Fortum pitää kiinni palvelukeskuksesta
Taloushallinnon palvelukeskusmalli rantautui suomalaiseen yritysmaailmaan ja julkiselle sektorille 2000-luvun alussa.
Toimintatavassa organisaation sisälle perustettiin erillinen yksikkö hoitamaan taloushallinnon perustoiminnot, joita keskittämällä voitiin vauhdittaa myös sähköisen taloushallinnon ja toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoa.
Suomessa toimintamallin edelläkävijöihin kuului Fortum, jonka taloushallinnon palvelukeskukseen käytiin tutustumassa muistakin yrityksistä.
– Ajatus keskitetystä palvelumallista lähti aikanaan konsernin johdosta. Keskeinen tavoite oli varmistaa talousdatan ja raportoinnin laatu, tehokkuus ja oikea-aikaisuus, Fortumin Record to report -toimintoa vetävä Timo Piipari sanoo.
Kaksi vuosikymmentä myöhemmin energiakonsernin taloushallinto hoidetaan edelleen keskitetysti. Palvelukeskuksen nimi on tosin vaihtunut Financial and Operational Procurement Services -yksiköksi, jossa työskentelee noin 180 taloushallinnon ja operatiivisen hankinnan ammattilaista.
Piiparin mukaan toimintamallia on kehitetty koko ajan vastaamaan muuttuvan liiketoiminnan tarpeisiin. Suurimpiin yksittäisiin muutoksiin kuuluu se, että Fortumin palkkahallinnosta vastaa nykyisin konsernin HR-funktio. Myös operatiivinen hankinta on yhdistetty yksikön palveluihin.
Osa konsernin talousfunktiota
Financial and Operational Procurement Services on osa Fortum-konsernin talousfunktiota, johon kuuluvat myös muun muassa konsernilaskenta, konsernin verotiimi sekä treasury- ja controller-toiminnot.
– Olemme globaali palvelu- ja asiantuntijaorganisaatio, joka vastaa keskitetysti konsernin talouspalveluista. Pyrimme tuottamaan perusdatan mahdollisimman tehokkaasti ja laadukkaasti. Se on tärkein tehtävämme, Piipari tiivistää.
Keskitetty ratkaisu on nähty Fortumissa hajauttamista ja laajoja ulkoistuksia tehokkaammaksi tavaksi hoitaa taloushallinto.
– Olemme halunneet pitää osaamisen omissa käsissämme ja olla asiantuntijaorganisaatio, joka pystyy tuottamaan liiketoiminnoille lisäarvoa. Esimerkiksi raportointivaatimukset kasvavat koko ajan. Siihen tarvitaan omaa osaamista ja kyvykkyyttä.
Taloushallinto järjestetty palvelujen mukaan
Fortumin taloushallinnossa on siirrytty hiljattain prosessiorganisaatioon, joka koostuu raportoinnista vastaavasta Record to report -linjasta, ostopuolen Source to pay -linjasta ja myyntipuolen Order to cash -linjasta, joka hoitaa myyntireskontran, rahaliikennetoiminnot ja luotonvalvonnan.
– Hallintomalli on järjestetty kunkin prosessin tai palvelun mukaan. Kullakin palvelulla on vastuuhenkilönsä, joka vetää omaa palvelutiimiään.
Fortum-konsernin liiketoiminnot on jaettu segmentteihin, divisiooniin ja liiketoiminta-alueisiin. Oikeudellinen yhtiörakenne perustuu erillisiin yrityksiin, joihin kuuluvat tytäryhtiöt, osakkuusyritykset ja yhteisyritykset.
– Record to report -toiminnoissa pääasiallinen vastuumme on Fortumin legaaliyhtiöiden viranomaisraportoinnissa. Hoidamme kirjaukset, täsmäytykset, tilinpäätöksen ja veroraportoinnin. Yhteistyössä muun talousfunktion kanssa tuotettuja lukuja käytetään sisäisessä ja ulkoisessa laskennassa ja konserniraportoinnissa, Piipari sanoo.
Alan myllerrykset heijastuvat taloushallintoon
Vuonna 2021 Fortum oli Suomen suurin yritys 112 miljardin euron liikevaihdollaan. Sillä oli pääliiketoimintaa kymmenessä maassa, lähes 20 000 työntekijää ja noin 200 voimalaitosta. Jatkossa talousluvut kutistuvat kuitenkin huomattavasti, kun Fortum myi viime syksynä energiakriisin vuoksi vaikeuksiin joutuneen Uniper-tytäryhtiönsä Saksan valtiolle. Suomalaisyhtiö on myös ilmoittanut luopuvansa voimalaitoksistaan Venäjällä.
Energiamarkkinat ovat nyt myllerryksessä, mutta viime vuosikymmenien aikana toimialalla on tapahtunut muutenkin paljon muutoksia.
