CTA Paikka

Taloushallinto-ohjelmistotutkimuksen tuloksia

Tietotekniikka on työväline,
joka auttaa pääsemään haluttuun lopputulokseen. Varsinkin ohjelmistojen
hintavertailu on tilitoimistoilta saadun palautteen mukaan ollut haastavaa.


Taloushallintoliitossa toteutettiin vertailututkimus, jonka avulla selvitettiin nykyaikaista taloushallinto-ohjelmistotarjontaa.

20.10.2010

Eeva Lyytinen asiantuntija, Taloushallintoliitto

Taloushallinnon ohjelmistoja käytetään nykyään yhä useammin ns. pilvipalveluna, yleisimmin ASP/SaaS-mallilla sovellusvuokrauksena. Tilitoimiston valitsema strategia taas määrittää sen tuotteen, jota asiakkaille tarjotaan.Uusin tekniikka ja laajimman palveluvalikoiman tarjoaminen ei ole itseisarvo, sen sijaan asiakkaan kokeman hyvän palvelun tulisi olla.

Taloushallintoliiton tekemässä tutkimuksessa pyydettiin kolmelle esimerkkitilitoimistolle, jotka eivät edustaneet todellisia yrityksiä, hinta-arviota ASP/SaaS-palveluna tarjotusta ohjelmistoratkaisusta. Hintavertailua varten hinta-arvion muoto oli vakioitu.

Kaikki ohjelmistotalot, joille kysely lähetettiin, eivät osallistuneet, mikä olikin kyselyn luonteen mukaisesti oletettavaa. Suurin osa kuitenkin otti yhteyttä ja antoi arvokkaan panoksensa, joka teki mahdolliseksi kattavan kuvan saamisen. Tutkimuksessa pyydettiin ottamaan huomioon kaikki, esimerkiksi verkkolaskuttamisen, kustannukset. Kaikki kyselyyn vastanneet eivät ilmeisesti näin kuitenkaan tehneet, sillä loppuhintojen hajonta oli valtava. Tämäkin tutkimus osoitti, että yksinkertaistettua hintavertailua on hankala tehdä.

Ohjelmistotoimittajien palvelutarjonta on niin erilaistunutta, että tutkimuksessa esitettyjä tuotekokonaisuuksia tulee verrata muidenkin kuin tutkimuksen kriteerien mukaan.

Arkistointi ja tietokantaoikeudet

Tilitoimistopalvelujen yleisen toimeksiantosopimusehtojen (KL2004) mukaan tilitoimiston tuottaman aineiston ja tietokantojen oikeudet kuuluvat tilitoimistolle. Tutkimuksessa kysyttiin tämän toteutumisesta ja näin lähtökohtaisesti olikin. Mikäli ohjelmistotoimittaja tekee sopimuksen tilitoimiston asiakkaan kanssa, ei tilitoimistolla ole aineiston eikä tietokantojen oikeuksia.

Tilitoimisto on asiantuntijana vastuussa eheän ja kokonaisen kirjanpitolain mukaisen pysyväisarkiston sisällön syntymisestä ja säilyttämisen ohjeistuksesta. Asiakkaan tulee ymmärtää oma vastuunsa kirjanpidon säilyttämisestä, mikäli on tehnyt sopimuksen suoraan ohjelmistotoimittajan kanssa.

Tutkimuksen mukaan palveluntarjoajat hoitavat pääsääntöisesti kirjanpitolain mukaisen arkistointivaatimuksen ASP/SaaS-muodossa tarjotussa palvelussa huolellisesti. Kaksi ohjelmistotoimittajaa toi vastauksessaan esille palvelun lopettamistilanteen. Asiasta onkin hyvä sopia jo ennen yhteistyön käynnistämistä.

Tutkimuksen saama kritiikki

Tutkimus yleisti hankittavaa ohjelmistokokonaisuutta vertailukelpoisen kuvan saamiseksi ja samasta syystä se juuri sai kritiikkiä. Tutkimuksessa ei huomioitu tilitoimiston ja asiakkaan välisiä käyttäjärooleja eikä ohjelmistojen laatu- tai tehokkuuskysymyksiä.

Tutkimuksen perusoletuksena oli, että kaikki versiopäivitykset kuuluvat ohjelmistohankinnan hinnoitteluesimerkkiin. Ylläpitosopimusten muu sisältö, lähinnä tukipalvelut ja niiden hinnoittelu sekä asiakaspalvelun nopeus, eivät tule esiin.

Tutkimuksessa pyydettiin sisällyttämään hintoihin arvio käyttöönoton ja koulutuksen kokonaishinnasta parhaan käsityksen ja tutkimuksessa annettujen tietojen perusteella. Tämän ohjelmistontoimittajat kokivat erityisen vaikeaksi arvioida. Koulutuksen tarpeeseen vaikuttaa tilitoimiston henkilökunnan tausta sekä se, koulutetaanko myös loppuasiakasta.

