Kirjanpitoaineiston standardointi tehostaa tilintarkastusta
Kansainvälinen standardointityö tilintarkastusaineiston sisällön ja esitysmuodon määrittämiseksi on meneillään. Viralliselta nimeltään ISO/PC 295 Audit Data Collection tuottaa määrityksen saada tietoa tilintarkastuksen eri prosesseihin. Se käsittää niin tiedon semanttisen määrityksen kuin teknisen esitysmuodon elementteineen ja rajapintoineen. Standardin on tarkoitus palvella taloushallinnon, tilintarkastuksen, ohjelmistotoimittajien ja viranomaisten tarpeita taloustietojen esittämisessä järjestelmäriippumattomalla tavalla.
Suomen viralliset kannanotot määrityksiin tuotetaan standardointityön seurantaryhmässä ”Rakenteisen tilintarkastusaineiston kerääminen”, joka toimii SFS:n alaisuudessa. Seurantaryhmän jäsenistöstä valitaan varsinaiseen ISO-työhön osallistujat, jotka edustavat Suomea kansainvälisen työryhmän kokouksissa. Seurantaryhmään voi edelleen liittyä mukaan uusia jäseniä.
Suomi mukana kansainvälisessä yhteistyössä
Kiinan sihteeristö teki aloitteen standardointiin vuonna 2014. Se hyväksyttiin ISO:n jäsenäänestyksessä keväällä 2015, ja siten ISO/PC 295-työ pääsi alkamaan. Työhön osallistuu tällä hetkellä yhteensä 40 maata; 22 seuraajamaata ja 18 osallistujamaata, joihin myös Suomi lukeutuu. Pääasiassa määrityksiä työstetään etätyöskentelynä pienemmissä alatyöryhmissä, mutta myös varsinainen työryhmä pitää kokouksia säännöllisest. Noin kahdesti vuodessa tavataan kasvokkain.
Pian on käsillä hetki, jolloin standardin työstö etenee CD (Committee Draft)-vaiheeseen, jossa osallistujamaat saavat laajemmin kommentoida tuotoksia. Jos työ etenee ajatellun mukaisesti, standardiluonnos etenee DIS (Draft International Standard)-vaiheeseen, jolloin kaikilla ISO-mailla on kommentointimahdollisuus. Mikäli maat antavat hyväksynnän, standardista voi tulla virallinen ISO-julkaisu.
TALTIO-hankkeen yhteys standardointityöhön
Taloushallintoliiton luotsaamassa TALTIO-hankkeessa on luotu yhtenäinen vakioitu esitysmuoto kirjanpidon ja muiden taloushallinnon järjestelmien vienneille, jolloin tietoa voidaan suoraan hyödyntää eri järjestelmissä. Laajamittaisesti käytettynä määritys mahdollistaa helpot integraatiot eri ohjelmistojen välillä. TALTIOn vahvuus onkin sen monikäyttöisyys ja soveltuvuus kaikenlaisen ERP-tiedon ilmaisemiseen. Lähtökohtina ovat tietokantojen avoimet rajapinnat ja avoin ekosysteemi, jotka tehostavat tietotekniikan hyödyntämistä yrityksissä. Hankkeen tavoitteena on saada taloushallinnon informaatio täysin rakenteiseksi ja digitaaliseksi, minkä päälle voidaan rakentaa kattava ja pitkälle automatisoitu yritysten talouden seuranta ja raportointi.
TALTIO-tietomääritys pohjautuu kansainväliseen XBRL GL (XBRL Global Ledger)-tietomääritykseen, joka on ehdolla yhdeksi tulevan ISO-standardin tunnistamaksi tilintarkastustietojen esittämismuodoksi. Muiksi vaihtoehdoiksi on esitetty kehittää itse CSV, tekstitiedosto ja/tai XML-muotoinen esitystapa ISO-standardin pohjaksi. Mikäli XBRL GL valittaisiin, niin edistettäisiin kansainvälistä yleistä järjestelmien yhteentoimivuutta myös muusta kuin tilintarkastuksen näkökulmasta. Valitettavan usein kehitetään määrityksiä ainoastaan yhden toiminnon tuottamiseen.
