ICT 2015 -hankkeen tavoitteena kitkaton Suomi

Työ- ja elinkeinoministeriön alkuvuodesta julkaisemassa ICT 2015 -työryhmän raportissa esitellään 21 keskeistä toimenpidealuetta, jotka liittyvät infrastruktuuriin, osaamiseen, rahoitukseen ja toimintatapoihin. Niin sanotuksi polku kakkoseksi noussut yritysten reaaliaikaisen talouden vaatima infrastruktuuri koskettaa sekä yritysten sisäisiä että julkisen hallinnon välisiä tietovirtoja. Niiden automatisointi tarkoittaa rutiinityön vähenemistä, riskienhallinnan paranemista ja ajantasaisen tiedon lisääntymistä.

Reaaliaikaisten tietojen vastaanotto pyritään saavuttamaan mahdollisimman nopeasti ilman suuria muutoksia nykyisiin viranomaisjärjestelmiin. Tällä tavalla varmistetaan, että pk-sektori pystyy hyödyntämään talousseuranta-, kirjanpito- ja raportointiprosesseissa käytettäviä automaattisia ja reaaliaikaisia digitaalisia työkaluja mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Kyse on mittavasta uudistuksesta, jota varten ollaan perustamassa laajapohjaista valtiovarainministeriön alaisuuteen tulevaa työryhmää. Käytännön toteutuksen on tarkoitus tapahtua useammassa vaiheessa. Hanke on käynnistymässä selvitysvaiheella, jossa kartoitetaan eri tahojen tarpeet ansiorekisteriä kohtaan. Tämän ensimmäisen vaiheen arvioidaan valmistuvan vuoden 2014 aikana. Hankkeen tärkeimmiksi toimenpiteiksi on listattu mm. rajapinnan rakentaminen palkanmaksu­kohtaisten tietojen vastaanottoon sekä ansiorekisterin suunnittelu ja rakentaminen tulevaa palveluväylää hyödyntäen. Myöhemmin ansiorekisteri saattaa sisältää tarvittavat tiedot henkilön muistakin tuloista kuin vain palkkatuloista.

Raportointi yhteiseen palveluväylään

Käytännössä työnantaja ilmoittaa palkka- ja muut tulotiedot yhteen keskitettyyn rekisteriin. Tulotieto ilmoitetaan palkanmaksun yhteydessä ajantasaisesti ja rakenteellisena yhteisesti hyväksytyn standardin määräämässä muodossa. Näitä tietoja esimerkiksi verotukseen tai etuuksien käsittelyyn tarvitsevat organisaatiot saavat ne yhdestä rekisteristä yhteisen palveluväylän kautta. Kansalaiset puolestaan näkevät ajantasaiset tietonsa ja voivat hyödyntää niitä palveluita käyttäessään tai etuuksia hakiessaan. Tällä hetkellä työnantajat raportoivat samat, usein päällekkäiset tiedot eri muodossa jokaiselle tietoja käyttävälle organisaatiolle. Eri käyttäjäorganisaatiot edellyttävät maksajilta palkka- ja tuloraportteja eri ajankohtina. Yleisin raportointisykli on kerran vuodessa, jolloin esimerkiksi viranomaispäätökset joudutaan tekemään vanhentuneen tiedon perusteella.

– Verohallinnon kannalta nykyisen järjestelmän ongelma on siinä, että emme saa verovuoden aikana juurikaan sivullisilta ilmoittajilta tulevaa tietoa. Verokortit lasketaan vanhojen tietojen pohjalta, joten niitä joudutaan korjailemaan jälkikäteen. Tilanne ei ole kenenkään osapuolen kannalta toivottava, sanoo Verohallinnon ylitarkastaja Arto Leinonen.

Arto Leinonen, Verohallinnon ylitarkastaja.

Verohallinnon tavoitteena on jo pidemmän aikaa ollut verotuksen kehittäminen reaaliaikaisempaan suuntaan. Sitä kaavailtu ansiorekisteri edistäisi merkittävästi. Samalla ilmoittajien hallinnollista taakkaa pystyttäisiin vähentämään. Leinosen mukaan yhteistyötä on tehty aktiivisesti Verohallinnon sidosryhmien sekä eri ministeriöiden kanssa.

– Epävirallisten keskustelujen perusteella voin todeta, että monella organisaatiolla on Verohallinnon kaltaisia tarpeita ja tavoitteita. Tällä hetkellä käytännön­ toimenpiteiden selkänojaksi odotetaan valtioneuvoston periaatepäätöstä, joka tarvitaan tällaisessa useamman ministeriön hallinnonaloille ulottuvassa projektissa.

