Artikkeli on osa laajaa Tulorekisteri-juttusarjaa, jossa käsitellään eri toimijoiden kokemuksia.

Otimme tulorekisterin käyttöön ensimmäisten joukossa alkuvuonna 2019. Työllisyysrahaston tulorekisterisiirtymän keskeiset tavoitteet olivat sidoksissa kansallisen tulorekisterihankkeen tavoitteisiin. Yhteisenä tavoitteena oli työnantajan hallinnollisen taakan keventäminen, eli työnantajan tarvitsisi ilmoittaa palkkatiedot vain yhteen paikkaan. Halusimme myös tehostaa omia toimintatapojamme ja laskutuksen toimeenpanoa.

Olemme rahastossa hyödyntäneet tulorekisterin tarjoamat mahdollisuudet; tulorekisteri on otettu onnistuneesti käyttöön ensin työttömyysvakuutusmaksuissa ja myöhemmin aikuiskoulutusetuuksissa. Kansallisella tasolla tavoitteiden saavuttaminen edellyttää vielä koko tulorekisteriverkostolta kehitys- ja yhteistyötä.

Muutaman vuoden kärsivällisellä ja suunnitelmallisella työllä tulorekisterin pitäisi kuitenkin saavuttaa tavoitteensa.

Päätöksistä 99 prosenttia tehdään automaattisesti

Tulorekisteri on helpottanut työnantajan arkea siten, ettei hänen tarvitse enää ilmoittaa palkkasummia Työllisyysrahastolle. Riittää, että työnantaja ilmoittaa palkkatiedot tulorekisteriin ja maksaa neljä kertaa vuodessa Työllisyysrahaston lähettämän laskun. Uusi toteumamalliin perustuva laskutus on onnistunut uudistus sekä omasta että asiakkaidemme mielestä.

Myös toimintatapojamme tehostaminen on onnistunut. Ennen tulorekisteriä vakuutusvuoden 2018 päätöksistä 56 prosenttia oli automaattisia. Tällä hetkellä tulorekisteriaineistosta muodostetut päätökset ovat 99 prosenttisesti automaattisia.

Kun saamme perustiedot tulorekisteristä, pystyvät asiakaspalvelijamme keskittymään poikkeustapauksiin ja antamaan paremmin henkilökohtaista neuvontaa. Työllisyysrahastoon saapuvien asiakaskontaktien määrä on laskenut noin 36 prosenttia, kun vertaillaan vuoden 2018 ja vuoden 2020 ensimmäisiä neljänneksiä.

Tulorekisteri on tältä osin laskenut työnantajien ja Työllisyysrahaston työmäärää.

Järjestelmien oltava tulorekisterin kanssa yhteensopivia

Työttömyysvakuutusmaksujen lisäksi olemme hyödyntäneet tulorekisterin palkkatietoja aikuiskoulutustuen myöntämisessä vuoden 2020 alusta alkaen. Kehitystyö on jatkunut tämänkin jälkeen: elokuussa astui voimaan aikuiskoulutustuen lakiuudistus, jonka tavoitteena on helpottaa työnteon ja opiskelun yhdistämistä. Uudistuksessa hyödynnetään tulorekisterin mahdollisuuksia, kun niin sanotut perushakemukset pyritään ohjaamaan automaattiseen käsittelyyn. Tavoitteena on lyhentää hakemusten käsittelyaikaa muutamasta viikosta yhteen päivään.

Tulorekisterin käyttöönotto on vaatinut meiltä laajaa järjestelmäkehitystyötä sekä työttömyysvakuutusmaksuissa että aikuiskoulutusetuuksissa. Olemme uudistaneet sekä sisäiset järjestelmämme että asiakkaan käyttämät asiointipalvelut tulorekisterin kanssa yhteensopiviksi.

Tavoitteemme on kehittää sähköiset palvelumme niin houkutteleviksi, että asiakaskontaktimme tulevat voittopuoleisesti asiointipalvelun kautta. Puhelinasiakaspalvelu on tehokasta tilanteessa, jossa selvitettävä asia on monitahoinen, esimerkiksi maksujen maksamiseen tai tulorekisteriaineistoon liittyvä kysymys.

Sähköpostista eroon pääsy asiakaspalvelukananavana on luonteva osa digitalisaatiokehitystä.

Tulorekisteriä kehitettävä asiakaspalautteen perusteella

Vuoden 2019 alussa tulorekisterissä oli puutteita, mutta palvelua on onnistuttu kehittämään merkittävästi puolentoista vuoden aikana. Jatkokehityksessä on edelleen tärkeää huomioida ne seikat, jotka työllistävät esimerkiksi työnantajaa eniten. Työnantajalle koko prosessin toimivuus on tärkeämpää kuin yhden toimijan kehitystyö. Olisi tärkeää luoda kokonaisvaltainen näkymä siitä, miten tulorekisteriin toimitettuja tietoja käytetään. Työllisyysrahaston näkökulmasta muun muassa selkeämmät ohjeistukset ja ilmoitusten tekeminen entistä sujuvammaksi hyödyttäisivät sekä työnantajaa että meitä.

