Taloushallinnon kiehtova ja vaativa maailma

Tässä artikkelissa kuvataan taloushallinnon pelikenttää työn ja toimintaympäristön siihen luomien haasteiden näkökulmasta. Artikkelissa ei pyritä kaiken kattavaan esitykseen, vaan työkenttää lähestytään rajatusti muutamasta eri näkökulmasta. Näin ollen, kun kaikkiin peruskysymyksiinkään ei kajota, erityisalueitakin tulee sivuttua kovin rajallisesti.

Taloushallinto tarjoaa lukuisia erilaisia työtehtäviä ja toimenkuvia. Yksityiskohtainen työsisältö riippuu monesta tekijästä ja vaihtelee esimerkiksi sen mukaan, työskenteleekö taloushallinnon ammattilainen pienen, keskisuuren, suuren tai esimerkiksi kansainvälisen yrityksen tai yhteisön palveluksessa. Lisäksi esimerkiksi kaikkien edellä mainittujen yritysten taloushallinto voidaan hoitaa taloushallinnon ulkoistamispalveluja tarjoavassa yrityksessä. Pelkästään tämä tuo oman lisämausteensa taloushallinnon työtehtäviin ja työotteeseen.

Mihin taloushallintoa tarvitaan?

Taloushallinto palvelee johtamista – johtoa ja omistajia. Taloushallinnon informaatiota hyväksikäyttävät toki myös muut sidosryhmät, kuten sijoittajat. Laaja talousinformaation ”asiakaskenttä” asettaa työlle ja sen laadulle aivan erityisiä vaatimuksia – yksittäisinä ja irrallisina esimerkkeinä mainittakoon vaikka pörssitiedotteiden sisältötuotantoon osallistuminen tai yritysjärjestelyissä tarvittavat arvonmääritykset.

Case

Yritys Oy on noin vuosikymmen sitten perustettu, alkujaan noin kymmenen henkilöä työllistävä, palvelualan yritys. Se toimi aluksi vain yhdellä paikkakunnalla ja toimeksiantajat tulivat pääosin Suomesta, mutta kansainvälisiäkin asiakkaita alkoi piakkoin tulla. Yrityksen johto kohtasi taloushallinnon peruskysymyksiä jo yrityksen suunnitteluvaiheessa, kun oli hahmotettava liikeidean kannattavuus, tarvittava rahoitus jne. Samassa yhteydessä oli otettava kantaa suunnitelmien toteutuksen seurannan järjestämiseen – toisin sanoen oli varmistettava se, miten johto pysyy alati kartalla siitä, missä mennään ja mihin ollaan menossa. Toimivan järjestelmän rakentaminen vei asian välittömästi itse reaalitapahtumiin – mitä yrityksessä tehdään ja mitä siellä tapahtuu. Näiden seurauksena syntyvät niin ennakointi- kuin seurantatiedot.

Jo tuolloin oli helppo havaita, että alkeellisempikin kannattavuuslaskenta edellyttää tietoa ostoista ja muista tuotannontekijähankinnoista (esimerkiksi sisääntulevat laskut ja palkanlaskenta) sekä suoritemyynnistä (esimerkiksi uloslähtevät laskut). Jotta kaikki tulot ja menot saadaan raportoitua oikein, tarvitaan toki hieman muutakin laskentaa (esimerkiksi pääkirjanpito). Jotta taloushallinto täytti niin johdon kuin muidenkin sidosryhmien asettamat vaatimukset, törmättiin erilaisiin laskentasäännöksiin. Esimerkiksi, kun oli hankittu erilaista kalustoa, jota ajateltiin käyttää useamman vuoden ajan, sitä ei pitänytkään ehkä kerralla vähentää tuloista. Tähän tulee säännöksiä edelleenkin niin yrityksen sisältä kuin ulkoa. Johto näkee asian tietyllä tavalla ja lisäksi esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö ja verolainsäädäntö asettavat omat säännöksensä. Taloushallinnon on siten tuotettava useita eri raportteja eri tarkoituksiin.

