Tunnistaminen ja valtuuttaminen helpommaksi

Verohallinto on yksi taloushallinnon sidosryhmä. Kun asiakas asioi verohallinnon palvelussa, hänet on ensin tunnistettava. Jos taas asiakas on valtuuttanut esimerkiksi tilitoimiston hoitamaan veroasioitaan, pitää asiakkaan tilitoimistolle antama valtuutus pystyä tarkistamaan. 

Yritysten ja muiden organisaatioiden tunnistaminen ja valtuuttaminen hoidetaan nykyisin useimmiten Katso-­palvelulla. Veroasioinnissa tunnistamiseen ja valtuuttaminen on tulossa lähikuukausina useita muutoksia. Ensinnäkin julkis­hallinto uudistaa omia digitaalisia peruspalveluitaan Kansallisella palveluarkkitehtuurilla (KaPA). KaPA:an liittyvät laki ja asetus astuivat voimaan 15.7.2016 (http://vm.fi/kapa-laki). Toiseksi verohallinto on päivittämästä omaa määräystään sähköisestä asioinnista ja ilmoittajan varmentamisesta. Tässä artikkelissa avataan sitä, mitä muutokset tarkoittavat yrityksille ja taloushallinnon palveluntarjoajille. 

Asiakkaiden tarpeet keskiössä

Asiakkaillakin on kehittämistarpeita tunnistamiseen ja valtuuttamiseen liittyen. Ensinnäkin jotkut isot tilitoimistot ovat kokeneet Katso-valtuutusten ylläpidon hankalaksi. Katson käytettävyyttä onkin jo parannettu valtuutusten hallinnan osalta. Toiseksi uuden kansallisen tunnistamisratkaisun pelätään edellyttävän henkilökohtaisten pankki- ja mobiilitunnisteiden käyttöä esimerkiksi tilitoimistojen henkilökunnalta. Kolmanneksi moni taloushallinnon toimija haluaa automatisoida prosessejaan. Veroasiointi hoituukin yhä useammin automaatiossa taloushallinnon ja Verohallinnon ohjelmistojen välillä, jolloin henkilön tunnistamisen sijaan tulisi tunnistaa asioiva yritys tai sen järjestelmä. Neljänneksi markkinoille on tullut iso määrä uusia taloushallinnon toimijoita, jotka haluaisivat upottaa verotuksen osaksi omaa sähköistä palveluprosessiaan.

KaPA uudistaa vaiheittain Katso-palvelua

Katso-palvelun omistajuuden vaihdos ei näy yritysasiakkaille. Katso-palvelun omistajuus siirtyy Verohallinnolta VRK:lle 1.1.2017. Verohallinto hoitaa edelleen Katson tukipalvelut, asiakasrekisteröinnin ja sovellustuen. Myös palvelun ohjeet ja chat-tuki löytyvät tutuista osoitteista www.vero.fi/katso ja https://yritys.tunnistus.fi. VRK vastaa VM:n ohjauksessa 1.1.2017 alkaen siitä, mitä uusia ominaisuuksia yritysten tunnistamiseen ja valtuuttamiseen kehitetään. 

Katso-palvelu on tarkoitus vaiheittain liittää yhä kiinteämmäksi osaksi Kansallisen palveluarkkitehtuurin tunnistamis-, rooli- ja valtuutuspalveluita. Kehittäminen on helpompaa ja nopeampaa osana uutta palvelukokonaisuutta. KaPA-suunnitelmista löytyy lisätietoa VM:n sivuilta osoitteesta http://vm.fi/sahkoinen-tunnistusmalli (tunnistamisratkaisut) sekä osoitteesta http://vm.fi/roolit-ja-valtuudet (rooli- ja valtuutuspalvelut).

KaPA poistaa heti alkuun turhaa byrokratiaa hyödyntämällä rekistereissä jo olevia valtuutustietoja. Jo nyt kauppa­rekisteriin merkitty toimitusjohtaja tai isännöitsijä voi lähettää edustamansa osakeyhtiön tai asunto-osake­yhtiön ilmoituksia kirjautumalla henkilökohtaisilla pankki- tai mobiilitunnisteilla. Erillisiä Katso-tunnisteita ei siis tässä tapauksessa tarvita. 

Verohallinto selkiyttää ja helpottaa ilmoittamista suoraan järjestelmistä

Verohallinto on uudistamassa omaa määräystään sähköiseen asiointiin ja ilmoittajan varmentamiseen liittyen. Verohallinnolla on veromenettelylaissa, oma-aloitteisten verojen menettelylaissa, ennakkoperintälaissa, arvonlisäverolaissa ja varainsiirtoverolaissa säädetty valtuutus määrätä sähköisen asioinnin menettelystä ja siitä, millä tavalla ilmoitusvelvollisen on allekirjoitettava Verohallinnolle annettavat ilmoitukset. Käytännössä sähköinen allekirjoitus toteutuu, kun asiakas tunnistautuu vahvalla tunnisteella asiointipalveluun.

Uutta määräystä ei käydä tässä kattavasti läpi. Verohallinnolta on tulossa määräyksestä sovellusohjeineen lisätietoa marras–joulukuussa 2016. 

Uudistuksella tavoitellaan mahdollisimman joustavaa ja helppoa sähköistä asiointia veroasioissa kasvattamatta kuitenkaan asiakkaan tai verohallinnon riskejä. Ilmoittamisprosessiin voi liittyä suoria taloudellisia vaikutuksia osapuolille. Esimerkiksi myöhästyneestä tai puutteellisesta ilmoituksesta voi asiakkaalle seurata sanktio. Vastaavasti veroilmoitus voi oikeuttaa veronpalautukseen. Petosyrityksiin törmätäänkin nykyisin yllättävän usein. Verotusasiakirjat ja niiden sisältämät tiedot ovat verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) nojalla salassa pidettäviä. Tietosuojan ja tietoturvan on siis syytä olla kunnossa.

 Pääsääntöisesti Verohallinnon ilmoitukset annetaan jatkossakin Verohallinnon asiointipalveluissa. Uudessa määräyk­sessä kuvataan edellytykset, joilla ilmoituspalvelun voi tarjota myös jokin muu taho kuin Verohallinto. Poikkeuksena ovat merkittävän väärinkäytösriskin vuoksi tilinumeromuutokset, jotka voi tehdä vain Verohallinnon asiointipalvelussa. 

Säännöksellä on myös haluttu helpottaa tilannetta, jossa raportointitiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmien välillä. Kun ilmoitusprosessiin ei osallistu ihmistä, ei henkilötason tunnistaminen ja valtuuttaminen tunnu luontevalta ratkaisulta.  Uusi määräys mahdollistaakin kahden­välisen siirtoyhteyden Verohallinnon ja ilmoituksia välittävän, asiakkaan valtuuttaman tahon välillä. Edellytykset yhteyden käytölle on kuvattu määräyksessä, ja tarkempi ohjeistus on valmistumassa verohallinnossa. 

Yritysten sähköinen asiointi on joskus tuntunut hankalammalta kuin paperiasiointi. Verohallinto pyrkii uudella määräyksellään helpottamaan erityisesti yritysten puolesta asioita hoitavien tahojen toimintaa. Veroasioiden hoidon tulisi olla saumaton osa taloushallinnon prosessia. Palveluidensa kehittämisessä Verohallinto hyödyntää aina ensisijaisesti kansallisia tunnistamis- ja valtuuttamisratkaisuja.