Tutkimuksen perusoletukset

Tutkimuksessa annettiin seuraavat oletukset: Esimerkkitilitoimistot toivoivat ensisijaisesti ohjelmistontoimittajalta kokonaispalveluna tarjottua sovellusvuokrausta. ASP/Saas-palvelua ostaessaan ne halusivat, että hinnoittelussa on huomioitu kaikki arkistointi, varmistukset ja versiopäivitykset. Toivomuksena oli, että käyttöönoton kertainvestointi olisi mahdollisimman pieni, ja oletuksena se, että tilitoimistot tarjosivat kaikille asiakkailleen verkkolasku- ja muita sähköisiä taloushallinnon palveluita sekä kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelua.

Oletusarvoina oli lisäksi, että koko esimerkkitilitoimiston henkilökunta koulutettaisiin käyttämään uutta ohjelmistoa, että yhdenkään esimerkkitilitoimiston asiakas ei tarvinnut SEPA-alueen ulkopuolisia maksuja, että kaikki tarvitsivat sopimus-/toistuvaislaskutusta ja että kaikilla esimerkkitilitoimiston asiakkailla oli etäkäyttöoikeus myyntilaskutukseen ja matkalaskujen tekemiseen.

Esimerkkitilitoimistoja oli kolme. Tässä artikkelissa esitellään vain yhden esimerkkitilitoimiston hintatuloksia. Esimerkkitilitoimistosta annettiin seuraavat tiedot: Henkilökuntaa kaksi henkilöä, joista yksi pääkäyttäjä ja toinen yhtäaikainen käyttäjä, liikevaihto 120 000 e/v, 60 asiakasta, joiden yhteenlaskettu liikevaihto 6 milj. e/v, esimerkkitilitoimiston kautta kulkee yhteensä 30 000 myyntilaskua ja 30 000 ostolaskua, palkkalaskelmia on 1 500 kpl/v ja matkalaskuja 500 kpl/v.

Tutkimuksessa toiminnot, seuraavalla sivulla esitetyn taulukon kirjanpito, palkanlaskenta jne., käytiin läpi yksityiskohtaisesti. Ohjelmistotoimittajat saattoivat merkitä toiminnon hintaan kuuluvat ominaisuudet seuraavien joukosta:

Kirjanpito: tilinpäätös, sähköiset viranomaisilmoitukset, käyttöomaisuuskirjanpito, budjetointi, raportointi, konsernikäsittely, rahoituslaskelma, kustannuspaikkakäsittely, projektilaskenta, raportointikielivaihtoehdot.

Palkanlaskenta-toiminto: lomapalkkalaskenta.

Matkalaskut-toiminto: matkalaskujen tekeminen, arkistointi, hyväksyntä.

Myyntilaskut-toiminto (laskutus ja myyntireskontra): laskutus, myyntireskontra, verkkolaskutus, e-lasku, e-kirje, tulostuspalvelu, sopimuslaskutus, suoraveloitukset, liittymä perintään.

Ostolaskut-toiminto: ostoreskontrat.

Digi-/Verkkolaskut-toiminto: verkkolaskujen vastaanotto, ostolaskujen skannaus, ostolaskujen kierrätys ja hyväksyntä, ostolaskujen sähköinen arkistointi, liitetiedostojen käsittely ja arkistointi.

Pankkiyhteys-toiminto: laskujen maksaminen, muut maksut: esimerkiksi palkat, osingon maksu, suoraveloitus, tiliotteiden ja viitesuoritusten haku.

Lisäksi vielä muita ominaisuuksia sai itse lisätä Muu, mikä -kohdassa.

Kertainvestointi-sarakkeessa pyydettiin antamaan käyttöönoton kertaluonteinen hinta-arvio.

Laskennallinen vuosikustannus -sarakkeeseen pyydettiin laskemaan arvio kyseiselle esimerkkitilitoimistolle aiheutuvista vuosikustannuksista. Näissä pyydettiin huomioimaan kuukausimaksun lisäksi kaikki esimerkkitilitoimistolle syntyvät kustannukset toiminnon käytöstä vuositasolla annettujen tietojen nojalla.

Annettuja tietoja olivat, että kaikki palkkalaskelmat lähetetään sähköisesti, ja että puolet niistä tulostetaan vastaanottajille. Kaikki myyntilaskut puolestaan lähtevät verkkolaskuina ja puolet laskuista menee tulostuspalvelun kautta asiakkaille. Lisäksi kaikki ostolaskut vastaanotetaan digitaalisesti siten, että puolet laskuista tulee skannauspalvelun kautta ja puolet verkkolaskuina.

