CTA Paikka

Miten käy verkkolaskuosoitteiden?

TIEKEn ylläpitämä Verkkolaskuosoitteisto vetelee viimeisiään, ja sille suunnitellaan parhaillaan korvaajaa. Taloushallintoliitto on esittänyt, että osoitteiston ohella uudistettaisiin myös verkkolaskuosoitteet. Toiveena on, että nykyiset osoitteet ja välittäjätunnukset korvattaisiin eOsoitteilla, jotka pysyisivät muuttumattomina operaattorivaihdoksista huolimatta.
19.10.2016

Tuomas Lehtonen

Kuva Ari Heinonen

Sähköisten laskujen historia juontaa juurensa tämän vuosituhannen vaihteeseen. Pankit ja joukko operaattoreita havaitsivat mahdollisuuden uuden bisneksen tekemiseen. Verkkolaskuosoitekäytäntö piti saada luotua nopeasti. 

Päädyttiin ratkaisuun, jossa yrityskohtaisen verkkolaskuosoitteen ohella käytetään laskujen välittäjäoperaattorin ilmaisevaa välittäjätunnusta. Verkkolaskuosoitteita varten rakennettiin Verkkolaskuosoitteisto, johon on tallennettu verkkolaskuja lähettävien ja vastaanottavien yritysten tiedot. Rekisterin ylläpitäjäksi valjastettiin TIEKEn eli Tietoyhteiskunnan Kehittämiskeskus ry:n koordinoima Verkkolaskufoorumi. Nopeasti rakennetun Verkkolaskuosoitteiston piti olla käytössä vain väliaikaisesti, mutta sitä hyödynnetään edelleen.

– Tuolloin kukaan ei osannut ajatella tulevaisuutta, sitä miten sähköinen laskutus tulee kasvamaan. Aluksi operaattoreiden verkkolaskuosoite sisälsi tunnuksen varsinaisen yrityksen osoitteen edessä. Kun pankit alkoivat myös välittää verkkolaskuja, verkkolaskuosoitteeksi haluttiin IBAN-tilinumeroa muistuttava tunnus ja pankin SWIFT-koodi. Näin osoite muodostui kahdesta osasta, Taloushallintoliiton hallituksen puheenjohtaja Vuokko Mäkinen muistelee. 

Verkkolaskutuksen suosio kasvoi aluksi odotettua hitaammin, mutta tahti kiihtyi siirryttäessä 2010-luvulle. Suurilla yrityksillä oli käytössään useita laskutusjärjestelmiä, joten osoitteitakin tarvittiin useita. Tämä lisäsi tunnusten määrää. 

Yritykset kilpailuttivat aika ajoin operaattoreita ja operaattorin vaihtuessa verkkolaskuosoitteet vaihtuivat. Osoitteiden ylläpito oli yksin operaattorien vastuulla ja sopimusmäärien kasvaessa osoitteistoon alkoi jäädä virheitä ja puutteita. 

Nyt Verkkolaskuosoitteisto on käymässä pieneksi ja sille kehitetään korvaaja, joka saataneen käyttöön vuoden 2017 aikana. Verkkolaskufoorumin ohjausryhmä on tehnyt selvityksen uuden Verkkolaskuosoitteiston toteutusmahdollisuuksista ja ylläpitäjätahosta. Vaihtoehtona on sijoittaa osoitteisto yritys- ja yhteisötietojärjestelmään omaksi rekisterikseen, pitää se TIEKEn hallinnassa, mutta uudella palvelinohjelmistolla tai toteuttaa osoitteisto hajautettuna. Lopullista päätöstä ei ole vielä tehty. Tällä hetkellä Valtiovarainministeriössä on meneillään verkkolaskutuksen uudistamista käsittelevä selvitystyö.

Verkkolaskuosoitteista eOsoitteisiin

Taloushallintoliitto on esittänyt, että rekisteriuudistuksen ohella verkkolaskuosoitteet ja välittäjätunnukset korvattaisiin monikäyttöisemmällä eOsoitteella. Se voisi rakentua yrityksen y-tunnuksesta, OVT-tunnuksesta tai verkkolaskujen vastaanottoon varatusta sähköpostiosoitteesta. eOsoitteiden hallinnointi olisi niitä käyttävillä yrityksillä, ja osoitteet pysyisivät samoina operaattorin vaihtuessa.

– Meidän mielestämme välittäjätunnuksesta pitäisi päästä eroon. Nyt yrityksen pitää tiedottaa kaikkia laskuttajiaan verkkolaskuoperaattorin vaihtumisesta ja laskuttajien pitää kirjata vaihdos asiakasrekisteriinsä, jotta laskut suuntautuvat oikein, Mäkinen sanoo.

Hänen mukaansa eOsoite mahdollistaisi myös rakenteisessa tiedostomuodossa olevien verkkolaskujen sekä muiden aineistojen, kuten tilausten ja sopimusten, toimittamisen ja automaattisen käsittelyn. Tämä helpottaisi erityisesti pk-yritysten siirtymistä sähköiseen taloushallintoon ja tehostaisi niiden toimintaa. Samalla tilitoimistoille tarjoutuisi mahdollisuus kehittää omia prosessejaan ja asiakaspalveluaan.

