Pilvi, ohjelmistopalvelujen tuorein mantra

Kyseessä ei varsinaisesti ole mikään uusi asia. ATK-veteraanit muistavat hyvin ohjelmistoja tarjotun ja käytetyn linjayhteyksien avulla käyttöpalveluna jo 1970- ja 1980-luvuilla. 1990-luvulla esimerkiksi taloushallinnon järjestelmiä myytiin ASP-palveluna (Application services provisioning), mistä siirryttiin lennokkaasti myymään järjestelmiä SaaS-palveluna (Sofware as a Service). Ja nyt siis myydään pilvipalveluja. Kun 1990-luvun suomalainen ohjelmistotalo myi esimerkiksi (kuvitteellista) Untamo for Windows -kirjanpitojärjestelmää ASP-palveluna käytettäväksi MetaFrame-yhteyden kautta, nyt myydään kattavaa yrityksen talouden kokonaishallintaa palveluna pilvestä – käytettäväksi ”ajasta ja paikasta riippumatta”. Yhteistä kaikille näille palvelumuodoille on se, että palveluntarjoaja hoitaa palvelinten ja ohjelmistojen ylläpidon sekä tarjoaa pääsyn järjestelmään tietoverkon kautta. Useimmiten palveluun kuuluu myös käyttäjän tunnistus sekä tietoturvaelementtejä.

Palvelimista ja tietoliikenneyhteyksistä kohti palvelua

Moni asia on kuitenkin matkan varrella oikeastikin muuttunut, vieläpä parempaan suuntaan:

• Palvelun joustavuus, laajennattavuus ja hinnoittelun läpinäkyvyys on kehittynyt. Aiemmin esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmiä myytiin käyttöpalveluna siten, että jos osa ohjelmiston vaatimista servereistä piti uusia, asiasta lähti asiakkaalle lasku. Nykyisin palvelu voitaisiin hinnoitella esimerkiksi palkkalaskelmien kuukausimäärän perusteella. Uusi malli ei välttämättä ole asiakkaalle edullisempi, mutta sen sijaan selkeästi ymmärrettävämpi ja ennustettavampi. Aiemmin asiakkaan piti miettiä ja murehtia, onko järjestelmän hitaus sitä luokkaa, että kannattaa ottaa yhteyttä palveluntarjoajaan ja avata keskustelu laitteistojen päivittämisestä. Nyt palveluntarjoajan vastuulla on huolehtia palvelun käytettävyyden varmistamisesta ja kehittämisestä.

• Aiemmin palvelujen käyttö edellytti esimerkiksi erikseen toteutettua linjayhteyttä ja vielä 2000-luvullakin usein MetaFrame-etäkäyttöohjelmistoa. Nykyiset ohjelmistot toimivat selaimella ja pääsyä järjestelmään ei usein rajata edes käyttäjäasiakkaan lähiverkkoon. Tarkoituksena on, että työntekijät pääsevät järjestelmään matkoiltaan, omien asiakkaidensa tiloista tai kotoa, mikä on tärkeää etätyön kannalta. Samalla voidaan myös ulkoiset sidosryhmät, esimerkiksi tilintarkastaja, päästää hyödyntämään palveluja.

• Perinteisesti, kun ohjelmistoja on tarjottu asiakkaalle, palvelu on käsittänyt vain mahdollisuuden käyttää ohjelmistoa. Ohjelmistojen asetusten ja perustietojen ylläpito sekä muut pääkäyttäjätoimet ovat usemmiten jääneet asiakkaan vastuulle. Nykyään palveluun liitetään yhä useammin myös järjestelmän ylläpitoon liittyviä palveluja. Esimerkiksi matkalaskujärjestelmiä tarjottaessa palveluntarjoaja voi päivittää verohallinnon vuosittain määrittämät verottomien matkakorvausten ylärajat kaikille asiakkailleen. Toinen ajankohtainen esimerkki on heinäkuussa voimaan tullut ALV-kantojen muutos: esimerkiksi työnantajani tarjoaa asiakkaidemme laskutusjärjestelmiin muun muassa alv-käsittelyä ohjaavien perustietojen ja järjestelmän laskutustietojen konvertoinnin uusien alv-kantojen mukaisiksi.

