Haastava SEPA-hanke loppusuoralla

Siirtyminen SEPA-aikaan alkoi jo tammikuussa 2008, kun pankit alkoivat välittää yhtenäiseen eurooppalaiseen standardiin perustuvia SEPA-tilisiirtoja. Kansainvälisen tilinumeron IBANin (International Bank Account Number) ja pankin BIC-koodin (Bank Identifier Code) käyttäminen myös kotimaanmaksuissa käynnistyi samassa yhteydessä. Siirtymäajan viimeiset kuukaudet alkavat olla käsillä. Marraskuun 1. päivänä tulemme olemaan tililtä toiselle maksettavien maksujen – tilisiirtojen – osalta täysin SEPA-ajassa.

Pankkien valmiudet kunnossa

Suomessa toimivat pankit tarjoavat yrityksille maksujen välitykseen liittyviä palveluita. Aiemmin maksutiedostojen lähettämisessä pankkiin on ollut käytössä suomalainen standardi (LM02, LM03, LMP), joka nyt korvautuu kansainvälisellä standardilla. Pankit ovat kertoneet omille yritysasiakkailleen tarvittavista muutoksista ja niiden aikatauluista, joissa on pankkikohtaisia eroja.

Eroja on myös siinä, ottaako pankki vastaan uusia SEPA-muotoisia maksuaineistoja entisiä kanavia ja turvaratkaisuja käyttäen vai pitääkö SEPAan siirryttäessä ottaa käyttöön myös uudet kanavat ja turvaratkaisut. Myös pankkien sopimuskäytännöissä näiden osalta on eroja.

SEPA-maksujen osuus kaikista pankkien välillä välitettävistä maksuista kasvoi vuoden 2010 aikana voimakkaasti. Maaliskuussa 2011 SEPA-tilisiirtojen osuus pankkien välillä välitettävistä tilisiirroista oli jo 65%.

Yritysten muutokset ovat edenneet hitaasti

Yhtenäiseen euromaksualueeseen siirtyminen edellyttää pankkien järjestelmien lisäksi muutoksia myös yritysten taloushallinnon ja maksamisen järjestelmissä. Suurten yritysten SEPA-hankkeet ovat jo pitkällä: suuri osa on jo tuotannossa ja loputkin miltei loppusuoralla. Pienet ja keskisuuret yritykset ovat käynnistäneet muutosten tekemistä melko hitaasti.

Syitä hitaaseen etenemiseen on varmasti useita: Kaikkien pankkien SEPA-palvelut yrityksille eivät olleet täysin valmiita ennen kuin loppuvuonna 2010, ohjelmistotalojen valmiuksissa on ollut suuria eroja ja päivitykset ja uudet ohjelmistot aiheuttavat aina yrityksille kustannuksia. Kaikille yrityksille ei ole runsaasta tiedottamisesta huolimatta ollut aivan selvää, että SEPA vaikuttaa kaikkiin yrityksiin. Osa on ajatellut, että SEPA koskee vain ulkomaankauppaa koskevia yrityksiä. SEPA koskee kuitenkin jokaista yritystä, organisaatiota ja kuluttajaa, joka maksaa tai saa maksuja.

SEPAa voidaan pitää niin sanottuna ”pakkohankkeena”. Vaihtoehtoja ei ole, jos haluaa yritystoiminnan jatkuvan. Muutokset on pakko toteuttaa, jotta maksaminen ja maksujen saaminen olisi ylipäänsä mahdollista 1.11.2011 jälkeen.

Yrityksille muutoksia maksamiseen ja kaikkiin taloushallinnon järjestelmiin

Maksuaineistomuodon muuttuminen on yksi suurimmista muutoksista yritysten kannalta. Kotimaiset maksamisstandardit (LMP, LM02, LM03, Toistuvaissuoritukset, LUM) korvaa uusi, kansainväliseen ISO20022 XML-standardiin perustuva maksuaineistomuoto. Sen käyttöönotto on yksi kriittisimmistä muutoksista SEPA-siirtymässä.

Yrityksellä on kaksi periaatteellista vaihtoehtoa: tehdä ennen marraskuuta 2011 muutokset kaikkiin järjestelmiin, joista maksuja tuotetaan (reskontrat, palkkojen maksamiseen käytetyt järjestelmät, matkalaskujen käsittelyyn tarkoitetut sovellukset jne) tai hankkia väliaikaiseen käyttöön muunto-ohjelma, jolla järjestelmien tuottamat maksuaineistot voidaan muuntaa uuteen standardiin. Valitun ratkaisun on oltava käytössä 1.11.2011, jotta maksujenvälitys toimisi häiriöttä.

