Budjetista ennustamiseen

Dwight Eisenhowerin kerrotaan sanoneen, että suunnitelmat eivät ole olennaisia, mutta suunnittelu on elintärkeää. Näin siksi, että paraskin suunnitelma vanhenee nopeasti. Suunnittelu sen sijaan on aina arvokasta, koska se pitää suunnitelmat ajan tasalla. Ja katseen tulevaisuudessa.

Ajatus on harvinaisen totta myös liiketoiminnassa ja sen keskeisimmässä suunnitelmassa, budjetissa.

Budjetti on rahamääräinen suunnitelma, jonka teet alkavalle tilikaudelle. Budjetti pakottaa sinut ja organisaatiosi keskittymään hetkeksi tulevaan. Luotte raamit tulevalle tilikaudelle ja määrittelette, minkälaisia tuottoja tavoittelette ja millä kulurakenteella.

Perinteinen budjetti tarkoittaa yleensä vuosibudjettia, joka sisältää aina tulosbudjetin, joskus myös rahoitussuunnitelman. Kassavirta- ja tasebudjetteja tehdään harvoin, yleensä siksi että niiden tekeminen tuntuu työläältä, varsinkin jos ne tehdään käsin Excelissä.

Vuosibudjetti kertoo vuositason tavoitteet ja tarjoaa vertailukohdan. Toimintaa ohjaavaksi suunnitelmaksi se ei kuitenkaan taivu, koska sen ennustuskyky heikkenee nopeasti. Ilman jatkuvaa päivittämistä luvut eivät pysy ajantasaisina. Ja ilman kassavirta- ja tase-ennusteita budjetti ei ole riittävän konkreettinen, jotta se pystyisi tarjoamaan tukea päätöksentekoon.

Entä jos siirtyisit Eisenhowerin ajatusta mukaillen suunnitelmasta suunnitteluun? Siirtäisit painopisteen yksittäisestä budjetista aktiiviseen tekemiseen ja toisit kokonaisuuteen ajantasaiset kassavirta- ja tase-ennusteet? Siirtyisit perinteisestä budjetoinnista jatkuvaan ennustamiseen.

Jatkuva ennustaminen – mitä ja miksi?

Jatkuvasta ennustamisesta saat neljä hyötyä, jotka jäävät perinteisellä budjetoinnilla saavuttamatta.

1. Saat ajantasaisen näkymän tulevaan.
   Perinteinen budjetointi on projekti, kun taas jatkuva ennustaminen on prosessi. Projektissa syntyy tuotos, budjetti, kun taas prosessissa syntyy tekemistä, suunnittelua. Yrityksesi taloudesta vastaavana sinun tehtävänäsi on tehdä päätöksiä nopeasti muuttuvassa ympäristössä. Perinteisestä budjetoinnista saat periaatteellisen tavoitteen. Jatkuvasta ennustamisesta saat päätöksentekosi tueksi konkreettista, tuoretta tietoa. Jatkuvasti.
2. Saat käyttöösi tuloslaskelman lisäksi kassavirta- ja tase-ennusteen.
   Jatkuvassa ennustamisessa tuloslaskelman suoriteperusteiset suunnitelmat muutetaan kassaan ja kassasta maksuiksi huomioiden arvonlisäverot, jaksotukset ja henkilösivukulut. Kuvaat myös suunnitellut investoinnit, rahoitustapahtumat ja voitonjaon. Ennakoit tulevia rahavirtoja ja erotat yhtiön ja valtion rahat helposti toisistaan. Tase-ennusteesta näet paitsi itse taseen, myös kannattavuuden, maksuvalmiuden ja vakavaraisuuden kehityksen.
3. Ymmärrät muuttuvia olosuhteita ja kehität toimintaanne.
   Jatkuva ennustaminen auttaa sinua ja muuta johtoryhmää keskittymään tulevaan ja kehittämään sisäisiä valmiuksia. Ymmärtämään muuttuvia olosuhteita ja vertailemaan vaihtoehtoisia toimintamalleja. Ja koska tekeminen ohjaa ajattelua siinä missä ajattelu tekemistä, parempia päätöksiä syntyy tekemisen sivutuotteena. Ennuste alkaa toteuttaa itseään.
4. Teet vaihtoehtoisia suunnitelmia eli skenaarioita.
   Shakissa vahvoilla on se, joka hahmottaa vaihtoehtoisia pelinkulkuja kilpakumppaniaan paremmin ja varautuu siten hänen tuleviin siirtoihinsa. Liiketoimintaan pätee sama. Se, joka varautuu vaihtoehtoisiin tulevaisuuksiin, on vahvoilla. Pelikenttä ja säännöt ovat toki väljemmin määritellyt ja harvalla pelaajista on shakkimestarin päässälaskutaitoja. Jatkuva, kattava skenaariolaskenta vaatiikin siihen tarkoitetun ohjelmiston.

Yritys A:n johtoryhmä saa maaliskuussa varoituksen mahdollisesta kassavajauk­sesta tulevana kesänä, kiitos ajantasaisen kassa­virtaennusteen (sininen viiva). Alkuperäisessä kassabudjetissa (pylväs) riskiä ei vielä tunnistettu.

Yritys A:n johtoryhmä tarkastelee loppuvuoden epävarmojen kauppojen tulosvaikutuksia skenaarioiden avulla (katko­viivat). Edellinen tilikausi (harmaa alue) ja vuosibudjetti (pylväs) ovat kiinnostavia vertailukohtia, mutta johtoryhmän päätöksentekoon niistä ei ole apua.