‒Yksinkertaisimmillaan laskutiedosto voitaisiin lähettää vaikka sähköpostilla eOsoitteiston mukaiseen sähköpostiosoitteeseen, josta vastaanottajan järjestelmä poimisi sen automaattisesti yrityksen taloushallintoon, Mäkinen kuvailee.

 

Tarkkuutta laskujen tietosisältöihin

Mäkinen uskoo, että pidemmällä aikavälillä suuresta osasta verkkolaskuja voitaisiin luopua kokonaan. Tilauksessa ja laskussa olevat tietokentät ovat samat, joten rakenteisessa muodossa olevat tilaukset voisivat muodostaa jo itsessään laskutusperusteen. Mäkisen mukaan vastaavat tilaussanomat ovat olleet isoissa yrityksissä arkea jo pitkään. Nyt ne voitaisiin tuoda myös pienten yritysten saataville. 

‒ eOsoitteen käyttöönotto helpottaisi kaikkien suomalaisten yritysten arkea, madaltaisi verkkolaskutuksen aloittamisen kynnystä, ja toisi paljon uusia mikroyrityksiä verkkolaskutuksen piiriin, Mäkinen summaa.

Verkkolaskuosoitteiden uudistamisen yhteydessä myös laskujen tietosisällöt pitäisi saada kuntoon. Suomessa käytössä olevien Finvoice- ja Teappsxml-tietosisältöformaattien tiedostorakenteita pitää päivittää verkkolaskuosoitteiden muuttuessa. Samassa yhteydessä olisi syytä päivittää myös varsinaisen laskutiedoston sisältö vastaamaan viimeisintä versiota ja soveltamisohjetta. 

– Nyt ohjelmistokehittäjät lipsuvat ohjeista aivan liikaa. Vähimmäistietosisältöä ei noudateta ja käyttöön otetaan vapaamielisesti erilaisia kenttiä. Kun laskujen sisällöt ovat puutteellisia, osa tiedoista joudutaan kirjaamaan manuaalisesti ja sähköisyyden tuoma hyöty menetetään, Mäkinen harmittelee.

 

Sekava osoitteisto haitaksi verottajallekin

Verohallinnon ylitarkastaja Arja Aittoniemen mukaan nykyisen Verkkolaskuosoitteiston puutteet ovat haitanneet verottajan toimintaa. Osoitteistossa esiintyvien virheiden ja puutteiden vuoksi Verohallinnossa ei ole voitu ottaa verkkolaskutusta laajamittaisemmin käyttöön. Verohallinnon näkökulmasta kaikki verkkolaskutusta edistävät toimenpiteet ovat tärkeitä.

– Suomeen tarvitaan toimiva Verkkolaskuosoitteisto ja selkeät käytännöt, joiden mukaan toimitaan. Tämä edistäisi myös taloushallinnon automatisointia. Jos saisimme luotua toimivan järjestelmän, voisimme markkinoida sitä myös kansainvälisesti. Verkkolaskutuksessa lienee myös muilla mailla haasteita, Aittoniemi sanoo.

Välittäjätkin kaipaavat muutosta

Verkkolaskuoperaattorina toimivan Baswaren Network Product Management -yksikön johtaja Perttu Nihti ja OP ryhmän asiantuntijapäällikkö Katariina Säntti ovat yhtä mieltä siitä, että nykyisessä verkkolaskutuskäytännössä olisi parantamisen varaa. 

– Olisi selkeintä määritellä yksi osoite­tyyppi, esimerkiksi eOsoite, ja siirtyä käyttämään pelkästään sitä. Yritykset tietäisivät osoitteensa nykyistä paremmin, ja osoite pysyisi muuttumattomana. Jos käytetään useita eri osoitetyyppejä, reititykset moni­mutkaistuvat, ja yrityksen sähköinen tunnistaminen vaikeutuu, Nihti toteaa.

– Tällä hetkellä verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen muuttuminen ja muutosten ilmoittelu laskuttajille aiheuttaa yrityksille paljon manuaalista työtä. OP ryhmä tuleekin olemaan mukana tulevissa yhteistyöhankkeissa, joissa ratkotaan laajemmin verkkolaskutuksen haasteita, Säntti lisää.

Nihtin mielestä osoitteiden ylläpito tulisi hoitaa keskitetysti, jotta ne pysyvät ajan tasalla ja helposti saatavissa. Selkeyden vuoksi olisi tärkeää, että yritykset eivät pystyisi tekemään osoitteisiin omatoimisesti muokkauksia. 

Kuten muutokset yleensäkin, myös verkkolaskutuksen uudistus saattaa tuoda mukanaan haasteita. Nihti uskoo, että erityisesti laskujen reitityksissä voi alkuvaiheessa tulla sekaannuksia, jos organisaatiot ja yritykset eivät saa nykyiseen tapaan itse päättää tytäryhtiöidensä tai muiden alaorganisaatioidensa verkkolaskuosoitteita. Tällöin laskut voivat ohjautua vääriin reskontriin.

