Miten taloushallinnon automaatiota voidaan mitata?

Luodun mittariston avulla tilitoimistojen on helpompi hahmottaa automaation mukanaan tuomia tehostamismahdollisuuksia, mutta toisaalta se avaa myös mahdollisuuden dialogiin taloushallinnon ohjelmistoja kehittävien yritysten ja niitä käyttävien tilitoimistojen välillä.

Mittaristo rakentui dialogin kautta

Mittariston lähtökohtana toimii listaus ohjelmisto-ominaisuuksista, jotka näkemyksemme mukaan edistäisivät automaatiota taloushallinnossa. Jokainen mittari mittaristossa edustaa yksittäistä ohjelmisto-ominaisuutta. Kuitenkin ensiversiosta lähtien oli selvää, ettei pelkkä listaus ominaisuuksista riittäisi, vaan mukaan tarvittaisiin myös ohjelmiston käyttäjän näkökulma. Tavoitteena oli luoda kokonaisvaltainen mittaristo, josta hyötyisivät sekä ohjelmistokehittäjät että ohjelmistojen loppukäyttäjät. Näin ollen mittaristo ei pyri asettumaan minkään tietyn osapuolen näkökulman asianajajaksi, vaan pyrkii toimimaan monikäyttöisenä työkaluna, joka muokkautuu vastaamaan käyttäjänsä tarpeita.

Monikäyttöisyyden saavuttamiseksi haastattelimme projektia varten sekä ohjelmistokehittäjiä että tilitoimistoja. Haastatteluissa ja tapaamisissa keskustellut aiheet toimivat rakennuspalikoina mittariston lopullisessa rakenteessa, ja mittaristo kehittyi monipuolisen dialogin kautta. Luotu mittaristo kuvastaakin alan nykytilaa tarjoten käyttäjilleen myös näkökulmia tulevaisuuden kehityssuunnista.

Vaikka mittaristo ominaisuuslistauksensa kautta piirtääkin eräänlaisen kuvan “täydellisestä” taloushallinnon ohjelmistosta ja sen käytöstä, sen tarkoituksena ei kuitenkaan ole esittää puutteita yhdenkään tilitoimiston toiminnassa tai järjestää kauneuskilpailua ohjelmistojen välille, vaan tuoda esille alalla jo luotuja ratkaisuja sekä ehdottaa uudenlaisia lähestymistapoja tuttuihin ongelmiin. Kehotamme kaikkia tutustumaan luomaamme mittaristoon, joka on osa alalla käytävää keskustelua sekä halua kehittää koko alan toimintaa.

Aalto-yliopiston opiskelijaprojektina syntynyt mittaristo kehittyi monipuolisen dialogin kautta.

Mittaristo arvioi ohjelmistoja kahdella eri menetelmällä

Mittariston pisteenlaskenta perustuu kolmeen muuttujaan: ohjelmisto-ominaisuuden saatavuuteen ohjelmistossa, ominaisuuden tärkeyteen taloushallinnon tehokkuuden kannalta, sekä ominaisuuden käyttökokemukseen. Laskenta on siis luotu sillä oletuksella, että kolmen asian täytyy tapahtua ennen kuin uusi ominaisuus otetaan käyttöön: ominaisuuden täytyy olla saatavilla, käyttäjän täytyy ymmärtää ominaisuudesta saatava hyöty ja lisäksi käyttäjän täytyy osata käyttää ominaisuutta siten, että hyöty realisoituu käytännössä.

Mittaristomme arvioi kutakin ohjelmistoa kahdella pisteytysmenetelmällä. Ohjelmisto-ominaisuuksien saatavuutta vertailemalla voi suhteellisen yksioikoisesti vertailla eri ohjelmistojen tarjontaa, ja tähän tarkoitukseen mittaristomme laskee niin sanotut ominaisuuspisteet, jotka eivät ota huomioon yksittäisen käyttäjän tarpeita tai kokemuksia. Mittaristomme pääsee kuitenkin täysiin oikeuksiinsa käyttäjäpisteissä, jotka ottavat huomioon kaikki kolme muuttujaa. Käyttäjäpisteytyksen tarkoituksena on luoda käyttäjän tarpeita vastaavat kriteerit, joilla taloushallinnon automaation valmiuksia arvioidaan.

KEHOTAMME KAIKKIA TUTUSTUMAAN LUOMAAMME MITTARISTOON, JOKA ON OSA ALALLA KÄYTÄVÄÄ KESKUSTELUA.

