Huoneistotieto­järjestelmä sähköistää asunto-osakeyhtiöiden osakekirjat

Paperiset asunto-osakekirjat jäävät historiaan, kun uudet asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt perustetaan jatkossa suoraan digitaaliseen rekisteriin, huoneistotietojärjestelmään. Hanke on vielä kesken, ja lähivuosina paperille tulee edelleen olemaan käyttöä.
24.5.2019 Miia Sarkola

Olet varmaan kuullut puhuttavan ASREK-hankkeesta? Sehän tarkoittaa sähköistä asunto-osakerekisteriä. Huoneistotietojärjestelmä on ensimmäinen osa tätä hanketta, jota maa- ja metsätalousministeriö valmistelee yhdessä muiden ministeriöiden ja viranomaisten kanssa. Järjestelmän rakentaminen perustuu lakiin (laki huoneistotietojärjestelmästä 1328/2018), joka astui voimaan tammikuussa 2019.

Sähköinen osakehuoneistorekisteri on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä valtakunnallinen asunto-osakkeiden omistajarekisteri, johon kaikkien asunto-osakeyhtiöiden on liityttävä 3,5 vuoden siirtymäajan puitteissa. Vanhoille keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille siirto on vapaaehtoinen ja mikäli se päätetään tehdä, tulee asiasta tehdä merkintä yhtiöjärjestykseen.

Milloin rekisteriin?

Uusien asunto-osakeyhtiöiden perustaminen huoneistotietojärjestelmään alkoi 7.2.2019. Uudet asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt perustetaan jatkossa suoraan tähän digitaaliseen rekisteriin, eivätkä näiden yhtiöiden osakkeenomistajat enää saa lainkaan paperisia osakekirjoja.

Vanhojen yhtiöiden tulee hoitaa osakeluettelon rekisteriin merkitseminen oma-aloitteisesti siirtymäajan 1.5.2019–31.12.2022 puitteissa. Osakeluettelon sähköiseksi siirtämisen jälkeen taloyhtiön tulee ohjata osakkeenomistajansa siirtämään osakekirjansa rekisteriin ja mitätöimään samalla vanhat paperiset osakekirjat.

Vanhojen yhtiöiden rekisteröinnin voi siis aloittaa toukokuun 2019 alussa, mutta mikäli rekisteröintitehtävän haluaa hoitaa ilman turhia manuaalisia työvaiheita, on sen tekeminen suositeltavaa vasta loppuvuodesta 2019.

Siirtymäaika rekisteriin merkitsemiselle on niin pitkä, että esimerkiksi kiinteistövälittäjien pitää ottaa toiminnassaan huomioon se, että omistus voi perustua joko paperiseen osakekirjaan tai sähköiseen omistajarekisteriin. Tästä johtuen asuntokaupassa tulee olemaan rinnakkaisia menettelyjä käytössä vielä pitkään. Samoin yhtiökokouksessa edustaminen voidaan todentaa järjestelmästä rekisteriin merkittyjen huoneistojen osalta.

Kun taloyhtiö on tehnyt päätöksen siirtymisestä sähköiseen osakehuoneisto-rekisteriin, ei yhtiöllä ole enää velvollisuutta pitää yllä osakeluetteloa.

Osakekirjojen rekisteröintiprosessi on kaksivaiheinen

Prosessi lähtee liikkeelle siitä, että taloyhtiön hallitus tekee päätöksen osakeluettelon siirtämisestä ylläpidettäväksi sähköisessä osakehuoneistorekisterissä. Huoneistotietojärjestelmään viedään ensin tiedot kaikista osakehuoneistoista. Osakehuoneistot voivat asuntojen ohella olla myös autotalleja. Kun huoneistot on viety järjestelmään, voidaan niille tehdä sähköisiä omistus- ja panttausmerkintöjä. Siirto on kuitenkin vielä erikseen hyväksyttävä rekisteriin.

Kun osakeluettelo on viety huoneistotietojärjestelmään, alkaa prosessin toinen vaihe, jossa osakkeenomistajat voivat siirtää osakekirjansa rekisteriin ja mitätöidä vanhat osakekirjat. Tähän on aikaa kymmenen vuotta.

Kun taloyhtiö on tehnyt päätöksen siirtymisestä sähköiseen osakehuoneistorekisteriin, ei yhtiöllä ole enää velvollisuutta pitää yllä osakeluetteloa. Se löytyy jatkossa uudesta rekisteristä, jota Maanmittauslaitos ylläpitää. Omistusoikeuden rekisteröinti on maksullinen toimenpide.

Mitä tietoja rekisteristä saa?

Osakehuoneistorekisteriin tuodaan lähtötiedot Verohallinnolta, Väestörekisterikeskukselta ja Patentti- ja rekisterihallitukselta (PRH). Huoneistotietojärjestelmän kautta taloyhtiö saa jatkossa tiedon osakehuoneistojen omistajanvaihdoksista.