Taloushallinnon järjestelmämuutostarpeita aiheuttaa lisäksi suomalaisen tilinumeron korvautuminen aiempaa pitemmällä IBANilla (tilinumeron kansainvälisellä muodolla) ja saajan pankin BIC-koodin lisääminen tarvittaviin maksun tietoihin. Muutokset ovat tarpeen kaikissa järjestelmissä, joissa pankkiyhteystietoja käsitellään.

IBANit ja BICit myös laskuille

SEPA aiheuttaa muutoksia myös laskuttamiseen. IBAN-muotoinen tilinumero ja pankin BIC-koodi ovat jo kesästä 2010 saakka olleet pakollisia tietoja laskuilla ja tilisiirtolomakkeilla. Myös Finvoice-verkkolaskuille IBAN on tullut jo pakolliseksi kotimaisen tilinumeron sijaan.

SEPA-siirtymäaikana on ollut käytössä tilisiirtolomake, jolla on ollut kummatkin tilinumerot: suomalaiset ja

IBANit. Huhtikuun 1. päivästä 2011 alkaen on mahdollista ottaa käyttöön lomake, jolta suomalainen tilinumero on jätetty kokonaan pois ja tilalla ovat ainoastaan IBAN ja pankin BIC-koodi. Lomakemallit ja ohjeet on julkaistu Finanssialan Keskusliiton www-sivuilla www.fkl.fi.

Pankkiviivakoodit SEPA-aikaan

Monet yritykset käyttävät tilisiirtolomakkeilla maksamista helpottavaa pankkiviivakoodia. Pankkiviivakoodia on voinut käyttää maksuautomaateilla ja tietokoneeseen liitettävillä viivakoodin lukijoilla, joita kuluttajien lisäksi on ollut käytössä myös erityisesti PK-yrityksillä. Pankkiviivakoodilta laskun tiedot voi lukea suoraan verkkopankin maksulomakkeelle ilman, että tiedot pitäisi erikseen näppäillä.

Tähän saakka käytössä ollut pankkiviivakoodin versio on sisältänyt laskuttajan tilinumeron suomalaisessa muodossa. Joulukuusta 2010 alkaen käyttöön on tullut uusi, IBANin sisältävä pankkiviivakoodin versio 4, joka on otettava käyttöön 31.10.2011 mennessä, jos pankkiviivakoodia käyttää.

Kansainvälinen viitenumero myös rajat ylittävään laskutukseen

Laaja viitteen käyttö yritysten laskutuksessa on helpottanut taloushallinnon automatisointia Suomessa. Viitteen avulla yrityksen tilille saapuvien suoritusten automaattinen kohdistaminen reskontraan on mahdollista. Suomalainen viite on kuitenkin toiminut vain kotimaan laskutuksessa. Useilla yrityksillä liiketoiminta-alue on laajempi kuin Suomi. Joulukuussa 2010 pankkien käyttöön ottama, kansainväliseen standardiin perustuva viite (RF-viite) mahdollistaa jatkossa viitetiedon välittymisen myös rajojen yli erityisesti SEPA-alueella. Viitteen käytöstä on mahdollista hyötyä jatkossa myös rajat ylittävässä laskutuksessa.

Suomi on kansainvälisen RF-viitteen käyttöönotossa ensimmäisiä maita, joten alkuvaiheessa käyttöalue saattaa rajoittua lähinnä Suomeen ja Pohjoismaihin.

Kaiken hyödyn kansainvälisen viitteen käytöstä saa siinä yhteydessä, kun ottaa käyttöön myös kansainväliseen ISO 20022 XML-standardiin perustuvan tili- ja tapahtumaraportoinnin.

Myös tiliotteet uuteen aikaan

Luonnollinen jatko uuden ISO20022 XML-standardin käyttöönotolle maksamisessa on saman standardin soveltaminen tili- ja tapahtumaraportointiin eli tiliotteisiin ja muihin pankin yritysasiakkaalle toimittamiin raportteihin. Pankit ovat omien aikataulujensa mukaisesti toteuttamassa näitä palveluita yritysten käyttöön, jotta koko maksamisen ja tiliraportoinnin prosessi yrityksissä pohjautuisi jatkossa yhtenäiseen standardiin.