• Järjestelmäpalvelujen integroitavuus on myös kehittynyt melkoisesti. Palveluntarjoajien liiketoimintavolyymien ja osaamisen kasvun sekä teknisen kehityksen ansiosta asiakkaan tarpeen mukaisia integraatioratkaisuja voidaan toteuttaa joustavasti, nopeasti ja jopa edullisesti. Integraatiotarpeita on, paitsi asiakkaan ja palveluntarjoajan, myös eri palveluntarjoajien välillä. Asiakashan ei välttämättä voi hankkia kaikkia toimintansa kannalta välttämättömiä ohjelmistopalveluja yhdestä pilvestä.

Muutoksia taloushallintoalan prosesseihin ja liiketoimintamalleihin

Taloushallinnon ulkoistamispalveluja (tilitoimistopalveluja) on perinteisesti tuotettu Suomessa tilitoimiston hallinnoimalla kirjanpitojärjestelmällä. Nämä tilitoimistojärjestelmät on kehitetty tilitoimiston prosessin ja palveluntuotannon optimointi mielessä. Asiakkaan omia järjestelmiä, esimerkiksi laskutus- tai tuotannonohjausjärjestelmiä, on tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan integroitu eräliittymin tilitoimiston järjestelmään. Tämä toimintamalli on korostanut tilitoimiston oman prosessin tehostamista. Samalla tilitoimiston rooli taloushallinnon tapahtumien käsittelijänä on korostunut asiantuntijaroolin kustannuksella. Tämän mallin rinnalle on kehittymässä uudenlaisia liiketoimintamalleja.

Nykyiset PK-yrityksille suunnatut Web-pohjaiset talousohjausjärjestelmät sekä niihin integroidut toiminnanohjausjärjestelmät mahdollistavat toimintamallin, jossa asiakas hoitaa itse kirjanpidon perustransaktiot. Asiakas laatii myyntilaskut, jotka tiliöityvät automaattisesti ja lähtevät keskitetysti verkkolaskuna. Asiakas hoitaa saatavien seurannan sekä ostolaskujen maksatuksen. Järjestelmät tuottavat automaattisesti ja reaaliaikaisesti asiakkaalle taloushallinnon perusraportoinnin. Tilitoimiston rooli tässä mallissa on toimia asiantuntijana muun muassa tilinpäätöksen ja verotuksen saralla sekä järjestelmän tuottamien tietojen jalostaminen liiketoiminnan tueksi. Monille tilitoimistoille tämä muutos on vaikea, koska se merkitsee uusien järjestelmien kouluttamista henkilöstölle sekä tapahtumien käsittelyyn perustuvan liiketoiminnan vähentymistä.

Suurempien yritysten kiinnostuminen taloushallinnon ulkoistamispalveluista tarjonnee jatkossa yhä laajempia liiketoimintamahdollisuuksia taloushallinnon palveluntarjoajille. Paperiton kirjanpito, järjestelmien keskitetty hallinnointi esimerkiksi pilvipalveluina sekä taloushallinnon järjestelmävaihtoehtojen rajaaminen usein vain Sapin, Oraclen ja Microsoftin ohjelmistoihin tarjoavat tehokkaan pohjan ulkoistuspalvelun tuottamiselle asiakkaan valitsemalla järjestelmäkokonaisuudella. Haasteena kotimaisille toimijoille on uusien järjestel-mien omaksuminen ja koulutus sekä monikansallisten kirjanpitoympäristöjen hallinta. Samalla kilpailu kiristyy, kun myös kansainväliset ulkoistusjätit pystyvät kilpailemaan suurimmista suomalaisasiakkaista muun muassa yllä mainittujen kehitystekijöiden seurauksena. Tekniikkahan mahdollistaa reskontran hoidon vaikkapa Itä-Euroopasta tai Aasiasta.

