Valtio vauhdittaa verkkolaskutusta
Käsittelin Tilisanomien numerossa 2/2019 verkkolaskulain ja sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin sisältöä yleisellä tasolla. Keväällä 2019 Valtiokonttori julkisti linjauksensa, että Valtio ottaa vastaan vain eurooppalaisen standardin mukaisia verkkolaskuja alkaen 1.4.2020. Tämä linjaus teki verkkolaskulaista ja eurooppalaisesta standardista konkretiaa. Nyt ohjelmistotalojen ja valtiota laskuttavien yritysten on pakko pistää hihat heilumaan.
Mistä tulevat vaatimukset verkkolaskun sisällölle
Alla oleva kuva kertoo, mistä eri lähteistä tulevat verkkolaskun sisältövaatimukset. Suomalaiset verkkolaskustandardit asettavat minimisisällön, arvonlisäverolaki vaatii omat tietonsa, eurooppalaisessa standardissa pakollisia tietoja on jo enemmän ja viime kädessä kukin asiakas voi vaatia tilannekohtaisesti pakollisina joitakin tietoja.
Suomalaisten verkkolaskustandardien Finvoicen ja TEAPPSXML:n uusimmissakin versioissa 3.0 on minimaalisesti pakollisia tietoja. Näitä ovat esimerkiksi ostajan ja myyjän nimet, laskun numero ja päiväys, 1 laskurivi, jossa jokin kenttä täytettynä sekä maksutiedot.
Arvonlisäverolaki vaatii laskuilta esimerkiksi myyjän ja ostajan osoitetietoja, arvonlisäverotunnisteita, verottomia yksikköhintoja, veron perusteita ja verokantoja. Vaatimukset koskevat luonnollisesti vain arvonlisäverolain soveltamisalan piiriin kuuluvaa laskutusta.
Eurooppalainen standardi puolestaan vaatii esimerkiksi maksutapakoodia (58 = Sepa-tilisiirto), arvonlisäverokoodia (S= normaali tai alennettu verokanta, AE= käännetty arvonlisävero jne), laskutettavan tuotteen mittayksikköä (EA=kappale, LTR=litra jne) ja laskurivien juoksevaa rivinumeroa. Laskuttajan tulee siis muistaa, että monet valtio-ostajan edellyttämät, eurooppalaisen standardin mukaiset kentät eivät ole pakollisia Finvoicessa tai TEAPPSXML:ssä.
Asiakkaan vaatimat tiedot ovat usein tilannesidonnaisia. Kyse ei ole mistään uudesta asiasta, koska esimerkiksi monet suuryritykset ovat jo kauan vaatineet tilauksellisiin laskuihin tilausnumeroa ja sopimuksiin perustuviin laskuihin sopimusnumeroa. Näin ne ovat voineet automatisoida laskun käsittelyä logistiikan ja taloushallinnon järjestelmissään. Myös monet valtionhallinnon yksiköt ovat pitkään vaatineet laskulle tiliöintiviitettä. Koska asiakkaan vaatimat tiedot riippuvat asiakkaasta ja liiketapahtuman luonteesta, niitä on vaikea automatisoida laskutusjärjestelmissä. Laskuttajalta edellytetään tarkkuutta.
Myös laskun laskentasäännöt täsmentyvät
Eurooppalainen standardi sisältää paitsi pakollisia tietoja, myös sääntöjä esimerkiksi laskutuslisien ja alennusten esitystapaan. Kenties merkittävin täsmennys on laskun arvonlisäveron laskennan määrittely. Eurooppalaisen standardin mukaisessa laskussa laskun verottomista rivisummista lasketaan (tarvittaessa arvonlisäverokantakohtaisesti) veron peruste. Veron perusteesta lasketaan arvonlisävero ja laskun loppusumma. Laskun loppusummaa ei siis saa laskea verollisista rivisummista, kuten joissain laskutusjärjestelmissä on tehty.
Kenties merkittävin täsmennys on laskun arvonlisäveron laskennan määrittely.
