Sopiminen korostuu erityistilanteissa

Yrittäjä on vastuussa kirjan­pidostaan, eikä hän voi ulkoistaa tätä vastuutaan. Sopiessaan ammattimaisesti toimivan tilitoimiston kanssa yrittäjä saa kuitenkin kumppanin, jolle on mahdollista ulkoistaa kirjanpito sekä muut viranomaisvelvoitteet ja joka ohjaa lakisääteisten velvoitteiden hoitamisessa. Yrittäjä voi ostaa palveluna pienempiä osia tai ulkoistaa velvoitteiden hoitamisen kokonaan. Lisäksi myös oman talouden ja kannattavuuden seuranta on järkevää, ja tilitoimistot tarjoavat mielellään palvelujaan siihenkin.

Sopimiseen kannattaa käyttää aikaa

Usein palvelua ostettaessa on kiire alkaa vain hoitaa asioita. Sopiminen tuntuu silloin turhalta byrokratialta. Silti sopiminen on olennainen osa ammattimaista palvelua ja paras tapa pyrkiä välttymään väärin­käsityksiltä. Hyvässä sopimuksessa molempien osapuolien oikeudet ja velvollisuudet on selkeästi huomioitu.

Taloushallintoliiton laatima sopimuspohja KL2004 on laadittu, jotta sopiminen ei teknisesti rasittaisi kohtuuttomasti osapuolia. Tärkeää on käydä keskustelu tärkeistä yhteistyöhön ja sen ehtoihin liittyvistä seikoista, jotka auttavat mahdollisimman tehokkaan ja oikean palvelun tuottamista sekä lisäävät ymmärrystä vastuun jakaantumisesta. Asiantuntijapalveluita tarjoavan tilitoimiston on hyvä pyrkiä selventämään asiakkaalle erityisesti aineiston pidätysoikeus sekä tilitoimiston vastuun­rajaus.

Kun tiet eroavat

Kumpikin osapuoli voi irtisanoa sopimuksen irtisanomisajan puitteissa. Irtisanomisaikana tehdään töitä normaalisti ja toimitetaan sitä palvelua, jota sopimuksessa on sovittu.

Yleiset sopimusehdot KL2004:ssä on määritelty palvelut sopimuksen päättyessä. Niitä noudatetaan, jos ne on otettu osaksi sopimusta. Myös palveluerittelylomakkeilla on huomioitu toimeksiannon päättyminen ja mahdollisesti silloin luovutettavat tiedostot, joiden oikeudet kuuluvat muutoin tilitoimistolle. Mikäli kirjallista sopimusta ei syystä tai toisesta ole tai siinä ei ole sovittu tällaisesta niin sanotusta exit-vaiheesta, tulee asioista pystyä neuvottelemaan irtisanomishetkellä.

Sopiminen turvaa oikeudet aineistoon

Lähtökohtaisesti sopimuksen mukaisesta tehdystä työstä tulee aina saada sovitun mukainen korvaus. Esimerkiksi Yleiset sopimusehdot KL 2004:ää käyttämällä voidaan sopia, että tilitoimistolla on pidätysoikeus asiakkaan toimittaman aineiston perusteella tuottamaansa kirjanpitoon tai asiakasta varten laatimaansa aineistoon, kunnes kaikki asiakkaan saatavat on maksettu, ellei pakottavasta lainsäädännöstä, kuten konkurssilainsäädännöstä, muuta johdu. Asiakkaalla on aina oikeus omaan tilitoimistolle toimittamaansa tosite- ja muuhun kirjanpitoaineistoon: niitä tilitoimisto ei voi pidättää saatavansa vakuudeksi.

Jos esimerkiksi KL2004:n ehtoja ei ole otettu osaksi sopimusta ja asiasta ei ole muutoin sovittu, tulkintaa voidaan hakea vuodelta 1978 korkeimman oikeuden vuosikirjapäätöksestä 78 II 118 (Ään.): ”Tilitoimistolla ei ollut oikeutta pidättää kirjanpidon laatimisesta aiheutuneesta saatavastaan kirjanpitovelvollisen sille sanottua tehtävää varten luovuttamaa kirjanpitoaineistoa eikä sanotun aineiston perusteella laatimiaan kirjanpitokirjoja.” 

Irtisanomisajan korvaus, jos palveluita ei käytetä

Joskus asiakas voi olla tilitoimistolle niin merkittävä, että sen äkillinen irtisanoutuminen sopimuksesta on taloudellisesti iso haaste. Oikeusoppineet ovat pitäneet kahden kuukauden irtisanomisaikaa kohtuullisena. Jos asiakas ei enää kuitenkaan irtisanomisaikana toimi siten, että palvelua voidaan tuottaa ja tuotetusta palvelusta laskuttaa, voi hinnastoon lisätä KL2004:n ehdoissa mainitun veloitusperusteen irtisanomisajalta. Tällöin veloitus on mahdollista, vaikka irtisanomisajalla ei ole teetetty palveluja. Asiakkaalla ei ole maksuvelvoitetta pelkän KL2004:n kohdan 13 perusteella, ellei veloitusperusteesta irtisanomisajalta ole sovittu.