Tilitoimiston vakuuttaminen on monipuolinen kokonaisuus
Tilitoimiston tuottamissa palveluissa on kyse niin sanotuista aineettomista asiantuntijapalveluista. Oikeuskäytännössä tällaisia palveluita koskevat varsin korkeat huolellisuus ja neuvontavelvoitteet etenkin silloin, kun toimeksiantajalla ei ole omaa erityisasiantuntemusta kyseessä olevasta asiasta. Asiantuntijapalveluiden vastuuriskien hallinnassa erityisen tärkeitä ovat kirjallisesti laaditut toimeksiantosopimukset, joihin on selvästi kirjattu sopimusosapuolille kuuluvat vastuut ja velvoitteet. Sopimuksia laadittaessa on tärkeää muistaa vakioehtojen pätevä liittäminen osaksi sopimusta eli ehtoihin viittaaminen ja ehtojen toimittaminen vastapuolelle ennalta tutustuttavaksi.
On kuitenkin syytä tiedostaa, että huolellisuus- ja neuvontavelvoitteet voivat ulottua tapauskohtaisesti jopa laajemmalle kuin mitä tilitoimiston ja palvelun tilaajan väliseen toimeksiantosopimukseen on kirjattu. Esimerkkinä tästä voidaan mainita korkeimman oikeuden ennakkopäätös KKO 2001:128, jossa tuomioistuin totesi, että vaikka tilitoimistolla ei kyseissä tapauksessa ollut toimeksiantoon perustuvaa velvoitetta selvittää yhtiöosuuden luovutukseen liittyviä veroseuraamuksia, olisi tilitoimistolla kuitenkin ollut asiantuntemuksensa perustella velvollisuus varoittaa järjestelystä aiheutuvista seuraamuksista. Niin ikään tuomioistuin totesi, että tällainen neuvonantovelvollisuus pätee etenkin silloin, jos toimeksiantaja itse ei havaitse tai ymmärrä hänelle järjestelystä koituvia seuraamuksia. Laiminlyönnin seurauksena tilitoimisto tuomittiin suorittamaan vahingonkorvausta toimeksiantajalle noin 41 000 euroa (244 574 markkaa).
HUOLELLISUUS- JA NEUVONTAVELVOITTEET VOIVAT ULOTTUA TAPAUSKOHTAISESTI JOPA LAAJEMMALLE KUIN MITÄ TILITOIMISTON JA PALVELUN TILAAJAN VÄLISEEN TOIMEKSIANTOSOPIMUKSEEN ON KIRJATTU.
Varallisuusvastuuvakuutus asiantuntijan virheiden varalta
Edellä kuvattujen niin sanottujen ammatillisten virheiden varalta tilitoimistolla on syytä olla voimassa varallisuusvastuuvakuutus, jonka korvauspiirissä ovat toimeksiantosopimuksen virheellisestä täyttämisestä palvelun tilaajalle aiheutuneet puhtaat taloudelliset vahingot, joista tilitoimisto on voimassa olevan oikeuden mukaan vahingonkorvausvastuussa. Tällaisia tilanteita voi syntyä esimerkiksi silloin, kun palvelun tilaajan kirjanpito toteutetaan virheellisesti, mistä seuraa tilaajalle laiminlyöntimaksu. Tällöin korvattavaa vahinkoa on sopimusrikkomuksen seurauksena tilaajalle koituneen ylimääräisen maksun osuus, ei kuitenkaan se osa maksusta tai verosta, joka olisi tullut suorittaa tilitoimiston virheellisestä menettelystä huolimatta. Varsinaisten taitovirheiden lisäksi vakuutuksesta voidaan korvata toimeksiantajalle aiheutuneita vahinkoja silloin, kun vahinko on seurausta viivästymisestä viranomaisen tai lain määrittämästä viimeisestä toimituspäivämäärästä. Tällaisia vahinkoja liittyy esimerkiksi myöhästyneisiin palkkatukihakemuksiin, jolloin korvattavaksi tulee palvelun tilaajalle koitunut menetetyn palkkatuen määrä. Korvauksen määrä lasketaan perustuen vakuutusehtoihin sekä yleisiin vahingonkorvausoikeudellisiin sääntöihin, jossa lähtökohtana on täyden korvauksen periaate. Vahingonkorvausoikeudellisiin periaatteisiin kuuluu myös, että vahinkoa kärsineen velvollisuutena on näyttää toteen, että vahinkoa on tosiasiallisesti aiheutunut tilitoimiston virheellisen toiminnan seurauksena. Maksettavista korvauksista vähennetään aina vakuutussopimuksen mukainen omavastuuosuus.