Taloushallinon palvelukeskuksen runsaan 20-vuotisen historian aikana on tehty satoja kehitys- ja muutosprojekteja.
– Jatkuva kehittäminen on muodostunut vakiintuneeksi toimintatavaksi ja sitä usein tehdään yhdessä liiketoiminnan ja muiden talousfunktioiden kanssa, Piipari toteaa.
Painopisteenä automaation lisääminen
Fortumin taloushallinnon käyttämät tärkeimmät ohjelmistosovellukset ovat Oraclen kirjanpito- ja konsolidointijärjestelmä sekä IBM:n Cognos-tietovarasto. Manuaalitositteiden käsittelyssä ja tase-erittelyissä on käytössä BlackLine. Piiparin mukaan prosessien kehittämisen ohella tietojärjestelmien kehittäminen ja automaation lisääminen ovat olleet taloushallinnon kehittämisen painopisteitä jo pitkään.
– Automatiikan lisäämisessä edetään kokeillen. Tämänkin vuoden agendalla on viedä automaatiota eteenpäin.
– Fokuksemme on ollut bottien rakentamisessa taloushallinnon prosesseihin. Olemme tarjonneet myös konsernin muille funktioille ratkaisuja, joissa ohjelmistorobotin hoidettavaksi siirtyy manuaalista työtä aiemmin vaatineita työtehtäviä.
Tiiminvetäjä Miira Kavonius kertoo, että ohjelmistorobotti hoitaa esimerkiksi alv-tilien täsmäyttämisen. Robotti etsii myös tileistä poikkeavuuksia ja lähettää niistä tiedon kirjanpitäjille.
– Lisäksi ohjelmistorobotti käsittelee käyttöomaisuuden romutustapahtumat.
Käytöstä poistettavien esineiden kirjaaminen kirjanpitoon on varsin työlästä, joten robotti säästää paljon aikaa, parinkymmenen hengen kirjanpito- ja verotiimiä vetävä Kavonius kertoo.
Käyttöomaisuuden hallinta vaatii osaamista
Energiasektorilla ovat ominaisia pääomavaltaiset pitkän aikavälin investoinnit. Niitä ovat esimerkiksi voimalaitokset ja kaukolämpöverkot.
Viime vuosina Fortum on tehnyt ennen muuta merkittäviä investointeja hiilidioksidivapaaseen tuotantoon. Esimerkiksi Espoon kaukolämmöstä jo iso osa tuotetaan hukka- ja ympäristölämpöjä hyödyntävillä lämpöpumppulaitoksilla. Viime aikoina Fortum on investoinut myös useisiin vetyhankkeisiin.
Kavonius sanoo, että toimialan pääomavaltaisuus näkyy myös kirjanpitäjän työssä.
– Ala on käyttöomaisuuspainotteinen, jolloin korotetut poistot ovat isossa roolissa. Ylipäätään käyttöomaisuuden hallinnassa tarvitaan vahvaa osaamista, jota ei välttämättä pienemmissä yrityksissä tarvita, Kavonius sanoo.
Sähkömarkkinoilla isoihin muutoksiin kuuluvat pörssisähkön hinnan entistä rajummat heilahtelut. Niitä on luvassa jatkossakin, kun yhä suurempi osa sähköstä tuotetaan sääriippuvaisella tuulivoimalla ja muilla uusiutuvilla tuotantomuodoilla.
Tämä heijastuu myös taloushallinnon päivittäiseen työhön. Esimerkiksi sähköntuottajalle ja -myyjälle entistä kriittisemmiksi tulleisiin vakuusvaatimusten laskentaan ja riskien hallintaan johdannaismarkkinoilla on kiinnitettävä entistä enemmän huomiota.
– Meillä se näkyy muun muassa tietyissä täsmäytysprosesseissa. Lisäksi määrättyjä kriittisiä asioita seurataan entistä tarkemmin. Pääfokus on tukea talousdatan avulla esimerkiksi johdannaisista vastaavia Hedging-tiimin asiantuntijoita.
Prosessien reagoitava nopeasti muutoksiin
Energiamarkkinoilla tilanteet voivat vaihdella nopeasti. Siksi myös taloushallinnon prosessien on pystyttävä reagoimaan ketterästi muutoksiin.
– Kuten kaikessa, myös tässä asiassa korostuu yhteistyön merkitys konsernin muiden toimintojen kanssa. Muutokset ovat varmasti haasteellisia kaikille energia-alan toimijoille. Toisaalta ne ovat myös mielenkiintoisia ja tuovat tekemiseen uudenlaista maustetta, Piipari toteaa.
Lisätyötä taloushallinnolle on tuonut esimerkiksi EU:n kestävän rahoituksen luokitusjärjestelmä eli taksonomia, joka määrittää kriteerit ympäristön kannalta kestävälle taloudelliselle toiminnalle.