Standardin merkitsevyys kirjanpitäjän näkökulmasta
Vaikka kevääseen on vielä aikaa, voi monissa yhtiöissä alkaa tai olla jo alkanut tilintarkastusprosessit. Tätä varten kerätään tietoa taloushallinnosta ja suoritetaan ensimmäisiä analyyttisia sekä aineistotarkastustoimenpiteitä. Tämä tarkoittaa kirjanpitäjille pyydettyjen aineistojen keräämistä sekä toimittamista tilintarkastajien käyttöön. Täydellä höyryllä nämä toimenpiteet pyörivät keväällä, kun tilinpäätöksiä valmistuu suurin määrä. Tarkastustoimenpiteet ja niiden laajuus vaihtelevat yhtiöittäin, mutta yhteinen piirre niille on, että kirjanpitäjä on tyypillisesti mukana prosessissa tavalla tai toisella. Aineisto kerätään valmiiksi toimitettavaksi tilintarkastajalle ja lisäksi vastataan erityyppisiin selvityspyyntöihin ja kysymyksiin, joita kumpuaa tilintarkastusprosessin alussa tai myöhemmin sen edetessä. Tässä prosessissa on tärkeää laadukas ja riittävästi ennakoiva kommunikointi kirjanpitäjän ja tilintarkastajan välillä. Tässä pyritään ennakoimaan ja sopimaan mitä aineistoa kerätään ja toimitetaan tilintarkastajalle tarkastusta varten.
Aineistomäärissä ja -muodoissa voi olla suuriakin eroja yhtiöistä ja niiden toiminnan vaiheista riippuen. Tämä taas vaikuttaa työmäärään, joka kirjanpitäjälle syntyy aineiston keräämisestä sekä toimittamisesta tilintarkastajalle. Varsinkin jos näitä tarpeita ei ole kyetty ennakoimaan riittävän hyvin. Sähköisissä järjestelmissä toteutettavan taloushallinnon osalta aineisto on tarkasteltavissa selaimen yli järjestelmässä, jolloin myös aineiston keruuta voidaan tehdä tilintarkastajan toimesta ilman kirjanpitäjän työvaihetta. Tähän kuitenkin liittyy esimerkiksi käyttöoikeuksien hallintaa. Aineiston keräämistä ja tulkintaa voidaan joutua tukemaan, riippuen siitä, miten hyvä tuntemus mistäkin taloushallinnon järjestelmästä tarkastustiimillä on.
Nämä ovat kaikki toimia, joiden ennakointi kirjanpitäjien palvelusopimuksiin voi olla ajoittain vaikeaa. Läpinäkyvyys ja ennakoitavuus ovat asiakkaiden kannalta aina toivottavaa, mutta työmäärät voivat vaihdella paljonkin yritysten välillä. Tähän kun vaikuttavat niin taloushallinto-ohjelmistoratkaisut, aineiston muoto ja käytettävyys, tarkastustoimenpiteiden laajuus sekä tarkastusta suorittavan tilintarkastajan tai tiimin osaaminen ja järjestelmätuntemus. Mikäli tarkastukseen tarvittavan aineiston muoto olisi standardoitua ja taloushallinto-ohjelmistot pystyisivät tämän standardoidun tietueen muodostamaan, pystyttäisiin eliminoimaan suuri määrä tarkastukseen liittyvää työtä niin yrityksissä kuin kirjanpitäjienkin osalta. Tarkastustoimenpiteet olisivat yhä standardoidumpia, ja kirjanpitäjät pystyisivät omassa prosessissa huomioimaan paremmin tämän aineiston kokoamisen ja toimituksen. Tämä voisi olla jopa automatisoitu toiminto. Tässä yhteydessä kommunikointi ja aineiston laajempi kerääminen liittyisi enää tarkastuksessa nousseiden havaintojen osalta tehtäviin selvityksiin. Eli ollaan jo paljolti pidemmällä ja tarkastusprosessissa. Paljon rutiineja, joiden asiakasarvo on vähäisempi, pystytään tehostamaan. Niin kirjanpidossa kuin tilintarkastuksessakin pystytään keskittymään enemmän asiakaskohtaisiin kysymyksiin.