Erilaistettu hinnoittelu

Hintojen sisältämä kokonaisuus pitää sisällään monia muitakin palvelun elementtejä, joita tässä vertailussa ei pystytty ottamaan huomioon, kuten automaattikirjausten ynnä muiden olemassaolo tai ohjelmistojen käytettävyys. Tämä on yksi syy suureen vaihteluun tuloksissa. Toisaalta hinnassa saattaa olla esimerkiksi tilitoimiston asiakkaalle annettu käyttäjätunnus, kuten esimerkiksi etäkäyttöoikeus laskutukseen, joka saattaa aiheuttaa keinotekoisenkin korkeita hintoja.

Lisäksi esimerkiksi myyntilaskutus-toiminnon osalta kalleimmissa vaihtoehdoissa on huomioitu kaikki kustannukset siitä, että kuten laskentaohjeissa toivottiin, kaikki laskut lähtevät verkkolaskuina ja puolet laskuista menee tulostuspalvelun kautta asiakkaalle. Myös Digi-/Verkkolaskut-osiossa hintahajontaan vaikuttaa se, että osa vastanneista huomioi toiveen, että puolet laskuista tulee skannauspalvelun kautta ja puolet aitoina verkkolaskuina.

Todellisuudessa ohjelmistontoimittajat tekevät tarjouksen tilitoimiston tarpeen mukaan. Ohjelmistojen ominaisuuksia voi usein ottaa käyttöön pala kerrallaan. Siten tätä tutkimusta ei voi käyttää kuin yleisen hintatason arviointiin. Hankintapäätös uudenlaisiin toimintamalleihin tehdään, kun ensimmäinen asiakas haluaa verkkolaskuja tai käyttöoikeuden laskutusjärjestelmään. Tällöin kustannus on kovin erilainen kuin tutkimuksen olettaman tuottama kustannus.

Se mitä tutkimuksessa ei huomioitu, oli mahdollisten liittymien rakentaminen ohjelmistoihin. Tilitoimiston asiakkaalta saattaa esimerkiksi syntyä omasta toiminnanohjausjärjestelmästä laskutusaineisto, joka voitaisiin suoraan siirtää myyntilaskutukseen/reskontraan. Ei välttämättä ole itsestään selvää, että tällainen liittymä on mahdollista rakentaa ASP/SaaS-mallilla hankittuun taloushallinnonohjelmistoon.

Hinnan muodostuminen kannattaa tutkia tarkkaan

Palvelu, jota asiakkaalle tarjotaan, ja toisaalta asiakkaiden tarpeet määrittävät suurelta osin sen, millaisia ominaisuuksia taloushallinnon ohjelmistolta vaaditaan. Ääripäinä näyttäisi olevan pilvipalveluna vuokrattu, skaalautuva järjestelmä ja omalle serverille hankittu oma lisenssi. Jossain näiden välimaastossa lienee tämän päivän trendi, jossa tilitoimiston asiakas voi laatia esimerkiksi myynti- tai matkalaskunsa itse suoraan ohjelmistossa.

Taloushallinnon ohjelmistojen aidossa tilanteessa tehty vertailu on varmasti vähintäänkin yhtä haastavaa kuin asian tutkiminen. Kukaan ei voine suositella tekemään päätöstä hinnan perusteella, mutta hinnan muodostuminen kannattaa tutkia tarkkaan. Tilitoimiston perusjärjestelmän hinta on merkityksellinen, mutta myös kokonaishintaan vaikuttavien muiden tekijöiden huomioimista ei voi sivuuttaa.

Katso Taloushallintoliitossa tehdystä tutkimuksesta julkaistut tulokset 27.10.2010 osoitteessa www.taloushallintoliitto.fi.

Tutkimukseen hinta-arvion antaneet ohjelmistotalot
Atsoft Oy Mäkinen (Asteri yritysohjelmat) www.atsoft.fi
EmCe Solution Partner Oy (EmCe) www.emce.fi
Lemonsoft Oy (Lemonsoft) www.lemonsoft.fi
MaestroYhtiöt (Maestro, Expera) www.maestro.fi
Netbaron Solutions Oy (NetBaron) www.netbaron.fi
Visma Software Oy (Visma Econet PRO) www.visma.fi
Western Systems Oy (LASSO 2100 Tilitoimistojärjestelmä) www.western.fi

Muutoin palautetta antaneet ohjelmistotalot
Netvisor Oy (Netvisor) www.netvisor.fi
ProCountor International Oy (ProCountor) www.procountor.com

TeknologiaUusimmat Artikkelit
Katso kaikki