Rekisteriin kirjataan omistusta, panttausta ja erilaisia hallintarajoituksia koskevat tiedot. Sieltä löytyvät niin kohteen perustiedot kuin tiedot eri osakeryhmistäkin. Esimerkiksi lunastusmenettely kirjataan rekisteriin ja se näkyy osakeluettelolla kolme kuukautta, jonka jälkeen se poistetaan, mikäli taloyhtiön hallitus ei ole ilmoittanut sen olevan vielä kesken.

Rekisteri hyödyntää väestörekisterin ja kaupparekisterin osoitetietoja, joten osakkeenomistajien yhteystiedot saadaan jatkossa suoraan sieltä. Järjestelmästä löytyy myös tieto siitä, kenelle voidaan lähettää yhtiökokouskutsu sähköisenä ja kenelle se pitää edelleen lähettää kirjepostina.

Marraskuun alusta 2019 tieto osakekauppaan liittyvän varainsiirtoveron maksusta siirtyy Verohallinnosta suoraan järjestelmään eikä maksukuittia tämän jälkeen tarvitse enää toimittaa erikseen osakemerkinnän vahvistamiseksi.

Mitä muutos tarkoittaa taloushallinnon ja isännöinnin tehtäväkentässä?

Nyt on hyvä aloittaa valmistelut rekisteriin siirtymiseksi! Sekä kaupparekisteritiedot että valtuutustiedot (suomi.fi) on syytä laittaa kuntoon hyvissä ajoin ennen kuin taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa ylläpidon huoneistotietojärjestelmään. Samassa yhteydessä yhteystietoihin kannattaa lisätä sähköpostiosoite, johon taloyhtiötä koskevat tiedot halutaan toimitettavan. >

On hyvä tiedostaa, että jatkossa yhtiöjärjestyksen muutokset tehdään ensin sähköisesti PRH:een, josta tieto siirtyy osakehuoneistorekisteriin. Osakehuoneistorekisterissä on käytävä vielä täydentämässä osakeryhmien omistajatiedot ja hyväksyttävä osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään. Jos kuitenkin 1.1.2019 jälkeen perustettuun yhtiöön syntyy uusia osakeryhmiä, nämä on viipymättä ilmoitettava suoraan osakehuoneistorekisteriin (ei ensin PRH:een).

Isännöitsijätodistukselle tulee viimeistään toukokuun alussa lisätä kaksi uutta tietoa:

  1. milloin osakeluettelon ylläpito on siirretty Maanmittauslaitokselle
  2. onko kyseessä olevan huoneiston osakekirjasta luovuttu.

Ilmoituksen tekeminen

Osakeluettelon siirto sekä taloyhtiön käyttämät maksuttomat tietopalvelut edellyttävät käyttäjien tunnistamista sekä asiointivaltuuden toteamista. Oikeus hoitaa ilmoituksia on suoraan yhtiön nimenkirjoitusoikeuden omaavilla henkilöillä, mutta taloyhtiön kaupparekisteriin merkitty isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja voivat valtuuttaa myös muita henkilöitä suomi.fi-valtuudet-palvelussa. Valtuutus annetaan määräajaksi.

Tällä hetkellä ilmoituksen voi tehdä vain paperilla. Kesällä käyttöön saadaan sähköinen järjestelmä, jossa ilmoittamiset voidaan tehdä sähköisesti ja ensimmäiset tietorajapinnat valmistuvat loppuvuonna 2019.

Lomakkeiden täyttöohjeet ja ilmoituslomake löytyvät Maanmittauslaitoksen internetsivuilta. Tarvittavat liitteet vaihtelevat luovutuksen tyypin mukaan.

Huomaathan, että taloyhtiöllä on velvollisuus säilyttää aiempaa osakkeenomistajaa koskevat osakeluettelotiedot kymmenen vuoden ajan siitä, kun uusi omistaja on merkitty osakeluetteloon, sekä osakekirjan antamispäivä siihen saakka, kun osakekirja on mitätöity.

Perustajaurakointi ja RS-järjestelmä

Kun perustettava uusi asunto-osakeyhtiö perustetaan YTJ-palvelussa, tiedot yhtiöstä siirtyvät automaattisesti huoneistotietojärjestelmään. Osakkeiden ensimmäiseksi omistajaksi merkitään perustajaosakas. Prosessin alussa RS-pankki ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään rajoituksen, jonka perusteella vain se voi tehdä rekisteriin ilmoituksia.