Standardoinnin tärkeys tilintarkastuksen näkökulmasta
Tällä hetkellä aineiston hankkiminen eri tietojärjestelmistä tilintarkastuksen yhteydessä tehtäviä data-analyyseja varten on haastavaa ja työlästä. Eri tilintarkastusasiakkailla on käytössä laaja tietojärjestelmäkirjo ja eri järjestelmistä saatava data on erilaista. Tämä aiheuttaa turhaa lisätyötä. Taloushallinnon tietojärjestelmistä saatavan datan standardointi parantaisi merkittävästi data-analytiikan soveltamismahdollisuuksia tilintarkastuksissa.
Mikäli eri asiakkailta saataisiin aina samanlaista vakiomuotoista aineistoa tilintarkastusta varten, niin aineiston hankinta ja poiminta yksinkertaistuisi ja aineiston muokkauksen tarve analyyseja varten vähenisi merkittävästi.
Pelkkä Audit Data Collection -standardin luominen ei luonnollisestikaan riitä sen mahdollistamien hyötyjen viemiseen käytäntöön. Standardi tulisi myös ottaa käyttöön mahdollisimman laajasti. Avainasemassa standardin käyttöönotossa ovat taloushallinnon tietojärjestelmien järjestelmätoimittajat. Miten saamme järjestelmätoimittajat muokkaamaan järjestelmiään niin, että ne tuottavat vaivattomasti standardin mukaista dataa?
Miten tilintarkastus muuttuu kun Audit Data Collection -standardi on käytössä?
Mikäli Audit Data Collection -standardi saataisiin mahdollisimman laajasti käyttöön, niin se helpottaisi tilintarkastuksen yhteydessä tehtävien data-analyysien suorittamista merkittävästi.
Tällä hetkellä eri järjestelmistä saatava tieto on erilaista ja se on muokattava suoritettavien analyysiajojen vaatimaan muotoon. Tämä vaihe vie tällä hetkellä merkittävästi aikaa. Aineiston hankintaprosessi on myös mahdollista räätälöidä tietojärjestelmäkohtaisesti siten, että esimerkiksi SAP ERP -järjestelmää varten voi olla suunniteltu oma prosessinsa aineiston hankintaa ja muokkaamista varten. Tällä tavalla voidaan tehokkaasti poimia aineistoa niistä järjestelmistä, joihin on rakennettu em. järjestelmäkohtainen prosessi, mutta tälläkin tavoin on mahdollista kattaa vain rajallinen määrä tietojärjestelmiä.
Mikäli eri järjestelmistä saatava data olisi vakiomuotoista, niin eri tilintarkastusasiakkaille tehtävät analyyseihin liittyvät aineistopyynnöt voisivat olla samanlaisia asiakkaan tietojärjestelmistä riippumatta. Tämä voisi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kun tarkastuksen kohteena olisivat vaikkapa asiakkaan ostot ja ostovelat, niin asiakkaalle voitaisiin lähettää Audit Data Collection -standardin mukainen kyseisiin tilinpäätöseriin liittyvä vakiomuotoinen järjestelmistä riippumaton aineistopyyntö.
Aineistopyynnön pohjalta tilintarkastusasiakkaan olisi selvästi nykyistä helpompaa poimia ja toimittaa pyydetty aineisto mikäli järjestelmiin olisi rakennettu mahdollisuus tuottaa Audit Data Collection –standardin mukaista aineistoa tilintarkastusta varten.
Kun vakiomuotoinen aineisto olisi poimittu ja toimitettu tilintarkastajalle, niin sen tuominen sisään analyysiohjelmistoihin olisi nykyistä yksinkertaisempaa kun ei olisi tarpeen huomioida järjestelmäkohtaisia eroja aineistossa. Aineiston vakiomuotoisuus helpottaisi myös selvästi aineiston hankinnan ja muokkaamisen automatisointia.
Myös tilanteissa, joissa tilintarkastaja vaihtuu, asiakkaan ei tarvitsisi suunnitella aineiston poimintaa uudelleen kun myös uuden tilintarkastajan aineistopyyntö noudattaisi vakiomuotoa.