Taloushallinnon digitalisaatio ja automaatio edellyttävät asianmukaisia tositteita
Matkustin lokakuussa Tilitoimistopäiville Seinäjoelle ja Joensuuhun VR:n kyydillä. Junamatka alkoi normaaleissa merkeissä. Tikkurilan asemalla kuuntelin kuulutuksia eri syistä myöhässä olevista junista, mutta onneksi omani oli ajoissa. Joensuun matka huipentui siihen, että juna pysähtyi Kiteen asemalle, koska vastaan tulevan junan veturi oli tulessa. Ehtiäkseni pitämään esitystäni tilasin taksin ja hurautin sillä Joensuuhun. Ehdin juuri ja juuri ajoissa, mutta ilmaistahan tuo kyyti ei ole. Kaikki tämä ei sinällään millään tavalla ollut yllättävää.
Varsinaisen hämmästyksen koin tehdessäni reissusta matkalaskua. VR:n kuitin mukaan olin ostanut välille Tikkurila – Seinäjoki 2 paikkaa hintaan 114 euroa. Toisen kuitin mukaan olin ostanut paluumatkalle Seinäjoki – Tikkurila myöskin 2 paikkaa hintaan 114 euroa. Yhteensä siis 228 euroa. Kirosin itseni, että olin vahingossa ostanut 2 lippua samalle reissulla. Tarkistin, että sama tilanne oli myös Joensuun matkalla. Olinko sekoamassa?
Muistini mukaan olin kuitenkin ostanut meno-paluun hintaan 114 euroa. Tarkistin verkkopankista maksamani summan ja se tosiaan oli tuo 114 euroa. Vastaava tilanne oli myös Joensuun reissussa. Soitin kollegoilleni ja heillä oli sama tilanne kuittien kanssa.
Laitan asian konkretisoimiseksi kuvat kuiteista tähän.
Haluan nostaa tämän asian esille muutamasta periaatteellisesta ja käytännöllisestä syystä.
1) Audit trail ei toteudu
Kirjanpitolain 2:5 § sanoo:
Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.
Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla.
Tässä tapauksessa tositteiden mukaan kulu olisi 228 euroa, kun se todellisuudessa oli 114 euroa. Audit trail ei toteudu liiketapahtuman ja tositteiden välillä eikä myöskään tositteiden ja kirjauksen välillä. Ainoa mikä tositteissa antaa jonkinlaista osviittaa muusta kuin 228 eurosta, on se, että kummassakin viitataan samaan tilausnumeroon ja maksuviitteeseen.
2) Virheellisestä tositteesta on vaivaa manuaalisessa prosessissa ja se altistaa virheille
Muistini on vielä varsin hyvä ja teen matkalaskut säännöllisesti. Mutta muistaako ihminen, joka tekee matkalaskut muutaman kerran vuodessa haistella palaneen käryä? Veikkaan, että monen yrityksen kirjanpidossa on tuplakuluja junamatkoista. Onneksi kulut eivät yleensä ole olennaisia.
3) Virheellinen tosite aiheuttaa virheitä automatisoidussa prosessissa
Hyvämuistinen, epäluuloinen ja kirjanpitolain 2 lukua rakastava ihminen, kuten minä saattaa havaita kuittien virheellisyydet. Tietokoneohjelmalle asia on haastavampi – se nojaa saamaansa tietoon eli tositteen tietosisältöön. Oli kyse sitten pdf-laskun optisesta tulkinnasta tai XML-muotoisen eKuitin sisäänluvusta on iso riski, että tiedot menevät väärin.