Ominaisuuspisteet ja käyttäjäpisteet esitetään prosentteina maksimipisteistä. Ominaisuuspisteiden kohdalla pisteytys tulee yksinkertaisesti saatavilla olevien ominaisuuksien suhteesta kaikkiin mittaristossa listattuihin ominaisuuksiin. Käyttäjäpisteiden kohdalla laskenta on hieman monimutkaisempaa, kun käyttökokemus sekä ominaisuuksien keskinäisistä tärkeyseroista tulevat painotukset lisätään laskentaan. Tätä varten mittaristo sisältää käyttäjän antaman ’tärkeys’ muuttujan kullekin mittarille. Tämä määrittää käyttäjäkohtaiset painotukset pisteytyksessä ja jättää pisteenlaskun ulkopuolelle ominaisuudet, joille ei ole käyttöä.

Käyttäjäpisteiden prosenttiluku viittaa siihen, kuinka hyvin ohjelmisto vastaa käyttäjän tarpeita. Jos käyttäjä kokee kaksi ominaisuutta tärkeäksi, mutta vain toinen ominaisuus löytyy ohjelmistosta, on käyttäjäpisteytys 50 prosenttia. Jos saatavilla oleva ominaisuus on niin hankala käyttää, että käyttäjä ei koe sitä hyödylliseksi ja antaa käyttökokemuksen arvosanaksi 0, laskee käyttäjäpisteytys 25 prosenttia, eli mittaristo antaa puolet pisteistä saatavuudesta ja toisen puolikkaan käyttökokemuksesta. 100 prosenttia vaatii, että kaikki tarvittavat ominaisuudet ovat saatavilla, ja niiden käyttökokemus on erinomainen.

Muutama esimerkki mittareista

Kokonaisuuden hahmottamisen helpottamiseksi mittaristomme on jaettu viiteen osa-alueeseen: myyntilaskutus, ostolaskutus, muut liiketapahtumat ja pääkirjanpito, palkanlaskenta ja viranomaisraportointi. Tämän lisäksi mittaristoon on sisällytetty kategoria ’yleiset järjestelmäominaisuudet’ joka sisältää ominaisuuksia, jotka eivät suoraan tue mitään taloushallinnon prosessia, mutta ovat tärkeitä tilitoimiston yleisessä toiminnassa. Seuraavaksi muutama esimerkki ominaisuuksia kuvaavista mittareista.

Kykeneekö ohjelmisto tunnistamaan (ostolaskujen) maksumuistutuksia?

Mikäli ohjelmisto kykenee tunnistamaan maksumuistutuksia, helpottaa se tehokasta ostoreskontran hoitoa ja mahdollistaa pidemmälle vietävää automaatiota. Mittariston käyttäjä määrittelisi mittaristoa täyttäessään ensinnäkin sen, pystyykö tarkasteltava ohjelmisto tunnistamaan maksumuistutuksia, ja valinta olisi yksinkertaisesti “Kyllä” tai “Ei”. Lisäksi käyttäjä määrittelisi kuinka tärkeä kyseinen ominaisuus on tilitoimiston kokonaistehokkuuden kannalta, sekä sen, miten hyvin hän kokee sen toimivan tarkastellussa ohjelmistossa.

Näin ollen kyseisen ominaisuuden painoarvo käyttäjäpisteissä nousee kyseisen ominaisuuden tärkeyden noustessa ja ominaisuuden käytettävyyden parantuessa. Näin ollen tilitoimistossa, jossa kyseisen ominaisuuden ei nähdä tuovan suuria tehokkuushyötyjä tai toimivan käyttäjäystävällisesti, kyseinen ominaisuus ei myöskään vaikuta pisteisiin yhtä paljon kuin tilitoimistossa, jossa kyseinen ominaisuus nähdään erityisen tärkeänä tai hyvin toimivana. Mittaristo ei ota kantaa siihen, mitkä ominaisuudet ovat automaation kannalta tärkeitä, vaan pisteytys perustuu käyttäjänsä subjektiiviseen arvioon kunkin ominaisuuden tärkeydestä ja käytettävyydestä.

Tukeeko ohjelmisto koneoppimista laskun hyväksyjien ja hyväksyntäsääntöjen määrittämiseksi automaattisesti?

Mittaristomme pyrkii myös tuomaan esiin kehittyneempiä ominaisuuksia, joilla taloushallintoa voidaan automatisoida nyt ja erityisesti tulevaisuudessa. Koneoppimista tukeva ohjelmisto voi esimerkiksi kerätä dataa laskujen hyväksyjistä ja käyttäjän näin halutessa alkaa ohjata laskuja oikeille hyväksyjille automaattisesti.