Tässä täytyy huomata, että eurooppalainen standardi on tarkoitettu yritysten väliseen laskutukseen. Suomalaisessa kuluttajalaskutuksessa taas kuluttajansuojalaki velvoittaa esittämään tuotteiden hinnat verollisena. Tiukimman tulkinnan mukaan laskutusjärjestelmissä pitäisi luoda erilliset veron ja loppusumman laskentasäännöt kuluttajalaskutukseen ja organisaatiolle suunnattuun laskutukseen.
Miten laskuttajan pitää valmistautua?
Yritysten ja tilitoimistojen tulee seurata tarkkaan omilta ohjelmistotoimittajiltaan tulevaa tiedotusta. Jos tiedotusta ei ole tullut, on syytä ottaa välittömästi yhteyttä ohjelmistotoimittajaan.
Kun saat käyttöösi laskutusohjelmistosi version, jolla voi tuottaa Finvoice- tai TEAPPSXML-standardien version 3.0 mukaisia verkkolaskuja ja määrittää ohjelmistoon niissä tarvittavia tietoja, voit aloittaa käytännön valmistelut. Toteutustavat ovat täysin ohjelmistokohtaisia, joten on tärkeää, että jokainen ohjelmistotoimittaja julkaisee asiakkailleen selkeät ohjeet. Uusia tietoja voidaan kuitenkin luokitella karkeasti sen mukaan, miten helppoa niiden automaattinen tuottaminen laskulle on. Viime kädessä toteutustavat ovat tietysti kiinni ohjelmistotoimittajasta.
Yhä useammat laskuttajat siirtyvät uusimpaan verkkolaskuversioon ja laajaan tietosisältöön, koska Valtio ostajana niitä vaatii.
Monille tilitoimistoille eurooppalaisen standardin mukainen laskutus tuo aivan erityisen haasteen, silloin kun tilitoimiston asiakas laskuttaa Valtiota tilitoimiston tarjoaman pilvipalvelujärjestelmän kautta. Tilitoimistojen ja niiden ohjelmistokumppanien on syytä huolella ja hyvissä ajoin sopia toimintamallista ja työnjaosta muutosprojektissa. Kumpi tiedottaa loppuasiakkaita ja miten? Miten tarjotaan asiakasneuvontaa? Miten hoidetaan virhetilanteet – opastaako asiakasta tilitoimisto vai ohjelmistotalo? On selvää, että useimmille pk-yrityksille eurooppalaisen standardin vaatimukset ovat silkkaa hepreaa, joten tilitoimistoilta ja ohjelmistotaloilta edellytetään virheetöntä ohjelmointia, laadukkaita ohjeita ja lehmän hermoja.
Kansainvälinen näkökulma
Kansainvälisessä verkkolaskutuksessa käytetään tyypillisesti kansainvälisiä verkkolaskustandardeja kuten CII ja UBL. UBL on käytössä eurooppalaisessa verkkolaskuverkostossa PEPPOL:issa, jonka välityksellä voi laskuttaa muiden EU-maiden julkishallinnon yksiköitä tai suuryrityksiä.
Suomalainen yritys voi lähettää laskuja PEPPOL-verkostoon esimerkiksi suomalaisen verkkolaskuoperaattorin välityksellä. Yritys tuottaa laskut eurooppalaisen standardin mukaisella tietosisällöllä Finvoice- tai TEAPPSXML 3.0 -muodossa ja toimittaa ne verkkolaskuoperaattorille. Verkkolaskuoperaattori muuntaa verkkolaskut UBL-muotoon ja lähettää ne laskun vastaanottajalle PEPPOL-verkoston kautta.
Muista myös ostolaskujärjestelmät
Siirtymä eurooppalaisen standardin mukaiseen laskutukseen ja verkkolaskustandardien versioihin 3.0 vaikuttaa paitsi myyntilaskutukseen myös ostolaskujen käsittelyyn. Yhä useammat laskuttajat siirtyvät uusimpaan verkkolaskuversioon ja laajaan tietosisältöön, koska valtio ostajana niitä vaatii. Tällöin on johdonmukaista lähettää kaikki laskut samassa muodossa myös muille laskun vastaanottajille.
Taloushallintojärjestelmien toimittajat joutuvat toteuttamaan ohjelmistoonsa tuen verkkolaskustandardien uusimmalle versiolle. Jos yritys on itse tehnyt ostolaskun käsittelyn automatiikkaa esimerkiksi ohjelmistorobotiikalla, yrityksen tulee varmistua, että robotti ei kompastu uusiin tietokenttiin.
