitetään tulevina vuosina yhä enemmän talous- ja henkilöstöhallinnon töitä. Hän haluaa jatkaa uusien palvelujen kehittämistä asiakkaiden tarpeiden ja palvelukeskustoiminnan kehittymisen myötä.

– Tutkimukset maailmalla kertovat palvelukeskustoiminnan olevan monien eri palvelukokonaisuuksien tuottamista. Myös itse uskon tähän kehitykseen ja sen tuomiin hyötyihin.
Kuivalainen sanoo, että Palkeiden henkilöstön osaaminen kasvaa ja kehittyy asiakastarpeiden mukana. Tarkoitus on nostaa entistä enemmän profiilia valtion asiantuntija- ja kehittämiskeskuksena. Esimerkiksi työsuhteisiin liittyvä lainopillinen neuvonta sopisi hänen mielestään luontevasti palvelukokonaisuuteen.
– Myös toiminta viidellä paikkakunnalla on etu, jota meidän tulee hyödyntää entistä enemmän tulevina vuosina.

Keskittämällä laatua ja kustannustehokkuutta

Kuivalainen korostaa, että henkilöstö ja asiakkaat on otettava mukaan kaikissa tekemisen vaiheissa. Parhaisiin tuloksiin päästään, jos asioita ideoidaan ja suunnitellaan yhdessä.

– Myös hyvistä käytännöistä kertominen rohkeasti muille on tärkeää.

Kuivalaisen mielestä oleellista on myös palvelukeskuksen roolin selkeä linjaus. Onko palvelukeskuksen tehtävänä olla tehokkain ”tuotantotehdas” vai aidosti lisäarvoa luova ja laadukas palveluntarjoaja?

– Jälkimmäinen malli ei ole se halvin. Oma kokemukseni kuitenkin on, että tätä asiakkaat arvostavat pitkässä juoksussa enemmän.

Kuivalainen korostaa, että luottamus asiakkaiden kanssa syntyy yhteistyöllä, yhteisillä hankkeilla ja niissä onnistumisella. Lisäksi on tärkeää tuoda esille keskittämisen konkreettisia hyötyjä.

– Esimerkiksi kirjanpidon laatu paranee, kun tilinpäätökseen liittyvät työt linjataan, aikataulutetaan ja johdetaan keskitetysti. Tilinpäätökseen käytetyt työtunnitkin pienenevät, kun toiminnot on keskitetty ja esimerkiksi eliminoinnit hoidetaan kuukausittain. Näin niissä olevat epäselvyydet selvitetään ajoissa.

Kuivalaisen mukaan laadun paranemisen ohella myös kustannukset laskevat, kun työtä johdetaan yhdestä paikasta ja pidetään huoli tekemisten aikataulusta ja suunnittelusta.

Rekrytointi helpompaa maakunnissa

Yhdeksi palvelukeskusten ja koko taloushallintoalan haasteeksi Kuivalainen nimeää yhteistyön tietojärjestelmien toimittajien kanssa.

– Olemme hyvinkin riippuvaisia järjestelmien toimivuudesta ja niiden kehittymisestä, mutta kuulevatko järjestelmätoimittajat aidosti asiakastaan vai tavoittelevatko ne omaa hyötyään joskus jopa hieman kyseenalaisinkin keinoin? Tähän yhteistyöhön toivon entistä enemmän kumppanuutta.

Taloushallintoalan yleiseksi haasteeksi Kuivalainen laskee myös työvoiman saatavuuden. Etenkin pääkaupunkiseudulla on pulaa muun muassa osaavista palkanlaskijoista.

– Helsingin kaupungilla työskennelleenä tiedän hyvin, kuinka vaikeaa palkanlaskijoita on rekrytoida. Maakunnissa tilanne on parempi. Talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaisten koulutuspohja on hyvä. Työtäkin arvostetaan ehkä eri tavalla.

Kuivalaisen mielestä on tärkeää pitää talous- ja henkilöstöhallintoala houkuttelevana ja innostavana.

– Meillä kaikilla taloushallinnon parissa työskentelevillä on oma vastuunsa, millaista kuvaa annamme työstämme ja tekemistämme, jotta saamme uusia osaajia kasvamaan joukkoomme.