CTA Paikka
CTA Paikka

Tulorekisteri – 
Miten valmistautua?

Tulorekisteri koskee kaikkia, jotka maksavat palkkoja. Se otetaan käyttöön vuodenvaihteessa. Olemme listanneet viisi keskeistä asiaa, jotka tulorekisteriin valmistautumisessa on huomioitava vielä syksyn aikana.
18.10.2018 Reetta Järvinen ja Anniina Korhonen
  1. Hae varmenne ja valtuudet tulorekisteriin

Tiedätkö, miten edustamasi yritys tulee asioimaan tulorekisterissä? Vaihtoehtoina on asiointi suoraan omasta palkanlaskentajärjestelmästä teknistä rajapintaa pitkin tai asiointi tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.

On myös mahdollista hoitaa osa toiminnoista teknistä rajapintaa pitkin ja osa sähköisessä asiointipalvelussa. Selvitä, mikä asiointikanava teillä on käytössä, jotta valmistautuminen onnistuu sujuvasti!

Selvitä, mikä asiointikanava teillä on käytössä, jotta valmistautuminen onnistuu sujuvasti!

Varmenne tarvitaan tulorekisterin teknisen rajapinnan käyttöön

Jos palkkahallintojärjestelmään on rakennettu sähköinen yhteys eli tekninen rajapinta tulorekisteriin, tarvitaan varmenne. Varmenteella organisaatio tunnistetaan.

Varmenteen tarvitsee yritys tai tilitoimisto, joka käyttää palkkahallinnon ohjelmistoa ja asioi tulorekisterissä. Ainoastaan nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö voi hakea rajapintapalveluiden käynnistämistä ja samalla varmennetta.  Jos rajapintaa tulee käyttämään tilitoimisto tai muu palkkahallinnon ulkoistuskumppani, sillä pitää olla voimassa oleva toimeksiantosopimus toimia asiakasyrityksensä puolesta tulorekisterissä.

Nimenkirjoitusoikeudellinen tekee hakemuksen rajapintapalveluiden käyttöönottamiseksi 1.11–14.12 tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Keskustele järjestelmätoimittajasi kanssa varmenteen hakemisesta.

Sähköisen asiointipalvelun käyttöön valtuus

Tilitoimisto tai muu palkkahallinnon ulkoistuskumppani, joka asioi yrityksen puolesta tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, tarvitsee valtuuden. Mitkään vanhat valtuudet eivät käy tulorekisteriasiointiin. Tulorekisterin valtuudet on tehtävä ennen 1.1.2019., jotta tilitoimisto voi vuodenvaihteen jälkeen hoitaa yrityksen palkkojen ilmoittamisen.

Yrityksen organisaatiomuoto ratkaisee sen, missä palvelussa valtuus tehdään. Pääsääntöisesti valtuudet tehdään palvelussa Suomi.fi-valtuudet.

Jos yritys tarvitsee suuria määriä valtuuksia kerralla, voidaan hyödyntää Katso-palvelun massavaltuustoimintoa. Katso-palvelussa nyt valtuuttavien on syytä kuitenkin varautua tekemään valtuutukset uudestaan vuoden 2019 aikana, koska Katso-palvelu ollaan ajamassa alas. Tästä syystä on suositeltavaa tehdä valtuudet suoraan palveluun Suomi.fi-valtuudet, jos se on organisaatiomuodosta riippuen mahdollista.

Tilitoimistot ja muut ulkoistuskumppanit voivat pyytää valtuutta asiakasyritykseltä palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Valtuuspyyntöjä on mahdollista tehdä 30:lle asiakasyritykselle yhdellä kertaa.

Monissa tilitoimistossa valtuusasiat ovat nyt juuri työn alla. Onkin suositeltavaa, että tilitoimistossa tehdään valtuuspyynnöt hyvissä ajoin kuntoon ennen vuoden vaihteen kiireitä vaikkapa ”talkoourakkana”!

 

  1. Asiakastunnus ja 
aliorganisaatiotunnus

Tulorekisterissä on käytössä kaksi tarkennetta valtuuksien rajaamiseen:

Aliorganisaation tunniste on valtuuttajan (esimerkiksi asiakasyrityksen) työväline valtuuksien kohdentamisessa.

Asiakastunnustarkenne on valtuutetun (esimerkiksi tilitoimiston) työväline edustamisvaltuuden kohdentamisessa.

Rajaustarkenteita käytetään tulorekisterin valtuuskoodeille palkkatietojen ilmoittaminen ja palkkatietojen katselu.

Rajaustarkenne: Aliorganisaation tunniste

Rajaustarkenteen kuvaus: Aliorganisaation tunniste on asiakasyrityksen itsensä määrittelemä tapa eriyttää organisaation erilaisia liiketoiminnallisia osia (esimerkiksi palkanlaskenta ja matkalaskujen hallinta) tai muita yksiköitä.

Rajaustarkenne: Asiakastunnus

Rajaustarkenteen kuvaus: Asiakastunnus voi olla Y-tunnus tai henkilötunnus ja sitä käytetään edustamisvaltuuden tarkenteena.

