TALTIO-tapahtumatietue tehostaa tiedonsiirtoa

Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus TIEKE ry:n ja Suomen Taloushallintoliiton laatima kansallinen kirjanpidon TALTIO-tapahtumatiedosto karsii niitä haasteita, joihin tilitoimistot ja heidän asiakkaansa törmäävät järjestelmäpäivitysten tai palvelutoimittajan vaihtamisen yhteydessä. Tapahtumatasolle ulottuvaa tiedon­siirtoa hankaloittaa muun muassa ohjelmistotalojen välinen kilpailu, jonka johdosta siirrot eri järjestelmien välillä ovat kalliita toteuttaa. Usein ainoaksi vaihtoehdoksi jää tietojen manuaalinen syöttäminen uuteen järjestelmään.

TIEKEn ja Suomen Taloushallintoliiton tekninen määritelmä TALTIOn sisällöstä kattaa kaikki tositteilta vaadittavat tiedot. Sähköistä taloushallintoa helpottavan tietueen aineisto perustuu vapaasti hyödynnettävään globaaliin XBRL-pohjaiseen tietuekuvaukseen. Sen suomenkieliset nimikkeet ja selitteet on määritelty olennaisimmille kirjanpidon tapahtuman sisältämille osatiedoille. Taloushallintoliiton puheenjohtaja Vuokko Mäkinen korostaa, että TALTIO on koko taloushallintoalan kannalta tärkeä uudistus, joka mahdollistaa joustavat ja luotettavat tiedonsiirrot eri tilitoimistojen ja järjestelmien välillä.

– Uusi kirjanpitolaki sallii aikaisempaa laaja-alaisemman sähköisten järjestelmien käytön. Sen myötä ala ei ole riippuvainen yhdestä ainoasta kirjanpitomenetelmästä, hän toteaa.

Euroopassa jo lakisääteisiä standardeja

TALTIOssa liiketapahtumaan yhdistetään tarvittavan viranomaisraportin oikean kohdan osoite. Liiketapahtuman kirjaus TALTIO-tapahtumatiedostomuotoon voidaan automatisoida hyödyntäen raportointikoodistoa ja verkkolaskulta saatavia tietoja. Standardoitu kirjanpidon TALTIO-tapahtumatiedosto helpottaa järjestelmien yhteentoimivuutta esimerkiksi silloin, kun tiedon jatkojalostus tapahtuu toisessa ohjelmistossa. Kun kaikki tilikauden liiketapahtumat ovat saatavilla TALTIO-tapahtumatiedoston muodossa, sähköisten talousraporttien muodostaminen käy vaivattomasti. Standardoitu tiedostomuoto mahdollistaa myös automatisoidun tilintarkastuksen ja verotarkastuksen, kun tiedot voidaan helposti jäljittää raportilta takaisin alkuperäisiin liiketapahtumiin.

Tulevaisuudessa TALTIO tekee mahdolliseksi myös sähköiseen raporttiin perustuvan oma-aloitteisen tulovero­ennakoiden ilmoittamisen ja maksamisen. Tällä hetkellä standardien käyttö on lakisääteistä tuloveroilmoittamisen osalta esimerkiksi Belgiassa, Britanniassa, Hollannissa ja Tanskassa sekä verotarkastustiedostojen osalta esimerkiksi Itävallassa, Luxemburgissa, Portugalissa ja Ranskassa, missä hyödynnetään OECD:n SAF-T-standardia. Suomessa tiedostomuotoa koskevaa lakisääteistä määräystä ei ole olemassa, mutta TALTIOn yleistymistä puoltaa muun muassa sen vaivaton käyttöönotto. Informaation konvertoiminen TALTIO-muotoon onnistuu kyseiseen tarkoitukseen tuotetun tiedoston avulla. Lisäksi TALTIOn tietosisältöä on mahdollista muokata lisäämällä määritykseen tarvittavia tietokenttiä. Ensimmäinen virallinen sisältölaajennus on tulossa vielä tämän kevään aikana.