– Siirtyminen uuteen osoitteistoon täytyykin hoitaa hallitusti, jotta reititysongelmilta vältyttäisiin, Nihti muistuttaa.

Verkkolaskutuksessa tapahtuvat muutokset lisäävät operaattorien työtä ja kustannuksia. Nihti ei kuitenkaan usko niiden vaikuttavan asiakashinnoitteluun.

– Siirtymäkaudella asiakkaiden neuvonta, ohjaaminen ja mahdollinen ylimääräinen tukitarve aiheuttaisivat todennäköisesti lisätöitä ja mahdollisia lisäkustannuksia ennen muuta operaattoreille, jotka käytännössä hoitavat esimerkiksi osoitteiden noudon ja vastaavat osoitteiden ylläpidosta. Asiakkaiden palvelumaksuihin emme kuitenkaan tällä hetkellä odota muutoksia, Nihti sanoo.

Tietolaatikko

  • Verkkolasku: sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä ja josta voidaan tuottaa tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä. Organisaatioiden välisessä laskutuksessa verkkolasku voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallintoon tai muuhun järjestelmään. Kuluttajalle lähetetty verkkolasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta on suora yhteys sähköiseen maksamiseen verkkopankissa.
  • Verkkolaskuosoite: laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jonka avulla verkkolaskut välitetään. Verkkolaskuosoite voi olla OVT-tunnus, tilinumerosta muodostettu IBAN-tunnus, verkkolaskutili tai verkkolaskuoperaattorin antama verkkopalvelutunnus.
  • OVT-tunnus: yleisin verkkolaskuosoitteen muoto. Koostuu suomen verohallinnon tunnuksesta (0037), yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa, ja viidestä vapaamuotoisesta merkistä.
  • Verkkolaskuoperaattori: verkkolaskuja välittävät pankit tai muut verkkolaskuoperaattorit. Jokaisella operaattorilla on oma välittäjätunnuksensa, joka laskun lähettäjän tulee kirjata verkkolaskuihin verkkolaskuosoitteen yhteyteen.
  • Välittäjätunnus: operaattorin tai pankin tunnus, jonka avulla verkkolaskuja välitetään pankkien ja operaattorien välisessä yhdysliikenteessä. Välittäjätunnus voi olla OVT-tunnus, BIC-osoite tai muu merkkijono.
  • Verkkolaskuosoitteisto: rekisteri, joka tarjoaa tietoa verkkolaskuja lähettävistä ja vastaanottavista yrityksistä. Osoitteistoa ylläpitää TIEKEn koordinoima Verkkolaskufoorumi.
  • EDI-/EDIFACT-lasku: suuryritysten tarpeisiin ennen verkkolaskukautta kehitetty sähköinen lasku, joka perustuu kahden yrityksen väliseen hankinta-sanomien (esim. tarjouspyyntö-, tarjous-, tilaus- ja tilausvahvistus) sähköistämiseen sekä niiden automaattiseen käyttöön kummankin tietojärjestelmissä. Ei verkkolasku.
  • Verkkolaskufoorumi: TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n koordinoima kansallinen yhteistyöverkosto, jonka tavoitteena on edistää verkkolaskutuksen käyttöönottoa ja käyttöä Suomessa. Jäseninä verkkolaskutuksen eri osapuolia; ohjelmistotaloja, verkkolaskuoperaattoreita, julkishallinnon edustajia ja käyttäjiä

Aikajana

  • 1970-luku: Suurten konsernien sisällä alettiin hyödyntää sähköisiä laskuja (EDI-muodossa).
  • 30.12.1997: Kirjanpitolain uudistuksen myötä sähköinen kirjanpito mahdolliseksi yrityksille.
  • 1999: Ensimmäinen varsinainen verkkolasku lähetettiin.
  • 2000: Kirjanpitolautakunta antoi yleisohjeen koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä. Kirjanpito mahdollista laatia ja säilyttää tasekirjaa lukuun ottamatta sähköisesti.
  • 2001: EU:n elektronisen laskutuksen direktiivi standardisoi verkkolaskutusta ja sen arkistointia.
  • 2002: Nykyinen Verkkolaskuosoitteistopalvelu otettiin käyttöön. Alun alkaen se kehitettiin vain väliaikaiseen käyttöön.
  • 2013: Vuoden alussa Verkkolaskuosoitteistossa 40 000 osoitetta.
  • 2014: Verkkolaskuosoitteiden määrä kasvoi huimasti. Vuoden lopussa osoitteistossa jo 120 000 osoitetta.
  • 2014: TIEKE toteutti selvityksen Verkkolaskuosoitteiston uudistamiseksi. 
  • 2017: Verkkolaskuosoitteisto tullaan todennäköisesti uudistamaan vuonna 2017. Toteutustapa, rekisteriä ylläpitävä taho ja projektin aikataulu ovat kuitenkin vielä avoinna.
TeknologiaUusimmat Artikkelit
Katso kaikki