TIETOTURVAVAHINKOJEN HOITAMINEN VOI OLLA YRITYKSELLE HYVIN KALLISTA, MUISTA MENETYKSISTÄ PUHUMATTAKAAN.
Varallisuusvastuuvakuutuksen piirissä ei kuitenkaan ole itse suoritus, vaan korvattavaa vahinkoa on suorituksen virheestä tilaajalle aiheutunut suora taloudellinen vahinko. Esimerkiksi mikäli tilaajan kirjanpito on toteutettu siten virheellisesti, että se joudutaan laatimaan kokonaan uudestaan, eivät alkuperäisen toimeksiannon uudelleen suorittamisesta eli kirjanpidon uudelleen laatimisesta aiheutuvat kustannukset sisälly vakuutuksen korvauspiiriin. Vakuutus ei myöskään korvaa sellaisia korvauseriä, joista vakuutuksenottaja itse ei ole korvausvastuussa. Esimerkiksi TAL-sopimusehtojen mukaan tilitoimisto ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten tulon, liikevaihdon tai palvelun keskeytymisestä tai menetyksestä. Mikäli toimeksiantosopimus on laadittu TAL-sopimusehtojen mukaisesti, ei vastuuvakuutus korvaa tämän kaltaisia vahinkoja palvelun tilaajalle, koska vakuutuksenottajana toimiva tilitoimisto ei itse ole velvollinen korvaamaan sanottuja menetyksiä.
Rikosvahingot ovat erityinen uhka tilitoimistoille
Kaikki tilitoimiston vastattavaksi koituvat vahingot eivät kuitenkaan liity ammatillisiin virheisiin tai laiminlyönteihin. Koska tilitoimistoilla on tavanomaisesti pääsy asiakkaidensa varoihin, on riskinä se, että tilitoimiston työntekijä kavaltaa työtehtäviensä yhteydessä hallinnassaan olevia asiakasvaroja. Tällaiset tilanteet eivät ole täysin tavattomia. Vastaavia tekoja on käsitelty viime vuosina Suomessa useissa rikosoikeudenkäynneissä. Tilanne voi muodostua tilitoimiston kannalta monella tapaa haasteelliseksi esimerkiksi siitä syystä, että palvelun tilaajan näkökulmasta katsottuna kyseessä on sopimusrikkomus tilitoimistopalveluiden tuottamisessa, jolloin asiakas voi sopimusrikkomukseen perustuen vaatia kavallettuja rahavaroja korvattavaksi tilitoimistolta. Tilanteessa TAL-sopimuksiin sisältyvät vastuunrajoitukset eivät todennäköisesti tule sovellettavaksi, sillä vakiintunut oikeustila on, ettei sopimusten vastuunrajoituksia sovelleta tahallisella teolla aiheutetuissa vahingoissa. Koska kyse ei tällöin ole niin sanotusta ammatillisesta virheestä, vaan työntekijän tahallisesta teosta, ei myöskään varallisuusvastuuvakuutus korvaa aiheutettua vahinkoa.
Tästä syystä tilitoimistojen on perusteltua ottaa lisäksi rikosvakuutus, joka suojaa vakuutuksenottajaa kahdella tavalla. Vakuutukseen sisältyy ensinnäkin suoja sen varalta, että vakuutuksenottaja itse joutuu niin sanotun varallisuusrikoksen uhriksi esimerkiksi toimitusjohtajahuijauksen tai huijauslaskun seurauksena. Lisäksi vakuutus sisältää vastuuvakuutusosan, josta voidaan korvata tilitoimiston työntekijän kavalluksella tai muulla vakuutusehdoissa määritetyllä varallisuusrikoksella tilitoimistopalvelun tilaajalle aiheutettu vahinko, josta vakuutuksenottaja joutuu voimassa olevan oikeuden mukaan vahingonkorvausvastuuseen.
