Ensikosketus tulorekisteriin – vielä on petrattavaa

Tulorekisterin käyttöönottovaihe on vaatinut paljon työtä. Uuden järjestelmän ja toimintatapojen opettelu alkoi jo viime vuoden aikana. Palkkaohjelmien toimittajat päivittivät järjestelmiinsä maksajan ja tulonsaajan uusia tietokenttiä sekä tulolajit ja täysin uudenlaisen ilmoittamismenettelyn. Palkanlaskennassa niin maksajien ja tulonsaajien lisääntyneiden tietojen päivittäminen kuin palkkalajien kohdistaminen tulolajeille oli vankkaa ammattitaitoa vaativaa työtä.

Mikään iso uudistus on harvoin ihan valmis lanseeraushetkellä, niin tulorekisterin kohdallakin. Päivityksiä ovat alkuvuoden aikana tehneet järjestelmiinsä niin tulorekisteri kuin ohjelmistotalot sitä mukaa, kun ongelmia on tullut esiin. Järjestelmistä aiheutuneet virhetilanteet ovat näkyneet palkanlaskennassa viiveinä ja aiheuttaneet selvittelyitä ennen kuin ilmoitukset on saatu tehtyä. Palkanlaskennassa ei ole aina osattu kohdentaa siihen, missä vika on, ja neuvontaa on joutunut kysymään niin omalta ohjelmistotoimittajalta kuin tulorekisteristäkin. Myös sähköisen asiointipalvelun käytössä ilmeni omat kommervenkkinsä.

Palkanlaskennassa on tehty alkuvaiheessa virheitä erityisesti perustietojen ilmoittamisessa. Tulorekisterin keräämien tietojen mukaan yksi eniten virheitä aiheutunut ovat keinotekoiset henkilötunnukset, joita esimerkiksi verottaja myöntää. Näitä ei voi ilmoittaa suomalaisena tunnuksena vaan niille on annettava tieto muu tunnus, vaikka ne näyttävät samalta. Ne tunnistaa ainoastaan siitä, että tarkistusosa alkaa aina numerolla 9. Virheellisyyksiä on ollut myös eläkejärjestelynumeroissa sekä luontoisetujen, YEL- ja MyEL-vakuutusten, maakoodien ja ammattiluokkien ilmoittamisessa.

Palkanlaskennassa on tehty alkuvaiheessa virheitä erityisesti perustietojen ilmoittamisessa.

Tulorekisterissä ilmenneet tekniset ongelmat ovat myös aiheuttaneet selvittelyä. Palauteviestissä on saattanut osalle tulla virheilmoituksia, jolloin aineistoja on lähetetty uudelleen, vaikka alkuperäinen ilmoitus olisikin mennyt onnistuneesti perille. Tilanteita on selvitetty sähköisen asiointipalvelun kautta, jossa näkee tulorekisteriin läpimenneet tiedot, mutta sielläkin on ollut hitautta, eikä tietoa ilmoitusten läpimenosta ole aina saatu ajallaan. Myös ”haamuilmoituksia” on ilmennyt, eli palkkaohjelman lokista näkyy, että palkkailmoitukset on toimitettu vain kertaalleen, mutta tulorekisterissä identtinen ilmoitus on kuitenkin kahteen kertaan. Myös teknisen rajapinnan kautta ilmoituksia toimitettaessa on ollut hitautta.

Alkuvaiheessa asiakaspalvelu on ruuhkautunut, eikä sieltä ole aina saanut neuvontaa ongelmahetkellä esitettyihin kysymyksiin.

Vastaan tulleita ongelmia on saatu ratkaistua alkuvuoden aikana yhdessä eri osapuolien kanssa. Osaa ongelmista ratkotaan vielä tämän lehden painoon mennessä. Tavoite on kaikilla kuitenkin yhteinen: saada ilmoittaminen sujuvaksi ja luotettavaksi.

Virhetilanteissa apua tulorekisterin asiakaspalvelusta

Suorituksen maksajat voivat ilmoittaa teknisistä virhe- ja häiriötilanteista havaintolomakkeella. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi ongelmat, joissa ilmoitus ei mene läpi, vaikka tiedot ovat oikein.

Lisäksi tulorekisterin chat- ja puhelinpalvelu neuvovat ilmoittamiseen ja ilmoitusten sisältöön liittyen.