Muista nämä!
- Ostaja saa päättää vaatiiko eurooppalaisen standardin mukaista laskua – muutkin organisaatiot saattavat seurata valtion esimerkkiä.
- Seuraa tarkkaan oman laskutusohjelmistotoimittajasi tiedotusta – tarvitaan valmius tuottaa verkkolaskustandardien versiota 3.0.
- Jos laskutusohjelmistosi ylläpito on päättynyt, varaudu järjestelmän vaihtoon jossakin vaiheessa.
- Tarvittaessa tilapäiseen ja satunnaiseen laskutustarpeeseen löytyy edullisia verkkolaskun laatimispalveluita, joissa saa tehtyä 3.0 version mukaisen laskun.
- Pientoimittaja voi laskuttaa valtiota maksutta Handi-portaalissa tai Postin palvelussa.
Suosittelen katsomaan Pirjo Ilonan ja Juha Ikävalkon esitykset. Saat nopeasti käsityksen eurooppalaisesta standardista ja suomalaisten verkkolaskustandardien uusista versioista.
Verkkolaskutus kehittyy - lisää täsmällisyyttä ja selkeyttä
Kaupan ja logistiikan tarpeisiin kehitettiin 1980-luvulla EDIFACT-sanomanvälitys, jota käytetään vielä laajasti suuryrityksissä ja niiden kauppakumppaneilla. EDIFACTissa oli oma kuvauksensa esimerkiksi laskulle, tilaukselle ja lähetysluettelolle. EDIFACT-laskutus oli ja on hyvin tiukasti määriteltyä. Tietojen esittämistapa oli tarkkaan säännelty ja monet asiat kuten tavaran kuljetusehdot ja tuotteen mittayksiköt piti esittää standardoitujen arvolistojen avulla. Tämä täsmällisyys mahdollisti tehokkaan automaation logistiikassa ja taloushallinnossa. Samalla kuitenkin kynnys EDIFACTin käyttöön muodostui korkeaksi pienille yrityksille ja ohjelmistotaloille.
Helpommaksi ja keveämmäksi vaihtoehdoksi EDIlle kehitettiin Suomessa vuosituhannen vaihteessa XML-pohjainen verkkolaskutus operaattoriverkostoineen ja kaksi yhteen toimivaa verkkolaskustandardia Finvoice ja TEAPPSXML. Verkkolaskussa oli hyvin vähän pakollisia tietoja ja vakioitujen arvolistoilta valittavien arvojen sijaan useimpiin kenttiin sai kirjoittaa vapaamuotoista sisältöä. Verkkolaskutus yleistyikin Suomessa pikkuhiljaa mukavaa vauhtia, mutta samalla verkkolaskujen taso muodostui monenkirjavaksi. Pakollisiakin tietoja puuttui laskuilta ja esimerkiksi laskun arvonlisäverollinen loppusumma saatettiin laskea eri tavoilla – lainmukaisilla ja lainvastaisilla. Lisäksi pakollisten tietojen vähäisyys ja sisällön laaja vapaamuotoisuus vaikeuttivat sujuvaa automaatiota, kun suuret ostajat käsittelevät suuria laskuvolyymejä.
Nyt sähköisen laskutuksen eurooppalainen standardi tuo verkkolaskutukseen EDI-laskutuksen parhaita puolia. Suomalaisten verkkolaskustandardien uusimmissakaan versioissa ei pakollisten tietojen määrää ole juurikaan lisätty. Muutos tulee nimenomaan eurooppalaisesta standardista – kiveen kirjoitetut arvonlisäveron laskentasäännöt, suurempi pakollisten kenttien määrä ja arvolistojen ja koodien laaja käyttö tehostavat kaiken kokoisten organisaatioiden taloushallintoa. Uskon, että väistämättömän alkuhämmennyksen ja kertaluonteisten kustannusten jälkeen muutos koetaan tervetulleeksi ja se parantaa mahdollisuuksia automaatioon. Eurooppalaisen standardin mukainen tietosisältö on kohtuullisen kevyt ja terveellä järjellä perusteltavissa.