Myös tilintarkastusalalla sekä viranomaistoiminnassa pilvipalvelujen yleistyminen tarjoaa mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen. Paperiton kirjanpito ja elektroniset arkistojärjestelmät ovat jo vuosia mahdollistaneet kirjanpidon tarkastamisen pelkän selaimen ja internet-yhteyden avulla. Asiakkaiden IT-infrastruktuuri, -osaaminen tai IT-henkilöstön asenne on kuitenkin monesti estänyt etänä tarkastamisen. Yrityksen tai kunnan tietohallinnon kerberos ei ole osannut tai halunnut päästää tarkastajaa palomuurin läpi taloushallinnon järjestelmän kaikkien pyhimpään. Haastattelin muutamia tilintarkastajia ja ilmeni, että etänä tarkastaminen on yrityksissä ja etenkin kuntahallinnossa äärimmäisen harvinaista. Pilvipalvelun puitteissa tilintarkastajalle voidaan sen sijaan niin sovittaessa järjestää helposti mahdollisuus elektronisen arkiston tai taloushallinnon järjestelmän tarkastamiseen. Suomen kokoisessa maassa tällä on suuri merkitys.

Kohti laajempia ulkoistuspalveluja

Pilvipalvelut tarjoavat otollisen pohjan asiakkaille tarjottavien palvelujen sisällön kasvattamiseen. Asiakkaille voidaan tarjota perinteisten ohjelmistopalvelujen sijaan yhä laajempia prosessien ulkoistamispalveluja. Esimerkiksi internetin kautta käytettävien matkalaskujärjestelmien sijaan voidaan tarjota matkalaskun käsittelyn kokonaispalvelua, jossa palveluntarjoaja huolehtii myös matkalaskujen kirjanpidollisen ja verotuksellisen oikeellisuuden. Asiakkaalle jää vain matkalaskujen laadinta ja hyväksyntä. HR-järjestelmäpalvelun tarjoaja voi liittää palveluunsa esimerkiksi kumppanin tuottamia kandidaattien arviointipalveluja. Toki tällaisten palvelukokonaisuuksien tuottaminen on ollut aiemminkin mahdollista, mutta niiden toteuttaminen asiakkaiden inhouse-järjestelmissä tai asiakaskohtaisesti määritetyissä hosting-ympäristöissä on edellyttänyt usein mittavia IT-projekteja ja vienyt pohjan kustannustehokkaalta toiminnalta.

Palvelun ostossa huomioitavaa

Yrityksen kannattaa palvelua ostaessaan määrittää selkeästi omat tarpeensa ja lähtökohtansa. Ollaanko ostamassa järjestelmää vai ulkoistettua palvelua vai (kuten yleensä) näiden yhdistelmää? Esimerkiksi tilitoimistot tarjoavat taloushallintopalvelujen ohessa taloushallintojärjestelmän laskutus-, reskontra- tai jopa palkanlaskentamoduleja ”etäkäyttöpalveluina”, jotka sisältävät merkittävästi valmiimmat toiminnot avaimet käteen -periaatteella kuin järjestelmien ostaminen suoraan pelkkänä pilvipalveluna. Pelkkien järjestelmäpalvelujen osaltakin palvelun laajuudessa on merkittäviä eroja, esimerkkinä aiemmin mainittu matkalaskujen käsittely.

Jos ostetaan järjestelmäpalvelua, kannattaa pohtia, onko joidenkin prosessien ulkoistaminen tulevaisuudessa kuitenkin relevantti vaihtoehto. Mahdollistavatko järjestelmäpalvelun sopimusehdot ja tekninen toteutustapa sen, että järjestelmän ylläpito ja sillä tuotettavan palvelun kokonaisvastuu annetaan ulkoistamispalvelun tarjoajan hoitoon? Suomalaiset IT-konsernit tarjoavat sekä inhouse-järjestelmiä, ASP/SaaS/pilvipalvelua että palkka- että taloushallinnon ulkoistamista. Millä kaupallisilla ehdoilla palvelumallin vaihto onnistuu sopimuskauden aikana? Millä edellytyksillä esimerkiksi yhtiöitetyn tai myydyn liiketoiminnon eriyttäminen toiseen palvelumalliin tai toiselle palveluntarjoajalle onnistuu?

Sopimusehdoissa kannattaa kiinnittää huomiota muun muassa tietojen saannin ehtoihin palvelun käytön lopettamistilanteissa. Missä muodossa, millä aikataululla ja millä kustannuksilla liiketoiminnan kannalta olennaiset tiedot ovat saatavissa järjestelmästä? Riittääkö esimerkiksi tulosteiden ajaminen tiedostoon vai tarvitaanko asiakasrekisterit ja tarjous-, tilaus-, projekti- tai sopimuskanta tiedostomuodossa?