RS-menettely ei suuremmin muutu tämän uudistuksen myötä. Uutena tehtävänä turva-asiakirjojen säilyttäjälle (= RS-pankille) on kuitenkin rajoitusten, panttausten ja omistusten ilmoittaminen huoneistotietojärjestelmään. Pankki ylläpitää ajantasaista omistajatietoa RS-prosessin ajan eli tässä vaiheessa omistajanvaihdokset eivät päivity automaattisesti rekisteriin.

Kun RS-menettely päättyy, RS-pankki ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään kaikki uudet omistajat sekä mahdolliset panttaukset ja ulosmittaukset. Niiden huoneistojen osalta, joita ei ole myyty, jää omistajatiedoksi PRH:lta saatu tieto perustajaosakkaasta.

RS-menettelyn päättymisen jälkeiset luovutukset ilmoitetaan nykyiseen tapaan taloyhtiön isännöitsijälle niin kauan, kunnes yhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään.

Panttauksen kirjaaminen

Pankki ja sen asiakas sopivat osakekirjan panttaamisesta jatkossa aivan samalla tavoin kuin nykyäänkin. Osakkeen panttaus kirjataan huoneistotietojärjestelmään pantinsaajan eli pankin tai rahoituslaitoksen hakemuksesta. Kirjaaminen edellyttää osakkeenomistajan suostumusta, joka voidaan liittää hakemukseen syksystä 2019 alkaen sähköisenä. Panttauksia voidaan kirjata useampia kerralla tai vaikka vain osakkeen määräosa. Pantille on myös mahdollista asettaa enimmäiseuromäärä.

Miten muutos vaikuttaa yksittäiseen osakkeenomistajaan?

Osakkeen uuden omistajan on haettava kirjausta aina, kun osake luovutetaan edelleen. Omistus voi vaihtua esimerkiksi kaupalla, lahjalla, osituksella tai perintönä.

Jos osakkeet myydään ennen osakekirjan mitätöintiä, uusi omistaja on velvollinen hoitamaan osakekirjan mitätöinnin kaupan jälkeen. Kirjaus rekisteriin tulee olla tehtynä, jotta taloyhtiöltä saa esim. autopaikan tai saunavuoron. Sama koskee myös muutostyöoikeuden käyttöä sekä äänestämistä yhtiökokouksessa.

Rekisteröintitehtävä on pakollinen (nk. kirjaamispakko). Määräaika kirjaamiselle on kaksi kuukautta kaupasta ja omistuksen siirtymisestä. Vakuuskäyttö edellyttää kuitenkin jo tätä nopeampaa kirjaamista.

Hyödyt järjestelmän käyttöönotosta

Huoneistotietojärjestelmän avulla asuntokaupassa voidaan ottaa käyttöön sähköinen kaupankäyntijärjestelmä, mikä nopeuttaa ja helpottaa asuntokaupan tekemistä. Uusien osakkeenomistajien on käytännössä pakko rekisteröidä omistuksensa jatkossa, joten rekisteröinnit eivät jää enää ”roikkumaan” pidemmäksi aikaa.

Osakeluettelon ylläpidosta ei tarvitse jatkossa huolehtia, vaan tiedot ovat aina ajan tasalla huoneistotietojärjestelmässä. Myös osakkaiden ajantasaiset osoitetiedot löytyvät rekisteristä.

Rekisterin avulla voidaan myös todeta osallistumisoikeus yhtiökokoukseen ja selvittää, miten yhtiökokouskutsu voidaan lähettää osakkaalle. Vanhantyyppinen omistajatarkistus tarvitaan enää vain sellaisten huoneistojen osalta, joille osakekirjan mitätöintiä ei ole vielä suoritettu.

Osakehuoneistorekisteriin kirjatun osakkeenomistajan ei jatkossa tarvitse huolehtia osakekirjan säilyttämisestä ja omat omistuksensa voi aina tarkistaa kirjautumalla rekisteriin.

asuntokaupassa tulee olemaan rinnakkaisia menettelyjä käytössä vielä pitkään.

Haasteet tällä hetkellä

Koska järjestelmä ei ole vielä täysin valmis, vaan se etenee vaiheittain, ei tietorajapintoja vielä ole olemassa. Kirjaamisen voi tehdä tällä hetkellä Maanmittauslaitoksen toimipisteessä tai asiointipalvelussa.

Tämä tarkoittaa tällä hetkellä sitä, että ilmoitukset kyseiseen rekisteriin tulee tehdä paperisena. Kehittyneempi versio on kuitenkin luvattu loppuvuodesta 2019, jolloin järjestelmäautomaatiota päästään hyödyntämään ilmoittamisessa.

Alkuvaiheessa tietoja huoneistotietojärjestelmästä saa vain pdf-tiedostoina tai paperitulosteina.

Asiantuntijana
Miia Sarkola Aluejohtaja Aallon Jyväskylä
TeknologiaUusimmat Artikkelit
Katso kaikki