Verkkolaskutukseen lisää puhtia
Verkkolaskulaki eli laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta on tarkoitus saattaa voimaan 1.4.2019. Laki perustuu EU:n verkkolaskudirektiiviin, jonka tarkoitus on tehostaa verkkolaskutuksen käyttöönottoa velvoittamalla julkishallintoa verkkolaskujen vastaanottoon. Suomalainen lainsäätäjä on lisännyt lakiin oman lisämausteensa antamalla myös yrityksille oikeuden velvoittaa toimittajansa verkkolaskun käyttöön.
Lain keskeinen sisältö
Suomalaisesta näkökulmasta direktiivissä ja laissa ei ole oikeastaan mitään kovin mullistavaa.
Julkishallinnolle säädetään velvollisuus ottaa vastaan sähköisiä laskuja. Tähän astikin julkishallinto on mielellään ottanut niitä vastaan. Lisäksi julkishallinnolle ja yrityksille säädetään oikeus saada toimittajiltaan sähköisiä laskuja. Ne ovat tähänkin asti yleensä voineet ohjeistaa omat toimittajansa sähköisen laskutuksen piiriin edellyttämällä verkkolaskuja hankinnan edellytyksenä. Lakiesityksen perusteluissa kuitit rinnastetaan laskuihin eli mahdollisesti kauempana tulevaisuudessa laki oikeuttaisi vaatimaan myös kuitit sähköisessä rakenteisessa muodossa eKuitteina.
Lakiesityksen käytännössä merkittävin sisältö on viittaus sähköisen laskutuksen eurooppalaiseen standardiin. Tämä standardi on huomioitu suomalaisten verkkolaskustandardien TEAPPSXML ja Finvoice uusimmissa versioissa 3.0. Myös kansainväliset verkkolaskuformaatit UBL ja CII ovat standardin mukaisia. Julkishallinto joutuu siis varautumaan käsittelemään taloushallinnossaan kansainvälisiä verkkolaskustandardeja, kun hankinnat on tehty ulkomailta. Suomalaista suuryritystä laskuttava yritys puolestaan joutunee puolestaan jossain vaiheessa laskuttamaan asiakkaitaan tuoreemmilla suomalaisilla verkkolaskuversioilla.
Lakiesityksen käytännössä merkittävin sisältö on viittaus sähköisen laskutuksen eurooppalaiseen standardiin.
Verkkolaskun pakolliset tiedot
Suomalaisissa verkkolaskustandardeissa on hyvin vähän pakollisia tietokenttiä. Esimerkiksi vuonna 2011 julkaistussa Finvoice 1.3 versiossa pakollista on verkkolaskuosoitteiden ohella käytännössä vain ostajan ja myyjän nimet, laskun numero ja päiväys, 1 laskurivi, jossa jokin kenttä täytettynä sekä maksutiedot. Tämä teki verkkolaskun koodaamisen helpoksi laskutusohjelmistojen tekijöille, mutta loi valitettavasti hyvin kirjavia käytäntöjä ja puutteellisia laskuja.
Sähköisen laskutuksen eurooppalainen standardi lisää pakollisten tietojen määrää olennaisesti. Pakollisia tietoja ovat esimerkiksi alv-koodi, osapuolten maakoodi ja tilausnumero, jos lasku perustuu tilaukseen. Suomalaisten verkkolaskustandardien uudet versiot mahdollistavat näiden uusien pakollisten kenttien hyödyntämisen, mutta eivät pakota siihen. Laskutusohjelmistotoimittajien ja laskuttajien tulee siis pitää tarpeen mukaan varmistaa pakollisten tietojen käyttö, jos asiakas edellyttää eurooppalaisen standardin mukaista verkkolaskua.
Arvolistat
Eurooppalaisessa standardissa ja siten myös Finvoicen ja TEAPPSin uusissa versioissa hyödynnetään laajasti arvolistoja. Esimerkiksi maiden ja valuuttojen ilmaisemisessa laskulla on aiemminkin hyödynnetty ISO-standardin mukaisia arvoja kuten FI=Suomi ja USD=Yhdysvaltain dollari. Näiden yhteisten arvojen soveltaminen on sujuvoittanut käytäntöjä, kun ostajan, myyjän, tilintarkastajan ja verotarkastajan järjestelmät ovat ymmärtäneet kauppatapahtuman osapuolten maat ja laskun valuutat yhdenmukaisesti.
Eurooppalaista standardia noudatettaessa arvolistojen käyttövelvollisuus laajenee esimerkiksi maksutapoihin, laskutettavan tuotteen mittayksiköihin ja laskutettavien tuotteiden määritteisiin kuten projektin työnumero, tuotteen eränumero, materiaalikoodi ja niin edelleen. Näissä arvolistoissa sovelletaan pitkälti YK:n puitteissa tehtyä standardointityötä, jota on hyödynnetty vuosia suuryritysten ja tukkukaupan EDI-laskutuksessa. Arvolistojen käyttö tehostaa laskutietojen hyödyntämistä esimerkiksi suurempien yritysten materiaalihallinnossa. Niiden hyödyntäminen edellyttää laskutusjärjestelmien kehitystyötä.
Lakiesityksen on tulkittu myös tarkoittavan sitä, että koontilaskutuksesta tulisi luopua.
Koontilasku uhattuna?
Lakiesityksen on tulkittu myös tarkoittavan sitä, että koontilaskutuksesta tulisi luopua, koska eurooppalaisen standardin mukaisessa laskussa tilaus- tai sopimusnumero on mahdollista esittää vain laskutasolla, ei laskurivikohtaisesti, kuten Suomessa on ollut mahdollista. Aika näyttää, miten asia käytännössä menee, koska koontilaskutus on usein myyjän ja ostajan yhdessä sopima käytäntö, joka palvelee molempien tarpeita.
Muutosten käytännön toteutus
Valmistautuminen muuttuviin käytäntöihin on jo alkanut. Julkishallinnon käyttämissä ostolaskujen käsittelyjärjestelmissä ollaan varauduttu tai varautumassa myös kansainvälisten standardien mukaisten verkkolaskujen käsittelyyn. Verkkolaskuoperaattoreilla puolestaan on valmiudet muuntaa suomalaisten standardien mukaiset verkkolaskut tarvittaessa kansainväliseen muotoon, jos suomalaisyritys laskuttaa ulkomaista yritystä tai ulkomaista julkishallinnon yksikköä.
Suomalaisen pk-yrityksen ja tilitoimiston kannattaa seurata tilannetta rauhassa. Jos asiakkaat alkavat jossakin vaiheessa edellyttää eurooppalaisen standardin mukaisia laskuja, kannattaa olla yhteydessä omaan laskutusjärjestelmätoimittajaan. Aktiivisesti liiketoimintaa harjoittavat laskutusohjelmistoja kehittävät yritykset toteuttavat varmasti muutokset kohtuullisessa aikataulussa tarpeen ilmaannuttua. Jos käyttää laskutusohjelmistoa, jonka tuotekehitys on päättynyt, on syytä varautua järjestelmävaihtoon jossakin vaiheessa tulevaisuudessa.
