Palveluja asiakkaan ohjelmistolla tarjoavat tilitoimistot ovat yleistyneet yhteiskäyttöisten, pilvipohjaisten ohjelmistojen kehittymisen myötä. Pitkään oli tavallista, että jos yritys tarvitsi toiminnanohjausohjelmaa, laskutusta ja ostoreskontraa, yrityksessä oli oma taloushallinnon henkilö näitä hoitamassa. Jos kirjanpito oli ulkoistettuna, se tehtiin useimmiten tilitoimiston omalla kirjanpito-ohjelmalla. Yrityksen taloushenkilö kiikutti reskontralistat ja muut tositteet tilitoimistoon mapissa.

Taloushallinnon tekeminen asiakkaan ERP-ohjelmistossa edellyttää ensinnäkin sitä, että taloushallinnon prosessit on digitalisoitu, eli ostolaskut tulevat järjestelmään joko verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta, koska palvelu tehdään etänä joko selainpohjaisten käyttöliittymien tai VPN-yhteyksien avulla asiakkaan ohjelmistoon kirjautumalla. Myös hyvä IT-kumppani on olennainen osa kokonaisuutta: VPN-yhteyksien luonti ja ylläpito sekä ongelmatilanteiden selvittäminen edellyttävät sellaista osaamista, mitä tilitoimistoilla ei useinkaan ole.

Toimintamallin eroja perinteiseen tilitoimistopalveluun

Taloushallintopalvelu asiakkaan ERP:ssä eroaa monella lailla perinteiseen kirjanpitopalveluun verrattuna. Alla listattuna muutamia eroavaisuuksia:

1. Ostoreskontra ja maksuliikenne osana palvelukokonaisuutta

Usein asiakas haluaa, että tilitoimisto ottaa vastuun ostolaskujen tiliöintien ja alv-käsittelyn oikeellisuudesta. Tällöin ostoreskontra ja maksuliikenne sisällytetään osaksi palvelukokonaisuutta. Monet varsinkin isommat asiakkaat haluavat, että ostolaskut on esitiliöity jo ennen kuin ne lähtevät tarkastus- ja hyväksyntäkiertoon.

Usein sovitaan, että tilitoimisto hoitaa myös maksuliikenteen. Jotkut tilitoimistot vierastavat tätä kokien palvelun liian sitovana ja riskialttiina, mutta vastuunjaosta ja toimintamalleista sopimalla maksuliikenteen hoitaminen on luonteva osa palvelukokonaisuutta. Jos asiakkaan kassatilanne on kunnossa, ostolaskut maksetaan hyväksynnän jälkeen eräpäiväjärjestyksessä. Jos kassatilanne on tiukka, sovitaan prioriteettijärjestyksestä tai asiakas ilmoittaa, mitä laskuja maksetaan.

Kun tilitoimisto hoitaa maksuliikenteen, tilitoimistolla on varallisuusvastuuvakuutuksen lisäksi syytä olla myös kavallusvakuutus. Tämä tuo turvaa sekä asiakkaalle että tilitoimistolle.

Isoimpien asiakkaiden kanssa sovitaan usein myös vaarallisten työyhdistelmien välttämisestä. Tässä ostolaskujen käsittely, maksuliikenne ja toimittajatietojen ylläpito eriytetään käyttö­oikeuksin eri henkilöille väärinkäytösten välttämiseksi.
​

2. Isommat asiakkaat

ERP-ohjelmistoja käyttävät asiakkaat ovat tilitoimistoasiakkaista suurimpia. Asiakkaiden liikevaihto on usein vähintään kaksi miljoonaa euroa. Tällöin ostolaskumassat ovat parhaimmillaan yli 1 000 ostolaskua kuukaudessa, mikä tarkoittaa sitä, että palvelua on tehtävä päivittäin. Yhteydenpito asiakkaan yhteyshenkilöihin on tiivistä, ja vuosien yhteistyön aikana tilitoimiston palvelutiimistä tulee asiakkaalle läheinen.

Aikataulutavoitteet painottuvat isompien asiakasyritysten kanssa vähän eri tavalla perinteisiin tilitoimistoasiakkaisiin verrattuna. Tämän kokoluokan yrityksillä kirjanpidon valmistumispäivä on usein aika pian kuukauden päättymisen jälkeen. Yksi suurimmista eroista niin sanottuun perinteiseen tilitoimisto­palveluun verrattuna onkin se, että alv-päivällä ei ole suurta merkitystä työn rytmityksessä.

Tulos on jo raportoitu ja alv-ilmoitus tehty kuukausi ennen alv:n eräpäivää. Samoin tilinpäätöksen valmistumisaikataulu on nopeampi: useissa asiakasyrityksissä tilintarkastukset alkavat jo tammikuussa ja koko tilinpäätösprosessi veroilmoituksineen on ohi maaliskuuhun mennessä.

Isoille asiakasyrityksille tehdään tilinpäätöstasoinen kirjanpito joka kuukausi. Poistot, jaksotukset ja varaston muutos kirjataan kuukausittain. Lisäksi asiakkaan oma kiinnostus ja osaaminen yrityksen taloudesta on verrattain korkealla tasolla, ja kirjanpitäjän tuleekin analysoida tulosta ennen raportointia asiakkaalle. Asiakas huomaa usein itse jo tuloslaskelmasta, jos osto- tai myyntilaskuja on lipsahtanut väärälle kuukaudelle tai lomapalkkajaksotus on väärin. Kulujen ja tuottojen ajallisen kohdistuksen oikeellisuus tilikauden aikana korostuu, ja tilitoimiston tuottamaa raportointia käytetään oikeasti liiketoiminnan ohjauksen välineenä. Suurimmilla asiakasyrityksillä on usein myös oma talousjohtaja tai talouspäällikkö, jonka kanssa tilitoimiston palvelutiimi tekee tiivistä yhteistyötä.

