Aika päivittää laskutusjärjestelmät
Automatisoinnin taustalla on yksinkertaisesti tavoite saada laskutustiedot oikein järjestelmissä ja myös siirtymään oikein järjestelmien välillä.
Verkkolaskudirektiivin tarkoitus on vauhdittaa verkkolaskutuksen käyttöönottoa EU:n alueella ohjeistamalla julkisen sektorin toimijoita. Tässä on apuna EU:n standardi verkkolaskujen semanttisesta mallista, joka on vuorostaan kannustanut päivittää myös kansallisia verkkolaskuformaatteja. Verkkolaskuosoitteiston uudistamisen taustalla on tarve parantaa osoitteiston laatua ja verkkolaskutukseen liittyviä toimintamalleja.
Automatisoinnin edellytyksenä laskutusjärjestelmien pitäisi tukea uusimpia, niin sanottuja semanttisen mallin mukaisia verkkolaskuformaattien versioita. Uusi verkkolaskuosoitteisto tuo tilitoimistoille todennäköisesti lisää tehtäviä, jos asiakasyritykset haluavat siirtää verkkolaskutietojensa päivittämisen heille. Tilitoimistojen pitääkin lähitulevaisuudessa olla aktiivisia.
Verkkolaskudirektiivin tarkoitus on vauhdittaa verkkolaskutuksen käyttöönottoa EU:n alueella.
Verkkolaskudirektiivi
Verkkolaskudirektiivissä määrätään, että julkishallinnolla pitää olla valmius ottaa vastaan semanttisen mallin mukaisia verkkolaskuja kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Kynnysarvot vaihtelevat toimialan mukaan, esimerkiksi tavara- ja palveluhankinnoissa se on 144 000 euroa. Direktiivi astuu voimaan tämän vuoden marraskuussa, mutta Suomessa toimeenpanon aikataulusta ja laajuudesta käydään parhaillaan keskusteluja. Todennäköistä on, että valtiolta ei voi enää vuoden päästä laskuttaa EU:n kynnysarvon ylittäviä summia.
Verkkolaskudirektiivin vaikutukset eivät vielä tänä vuonna näy suurimmalle osalle yrityksiä mitenkään. Mutta julkista sektoria laskuttavien yritysten kannattaa kiinnittää huomiota käytössä olevan laskutusjärjestelmän kehittämiseen. Sen pitäisi lähitulevaisuudessa muodostaa semanttisen mallin mukaisia verkkolaskuja. Tällä hetkellä yksikään laskutusjärjestelmä ei taida sitä tehdä. Kirjanpitäjien kannattaa olla tässäkin aktiivisia.
Semanttinen malli?
Semanttisen mallin mukaisessa verkkolaskussa on laskun ydinelementit, joita sähköiseen laskuun on aina sisällyttävä. Siis verkkolasku voidaan tällöin lähettää järjestelmästä toiseen ilman, että laskun oleellinen tietosisältö muuttuu.
Semanttinen malli on CENin julkaisema standardi. Se on myös teknisesti ja kaupallisesti riippumaton sekä siinä on huomioitu pk-yritysten sekä hankintaviranomaisten erityistarpeet. Verkkolaskuformaatit Finvoice 3.0 – ja TeappsXML 3.0 -versiot noudattavat semanttista mallia.
Julkisen sektorin vaatimukset 3.0-versioiden käyttöönotosta heijastuvat tulevaisuudessa varmasti myös isojen yritysten alihankkijoille. Laskutuksen automatisointi edellyttää usein samojen versioiden käyttöä. Jollei laskutusjärjestelmiä päivitä, saattaa se pahimmassa tapauksessa monelle firmalle muodostua kaupankäynnin esteeksi.
Kansainväliset standardit
Kansainvälisistä standardeista Universal Business Language (UBL) ja Cross Industry Invoice (CII) noudattavat semanttista mallia. Nämä on myös mainittu erikseen verkkolaskudirektiivissä standardeiksi, joita julkisen sektorin tulee kyetä vastaanottamaan.
Standardeihin on määritelty laskun ydinelementit, joita sähköiseen laskuun on aina sisällyttävä. Tällä pyritään helpottamaan sähköisten laskujen lähettämistä ja vastaanottamista eri teknisiin standardeihin perustuvien järjestelmien välillä.
Standardeilla pyritään helpottamaan rajan ylittävää laskutusta. Tarve yhteisille toimintamalleille ja standardeille on suuri. Verkkolaskuformaatteja on kuitenkin useita ja kussakin maassa on omat toimintamallinsa.
Laskujen lähettämisessä pitää tietosisällön olla EU-standardien mukaista.
Laskutus rajan yli menevässä kaupassa
Vaikka EU-standardit helpottavatkin pidemmällä tähtäimellä rajan ylittävää laskutusta, on edelleenkin selvitettävä huolella, voiko asiakkaalle lähettää verkkolaskuja. Eroja perille menossa varmastikin on, riippuen myös siitä, lähetäänkö lasku julkishallinnolle vai yritykselle.
Laskujen lähettämisessä pitää tietosisällön olla EU-standardien mukaista. Lisäksi olisi syytä varmistaa, että myös laskuissa käytetyt koodit ovat standardin mukaisia.