Case sai lisää käytännön vivahteita, kun Yritys Oy alkoi perustaa uusia toimipisteitä ja Suomen lisäksi myös ulkomaille. Tämän seurauksena taloushallinnon ratkaisuja luonnollisestikin tuli muovata, jotta johto sai vaatimaansa tietoa. Usean toimipisteen konsolidoinnin ohella esille nousivat nopeasti myös kovin yksityiskohtaiset verokysymykset – vaikkapa arvonlisäverot kansainvälisessä toimintaympäristössä. Samalla nousi esille myös eri maiden muu lainsäädäntö, joka vaikutti myös taloushallinnon järjestämiseen. Tärkeintä ei kuitenkaan saanut unohtaa: johdon oli saatava luotettavaa ja oikeaa tietoa päätöksenteon tueksi koko ajan.

Muutamien vuosien päästä edellisestä Yritys Oy oli jo suuren konsernin emoyhtiö ja sillä oli useita tytäryhtiöitä ympäri maailmaa. Ennen kuin näihin liittyviä kysymyksiä oli käytännössä päästy toden teolla työstämään, oli tehty lukuisia yrityskauppoja ja ratkaistu niiden yhteydessä monen monta yksityiskohtaa. Jotta yrityksen johto on voinut tehdä päätöksiä parhaan mahdollisen tiedon varassa, on selvää, että taloushallintoa on tässäkin yrityksessä ”harjoitettu tosissaan”. Jossain vaiheessa Yritys Oy saattaa listautua ja taas on omat ja paikoin uudetkin taloushallinnon kysymykset ratkottavana.

Case osoittaa jo näin lyhyenäkin versiona sen, että taloushallinto sisältää monia mielenkiintoisia kysymyksiä ja haasteita yrityksen elinkaarella. Jossain toisessa yrityksessä elinkaari luonnollisestikin poikkeaa tässä esitetystä ja siinä samassa taloushallinnon ratkaisut ja sisältö.

Taloushallinto voidaan tuottaa yrityksessä ns. sisäistettynä omana toimintona tai se voidaan ulkoistaa taloushallinnon ulkoistamispalveluja tarjoavaan yritykseen. Se, kummalla tavalla taloushallintopalvelu tuotetaan, ei muuta sen tarkoitusta, vaan taloushallinnon tehtävänä on toiminnon järjestämisestä riippumatta palvella päätöksentekoa eri tasoilla. Jos menestyvän yrityksen johto käyttää esimerkiksi 2/3 ajastaan tulevaisuuden suunnitteluun ja ennakointiin, voidaan vastaavaa suhdelukua pitää myös taloushallinnon raportoinnin lähtökohtavaatimuksena. Kun perinteinen taloushallinnon raportointi on sisältänyt lähes sataprosenttisesti menneisyyden lukuja – kuten tilinpäätös- tai vastaavia päättyneen kauden lukuja – on selvää, että ”uusi trendi” luo uusia vaatimuksia jo ennestäänkin kiehtovaan taloushallinnon työkenttään. Lisäksi kun jatkuvasti ajantasainen tieto tulee olla alati koko johdon saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta, raporttien jakelukin tulee tapahtua aivan eri tavoin kuin aikaisemmin. Käytännössä staattinen tietopankki ei siten riitä, vaan tarvitaan esimerkiksi täysintegroitujen taloushallintojärjestelmien alati ylläpitämää dynaamista tietovarastoa, josta tietoja voi lukea ajantasaisesti ja mobiilisti – siis mistä ja milloin vain.

Taloushallinnon on oltava aina luotettavaa – oikeaa tietoa oikeaan aikaan! On luonnollista, että esimerkiksi yrityksen koon mukaan suunnittelu- ja raportointifrekvenssi vaihtelee. Frekvenssistä riippumatta tulevaisuuden ennakointi kohdistuu esimerkiksi seuraavien kuukausien, vuoden ja pidemmänkin ajanjakson päähän ulottuvaan liikevaihdon, kannattavuuden, rahoitusaseman ja kassavirran kehityksen tarkasteluun ja sen raportointiin. Tosin osa toiminnoista tapahtuu paremminkin päivä- ja viikkotasolla, kuten kassasuunnittelu. Nykypäivän taloushallintotyössä peruutuspeiliin katsovan historiankirjoituksen sijaan painopiste on tulevaisuuden ennakoinnissa.