Tietojen korjaaminen tulorekisteriin on asiakkaidemme mukaan ollut työlästä ja korjauksia on aluksi jouduttu tekemään paljon. Jos tietojen korjaaminen koetaan vaikeaksi ja työlääksi, heijastuu se myös tietojen laatuun ja koko tulorekisteriprosessin toimivuuteen. Ensimmäisen tulorekisterivuoden ensimmäisellä neljänneksellä teimme 18 000 oikaisua työttömyysvakuutusmaksupäätöksiin. Vuoden 2019 viimeisellä neljänneksellä oikaisimme enää reilut 7 000 päätöstä ja suunta on ollut edelleen laskeva.

Tulorekisteri tulee luomaan kansallisella tasolla ja yksittäisen toimijan kohdalla lukuisia uusia mahdollisuuksia toiminnan tehostamiseen ja uusien palveluiden kehittämiseen. Kun asiointia vielä selkeytetään, tulorekisteri tulee olemaan kansallisella tasolla kannattava investointi. Reaaliaikaisuus tuo mukanaan paljon tulorekisterin hyödyntämismahdollisuuksia, joista on tunnistettu ja hyödynnetty ensimmäisessä vaiheessa vasta pieni osa.

Tukipäätösten teko on nopeutunut tulorekisterin myötä

Työllisyysrahaston etuuspuolella ja aikuiskoulutustukien käsittelyssä tulorekisteri otettiin käyttöön tammikuussa 2020. Tulorekisteri on helpottanut sekä asiakkaan asiointia että käsittelijän työtä.

Kun aikuiskoulutustukea haetaan ensimmäistä kertaa, Työllisyysrahasto tarvitsee 12 viimeisimmän kuun palkkatiedot tuen perusosan laskemista varten. Jos hakija työskentelee opintojen ohella, tai saa muita tuloja, nämä vaikuttavat kuukausittain maksettavan tuen suuruuteen.

– Tulorekisteri on nopeuttanut hakemusten käsittelyä, erityisesti niissä tapauksissa joissa hakija työskentelee osa-aikaisesti. Aina ennen olemme joutuneet kysymään palkkatodistusta, jos hakija ei sitä ole itse toimittanut. Nyt saamme tiedot suoraan tulorekisteristä, sanoo etuusasiantuntija Emma Siekkinen.

Palkkatietojen ilmoittaminen tulorekisteriin on työnantajan vastuulla. Aluksi ongelmia aiheuttivat väärin tai puutteellisesti ilmoitetut palkat ja sitä myöten virheelliset tukipäätökset, mutta tilanne on nyt korjaantunut.

– Yhä useampi työnantaja ilmoittaa työntekijöidensä palkkatiedot tulorekisteriin laajalla tavalla, jolloin voimme hyödyntää tietoja. Laaja ilmoitusmenettely kannattaa, sillä tuolloin meidän ei tarvitse vaivata työnantajaa tai hakijaa palkkatodistuspyynnöillä tai tarkistuksilla.

Asiakas näkee jo hakuvaiheessa omat tulorekisteritietonsa

Tulorekisterin käyttöönotto vaati suurta järjestelmäkehitystyötä rahastossa. Sisäinen käsittelyjärjestelmä ja asiakkaiden käyttämä asiointipalvelu rakennettiin niin, että tiedot tulorekisteristä siirtyvät niihin suoraan.

Kun asiakas täyttää aikuiskoulutustukihakemusta, hän tekee itse haun tulorekisteristä. Asiakas näkee myös suoraan asiointipalvelussa tulorekisterin antamat tiedot.

– Jos tulorekisteritiedoissa on asiakkaan mielestä jotain epäselvää, hän voi ilmoittaa asiasta ja lähettää meille lisätietoja. Näin ollen emme tee päätöstä väärien tietojen pohjalta.

Tämä sujuvoittaa hakemusten käsittelyä. Tietojen avoimuus ja hakemisen helppous on saanut kiitosta myös asiakkailta.

Tulorekisteri välttämättömyys automatisaation kehittämisessä

Tammikuusta 2021 lähtien asiakkaat näkevät tulorekisteristä kaikki etuustiedot, myös Työllisyysrahaston maksamat. Aikuiskoulutustuella opiskelevat ovat jo kyselleet ominaisuuden perään, joten se on ilmeisen odotettu.

– Etuustietojen lisäksi saamme tammikuusta alkaen tulorekisteristä käyttöömme myös eläketiedot. Aikuistuella opiskelevan osa-aikaeläkeläisen ei tarvitse jatkossa toimittaa meille mitään liitteitä, Emma Siekkinen kertoo.

Elokuussa astui voimaan aikuiskoulutustuen lakiuudistus. Tämä muuttaa edelleen palkansaajan aikuiskoulutustuen hakemisprosessia ja käsittelytyötä. Jatkossa aikuiskoulutustuen myöntämisessä hyödynnetään automaattista päätöksentekoa. Asiakkaan kannalta automaattinen päätöksenteko tarkoittaa sitä, että hän saa päätöksen ja tuen tililleen nopeammin.

– Tulorekisteriä hyödyntämällä saamme tiedot päätökselle automaattisesti. Jos meillä ei olisi tulorekisteriä, automatisaatiota ei voisi toteuttaa näin laajasti.

Sujuvamman asiakaskokemuksen lisäksi automatisaation kehittäminen on Työllisyysrahastossa tärkeää, sillä hakemusmäärät ovat kasvaneet vuosi vuodelta. Ennätyksiä todennäköisesti rikotaankin tulevaisuudessa paitsi hakijamäärissä mutta myös käsittelyajoissa.