Fortumille iso asia oli, että ydinvoima täyttää taksonomian kriteerit EU:ssa käydyn kädenväännön jälkeen. Yhtiö suunnittelee parhaillaan Loviisan ydinvoimalaitoksen molemmille yksiköille uutta käyttölupaa vuoden 2050 loppuun saakka, ja taksonomia vaikuttaa tulevan hankkeen rahoituksen hintaan.
Piiparin mukaan Fortumissa on käyty läpi, mitkä liiketoiminnot täyttävät taksonomian kriteerit ja tulevat mukaan taksonomiaraportointiin.
– Fortumilla on EU-taksonomiaan erikoistuneet asiantuntijat, joiden työtä olemme tukeneet käymällä läpi datan oikeellisuutta ja toimimalla apuna lukujen tulkinnassa, Piipari sanoo.
Verotuksen muutokset aiheuttavat lisätyötä
Fortumin veroasioissa päävastuu on konsernin verotiimillä, jota taloushallinto tukee tuottamalla raportointiin tarvittava data.
– Fortumilla on koko konsernin kattava veroraportointijärjestelmä, josta kunkin toimintamaan vaatima raportointi hoidetaan keskitetysti.
Vuonna 2021 Fortumin maksamien verojen yhteismäärä toimintamaihinsa oli 1 398 miljoonaa euroa.
Suomessa taloushallinnolle ylimääräistä työtä teetti syksyllä sähkön myyntiin sovellettavan arvonlisäverokannan alentaminen väliaikaisesti 24 prosentista 10 prosenttiin Suomessa.
– Verojärjestelmässä tapahtuu muutenkin jatkuvasti muutoksia, kun toimintamaiden lainsäädäntö muuttuu ja uutta sääntelyä tulee EU:n ja talousjärjestö OECD:n suunnasta, Timo Piipari sanoo.
Lisää sääntelyä on tulossa. Esimerkiksi OECD viimeistelee kahdesta kokonaisuudesta (Pilari 1 ja Pilari 2) muodostuvaa merkittävää veropakettia, jonka tavoitteena on ajantasaistaa kansainvälistä yritysverotusta.
– Käymme uusia vaatimuksia läpi konsernin verotiimin kanssa ja katsomme, miten saamme toimeenpantua ne raportoinnissa.
Monipuoliset työtehtävät motivoivat
Sekä Kavonius että Piipari ovat olleet 17 vuotta töissä Fortumissa.
– Monipuolinen tehtäväkenttä, hyvä toimintakulttuuri ja mukavat kollegat ovat pitäneet pitkään talossa, Piipari sanoo.
Kavoniusta motivoi pääkirjanpitäjän työnkuvan muutos entistä konsultoivampaan suuntaan – samaan aikaan kun päivittäiset rutiinit automatisoituvat mahdollisimman pitkälle.
– Kirjanpitäjän on osattava tulkita lukuja ja neuvoa liiketoimintaa. Asiantuntemuksen ja esimerkiksi viestinnällisten taitojen rooli korostuu entisestään. On pystyttävä esittämään oman asiansa selkeästi, jotta viesti menee perille.
Myös Piipari sanoo, että kirjanpitäjien ja muiden taloushallinnon ammattilaisten roolit ovat murroksessa.
– Työ painottuu entistä enemmän asiantuntijataitoihin ja poikkeamien hallintaan. Se tarjoaa kasvumahdollisuuksia kirjanpitäjille ja muille taloushallinnon parissa työskenteleville.
Piiparin mielestä uudet vaatimukset edellyttävät asiaosaamisen jatkuvaa kehittämistä kouluttamalla henkilöstöä. Lisäksi prosesseja on parannettava ja vietävä analytiikkaa ja muuta digitalisaatiota eteenpäin.
– Myös työhyvinvointiin liittyvät asiat ovat vahvasti esillä. Vaikka teknologia kehittyy, motivoituneet ja osaavat ihmiset ovat jatkossakin se kaikkien tärkein voimavara.
Kavonius sanoo, että Fortum on haluttu työpaikka taloushallinnon ammattilaisten keskuudessa.
– Uudella henkilöllä on taloon tullessaan kattava perehdytys ja paljon opittavaa järjestelmistä sekä prosesseista. Parasta koulutusta on, kun pääsee tekemään asioita käytännössä.
– Ison konsernin kirjanpidossa on asioita, joita ei ole välttämättä tullut aiemmin vastaan. Oleellista on myös hahmottaa kokonaisuus.
Kavonius huomauttaa, että iso talo tarjoaa mahdollisuuksia myös työkiertoon.
– Pääkirjanpitäjä voi hakea vaikkapa konsernilaskentaan tai controllerin tehtäviin. Myös oman yksikön sisällä työkierto on mahdollista.