Yksityinen yritys ei välttämättä löydä kattavaa ja toimintaan soveltuvaa kokonaisjärjestelmää yhdeltä palveluntarjoajalta eikä sitä voida toteuttaa yhden pilven sisäisenä ratkaisuna. Esimerkiksi kansainvälisillä ohjelmistojäteillä ei välttämättä ole tarjonnassaan keskisuurelle suomaisyritykselle soveltuvaa palkanlaskenta- tai projektilaskutusjärjestelmää. Kannattaa selvittää, miten ja millä kustannuksilla pilvipalvelun tarjoaja pystyy tarjoamaan integraation asiakkaan omiin tai toisen palveluntarjoajan hallinnoimiin järjestelmiin. Tilitoimistolle tämä on myös tärkeä kysymys. Yhä useampi pieni ja keskisuuri tilitoimisto harkitsee ydinjärjestelmiensä talous- ja palkkahallinnon hankkimista ylläpidettynä järjestelmäpalveluna. Mahdollisuus integroida esimerkiksi asiakkaan laskutusjärjestelmät nopeasti ja edullisesti, mutta riittävän tehokkaasti ulkoistettuun taloushallintojärjestelmään tarjoaa vielä tällä hetkellä kilpailuetua. Osaavan IT-ulkoistuskumppanin kanssa pienikin tilitoimisto voi tuottaa sopivasti automatisoitua integraatiota riittävän tietoturvallisesti.

Pilvipalvelut ja kirjanpitolaki

Kirjanpitojärjestelmän ja ennen kaikkea kirjanpidon arkistoinnin ostamisessa ulkoistettuna palveluna tulee huomioida kirjanpitolain ja sitä tarkentavien säädösten määräykset. Kirjanpitovelvollinen ja sen hallitus vastaa aina kirjanpitoaineiston luettavuudesta myös poikkeustilanteissa, esimerkiksi yrityksen tai palveluntarjoajan toiminnan päättyessä. Kirjanpitovelvollisen kannattaakin varmistaa, että palvelun sopimusehdoissa elektronisesti arkistoidun kirjanpitoaineiston luettavuus on taattu myös sopimuksen ja järjestelmän käyttöoikeuden päätyttyä.

Varminta on, että kirjanpitoaineisto tuotetaan tiedostoon valmiiksi pää- ja päiväkirjamuotoon sekä laskut ja muut tositteet arkistoidaan muuttumattomassa muodossa esimerkiksi standardin XML-tiedostoiksi tai kuvatiedostoiksi. Monet palveluntarjoajat luovuttavat vuosittain asiakkailleen kopiot elektronisesta kirjanpitoaineistoista tai tarjoavat asiakkaille mahdollisuuden siirtää raportit ja tositteet itselleen tarpeen vaatiessa. Eräillä palveluntarjoajilla on kuitenkin ilmennyt ongelmia tai haluttomuutta luovuttaa asiakkaalle lakisääteistä kirjanpitoaineistoa palvelun lopetustilanteessa.

Monikansallisen yrityksen on huomiotava yhtiöidensä kotimaiden säännökset. Suomen lainsäädäntö sallii kirjanpitoaineiston säilyttämisen ulkomailla tilikauden aikana, mutta viimeistään tilinpäätöksen laatimisaikana aineisto on tuotava Suomeen. Käytännössä asia voidaan hoitaa siten, että päivä- ja pääkirjat, tositteet sekä muu kirjanpitoaineisto siirretään tiedostomuodossa Suomeen verkoyhteydellä tai tallennetaan ulkomailla levyille, jotka toimitetaan Suomeen. Useiden muiden maiden lainsäädännössä on erilaisia rajoituksia. Esimerkiksi Ruotsin lainsäädäntö ei mahdollista kirjanpidon tilikauden aikaista säilytystä EU:n ulkopuolella, ellei siihen haeta verohallinnon lupaa. Lisäksi kirjanpitoaineiston säilytyspaikka ja sen muutokset on aina ilmoitettava verohallinnolle. HR- ja palkanlaskentajärjestelmien osalta on Suomessa huomioitava, että henkilötietolain mukaan henkilötietoja ei lähtökohtaisesti voi siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Monikansallisen yrityksen kannattaakin selvittää kotimaidensa lainsäädännölliset rajoitteet hyvissä ajoin ennen teknisiä ja kaupallisia kysymyksiä.