eKuitti vapauttaa paperikuittien kuvaamisesta – mukana jo muun muassa Neste, VR ja Puuilo
Taloushallinnossa on 2000-luvulla onnistuttu sähköistämään ja automatisoimaan monia, aikaisemmin manuaalisesti tehtyjä prosesseja: myynti- ja ostolaskujen käsittelyä, palkkojen laskentaa sekä yhteiskäyttöä asiakkaan kanssa. Viime vuosina kuvioon on astunut mukaan myös tekoäly, joka esimerkiksi pystyy käsittelemään ja antamaan tiliöintiehdotukset tuhansille laskuille käden käänteessä.
Ostokuittien käsittely on kuitenkin ollut pitkään täysin paperinen prosessi. Tätäkin prosessia on merkittävästi helpottanut 2010-luvulta lähtien paperisten kuittien kuvaukseen tarkoitetut mobiilisovellukset, mutta edelleen itse kuitin kuvaus pohjautuu kortinhaltijan tekemään manuaaliseen työhön.
Selvää on, että kuittirumba on kiistatta tilitoimiston asiakkaiden näkökulmasta se kaikista tuskastuttavin taloushallintoon liittyvä prosessi. Onneksi tämäkin työ on täysin mahdollista automatisoida jo nyt, ja automatisoinnin mahdollistaa eKuitti.
Mikä on eKuitti?
eKuitti on rakenteisessa muodossa oleva ostokuitti. eKuitti siirtyy suoraan myyjän kassajärjestelmästä ostajan käytössä olevaan taloushallinnon ohjelmistoon. Sähköisesti rakenteisessa muodossa myyjän ja ostajan välillä liikkuva eKuitti poistaa monia turhia työvaiheita ja suuren määrän ärsytystä. On arvioitu, että yksittäinen rakenteinen kuitti vähentää kaikkien kuitin käsittelyyn osallistuvien henkilöiden työmäärää murto-osaan nykyisestä, ja kuittirumbasta aiheutuvat stressikäyrät laskevat aivan varmasti. eKuitti kun ei koskaan pääse hukkumaan.
Ostajan käytössä oleva maksukortti tai -kortit tai vaikkapa kanta-asiakaskortti rekisteröidään eKuitti-operaattorille, ja kun tätä korttia käytetään eKuitteja tukevassa toimipaikassa, osaa eKuitti-operaattori toimittaa eKuitin automaattisesti kyseisen kortinhaltijan työnantajan käyttämään taloushallinnon ohjelmistoon. Kuitin toimittaminen kirjanpitoon on siis täysin automatisoitu. Rakenteisessa muodossa oleva kuittidata, joka sisältää tarkat tiedot ostetuista tuotteista alv-erittelyineen, mullistaa taloushallinnon. Monet ohjelmistotoimittajat vastaanottavat jo eKuitteja.
eKuiteille on määritelty myös oma sääntökirja. Siinä on muun muassa määritelty, että Suomessa eKuittien tietorakenne pohjautuu Finvoice-formaattiin. Lisäksi sääntökirjassa on määritelty eKuitti-operaattoreille nelikulmamalli, joka on monille tuttu jo verkkolaskuista.
Missä mennään eKuittien suhteen?
eKuitteja saa jo yli 3 000 toimipaikasta. Yritysasiakkaiden kannalta kiinnostavia eKuitteja tarjoavia kauppoja ovat muun muassa Neste, VR ja Puuilo.
eKuitti-operaattorit tekevät aktiivisesti työtä laajentaakseen eKuittia tukevien kauppojen lukumäärää. Lisäksi valtionhallinto on ottanut aktiivisen roolin eKuittien yleistymisen edistämiseksi. Valtionhallinnon käyttämät maksukortit on rekisteröity eKuitti-operaattorille, ja asioidessaan eKuitteja tarjoavissa toimipaikoissa valtionhallinnon työntekijät vastaanottavat eKuitit M2-matkalaskuohjelmistoon.
eKuitin käyttö ei rajoitu ainoastaan Suomen rajoihin. Ensimmäiset Suomen rajojen ulkopuolella sijaitsevat eKuitteja tarjoavat kaupat ovat jo tuotannossa Sveitsissä sekä Englannissa.
Miten voin aloittaa vastaanottamaan eKuitteja?
eKuittien vastaanottaminen on helppoa ja yksinkertaista. Kortinhaltijan tulee vain kerran aktivoida eKuitti-palvelu käyttöönsä haluamassa eKuitti-sovelluksessa, ja tämän jälkeen eKuitit alkavat liikkua automaattisesti. eKuittien vastaanottamiseen tarkoitettuja sovelluksia ovat muun muassa ReceiptHero, Kuittilompakko ja Storebox.
Suurille organisaatioille, joiden henkilöstöllä on käytössä satoja tai tuhansia maksukortteja, voidaan eKuitit aktivoida massana käyttöön yrityksen kaikille maksukorteille yhteistyössä eKuitti-operaattorin ja maksukortin liikkeellelaskijan kanssa.