3. Palvelua asiakkaan ehdoilla

− ERP:ssä tehtävä palvelu tapahtuu monessa tavalla hyvin asiakaslähtöisesti, asiakkaan ehdoilla, kertoo Viiconilainen Henna.

Tämä vaatii myös kirjanpitäjiltä uudenlaista asennoitumista kirjanpidon tekemiseen. Tilitoimisto ei voi esimerkiksi neuvottelematta asiakkaan kanssa tehdä muutoksia toimintatapoihin ja prosesseihin. Usein asiakkaan kanssa sovitaan myös aikataulut siitä, milloin maksuaineistot viedään pankkiin tai mihin kellonaikaan mennessä laskutetaan myyjien päivän aikana toimittamat tilaukset. Näistä aikatauluista on pidettävä kiinni myös poikkeustilanteissa. Tämä edellyttääkin tilitoimistolta toimivaa varahenkilöjärjestelmää ja kattavaa, ajantasaista dokumentaatiota asiakkaalle tehtävistä palveluista.

4. Asiakkaan ohjelmisto: kuka vastaa ongelmatilanteista?

Ohjelmistoa koskevien asetusten ylläpito ja ongelmatilanteiden ratkaisut ovat asia, mistä tilitoimiston ja asiakkaan kannattaa selkeästi sopia. Jotkut asiakkaat haluavat, että tilitoimisto on ongelmatilanteissa suoraa yhteydessä ohjelmisto­toimittajaan, jotkut taas haluavat, että kommunikaatio ohjelmistotoimittajaan tapahtuu asiakkaan kautta. Tästä on hyvä sopia selkeästi. Samoin kirjanpidon asetuksista on hyvä sopia selkeästi, vastaako niistä tilitoimisto vai asiakkaan pääkäyttäjä.

ERP:ssä tehtävä taloushallintopalvelu kirjanpitäjän näkökulmasta

Monet Viiconille tulleet kirjanpitäjät kokevat ERP:ssä tehtävän palvelun mielekkäänä. Ensinnäkin asiakkaat ovat isompia ja asiakkaita on lukumääräisesti vähemmän kuin niin sanotussa perinteisessä tilitoimistossa keskimäärin.

− Edellisessä työpaikassani minulla oli 20 asiakasta, joille tein kirjanpidon kerran kuukaudessa, enkä siinä välissä tehnyt asiakkaalle muuta. Nyt minulla on kolme asiakasyritystä, joiden taloushallintoa teen joka päivä, ja olen asiakkaiden kanssa yhteydessä päivittäin. Kirjanpito tehdäänkin hyvin pitkälti pitkin kuukautta, kun tiliotteet ja ostolaskut käsitellään päivittäin, Viiconilainen Sanna-Mari kertoo työtehtävistään.

Työn mielekkyyttä lisää myös se, että isommissa asiakasyrityksissä esiin tulevat kysymykset ovat usein vaativia ja myös asiakkaat vaativia, mikä kehittää kirjanpitäjän ammattiosaamista ja asiakaspalvelutaitoja. Työtehtävät myös eriytetään vaatimustason mukaan: osto- ja myyntireskontraa tekee usein nuori reskontrakirjanpitäjä ja pääkirjanpidon kokeneempi, tilinpäätöstaitoinen kirjanpitäjä.

Lisäksi asiakkuustiimiin kuuluu myös palkanlaskija ja joidenkin asiakkaiden kohdalla myös talouspäällikköpalvelua tekevä kollega. Siten tämä toimintamalli vaatii tilitoimiston työntekijöiltä myös hyviä tiimityöskentelytaitoja.

Isompien asiakkaiden kanssa ollaan usein myös lähempänä asiakkaan liiketoimintaa.

− Työ on monipuolisempaa, ja saan osallistua myös asiakkaan ohjelmistokehityshankkeisiin taloushallinnon osalta. Lisäksi saan olla kiinteämmin mukana asiakkaan liiketoiminnan ohjauksessa, kertoo Sanna-Mari.

Mitä asiakas hyötyy toimintamallista?

Asiakkaalle ERP:ssä tekevä tilitoimistokumppani mahdollistaa talousprosessin, jossa resurssit kasvavat tai vähenevät yrityksen liiketoiminnan volyymien suhteessa. Lisäksi tilitoimisto vastaa henkilökunnan koulutuksesta ja sijaisjärjestelyistä, jolloin asiakas voi keskittyä varsinaiseen liiketoimintaansa. Kun kirjanpito on omassa ERP:ssä, myös raportointimahdollisuudet ovat monipuoliset. Yritys ei myöskään ole ohjelmiston osalta sidoksissa tilitoimistoon, vaan yritys voi joustavasti tehdä talousprosessin organisointia koskevat päätökset ilman, että ohjelmiston vaihto tulee eteen tilitoimistoa vaihtaessa tai toimintoja sisäistettäessä.

Yksi tämän toimintamallin hyöty asiakkaalle on se, että ei tarvitse ylläpitää rajapintoja oman ERP-ohjelmiston ja tilitoimiston kirjanpito-ohjelman välillä, kun kirjanpito ja muu toiminnanohjaus tapahtuvat samassa ohjelmistoympäristössä.