– TALTIOn avulla kirjanpitoaineistolle saadaan aikaan yhteinen kieli. Sen ansiosta kirjanpitoaineisto siirtyy helposti järjestelmästä toiseen. TALTIO lisää myös kirjan­pidon läpinäkyvyyttä, sanoo TIEKEn projektipäällikkö Elina Koskentalo.

Konvertointi työllistää verohallintoa

Kirjanpitotietojen standardoiminen on osa globaalia trendiä, jossa syntynyttä informaatiota pyritään hyödyntämään mahdollisimman laaja-alaisesti jo osto- tai muun kirjanpitotapahtuman tapahtumahetkellä. Standardointi karsii kirjanpitovelvollisten ad hoc -raportointia ja tarjoaa tiedon saumatonta hyödyntämistä esimerkiksi yrityksen rahoitussuunnittelussa sekä viranomaiskäytössä.

Kun kirjanpidon tapahtuma on jo syntyessään sähköisessä, rakenteellisessa tietokantamuodossa, olisi kustannustehokasta linkittää se alkuperäisestä lähteestään suoraan eri raportointitarpeisiin. Sen seurauksena saavutettaisiin merkittäviä synergiaetuja ja kustannussäätöjä, joista hyötyisivät kirjanpitovelvollisten lisäksi tilitoimistot sekä muut toimijat. Nykyään yritykset joutuvat tuottamaan erikseen esimerkiksi verotarkastuksia varten tarvittavaa informaatiota. Useista eri tiedon esittämismuodoista johtuen dataa on konvertoitava verohallinnon toimesta. Formaattien runsas kirjo edellyttää panostuksia henkilöstön koulutukseen ja tarvittaviin työvälineisiin, jotka hankitaan yhteisillä verovaroilla.

Verohallinnon yritysverotuksen ohjaus- ja kehittämisyksikön ylitarkastaja Tapani Mäkelä uskoo standardimuotoisen aineiston olevan pitkällä tähtäimellä kaikkien osapuolten ja koko kansantalouden yhteinen etu.

– Standardointi on hyvä asia, etenkin jos sen käyttöönottoa edistää riittävä markkinavetoinen imu. Vapaaehtoisuuteen perustuvassa toimintamallissa kehityskaari saattaa kuitenkin venyä turhan pitkäksi. Siksi standardimuoto kannattaisi tuoda velvoitteeksi ainakin tiettyyn osaan raportointia, kuten jo eräissä EU-jäsenmaissa on tehty, hän arvioi.

Verohallinto ei ole ottanut kantaa yksittäisten standardi­muotojen keskinäiseen paremmuuteen. Mäkelän mielestä on olennaista löytää kaikkia osapuolia parhaiten palveleva vaihtoehto, jonka avulla pystytään karsimaan turhia päällekkäisyyksiä. Jos yhteistä tahtotilaa ja velvoittavaa lainsäädäntöä standardoinnin etujen aikaansaamiseksi ei saavuteta, voi yksittäinen viranomainen harkita muita vaihtoehtoja.

– Verohallinto voisi tehdä omassa toiminnassaan tietyt tiedostomuodot poisrajaavia ehtoja. Tällainen uudistus helpottaisi viranomaisen työtä, mutta se ei hyödyttäisi verovelvollisia tai kansantaloutta, sanoo Mäkelä.