Ansiorekisteri toimii tässä vaiheessa tulevan järjestelmän työnimenä, mutta siitä on ehditty jo puhua kansallisena tulorekisterinä. Pitkän tähtäimen tavoitteena onkin, että järjestelmä kattaa tulevaisuudessa esimerkiksi eläkkeiden, sosiaali­etuuksien sekä osinkotulojen kaltaisia tietoja. Tällaisen tietomäärän hallinnoimisen keskittäminen tehostaa merkittävästi nykyistä toimintatapaa, missä raportoidut tiedot varastoidaan useisiin eri tietovarastoihin. Leinonen muistuttaa, että hankkeen parissa riittää työsarkaa pitkäksi aikaa.

– Eri sidosryhmien tarpeet on tutkittava pohjamutia myöten. Vasta selvitysvaiheen jälkeen voidaan lähteä käynnistämään ansiorekisterin toteutusta.

Verottajan tapaan myös Kelassa odotetaan suurella mielen­kiinnolla ansiorekisterihankkeen etenemistä. Ansiotiedot vaikuttavat moniin Kelan etuuksiin, joita on yhteensä noin sata erilaista. Osassa niistä etuus määräytyy edeltävien tulojen mukaan ja osassa tulot vähentävät etuutta. Tällä hetkellä palkkalaskelmat tulevat hyvin erilaisista lähteistä, joten selkeä standardi puuttuu. Samaan aikaan lainsäädännön monien eri tulokäsitteiden selvittäminen on nykymenettelyin varsin työlästä ja hankalaa.

– Ansiorekisterin avulla tarvittavat tiedot saataisiin nopeasti, vaivattomasti ja virheettömästi. Toinen merkittävä parannus liittyisi tiedonvaihtoon eri viranomaisten välillä. Esimerkiksi Kelassa tietoa liikkuu paljon meidän sekä työvoima­viranomaisten, kuntien sekä terveydenhuollon välillä, kertoo Kelan sisäistä palveluista vastaava johtaja Mikael Forss.

Mikael Forss, Kela.

Kelassa kokemusta rekisterihankkeista

Kela on yksi viranomaissektorin sähköistäjien edelläkävijöistä, joka panosti 2000-luvun alussa voimakkaasti verkkopalveluihin. Nykyään noin 30 prosenttia kaikista hakemuksista tulee Kelaan sähköisesti. Samalla sen toimipisteissä tapahtuvat käynnit ovat puoliintuneet. Kelan verkkosivuilla sähköisesti tunnistettavia käyntejä tehdään viikoittain noin 250 000 kappaletta, kuukaudessa likimain miljoona.

– Meidän palvelumme kytkeytyvät luontevasti ICT 2015-hankkeeseen, joten seuraamme kehitystä myönteisessä hengessä. Tässä luodaan yhteistä tiedon valtatietä, mutta vielä emme tiedä, millaisella kalustolla siellä ajetaan. Ratkaistavana on monia kysymyksiä, joihin lukeutuvat muun muassa asiakkaiden varma tunnistaminen sekä tietosuoja, pohtii Forss.

Kelalla on entuudestaan kokemusta vastaavantyyppisistä hankkeista, sillä se toteutti potilastiedon arkiston, joka mahdollistaa keskitetyn sähköisten potilastietojen arkistoinnin ja tietojen pitkäaikaisen säilyttämisen. Arkistolla on keskeinen rooli tietojen välittämisessä terveydenhuollon organisaatioiden ja toimintayksiköiden kesken.

– Kela pystyy tarvittaessa ottamaan ICT 2015 -hankkeessa isommankin roolin. Meillä on hyvä toimeenpanokyky, joten viime kädessä kaikki on kiinni rahoituksesta ja poliittisesta tahtotilasta, summaa Forss.

Vaikka ansiorekisterihanke elää vielä suvantovaihetta, on eri ministeriöissä käynnissä jo muita polku kakkoseen liittyviä hankkeita. Työ- ja elinkeinoministeriö on perustanut palkkahallinnon yhteistä sanastoa kehittävän työryhmän,­ jonka tehtävänä on yhdenmukaistaa palkkahallinnon käsitteistöä. Työnantaja joutuu lainsäädännön tai sopimusten velvoittamana tekemään vuosittain noin 60 ilmoitusta tai tilisiirtoa maksamastaan palkasta. Tällä hetkellä suurin osa työntekijöiden palkkatiedoista on olemassa sähköisessä palkanlaskentaohjelmassa. Suunnitteilla olevan ansiorekisterin myötä viranomaisen tarvitsema tieto siirtyy suoraan palkanlaskentaohjelmasta yhteiskäytössä olevaan järjestelmään. Tietojen siirto eri tietojärjestelmien välillä edellyttää kuitenkin käsitteiden ja termien kuvaamista sekä nykyisen palkkahallinnon käsitteistön standardisoimista. TEM:n työryhmän tavoitteena on luoda yhteinen terminologia ja käsitteistö, jota palkkahallinnossa työskentelijät voivat käyttää oppaana. Taloushallintoliitto on ollut mukana hankkeessa sen alusta alkaen.