Tietoturvan pettäminen voi johtaa yrityksen liiketoiminnan päättymiseen
Oman riskinsä muodostaa nykyisin myös yhä kasvava verkkorikollisuus, jolle tilitoimistot ovat houkutteleva kohde erityisesti näiden hallinnassa olevien rahavarojen ja asiakastietojen takia. Suorittaakseen sopimuksensa mukaiset velvoitteet tarvitsee tilitoimisto toimivan IT-ympäristön. Mikäli tilitoimiston tietojärjestelmät saadaan lamautettua esimerkiksi kiristyshaittaohjelman tai palvelinestohyökkäyksen avulla, merkitsee tämä todennäköisesti tilitoimiston toiminnan keskeytymistä. Oikein mitoitettu tietoturvavakuutus kattaa IT-asiantuntijakuluja, jotka aiheutuvat esimerkiksi tietojärjestelmien puhdistamisesta ja muista tarvittavista toimista, joiden avulla tietoturvapoikkeama saadaan poistettua ja yrityksen toiminta palautettua ennalleen.
Tavanomaisesti osana tietoturvavakuutusta vakuutusyhtiöt tarjoavat vahinkojen hoitamiseen liittyvät palvelut kumppaniyhtiöiden kanssa. Tietoturvavakuutukseen sisältyy yleensä myös keskeytysvakuutusturva liiketoiminnan keskeytymisen varalta sekä vastuuvakuutusturva kattamaan sitä riskiä, että hallussa olevia luottamuksellisia kolmannen osapuolen tietoja tai henkilötietoja päätyy asiattomien käsiin. Tietoturvavahinkojen hoitaminen voi olla yritykselle hyvin kallista, muista menetyksistä puhumattakaan. Tietoturvatilanteiden hoito ei yleensä sisälly tavanomaisiin IT-toimittajien kuukausilaskutukseen perustuviin palvelusopimuksiin. Pienelläkin yrityksellä vakavan tilanteen hoitamisesta aiheutuvat ylimääräiset asiantuntijakulut voivat nousta yli 20 000 euroon. Tämän lisäksi yritykselle voi aiheutua vielä muita ylimääräisiä kuluja, kuten ylityökuluja, uusia laitehankintoja ja katemenetystä, joita on mahdollista kattaa tietoturvavakuutuksesta.
VAHINGOT ON SYYTÄ ILMOITTAA VAKUUTUSYHTIÖLLE MAHDOLLISIMMAN NOPEASTI.
Vahingon sattuessa on syytä olla yhteydessä vakuutusyhtiöön mahdollisimman nopeasti
Lopuksi on hyvä muistaa, että vahingot on syytä ilmoittaa vakuutusyhtiölle mahdollisimman nopeasti ja korvausoikeuden vanhentumisen uhalla viimeistään vuoden kuluessa siitä, kun vakuutuksenottaja on saanut tietää vakuutustapahtumasta ja aiheutuneesta vakuutusseuraamuksesta.
Etenkin vastuuvahingoissa on syytä kääntyä oman vakuutusyhtiön puoleen, ennen kuin myöntää vastuunsa tai maksaa korvauksia. Mikäli tilitoimisto sopii vahingonkorvauksesta toimeksiantajan kanssa itsenäisesti ja hakee korvausta vakuutuksesta jälkeenpäin, korvaa vastuuvakuutus vahingon vain, jos korvauksen peruste ja määrä on ilmeisen oikea ja vakuutusehtojen mukainen. Haastavia tilanteita voi syntyä, mikäli tilitoimisto on suorittanut tilanteessa hyvitysomaisesti korvausta, jota tämä ei kuitenkaan olisi objektiivisesti arvioiden voimassa olevan oikeuden mukaan velvollinen maksamaan. Tällainen ylimääräinen sopimuksella otettu vastuu ei sisälly vastuuvakuutuksien korvauspiiriin.
Yritysten on perusteltua käydä vakuutuksiensa sisältö säännöllisesti läpi oman vakuutuksenantajansa kanssa huomioiden myös sen tosiseikan, että eri vakuutusyhtiöiden vakuutuksien sisältö vaihtelee. Tarkat tiedot vakuutusten sisällöstä ja korvauspiiristä saat omalta vakuutusyhtiöltäsi. Vahingot käsitellään aina vakuutusehtoihin ja tapauskohtaisiin olosuhteisiin perustuen.
