Taloushallinnon digitalisaatio vauhdittuu vähimmäistietosisällöllä

Verkkolaskujen välittäminen on tapahtunut 2000-luvun alusta lähtien kansallisissa Finvoice- ja TEAPPSXML-formaateissa, jotka sisältävät laskun tiedot rakenteellisessa muodossa. Finvoicen ja TEAPPSXML:n yhteiskäyttöä helpottaa konvertointimääräys, minkä ansiosta tietosisältöä pystytään muuntamaan yhdestä formaatista toiseen. Ohjelmistotalojen laskunmuodostusohjelmat huolehtivat tietojen siirtymisestä oikeisiin kenttiin laskun läpimenon varmistamiseksi. Teknologisen kehityksen myötä verkko­laskutuksessa käytetty minimitietosisältö on kuitenkin osoittautunut suppeaksi. Digitaalisen raakadatan puute on johtanut siihen, että tietoja joudutaan kaivamaan manuaalisesti skannatuista kuvatiedostoista. Tämä on lisännyt käsin tehtävää selvitystyötä sekä siitä koituvia kustannuksia. Verkkolaskun tietosisällön laajentamista pohtinut asiantuntijoiden yhteistyöryhmä julkaisi alkuvuodesta vähimmäisvaatimukset, jotka mahdollistavat taloushallinnon työvaiheiden automatisoinnin.

– Verkkolaskun uuden vähimmäistietosisällön avulla esimerkiksi arvonlisäverotuksessa tarvittavat tiedot ovat saatavilla suoraan laskutiedostosta, havainnollistaa Taloushallinto­liiton puheenjohtaja Vuokko Mäkinen.

Vähimmäistietosisällön käyttöönotto tarkoittaa tilitoimistoille ja isoille yrityksille merkittävää ajallista ja taloudellista säästöä, sillä kirjanpitäjiltä menee keskimäärin 10–20 minuuttia virheellisen laskun raportoimiseen ja korjaamiseen. Sujuvampi verkkolaskujen käsittely toisi automaatioasteesta riippuen noin 5–10 euron säästön yhtä laskua kohti.

Raakadatasta luonnonvaraksi

Verkkolaskun käyttöönottovaiheessa korostettiin sen ­vastaanottajalle koituvia etuja. Nykyteknologian ansiosta verkkolasku tarjoaa entistä enemmän hyötyjä myös laskun lähettäjälle. Esimerkiksi pk-sektorin yrityksessä siirtyminen nykyaikaiseen verkkolaskuun tarkoittaa keskimäärin yhden viikon työmäärän säästöä.

– Yrittäjä voi itse päättää, käyttääkö hän tuo ajan vaikka lomailuun tai bisneksen tekemiseen, sanoo FK:n kehityspäällikkö Pirjo Ilola.

Verkkolaskun vähimmäistietosisältö helpottaa laskudatan hyödyntämistä erilaisten ennusteiden laatimisessa. Pidemmällä tulevaisuudessa siintävät uudet ratkaisut, joiden avulla parannetaan kansantalouden ja suhdanteiden ennustettavuutta sekä riskienhallintaa niin yrityksissä kuin kansallisella tasolla. Tieto Finland Oy:n reaali­aikaisen talouden johtava asiantuntija Fredrik Jansson korostaa, että kaikkia digitalisaation hyötyjä ei vielä edes voida nähdä. Siitä huolimatta ensimmäisenä askeleena oikean raaka-aineen luominen on elintärkeää.

– Tietosisältö on ymmärrettävä raaka-aineena, jota hyödynnetään monella eri tavalla. Datasta on tulossa öljyn kaltainen luonnonvara, jota jalostamalla syntyy aivan uusia innovaatioita.