– Virkamiehillä ei ole palkanlaskentakokemusta, joten halusimme mukaan sitä osa-aluetta tuntevan tahon. Alan ihmisten panos on erityisen tärkeä siksi, että viranomainen tai lainkirjoittaja tarkastelee näitä termejä usein vain omasta näkökulmastaan, sanoo työ- ja elinkeinoministeriön yli­tarkastaja Piia Rekilä.

Piia Rekilä, TEM.

Verkkolasku kuntoon

Muilta osin TEM:n rooli polku kakkosessa keskittyy pääosin elinkeinomyönteisen ja työllisyyttä tukevan ilmapiirin luomiseen sekä verkkolaskutuksen yleistymisen edistämiseen. Rekilä pitää myös tärkeänä, että verkkolaskun tietosisältö ja laatu ovat sellaisia, että se mahdollistaa ajan myötä esimerkiksi ALV-ilmoittamisen. Lisäksi rakennusalan urakkailmoittaminen on järkevintä kytkeä osaksi verkkolaskutusta. Koska verkkolasku on perusta pk-yritysten taloushallinnon automatisoinnille, on hankkeen aikana olennaista varmistaa, että myös kuntasektori sitoutuu verkkolaskutuksen edistämiseen muun muassa asettamalla selkeät takarajat ostolaskujen osalta. TEM:n alaisuudessa toimivan Patentti- ja rekisterihallituksen kohdalla keskustelua käydään sähköisten tilinpäätöstietojen vastaanotosta ja XBRL-raportoinnin priorisoinnista.

– Näköpiirissä ei ole mitään syytä, miksi XBRL-raportointia ei voisi ottaa käyttöön. Toisaalta pelkkä mahdollisuus siihen ei välttämättä riitä. Voi olla tarpeen, että XBRL-raportointi tehtäisiin asteittain pakolliseksi, Rekilä pohtii.

Olennaista on myös, voidaanko XBRL:n myötä helpottuvan yritystietojen hallinnoinnin ja analysoinnin avulla luoda kokonaan uutta liiketoimintaa.

Kokonaisuutena ICT 2015 on yksi valtiohallinnon suurimmista ja kunnianhimoisimmista tietojärjestelmähankkeista, jonka edistämiseksi on valjastettu suuri joukko asiantuntijoita ja virkamiehiä. Yksi heistä on valtiovarainministeriön ICT-johtaja Timo Valli, joka istuu kokonaishankkeen edistymisestä huolehtivassa seurantaryhmässä. Vallin vastuualueeseen kuuluu muun muassa polku ykkösessä määritetty kansallisen palveluarkkitehtuurin rakentaminen. Hanke kytkeytyy rajapinnoiltaan tiiviisti ansiorekisteriin ja polku kakkoseen, sillä sen tarkoituksena on mahdollistaa informaation nykyistä helpompi hyödyntäminen yli organisaatiorajojen.

Timo Valli, VM.

– Kansallinen IT-palveluarkkitehtuuri on yksi kaikkein kiireellisimmistä hankkeista. Siinä hyödynnettävä toimintamalli ja teknologia tullaan kopioimaan Virosta, missä vastaavanlainen järjestelmä on ollut käytössä yli kymmenen vuotta. Jatkossa on tarkoitus kehittää yhdessä molempien maiden järjestelmiä sekä niiden rajapintoja, kertoo Valli.

Virossa X-Road-nimeä kantava palveluiden integraatioalusta rakennettiin tyhjästä EU:n rakennerahastojen voimin. Suomessa tilanne on haastavampi, sillä täällä esimerkiksi kunnissa käytössä olevat tietojärjestelmät on sovitettava uudelle alustalle. Jotkut järjestelmät joudutaan suunnittelemaan kokonaan uudestaan.

– Suomen kohdalla uuteen palveluarkkitehtuuriin siirtyminen vie useamman vuoden. On mahdollista, että yksittäisen kunnan tai viraston kohdalla yhteiseen väylään siirtyminen ei välttämättä tuota merkittäviä taloudellisia hyötyjä. Koska kaikkien liittyminen yhteiseen väylään tuottaa kuitenkin kokonaisuudelle suuren hyödyn, tullaan näitä toimijoita tukemaan taloudellisesti kansalliseen IT-palveluarkkitehtuuriin siirtymisessä, lupaa Valli.

Lähteet:
www.ict2015.fi, www.sitra.fi, www.vm.fi, www.tem.fi