Mikäli kortinhaltija käyttää omaa henkilökohtaista maksukorttiaan ja tekee kululaskun, hän voi päättää, mitkä kuitit siirtyvät taloushallinnon ohjelmistoon ja mitkä jäävät ainoastaan hänelle itselleen henkilökohtaisesti nähtäväksi. eKuitin käyttäminen ei siis ole rajattu pelkästään yrityksen omille maksukorteille.
Miten yritykseni voi aloittaa tarjoamaan eKuitteja?
Mikäli haluat mahdollistaa asiakkaillesi eKuittien vastaanottamisen, sinun tulee olla yhteydessä eKuitti-operaattoriin. Operaattori vastaa tämän jälkeen palvelun aktivoinnista ja varmistaa, että käyttämäsi kassajärjestelmä on yhteensopiva. Kun palvelu on valmis käytettäväksi, eKuitti-operaattori ilmoittaa asiasta kaupalle. Kaupan näkökulmasta palvelun aktivointi ei vaadi muita toimenpiteitä.
Yhä isompi osa yritysten ostoista tehdään verkkokaupoista tai mobiilisovelluksilla. Yleensä näistä ostoista lähetetään kuitti ostajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Sähköpostin liitteenä oleva pdf-kuitti ei ole eKuitti. Sähköisen taloushallinnon näkökulmasta pdf-kuitit ovat yhtä ongelmallisia kuin paperiset kuitit.
eKuittien käyttö ei siis ole rajattu ainoastaan kivijalkaliikkeisiin. Myös verkkokaupat ja mobiilisovellukset voivat tarjota eKuitteja omille asiakkailleen. Verkkokaupan näkökulmasta käyttöönotto tapahtuu samalla tavalla kuin kivijalkaliikkeellä, eli ottamalla yhteyttä eKuitti-operaattoriin. eKuitti-operaattori vastaa palvelun käyttöönotosta.
Vaihtoehtoisia toimintamalleja eKuitin vastaanottoon ostajan taloushallintoon
eKuitti tulee erilliseen kuittisovellukseen
Yrityksen työntekijä vastaanottaa kirjanpitoon kuuluvat kuitit yrityksen käyttämään kuittisovellukseen. Tarpeen mukaan yrityksen työntekijä voi lisätä kuitille tarvittavat lisätiedot. Kirjanpitäjä siirtää kuitit yrityksen käytössä olevaan kirjanpito-ohjelmistoon.
eKuitti tulee suoraan taloushallintojärjestelmään
Luottokorttilasku ja siihen liittyvät eKuitit toimitetaan verkkolaskuna suoraan yrityksen käytössä olevaan kirjanpito-ohjelmistoon. Luottokorttilasku ja eKuitit käsitellään normaalin ostolaskujen kierrätysprosessin mukaisesti.
eKuitti tulee matkalaskujärjestelmään
eKuitti voidaan vastaanottaa suoraan yrityksen käytössä olevaan matkalaskujärjestelmään. Tällöin kortinhaltija liittää järjestelmässä olevat kuitit haluamalleen matkalaskulle.
Seuraavat askeleet
Tuhannet kaupat tarjoavat eKuitteja omille asiakkailleen ja monet taloushallinnon ohjelmistot ottavat jo vastaan eKuitteja. Vielä on kuitenkin paljon työtä tehtävänä ennen kuin toimitettujen eKuittien määrä ohittaa paperille printattujen tai sähköpostiin lähetettyjen kuittien määrän.
Jokainen yritys ja kuluttaja voi omalla toiminnallaan edesauttaa eKuittien yleistymistä. Helpoiten tämä onnistuu lähettämällä palautetta kaupoille ja taloushallinnon ohjelmistotaloille ja vaatimalla heitä ottamaan eKuitit käyttöön. Verkkolaskujen yleistyminen oli koko 2000-luvun alussa yllättävän hidasta, mutta nyt kun käyttöaste on saatu vuosien työn ja lakimuutosten avustamana korkealle, tuskin kukaan haluaisi enää palata paperisten laskujen maailmaan. Tekemällä yhteistyötä ja toimimalla aktiivisesti eKuittien käyttöastetta voidaan kasvattaa huomattavasti nopeammin ja kaikkia osapuolia hyödyttäen.
Taloushallinnon ammattilaisilla on merkittävä rooli viestinviejinä ja asiakasyritysten ohjeistajina. Opastamalla asiakkaitaan eKuittien käyttöönotossa ja mahdollisuuksissa taloushallinnon ammattilaiset helpottavat samalla omaa työkuormaansa ja pääsevät nopeammin eroon hukassa olevien kuittien metsästyksestä ja muista aikaa vievistä työvaiheista.
Lisätietoja eKuiteista saat eKuitti-operaattoreilta.Lisäksi olemalla yhteydessä käyttämäsi taloushallinnon ohjelmistotoimittajaan ja tiedustelemalla heiltä aikataulua eKuittien käyttöönotolle voit konkreettisesti edistää eKuittien yleistymistä.