Tulorekisterissä aliorganisaation tunniste toimii lisätarkenteena

Tulorekisterissä on käytössä lisätarkenteena aliorganisaation tunniste, joka rajaa valtuuskoodien (palkkatietojen ilmoittaminen ja palkkatietojen katselu) asiointioikeuksia.

Aliorganisaation tunniste on valtuuttajan (yrityksen) itsensä määrittelemä keino eriyttää organisaation erilaisia liiketoiminnallisia osia tai muita yksiköitä.

Joidenkin yritysten täytyy rajata organisaation tietojen näkyminen tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Aliorganisaation tunnisteella yritys jaottelee yritystään pienempiin kokonaisuuksiin tulorekisteriasiointia varten. Organisaation voi jaotella esimerkiksi yksikön tai toimipaikan mukaan.

Yritys päättää aliorganisaation tunnisteen sisällön samalla kun myöntää valtuuden, eikä sitä tarvitse erikseen ilmoittaa Tulorekisteriyksikölle, vaan tieto välittyy tulorekisteriin palvelusta Suomi.fi-valtuudet. Aliorganisaation tunnisteen muodon on oltava tulorekisterin skeemavaatimusten mukainen. Lisätietoa on tulorekisteri.fisivuilla.

Aliorganisaation tunniste palvelussa Suomi.fi-valtuudet

Suomi.fi-valtuuksissa aliorganisaation tunniste lisätään valtuuskoodin lisätarkenteeksi valtuuttamisen yhteydessä. Aliorganisaation tunniste liitetään valtuuskoodiin palkkatietojen ilmoittaminen tai palkkatietojen katselu ja tunniste välittyy valtuuden saaneelle esimerkiksi tilitoimistolle valtuuskoodin mukana.

Kun yritys ilmoittaa tietoja tulorekisteriin, pitää palkkatietojen ilmoittamisen yhteydessä käyttää samaa aliorganisaation tunnistetta kuin Suomi.fi-valtuuksissa on käytetty. Siten valtuuden saanut henkilö näkee ainoastaan ne tiedot, joissa on käytetty kyseistä aliorganisaation tunnistetta.

Aliorganisaation tunniste Katso-palvelussa

Katso-palvelussa aliorganisaation tunniste lisätään Y-tunnuksen perään (huomioi Katso-palvelun asettamat rajoitukset aliorganisaation tunnisteelle). Katso-palvelussa valtuuden myöntäminen tapahtuu samalla tavalla kuin ennenkin. Jos yritys haluaa käyttää aliorganisaation tunnistetta Katso-palvelun valtuuksissa, pitää aliorganisaation tunniste lisätä valtuuksien tekemisen yhteydessä valtuuskoodeihin palkkatietojen ilmoittaminen tai palkkatietojen katselu.

Tilitoimisto voi rajata henkilöstönsä edustamisvaltuuksia asiakastunnuksella

Tilitoimisto voi myöntää koko henkilöstölleen edustamisvaltuuden esimerkiksi valtuuteen palkkatietojen ilmoittaminen. Tällöin kaikki työntekijät, jotka ovat saaneet edustamisvaltuuden palkkatietojen ilmoittaminen, voivat hoitaa kaikkien valtuuden antaneiden yrityksen puolesta asiointia tulorekisterissä.

Asiakastunnusta voidaan käyttää valtuuden tarkenteena tilanteissa, joissa tilitoimisto haluaa rajoittaa edustamisvaltuutta tietyille työntekijöilleen.

Asiakastunnuksen käyttäminen tarkenteena on valtuuden saaneen yrityksen, esimerkiksi tilitoimiston, työväline rajoittaa tietojen näkyvyyttä ja asiointia tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.

Käyttämällä asiakastunnusta tarkenteena yritys voi rajoittaa asiakasyrityksen antamaa palkkatietojen ilmoittaminen ja palkkatietojen katselu -valtuutta tilitoimiston sisällä. Asiakastunnus tarkenne on tulorekisterissä Y-tunnus tai henkilötunnus. Jos valtuuttaja on henkilö, on asiakastunnus henkilötunnus, ja jos valtuuttaja on yritys, asiakastunnus tarkenne on Y-tunnus.

Sekä aliorganisaation tunniste että asiakastunnus rajaustarkenteiden käyttöönotto on palvelussa Suomi.fi-valtuudet lokakuussa 2018. Aikaisemmin myönnetyissä valtuuksissa ei ole ollut mahdollista rajaustarkenteita käyttää. Jos aikaisempia valtuuksia on voimassa, ne täytyy poistaa ennen asiakastunnuksen käyttöönottoa. Jo tehtyihin valtuuksiin ei voi jälkikäteen lisätä rajaustarkenteita.

Työnantajan erillisilmoitus on maksajakohtainen

Organisaatio antaa kerran kuukaudessa vain yhden erillisilmoituksen. Ilmoitukselle on koottu koko organisaation ilmoituksella annettavat tiedot. Nykyisin näitä tietoja on voitu antaa alitilityspistekohtaisesti.