Taloushallinnon ulkoistaminen – trendi, joka lisää osaamisvaatimuksia merkittävästi

Monesti kuuluu kysyttävän, kuka ulkoistaa tai kuka voi ulkoistaa taloushallintonsa. Vastaus on: Kaikki voivat ulkoistaa taloushallintonsa. Pienet yritykset ovat ulkoistaneet taloushallintonsa kautta aikojen ja suuremmat yritykset ulkoistavat yhä useammin ja useammin. Suuryritysten ohella myös julkinen sektori kuuluu nykyisin ulkoistajiin. Tämä tarkoittaa ulkoistamispalveluiden markkinoiden kasvun ohella luonnollisesti myös uudenlaisen osaamisen tarvetta.

Menestyvät yritykset keskittyvät ydinliiketoimintaansa, jolloin kaikki ruuti halutaan keskittää nimenomaan siihen. Tästä huolimatta tukitoiminnoiltakin edellytetään valtavasti. Taloushallinnon on oltava luotettavuuden ohella myös tehokasta ja kustannuksiltaan ”oikean hintaista”. Kustannustehokkuus taas edellyttää viimeisen päälle hiottuja taloushallinnon prosesseja. Ja tämän taas hallitsee parhaiten tähän liiketoimintaan keskittyneet taloushallinnon ulkoistuspalveluja tarjoavat tahot, jotka yleisesti tunnetaan tilitoimisto–nimikkeellä. Yrityksissä – koosta riippumatta – joudutaan pohtimaan, miten hoitaa mahdollisimman tehokkaasti uloslähtevät ja sisääntulevat laskut, maksuliikenne, muu vaadittava laskenta, raportointi sekä vaikkapa arkistointi. Luetteloa voidaan toki haluttaessa säätää yksityiskohtaisemmaksi, jolloin esimerkiksi laskuja edeltävät osakokonaisuudet kuten tarjous- ja tilaustoiminnot luetellaan erikseen. Puuttumatta yksityiskohtiin todettakoon: kun kaikki nämä prosessit koskevat kaikkia yrityksiä, on selvää, ettei tehokkainta ole se, että kaikki yritykset luovat näistä omat prosessinsa. Taloushallintoprosessien osaajana tilitoimisto, taloushallinnon ulkoistamispalveluihin erikoistunut asiantuntijaorganisaatio, on aivan ylivoimainen. Juuri tämän ylivoimaisuuden johdosta myös osa pörssiyhtiöistä käyttää tilitoimistoa talousosastonaan. Samoin toimivat nykyisin myös esimerkiksi monet kansainväliset organisaatiot.

Toiminnan tehostamisvaatimusten ohella taloushallinnon sähköistymisen tarve on johtanut taloushallinnon ulkoistamisen jatkuvaan kasvuun. Pelkästään taloushallinnon automatisointi ja sähköistäminen on merkittävä investointi, eikä tuota investointia ja kehitystyötä – joka on osin prosessityötäkin – ole kaikkien yhteisöjen järkevää tehdä itse. Jo pelkästään tästä syystä ulkoistaminen on nähty lukuisissa yrityksissä mielekkääksi vaihtoehdoksi. Ulkoistamiseen on monia muitakin syitä – kuten jatkuvasti kasvavat osaamisvaatimukset esimerkiksi sen johdosta, että samaan aikaan kun yritystoiminta kansainvälistyy, kansainvälistyy myös lainsäädäntö.

Työn ja osaamisen näkökulmasta ulkoistettu taloushallinto voidaan jakaa lähtökohtaisesti kahteen kokonaisuuteen: palveluun ja sitä tukeviin ratkaisuihin – kuten ohjelmistot ja järjestelmät. Ohjelmistot ja järjestelmät, jotka tulee hallita hyvin, ovat periaatteessa kaikille samat – ainakin pidemmällä aikavälillä – ja erottautuminen tapahtuu erityisen osaamisen ja sen mahdollistaman palvelun kautta. Rutiinien automatisoiduttua taloushallinnon tuottamat lisäarvopalvelut sekä aktiivinen kommunikointi ulkoistavan yrityksen johdon kanssa muodostavat merkittävän osan työtehtävistä.

Taloushallinnosta ura

Jo edellä olevasta voi helposti vetää johtopäätöksiä myös siitä, millaisia ominaisuuksia nykypäivän taloushallintoammattilaiselta edellytetään. Rutiinien automatisoituessa ja toiminnan edelleen sähköistyessä työote on alati yhä konsultatiivisempi.