Kirjanpitoarkisto helpottaisi vastuukysymyksiä

Lisääntyvän sähköistymisen myötä taloushallinnon haasteeksi on muodostumassa kirjanpitotietojen tallentaminen, joka tapahtuu pääasiassa verkossa toimiviin pilvipalveluihin. Fyysisesti data voi sijaita missä päin maailmaa tahansa, kunhan siihen on esteetön pääsy Suomesta käsin. Kyseisen tiedon saaminen esimerkiksi palveluntoimittajan tai tilitoimiston konkurssitapauksessa voi kuitenkin osoittautua hankalaksi. Kirjanpitoaineiston saatavuuden turvaaminen on erityisen tärkeää kirjanpitovelvollisen kannalta, joka kantaa vastuun aineiston asiallisesta säilyttämisestä. Tämän helpottamiseksi on suunniteltu perustettavaksi kansallinen kirjanpitoarkisto, jonne kirjanpitotiedot tallennettaisiin kauden päätyttyä. Tällöin arkistoituun kirjanpitoaineistoon liittyvä asiakasvastuu lakkaisi.

– Kansallisen kirjanpitoarkiston perustaminen on tärkeää yritysasiakkaiden oikeusturvan varmistamiseksi. Isot yritykset hoitavat nämä asiat varmasti omalla tavallaan, mutta pk-sektorin osalta kyseessä olisi merkittävä parannus, sanoo Mäkinen.

Kansallinen kirjanpitoarkisto tarjoaisi kohtuullisin kustannuksin käytettävyyttä myös muille kuin tilitoimistoille. Erikseen määriteltävien valtuutusten avulla materiaalia pystyttäisiin hyödyntämään muun muassa tilin- ja verotarkastuksissa. TALTIOn tekstitiedostomuotoisuuden ansiosta arkistoon olisi mahdollista tallentaa paljon dataa suhteelliseen pieneen tilaan.

– Kansallinen kirjanpitoarkisto parantaisi kirjanpitovelvollisten vastuukysymyksen ohella taloushallinnon tietoturvan tasoa sekä datan pitkän tähtäimen käyttökelpoisuutta. Pilvipalveluissa piilee aina riski siitä, onko sinne tallennettu informaatio vielä lukukelpoista 6–10 vuoden päästä, summaa Mäkinen.

Kriittinen arviointi ajankohtaista

Työ- ja elinkeinoministeriön neuvotteleva virkamies Mika Björklund vahvistaa kirjanpitolain uudistusta selvittäneen työryhmän nostaneen esiin ajatuksen kansallisesta kirjan­pitoarkistosta. Hän korostaa, että sen aikaansaamiseksi ei ole toistaiseksi tekeillä konkreettista käytännön hanketta.

– Työryhmän tehtävänä oli miettiä mahdollisimman laajasti keinoja yritysten ja muiden kirjanpitovelvollisten elämän helpottamiseksi. Ajatus kansallisesta kirjanpitoarkistosta nousi esiin kyseisen pohdinnan yhteydessä, hän sanoo.

Björklundin mielestä ideaa tulisi tässä vaiheessa jatko­jalostaa arvioimalla kriittisesti mahdollisen arkiston etuja ja sen mukanaan tuomia haasteita. Olennaista on pohtia arkistoon tallennettavan tiedon rakenteellista standardointia, sen eri käyttötarkoituksia ja -oikeuksia sekä informaation lopullisia hyötyjä kirjanpitovelvollisille ja eri viranomaisille. Kehitystyön painopisteen tulee olla viranomaispuolen järjestelmien tiedostomuotojen, tietojenkäsittelyn ja ennen kaikkea käytäntöjen kehittämisessä. Tähän keskusteluun Björklund toivoo kirjanpitoalan ammattilaisten merkittävää panosta.

Kirjanpitolain henki ja ideologia tukevat kirjanpitoaineiston säilyttämistä yhteistietokannassa. Sen myötä rekisteri­viranomaisten tietojärjestelmiä ja käytäntöjä olisi mahdollista kehittää niin, että myös ei-julkisia tietoja voitaisiin toimittaa säilytettäviksi yritysten niin halutessa. Hyvin toteutettuna, ja mahdollisuuksien mukaan avoimia ja yleisessä käytössä olevia tiedostostandardeja hyödyntäen, valittu säilytysratkaisu helpottaisi merkittävästi sekä kirjanpitovelvollisen että tarkastajien ja viranomaisten toimintaa.