Oikea sisältö vapauttaa resursseja

Pelkästä vähimmäistietosisällön määrittämisestä ei ole hyötyä, jolleivät laskutusohjelmia valmistavat ohjelmistotalot päivitä ja laskujen lähettäjät ota käyttöön sanoma­kuvausten viimeisimpiä versioita. Näiden toimenpiteiden voimin kuvatiedostojen lähettämisestä on mahdollista luopua kokonaan. Oikealla sisällöllä varustetut verkkolaskut edistävät raportoinnin sekä tilaus- ja toimitusketjun automatisointia. Taloushallinnossa riittävä tietosisältö helpottaa datan käsittelyä ja arkistointia sekä mahdollistaa erilaisten talousjohtamisessa hyödynnettävien palvelujen kehittämisen. Tehtyä pohjatyötä voidaan hyödyntää pitkällä tähtäimellä automaattisen kausiveroilmoituksen lähettämisessä sekä kuitti-informaation siirtämisessä suoraan matka­laskulle. Taloudellisesti nykyistä tehokkaammasta verkko­laskutuksesta olisi jo pelkästään B2B-sektorilla saavutettavissa miljardiluokan säästöt. Vähimmäistietosisällön laajan käyttöönoton haasteena eivät kuitenkaan ole pelkät ohjelmistotalot ja laskujen lähettäjät. Verkkolaskuja välittävät operaattorit suorittavat eri formaattien välisiä konversioita, eikä niitä aina tehdä riittävän tarkasti.

 – Tiedot eivät välttämättä siirry uudessa laskussa aina oikeisiin kenttiin. Tällöin hyväkin lähtötieto voi tärveltyä, harmittelee Mäkinen.

Rakenteellisen tiedon hyödyntäminen ja sen varastointi kuulostavat valtavalta urakalta, mutta todellisuudessa kyse on suhteellisen helposti hallittavasta toimintatapamuutoksesta. Tiedollisesti tällä digiloikalla päästään aimo harppaus kohti aidosti sähköistä taloushallintoa ja sen mukanaan tuomia mahdollisuuksia. Näiden digitalkoiden onnistuminen edellyttää kaikkien osapuolten sitoutumista prosessin kehittämiseen. Tähän mennessä eri toimijoiden antamat signaalit ovat olleet positiivisia. Esimerkiksi Nordea on ilmoittanut, että se lopettaa vanhempien Finvoice-versioiden 1.0, 1.1 ja 1.2 tuen vuoden 2015 loppuun mennessä.

Ympäristöhyötyjä työn tehostumisesta

Verkkolaskutuksen kehittämisestä saavutettavat tehokkuushyödyt ovat vain yksi osa suurempaa kokonaisuutta. Toimiva sähköinen laskutus auttaa myös pienentämään yritysten hiili­jalanjälkeä. Tähän kytkeytyy Taloushallintoliiton ja Finanssialan Keskusliiton viime huhtikuussa julkaisema kestävän kehityksen yhteiskuntasitoumus, joka on osa ympäristöministeriön kansallista kestävän kehityksen strategiaa. Sitoumuksessa on mukana auktorisoitu tilitoimisto Leppävaaran Laskenta Oy, jonka avustuksella selvitetään taloushallinnon automatisoinnilla saavutettavia säästöjä ja ympäristövaikutuksia. Lisäksi Finanssialan Keskusliitto on tekemässä aikaisempaa laajempaa selvitystä sähköisen taloushallinnon ympäristöhyödyistä. FK:n vuonna 2010 julkaisema tutkimus osoitti verkkolaskun olevan keskimäärin neljä kertaa paperilaskua ilmastoystävällisempi. Suurin ero ei aiheudu paperinsäästöstä ja jakeluprosessien vaihtamisesta sähköiseksi, vaan työn tehostumisesta ja siitä saatavista päästösäästöistä. Verkko­laskun hiilijalanjälki on pienimmillään noin 150 grammaa kasvihuonepäästöjä, kun paperilaskun vastaava luku on noin 450 grammaa. Ohjelmistotalojen aktivointi tuskin onnistunee pelkillä ympäristönäkökohdilla, mutta niiden aktiivisempi ote mahdollistaisi uusien lisäarvopalveluiden tuottamisen. Nämä ratkaisut voisivat liittyä esimerkiksi raportoinnin automatisointiin.