Taloushallinto on aina ollut – ja tulee aina olemaan – erityistä osaamista vaativaa asiantuntijatyötä. Alan ammattilaiset ovat erikoistuneet yritysten ja yhteisöjen talouteen. Perinteistä urapolkumallia mukaillen taloushallinto sisältää samat perusvaihtoehdot kuin muutkin ammatit eli asiantuntija- ja esimiestyöpolut.

Ns. asiantuntijapolulla erikoistumismahdollisuuksia on lukuisia ja syvyystasoja monia. Perinteisimmistä erikoistumisalueista mainittakoon yritysten kirjanpitoon, tilinpäätökseen ja verotukseen liittyvät asiantuntija-alueet. Kirjanpito ja tilinpäätös voi sisältää perustyön lisäksi useita erikoistumisen alueita, kuten erilaisten toimialojen tai konsernien luomien vaatimusten ja haasteiden mukaiset alueet. Kansainvälistyvä toimintaympäristö tuo mukanaan monia muitakin erikoistumisen alueita, esimerkiksi kansainväliset tilinpäätösstandardistot. Verokysymykset tarjoavat niin ikään monia asiantuntijuusalueita: yrittäjän ja yrityksen verosuunnittelu sisältäen esimerkiksi osingonjako- tai muita varojenjakamisen suunnittelu on vain yksi pieni osa-alue-esimerkki. Pienenä yksityiskohtana todettakoon, että edellä mainittu suunnittelu sisältää myös joukon yhtiöoikeudellisia kysymyksiä, joita ei voi unohtaa. Eri verolajeihin erikoistuminen tuo nopeasti esille vaikkapa arvonlisäverokysymykset myös kansainvälisessä toimintaympäristössä jne. Alan – erityisesti ulkoistamispalvelujen – kysynnän jatkuva kasvu on tuonut lisää tarpeita monista muistakin osaamisen alueista; esimerkkinä ulkoistavien yritysten erilaajuisten taloushallinnon kartoitus- ja käynnistysprojektien vaatima erityisosaaminen, jota tarvitaan esimerkiksi silloin, kun suuri yritys ulkoistaa taloushallintonsa alan asiantuntijaorganisaatioon. Lähempänä johdon ns. sisäistä laskentaa olevat osa-alueet kuten kustannus- ja kannattavuuslaskenta sisältävät nekin lukuisia erikoistumisen alueita.

Uran edetessä esimiestehtävät tai muut johtamisen tehtävät ovat niin ikään alalla mahdollisia. Käytännössä pitkällä aikavälillä onkin valittavana asiantuntijauran ja ”esimiesuran” väliltä oman kompetenssin, suorituskyvyn ja mieltymysten sekä urasuunnitelmien mukaan.

Uria on monenlaisia. Esimerkkejä taloushallinnon urapoluista löytyy vaikkapa taloushallinnon ulkoistamispalveluja tarjoavien yritysten www-sivuilta. Sivuilta löytää esimerkiksi erilaisia nuorten uratarinoita siitä, miten ura on kehittynyt kouluaikojen harjoitteluvaiheesta alkaen vuosia eteenpäin.

Lopuksi

Taloushallintoalalla tarvitaan monenlaisia taitoja ja ominaisuuksia. Lähtökohtana alalla toimimisessa ovat hyvällä ammattikoulutuksella hankitut vahvat perusvalmiudet. Käytännössä tämä tarkoittaa hyvää taloushallinnon substanssiosaamista (esimerkiksi kirjanpidon, tilinpäätöksen, palkanlaskennan, verotuksen ja johdon laskennan alueilta). Välttämättömiä osaamisalueita ovat nykypäivänä myös tietotekninen osaaminen, kielitaito sekä tiimityöskentelytaidot ja palveluosaaminen. Samaan sarjaan kuuluvat liiketoimintaosaaminen, liiketoiminnan lainalaisuuksien ymmärtäminen sekä myynti- ja markkinointiosaaminen. Henkilökohtaisista ominaisuuksista mainittakoon tilannetaju, innostavuus, oppimiskyky ja mieletön asenne!

Taloushallinto on kiehtova, mielenkiintoinen ja erittäin vaativa työkenttä.