Laskuttajien näkökulmasta tilannetta helpottaa se, että verkkolaskuvälittäjät tarjoavat yleensä muuntopalvelua, sisältäen myös kontrolleja ja tarkistuksia. Nämä helpottavat laskujen välittämistä muiden maiden kansallisten formaattien välillä.
Direktiiviin soveltaminen Suomessa
Direktiivissä määrätään, että kunkin EU:n jäsenvaltion on annettava direktiivin noudattamisen edellyttämät lait, asetukset ja hallinnolliset määräykset ja sovellettava niitä viimeistään 27.11.2018.
Valtionvarainministeriö on perustanut työryhmän tukemaan lain kansallista toimeenpanoa. Työryhmään on kutsuttu keskeiset verkkolaskutukseen liittyvät toimijaryhmät. Tavoite on saada jo lain valmisteluvaiheessa kootuksi toimijaryhmien näkemykset lain laajuudesta ja sisällöstä. Työryhmä toimii kevään 2018 ajan.
Työryhmässä on direktiivin vaatimien edellytysten lisäksi mietitty sitä, miten verkkolaskutuksen käyttöä pystytään parantamaan Suomessa, kuinka käyttöä voisi lisätä, ja mitä vaaditaan automaation viemiseksi eteenpäin.
Kirjanpitäjien kannalta suurin muutos on se, miten yritykset ja organisaatiot tekevät muutokset.
Aktiivinen ja passiivinen verkkolaskuosoite
Verkkolaskuosoitteisto uusiutui toukokuun alussa. Yrityksillä on nyt mahdollisuus määritellä, onko verkkolaskuosoite käytössä vai ei merkitsemällä se joko aktiiviseksi tai passiiviseksi. Aktiivinen osoite merkitsee sitä, että verkkolaskuosoitteeseen välitetään verkkolaskuja. Passiivinen osoite vastaavasti sitä, että sinne ei välitetä laskuja eikä passiivinen verkkolaskuosoite myöskään näy julkisesti verkkolaskuosoitteistossa.
Verkkolaskuosoitteistossa voi yrityksellä useita osoitteita kuten aikaisemmassakin osoitteistossa. Yritykset voivat uudessa verkkolaskuosoitteistossa nimetä verkkolaskuosoitteensa esimerkiksi sen mukaan mitä laskuja osoitteiseen pitäisi lähettää. Esimerkiksi yritys tai organisaatio voi nimetä verkkolaskuosoitteen ”Tampereen toimipaikka” tai ”Kuljetuslaskut”. Muita itse muutettavia tietoja ovat muun muassa yhteyshenkilöt ja heidän yhteystietonsa.
Sen sijaan yritykset eivät voi muuttaa omaa verkkolaskuosoitettaan, välittäjätunnusta, y-tunnusta taikka yrityksen nimeä. Tällä pyritään välttämään itse verkkolaskuosoitteessa olevia virheitä. Osoite on oleellinen laskun perillemenon kannalta.
Kirjanpitäjien kannalta suurin muutos on se, miten yritykset ja organisaatiot tekevät muutokset. Muutosten tekemiseen on kolme mahdollisuutta: yritys tekee itse, pyytää verkkolaskuvälittäjää tekemään sen tai valtuuttaa kolmannen osapuolen kuten tilitoimiston tekemään muutokset. Kaikki verkkolaskuvälittäjät eivät tosin, ainakaan vielä, anna asiakkaille valtuutusavainta, eikä näin myöskään valtuutuksen mahdollisuutta. Tällöin muutokset tehdään entiseen tapaan välittäjän kautta.
Muutosten tekeminen itse tai valtuuttaminen edellyttää valtuutusavainta. Yritys voi sen tilata omalta verkkolaskuvälittäjältään. Valtuutusavain on tunniste, jonka yritys tai organisaatio tarvitsee kirjautuessaan verkkolaskuosoitteistoon. Valtuutus tehdään yksinkertaisesti lähettämällä valtuutusavain esimerkiksi tilitoimistolle.
Tilitoimisto voi tämän jälkeen kirjautua yrityksen tilille verkkolaskuosoitteistoon ja tehdä muutokset.
Uusi tapa päivittää yritysten tietoja parantaa samalla myös verkkolaskuosoitteiston tietojen laatua. Se antaa laskuttajille mahdollisuuden ohjata omat asiakkaansa päivittämään laskutustietonsa suoraan verkkolaskuosoitteistoon eikä suinkaan itse kerätä näitä tietoja.
Jos yritykset pitävät tietonsa ajantasaisina verkkolaskuosoitteistossa, niin se vähentää virheiden mahdollisuuksia ja sen pitäisi vähentää myös ”eksyneiden” laskujen määrää. Tästä hyötyvät sekä laskujen saajat että lähettäjät. Myös laskuttajat pystyvät päivittämään asiakkaidensa muuttuneet tiedot suoraan verkkolaskuosoitteistosta. Uudessa osoitteistossa se on mahdollista tehdä automaattisesti.
Lisätietoja:
Semanttinen malli
Finvoice 3.0
TeappsXML 3.0
Verkkolaskuosoitteisto – verkkolaskuosoite.fi
Tietoja osoitteistosta – tieke.fi
CEN (the European Committee for Standardization)
Valtiohallinnon soveltamisohje – linkki tulee myöhemmin
