Tulorekisteristä halutaan työnantajan Kela-asioinnin pääkanava

Artikkeli on osa laajaa Tulorekisteri-juttusarjaa, jossa käsitellään eri toimijoiden kokemuksia.

Kelan asiantuntijat ovat alusta asti olleet mukana kehittämässä tulorekisteriä Verohallinnon ja muiden sidosryhmien kanssa. Samalla Kela on tehnyt omiin hakemuksiin, järjestelmiin ja ohjeisiin mittavia muutoksia, jotta tulorekisteriä on voitu hyödyntää heti sen käyttöönoton alusta asti. Yhteistyö jatkuu ja parannuksia tehdään lisää.

Kelassa tulorekisteri nähtiin heti yhtenä työnantajien asiointikanavana, koska tulorekisterin pakollisten palkkatietojen lisäksi työnantajilta tarvitaan vain muutama lisätieto hakemuksen muodostamiseksi. Kun palkkajärjestelmään on tehty tarvittavat muutokset, hakemus on helppo tehdä tulorekisterin kautta palkkailmoituksen yhteydessä. Sen jälkeen Ilmoitin.fi:n eSara-toiminnallisuus käy tarpeettomaksi, koska Kela saa hakemukset tulorekisterin kautta tiedonsiirtona.

Viime vuonna tulorekisterin kautta tehtiin alle 5 000 hakemusta Kelaan. Koska järjestelmän testaus ja hakemusten käsittelyprosessien hiominen on vaatinut paljon työtä vielä tulorekisterin käyttöönoton jälkeen, uuden hakutavan hidas käyttöönotto on ollut Kelan näkökulmasta vain hyvä asia. Kelan päämääränä on vähitellen saada tulorekisteristä merkittävin työnantajien hakemusten vastaanottokanava.

Hakemus tarvitaan edelleen

Osalle työnantajista on ollut epäselvää, mitä tietoja työnantajan hakemukseen nykyisin tarvitaan. Tulorekisterin palkkatietoilmoitus ei yksin riitä, vaan siitä tulee hakemus vasta, kun ilmoituksen poissaolotiedoissa on annettu myös etuuden hakemista koskevat tiedot.

Hakemuksia voi edelleen lähettää myös vanhoja tuttuja reittejä, eli Työnantajan asiointipalvelussa tai Ilmoitin.fissä eSara-tiedostoina.

Tulorekisterin palkkatietoilmoituksella työnantaja voi ilmoittaa myös vapaaehtoisia, täydentäviä tietoja, jotka vähentävät Kelassa tarvetta pyytää asiakkaalta lisätietoja. Hyvin monen etuushakemuksen käsittelyssä Kelan pitää tietää, onko etuutta hakeva henkilö palkkatyössä, minkä verran työtä hänellä on ollut, jatkuuko palkkatyö etuuden aikana tai alkaako työ etuuden myöntämisen jälkeen. Nämä tiedot Kela saa tulorekisteriin ilmoitetuista palvelussuhdetiedoista. Jos tietoja puuttuu tai ne ovat ristiriitaisia, Kela pyytää tarkennuksia ensisijaisesti henkilöasiakkaalta, joka vuorostaan pyytää tietoja työnantajaltaan.

Eniten täydentäviä tietoja Kela tarvitsee työttömyysetuuksien käsittelyyn. Näitä ovat tiedot palvelussuhteen osa-aikaisuudesta, palkan perusteesta ja toteutuneista työtunneista. Tulolajeja tarvitaan, koska tulokäsite on eri etuuksissa erilainen. Pakolliset tiedot riittävät hyvin päivärahojen vuositulon laskentaan, mutta monessa muussa etuudessa Kela tarvitsee tarkempia tietoja.
Aivan kaikkia tarvitsemiaan tietoja Kela ei voi tulorekisteristä saada, eikä se taivu kaikkiin hakemuksiin. Esimerkiksi määräaikaisista osa-aikatöistä tarvitaan tietoja osasairauspäivärahaa, osittaista kuntoutusrahaa sekä osittaista tai joustavaa hoitorahaa varten. Rekisteristä ei myöskään saada tietoja vuosilomakustannusten korvaamista varten. Siksi nämä hakemukset pitää jatkossakin lähettää Kelaan muissa asiointikanavissa.

Hakemusten tekeminen tulorekisterin kautta edellyttää, että työnantaja on ensin antanut suostumuksensa sähköisten päätösten vastaanottoon Kelan Työnantajan asiointipalvelussa. Kun tämä palvelu syyskuussa siirtyy Katso-palvelusta Suomi.fi:hin, erillistä valtuutusta ei enää tarvita, vaan hakemuksen lähettäjä pystyy antamaan suostumuksen. Sähköiset päätökset ovat Työnantajan asiointipalvelussa luettavissa päätöksenantoa seuraavana päivänä.

Oikeat ja ajantasaiset tiedot ovat myös työnantajan etu, kun työnantaja hakee Kelasta päivärahaa palkanmaksun ajalta.

Tulorekisteritieto vaikuttaa euroihin

Vuoden 2020 alusta voimaan tullut sairausvakuutuslain muutos on tehnyt ajantasaisista tulotiedoista entistä tärkeämpiä. Kun Kelassa lasketaan vuositulo päivärahan perusteeksi, tulotietojen pitää olla tulorekisterissä oikein. Työnantajan tulorekisteriin ilmoittamat tiedot vaikuttavat siihen, minkä suuruisena palkansaaja voi saada esimerkiksi Kelan sairaus- tai vanhempainpäivärahaa. Oikeat ja ajantasaiset tiedot ovat myös työnantajan etu, kun työnantaja hakee Kelasta päivärahaa palkanmaksun ajalta.

Vanhempain- ja sairauspäivärahan tai kuntoutusrahan määrä lasketaan vuoden 2020 alusta alkaen 12 kalenterikuukaudelta, jotka ovat edeltäneet päivärahaoikeuden alkamista edeltävää kalenterikuukautta. Päivärahan alkamisajankohdan ja tarkastelujakson väliin jää 1 kalenterikuukausi, jonka aikana maksettuja palkkatuloja ei huomioida vuositulon laskennassa. Jos vanhempainrahakausi alkaa toukokuussa, vuosituloon lasketaan 1.4.–31.3. ajalla maksetut palkat. Vuositulossa huomioidaan myös tarkastelujakson ajalle myönnetyt tietyt etuudet.

Tieto työnantajan velvollisuudesta ilmoittaa palkat tulorekisteriin ei syystä tai toisesta ole tavoittanut ihan kaikkia, ehkä lähinnä pieniä tai satunnaisia, työnantajia. Vuoden 2020 ensimmäisten viikkojen aikana Kela on saanut joitakin hakemuksia, joiden perusteeksi tulorekisteristä on puuttunut palkkatietoja. Onneksi näitä tapauksia on ollut vain vähän. Ne saatiin korjattua, kun Kela ohjasi palkansaajaa pyytämään työnantajaansa korjaamaan tiedot tulorekisteriin.

Sopeutuminen tulorekisteriin on iso ponnistus työnantajien palkkaohjelmien suunnittelijoille ja niiden käyttäjille. Kelassa kuitenkin uskotaan, että tulorekisteri vielä tulee keventämään työnantajien työtaakkaa. Osoitus tästä on, että työnantajan ei enää tarvitse toimittaa Kelaan palkkatietoja päivärahan määrän laskemista varten.

Artikkelissa asiantuntijoina ovat toimineet Kelan suunnittelijat Päivi Hyvärinen ja Anne Flak.