Tulorekisterin sivuilla on laajat ohjeistukset. Sieltä löytyvät niin tulolajien sanalliset selitteet kuin tiedot siitä, minkä sosiaalivakuutusten alaista tulolajit ovat. Usein kysytyt kysymykset osiosta apua löytyy moneen tilanteeseen.

Tulorekisteri tekee saapuville ilmoituksille ja aineistoille ainoastaan muodolliset tekniset tarkistukset, jonka jälkeen tiedot välitetään tiedon käyttäjille. Tietojen sisällölliset virheet ja mahdollisesti palkanlaskennassa olevat virheet tulevat ilmi tulorekisterin tiedon käyttäjien valvonnassa. Myös selvitys- ja oikaisupyynnöt tulevat esimerkiksi Kelalta, verottajalta tai eläkevakuutusyhtiöstä.

Tulorekisteri-ilmoituksista ei sanktiomaksuja vuonna 2019

Tulorekisterin ilmoittamisesta ei pääsääntöisesti määrätä sanktiomaksuja vuonna 2019. Se on siirtymävuosi, jolloin tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaista myöhästymismaksua ei määrätä, ellei ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönti osoita ilmeistä piittaamattomuutta. Tulorekisterin tiedon käyttäjät voivat kuitenkin määrätä seuraamusmaksut mahdollisista maksujen virheellisyyksistä tai laiminlyönneistä, mikäli maksuja ei ole suoritettu ajallaan.

Verottaja onkin ohjeistanut maksamaan työnantajasuoritukset ajallaan, vaikka palkanlaskennasta ei olisi saatu tehtyä ilmoituksia tulorekisteriin ajallaan johtuen teknisistä ongelmista. Näin maksaja välttyy viivästysseuraamuksilta. Eläkeala siirtyi vuodenvaihteessa myös kuukausi-ilmoitusrytmiin, joten eläkevakuutusmaksuissa lienee hyvä toimia samoin. Maksettavat summat ovat saatavissa palkanlaskennasta.

Nykyaikaiset toimintatavat vähentävät työtä

Palkanlaskennassa tuotettava tieto on tulorekisteriaikana lähes reaaliaikaisesti kaikkien tiedon käyttäjien saatavilla. Tiedon on oltava luotettavaa ja mahdollisimman ajantasaista, jotta esimerkiksi eläkeala, verottaja ja Kela voivat käyttää sitä päätöksissään. Tulonsaaja hyötyy tästä erityisesti etuushakemuksiensa nopeampana käsittelyaikana, mikäli maksaja on ilmoittanut pakollista tasoa laajemmat täydentävät tiedot.

Yrityksille hyöty tulee kustannustehokkaasta toiminnasta, joka jatkossa saavutetaan automatisoimalla toiminnot. Palkkajärjestelmän ominaisuudet vaikuttavat siihen, kuinka hyvin ne tukevat siirtymistä uudenlaiseen automaattiseen toimintatapaan. Sen edellytyksenä on, että käytettävässä ohjelmassa on toteutettu tekninen rajapinta, jolla ilmoittaminen tulorekisteriin tapahtuu. Varmenteen käyttämiseksi ilmoittajan on tehtävä sopimus tulorekisterin kanssa.

Sähköisen asiointipalvelun kautta ilmoittavat kirjautuvat palveluun henkilökohtaisella vahvalla tunnistautumistavalla, joita ovat verkkopankkitunnukset, mobiilivarmenne tai varmennekortti. Tämän jälkeen palvelussa joko ladataan palkkaohjelmasta tiedosto, tai syötetään tiedot manuaalisesti verkkolomakkeelle. Tätä kautta ilmoituksen tekeminen on jo hitaampaa.

Kuitenkin jokainen palkanlaskentaa tekevä voi valita missä määrin haluaa ottaa uudet toimintatavat käyttöön. Paperi-ilmoituskin onnistuu, mikäli ei halua käyttää sähköisiä järjestelmiä. Ilman palkkajärjestelmää toimivilla tulorekisteri-ilmoittaminen on kuitenkin tuonut lisätyötä.