Kirjanpitolautakunnan hyväksymällä uudella XML-pohjaisella tiliotteella (Bank-to-Customer Statement) pankki raportoi yrityksen tilille kirjatut tilitapahtumat, mahdolliset erittelytapahtumat sekä tilin saldotiedot. Tiliraportti-palvelua (BankToCustomerAccountReport) käytetään päivän sisäisten tapahtumien ja saldojen raportointiin. Kolmas raporttivaihtoehto on vain erittelytapahtumat sisältävä raportti (Bank-to-Customer Debit/Credit Notification), joka korvaa aikaisemmin käytössä olleen Saapuvat viitemaksut -palvelun.

Suoraveloitukselle takaraja – mitä tilalle?

Suoraveloituksen käyttö Suomessa on ollut joidenkin maksujen maksamisessa yleistä ja erityisesti iäkkäämpi väestö on käyttänyt sitä helppona tapana maksaa säännöllisesti toistuvia maksuja. Siirryttäessä yhtenäiseen euromaksualueeseen suomalaisesta suoraveloituksesta on luovuttava. EU-komission suunnittelema asetus tulee asettamaan takarajan suomalaiselle suoraveloitukselle. Todennäköinen päättymisajankohta ajoittuu vuodenvaihteeseen 2013/2014 tai alkuvuoteen 2014.

Suomessa toimivat pankit ovat suunnittelemassa suoraveloituksen korvaavaa palvelua, joka mahdollistaisi palvelun jatkumisen maksaja-asiakkaan kannalta vastaavana kuin aikaisemmin, mutta perustuisi uudenlaiseen tekniseen ratkaisuun. Laskuttaja tarvitsee uuteen palveluun siirtymiseksi Finvoice-verkkolaskuvalmiuden.

SEPA-suoraveloitus on käynnistynyt Euroopassa. Suomessa sen käyttö on toistaiseksi vähäistä, mutta se soveltuu erityisesti rajat ylittävään maksujen keräämiseen.

Palkat SEPA-maksuiksi

Palkkojen ja toistuvaissuoritusten maksaminen suomalaisella Toistuvaissuoritukset-palvelulla vaihtuu SEPA-maksuihin. Palkkojen maksamisessa käytetään samaa XML-maksuaineistomuotoa kuin muissa maksuissa. Palkkojen maksamisessa on huomioitava maksupäivä, jonka on oltava palkkapäivää edeltävä pankkipäivä aiemmin käytetyn palkkapäivän sijasta. Palkat lähetetään pankkiin maksettavaksi muista maksuista erillisenä maksutiedostona.

Syksyn 2010 aikana mediassa on uutisoitu aktiivisesti erityisesti palkkojen ja eläkkeiden maksamisessa ilmenneistä viivästyksistä ja esitetty kysymyksiä siitä, johtaako SEPAan siirtyminen epävarmempaan ja häiriöalttiimpaan maksujen välitykseen. Tällaisia johtopäätöksiä ei voi vetää.

SEPAssa on kyse lähes koko Eurooppaa koskevista suurista maksujärjestelmien muutoksista. Suurissa muutosvaiheissa järjestelmien häiriöalttius usein alussa kasvaa, mutta tasoittuu normaaliksi kun muutokset on tehty. Maksujen välityksessä syksyn aikana Suomessa tapahtuneille viivästyksille ja häiriöille ei ole ollut yhtä yksittäistä syytä, eivätkä viivästykset ole suoraan johtuneet yleisestä SEPA-infrastruktuurista.

Viime hetket muutoksille käsillä

Pienimmille yrityksille, jotka käyttävät pankkien verkkopankkipalveluita, SEPA ei välttämättä aiheuta ongelmia ja muutoksia, pankit hoitavat muutokset verkkopankkiin. Tilitoimistoja ja taloushallinnon palveluita käyttävät yritykset pääsevät myös helpolla, kun muut hoitavat tarvittavat muutokset.

Yrityksille, joilla on käytössä pankkiyhteys- ja taloushallinnon ohjelmistoja ja jotka eivät vielä ole toteuttaneet SEPA-muutoksia, saattaa tulla kiire. Ohjelmistotalojen kalenterit yritysten ohjelmistopäivityksille ovat täynnä pitkälle eteenpäin ja monissa ohjelmistotaloissa on pulaa resursseista. Viimeistään nyt kannattaa hoitaa SEPA-päivitysten aikataulutus kuntoon!