– Ohjelmistotalojen hitautta selittävät verkkolaskun alkuvaiheessa tiheään tahtiin tulleet uudet versiot laskusanomakuvauksista. Toistuvat päivitykset koettiin työläiksi. Samalla odotettiin ratkaisuja verkkolaskun eurooppalaisen yhteensopivuuden suhteen, selventää Tieto Finland Oy:n Value Networks -yksikön myyntikanavista ja kumppaneista vastaava päällikkö Harri Korhonen.

Kansantalouden kannalta verkkolaskun ja sen tietosisällön tehokas hyödyntäminen saavat lisäpontta uudesta hallitusohjelmasta, joka korostaa digitalisaatiota ja yritysten toimintaedellytysten parantamista. Julkinen sektori onkin antanut selkeän signaalin siirtymisestä ajantasaisten verkkolaskujen­ käyttöön. Suomen lisäksi vastaava ilmiö on havaittavissa muun muassa Tanskassa.

– Valtionkonttori on ilmoittanut, että se ei ota vastaan vanhoja verkkolaskuversioita. Tällainen edelläkävijyys on hieno asia, sillä kyseisen viraston toiminta rahoitetaan yhteisistä verovaroista, kiittelee Ilola.

Viidessä vuodessa yleiseksi laskutustavaksi

Euroopan komission asettamissa tavoitteissa verkkolaskusta halutaan saada vuoteen 2020 mennessä yleisin eurooppalainen­ laskutustapa. Tavoitetta tukee julkisia hankintoja koskeva velvoite siirtyä käyttämään verkkolaskua vuoteen 2018 mennessä. Hyvistä pyrkimyksistä huolimatta eri maiden välillä tapahtuvan verkkolaskutuksen lisäämistä hankaloittavat kansalliset kirjanpito- ja arkistointikäytännöt, mitkä edellyttävät toisinaan paperiversioiden käyttämistä. Muita varsinaisia esteitä Euroopan maiden väliselle verkkolaskutukselle ei ole.

– Verkkolaskun yleistyminen vaatii eurooppalaisen yhdysliikenneverkoston kehittämistä. Eri operaattorien välisiä sopimuksia on jo tehty, mutta silti verkkolaskun kansainvälinen käyttö on vielä suhteellisen vähäistä. Pohjoismaat ovat tässä asiassa edelläkävijöitä, kertoo Korhonen.

 Kansainvälisen tietoinfran parantamisen ohella verkko­laskutuksen toimivuus edellyttää osoitetietojen oikeellisuutta ja niiden hyvää saatavuutta. Nykyinen TIEKEn ja verkkolaskufoorumin ylläpitämä osoitteisto luotiin aikoinaan edistämään verkkolaskun käyttöönottoa. Tänä päivänä se ei enää palvele verkkolaskun lähettäjien ja vastaanottajien tarpeita hankalan päivitettävyytensä vuoksi. Lisäksi TIEKEn verkkolaskuosoitteiston ylläpito päättyy vuonna 2016. Uuden osoitteiston tekeminen ja siihen liittyvän rahoituksen hankkiminen ovat parhaillaan työn alla. FK pitää yhtenä vaihtoehtona Patentti- ja rekisterihallituksen sekä verohallinnon yhteistä yritystietojärjestelmää. Yritykset voisivat ilmoittaa sinne oman verkkolaskuosoitteensa samalla tavalla kuin muut kyseisessä rekisterissä säilytettävät yritystiedot. Osoitteiden hakeminen onnistuisi joko yksittäisesti tai massalatauksena.

– Osoitteiston pitäminen verkkolaskufoorumin yhteydessä on ollut ainutlaatuinen ratkaisu, joka on herättänyt paljon kiinnostusta Euroopassa. TIEKE on ollut mielestämme hyvä taho huolehtimaan osoitteiston ylläpidosta, Korhonen arvioi.