Tulorekisterin aliorganisaation tunnistetta voidaan kuitenkin käyttää työnantajan erillisilmoituksella olevien tietojen näkemisen rajaamisessa tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Jos organisaatio haluaa rajoittaa, että vain esimerkiksi tietty yksikkö näkee työnantajan erillisilmoituksella ilmoitettavat tiedot, pitää organisaation käyttää aliorganisaation tunnistetta työnantajan erillisilmoituksen antamisessa.

 

  1. Palvelussuhdetiedot ajan tasalle ja osaksi ilmoittamisen automaatiota palkkahallinnon järjestelmiin

Varmista ennen tulorekisterin käyttöönottoa, että työnantajien ja tulonsaajien tiedot ovat järjestelmässä ajan tasalla ja tulorekisterin vaatimalla tarkkuustasolla. Yrityksen on hyvä käydä eri järjestelmissään olevat tiedot läpi ja selvittää, mitä niistä saadaan toimitettua automaattisesti palkkatietoilmoitukselle. Kun esimerkiksi palvelussuhdetta koskevat tiedot tulevat automaatiossa palkkatietoilmoitukselle, on ilmoittaminen vaivattomampaa.

Osa palvelussuhdetiedoista on vapaaehtoisesti annettavia täydentäviä tietoja ja osa pakollisesti annettavia tietoja. Jos palvelussuhde on vakuutettu julkisten alojen eläkelain (JuEL) mukaisesti, maksajan pitää aina ilmoittaa palvelussuhteen voimassaoloaika, Kevan eläketurvakohtaisen nimikkeistön mukainen ammattinimike, rekisteröinnin peruste sekä mahdollinen eläketurvakohtainen palvelussuhteen päättymisen syy. Palvelussuhdetietoja tarvitsee suurin osa tulorekisterin tiedon käyttäjistä.

Suosituksena on, että palvelussuhdetiedot annettaisiin mahdollisimman kattavasti, jolloin kaikki tulorekisteristä tietoja saavat tiedon käyttäjät voivat hyödyntää tietoja tarvitsemallaan tarkkuudella. Tällöin yhden ilmoituksen periaate toteutuu, ja rekisterissä olevia tietoja ei tarvitse jälkikäteen ilmoittaa.

 

  1. Palkkalajien kohdentaminen tulorekisterin tulolajeihin

Tulorekisterissä palkkatietojen ilmoittamiseen käytetään kolmenumeroisia koodiarvoja eli tulolajeja. Palkkatietoilmoituksen tulolajit vastaavat pitkälti palkkahallinto-ohjelmien yleisimpiä palkkalajeja. Tulorekisterissä käytössä olevat tulolajit koskevat erilaisia maksutilanteita, joten eri tulolajeilla ilmoitetaan eri maksutilanteissa maksettuja suorituksia. Käytettävän tulolajin tulee vastata tosiasiallista maksutilannetta.

Palkkatietoilmoituksen tulolajit vastaavat pitkälti palkkahallinto-ohjelmien yleisimpiä palkkalajeja.

Selvitä, millä tulolajilla nyt käytössä olevat palkkalajit ilmoitetaan. Palkkalajien kohdentamista tehdään palkkajärjestelmiin parhaillaan monissa tilitoimistoissa, mutta myös sisäiset ohjeet on hyvä tarkistaa, jotta ilmoittaminen sujuu oikein.

 

  1. Tietojen ilmoittaminen kattavasti

Tiedot on suositeltavaa ilmoittaa mahdollisimman kattavasti tulorekisteriin, jolloin niitä voidaan hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla. Tällöin jälkikäteiset suorituksen maksajaan tai tulonsaajaan kohdistuvat tietopyynnöt poistuvat ja tulorekisteriin ei tarvitse ilmoittaa tietoja kuin kerran. Jos vapaaehtoiset tiedot jätetään ilmoittamatta, niitä saatetaan joutua kysymään suorituksen maksajalta erikseen.

Rahapalkkojen ilmoittamisessa on suositeltavaa käyttää laajempaa ilmoittamisen tasoa ja ilmoittaa tiedot 200-, 300- ja 400-sarjan tulolajeilla.

Jotta Kela-asiointi olisi tulorekisteriaikana mahdollisimman sujuvaa, on palvelussuhdetiedot, ansaintajaksot (niistä tulolajeista, jotka on ansaittu muulta kuin palkkakauden ajalta) ja poissaolotiedot tärkeä ilmoittaa tulorekisteriin kattavasti.

Nyt onkin viimeinen hetki päättää, miten tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin ja millaisia uusia työskentelytapoja tarvitaan sekä laatia uudet ohjeistukset ja päivittää raportointia. Kun tehtävät, ohjeet ja työkalut on etukäteen mietitty, voidaan tulorekisteri ottaa sujuvasti käyttöön.

Jäikö jokin askarruttamaan? Voit kysyä lisää tulorekisteristä tulorekisteri.fi-sivun chatissa.

 

Asiantuntijana
Reetta Järvinen tietohallinnon asiantuntija Kansallisen tulorekisterin perustamishanke
Anniina Korhonen liiketoimintamuutokset, projektipäällikkö, kansallisen tulorekisterin perustamishanke
PalkkahallintoUusimmat Artikkelit
Katso kaikki