Suurin osa ilmoituksista annettu teknisen rajapinnan kautta

Tammikuussa yli 220 000 suorituksen maksajaa ilmoitti noin 2,1 miljoonan tulonsaajan tiedot tulorekisteriin. Ohjelmistotaloista valtaosa on toteuttanut ilmoitusprosessin automatisoinnin järjestelmiinsä, joka näkyy maksajien toimittamistapavalintana.

Palkkahallinnon muutkin järjestelmät ovat otettavissa käyttöön manuaalisen työn vähentämiseksi. Usein työsuhde-, työaika- ja poissaolotiedot käsitellään yrityksissä erilaisilla työajanseuranta- tai HR-järjestelmillä, joista tiedot ovat saatavilla palkkaohjelmaan suoraan liittymien kautta. Näitä ominaisuuksia hyödyntämällä vähenee manuaalinen työ ja sen myötä inhimilliset virheet entisestään.

Ilmainen palkkaohjelma kaikkien käytettävissä

Pienillä toimijoilla ja yrityksillä, joilla ei ole palkkajärjestelmää, on mahdollista ottaa käyttöön palkka.fi-ohjelma. Se on ilmainen palkanlaskentaohjelma, joka on kaikkien käytettävissä ilman investointeja. Sillä yhdistykset ja kotitaloudetkin voivat laskea palkat ja tehdä tulorekisteri-ilmoitukset. Ohjelmassa on käytössä ilmoitusten automaattinen lähettäminen tulorekisteriin, jolloin pienilläkään toimijoilla ilmoitusten tekeminen ei aiheuta lisätyötä. Ohjelmassa muodostuu myös maksutiedostot palkansaajille, verottajalle ja eläkeyhtiöille. Työllisyysrahasto ja tapaturmavakuutusyhtiö lähettävät työnantajana toimiville laskut oman maksukäytäntönsä mukaisesti. Palkka.fi:ssä voi ulkoistettu palveluntarjoajakin hoitaa palkanlaskennan.

Katso-palvelusta on tarkoitus luopua kokonaan vuoden 2019 lopussa.

Tulorekisteriä kehitetään

Yhteistyössä ohjelmistotalot ja tulorekisteri käyvät säännöllisesti ongelmatilanteita läpi, jotta palvelun käyttö saadaan loppuasiakkaalle mahdollisimman toimivaksi.

Tulorekisterin kehittämissuuntia ja toimintalinjoja käsittelee jatkossa tulorekisterin yhteistyöryhmä, jonka toiminta perustuu lakiin tulotietojärjestelmästä. Ryhmässä on edustettuna tiedon tuottajat ja käyttäjät sekä tulorekisteriyksikkö.

Tulorekisterille on esitetty, että palvelusta on saatava raportteja, joiden avulla tiedot voi täsmäyttää palkkahallinnon tietojen kanssa. Raportteja on voitava rajata maksupäivän perusteella (vuosi, kuukausi, päivämääräväli) ja tarvittaessa tulonsaajatasolla. Takautuvia korjauksia tehtäessä on voitava erottaa ilmoituskuukauden alkuperäinen ja korjattu tieto (Kirjanpitolaki 2:6 § audit trail viranomaisilmoituksissa).

Kehittämiskohteissa tullee mietittäväksi muun muassa ilmoitettaville tiedoille mahdollisia euromääräisiä olennaisuusrajoja sekä pohdintaa ilmoitusjaksoista joidenkin tietojen osalta.

Suomi.fi-valtuuksiin uusia toiminnallisuuksia vuoden 2019 aikana (ks. taulukko)

Katso-palvelusta on tarkoitus luopua kokonaan vuoden 2019 lopussa. Jotta se on mahdollista, on suomi.fi-valtuuksilla voitava hoitaa kaikkien yritysten, yhdistysten ja säätiöiden, yhteenliittymien ja ulkomaalaisten valtuutukset, joissa vielä käytetään Katso-tunnuksia. Väestörekisterikeskus on laatinut aikataulun, milloin toiminnallisuudet julkaistaan eri asiointipalveluiden käyttöön.

Suomi.fi-valtuuksissa on tulorekisterin osalta ilmennyt ongelmia tilanteissa, joissa henkilöllä on huomattavan paljon saatuja valtuuksia. Näiden henkilöiden kirjautuminen sähköiseen asiointipalveluun ei onnistu. Tähän on tulossa ratkaisu päivityksessä, joka julkaistaan maalis-huhtikuun aikana.