CTA Paikka

Taloushallinnon digitalisaatio Suomessa

Suomessa on käynnistymässä julkishallinnon ja yrityskentän yhteinen Yritysten digitaloushanke, jonka tarkoituksena on edistää suomalaisen taloushallinnon digitalisaatiota. Tässä kirjoituksessa valaisen taloushallinnon automaation, tehokkuuden ja digitalisaation nykytilaa tuoreiden tutkimusten valossa. Suomalainen taloushallinto on tehokkuudessaan hyvää luokkaa, mutta aina on varaa kiriä vielä paremmaksi.
20.8.2021 Janne Fredman

Kansainvälistä vertailua

Hyvään taloushallintoon voidaan liittää monenlaisia määreitä: tehokkuus, virheettömyys, sisällön tarkoituksenmukaisuus, raportoinnin ripeys, kustannustehokkuus, digitalisaatio ja niin edelleen. Näille ei tietääkseni ole olemassa selkeää ja vertailukelpoista kansainvälistä mittaristoa eikä myöskään kattavia tutkimuksia. Esitän alla muutaman valikoidun ja tuoreehkon tutkimustuloksen, joita itse pidän varsin hyvinä mittareina. Ja näissä olemme varsin hyvällä mallilla.

Yritysverotukseen yritykseltä kuluva aika

Maailmanpankin Doing business – tutkimus vertailee eri maiden talouden suoriutumista ja vetovoimaa nimenomaan yritysten näkökulmasta. Yksi tutkimuksen näkökulma on verotuksen taso ja sujuvuus. Sieltä löytyy mittarina yritykseltä verotuksen hallinnointiin vuosittain kuluva aika tunteina. Tuntimäärä kattaa yritysten tuloveron, palkkaverotuksen ja arvonlisäverotuksen ja/tai myyntiveron.

Suomalaiselle yritykselle tuo tuntimäärä on 90 tuntia vuodessa. Sillä jäädään jälkeen vikkelistä virolaisista (50 tuntia) ja notkeista norjalaisista (79 tuntia) mutta alitetaan selkeästi OECD:n rikkaiden maiden keskiarvo (159) ja esimerkiksi Ruotsi (122), Ranska (132 tuntia) puhumattakaan Yhdysvalloista (175 tuntia). Suomen edeltä ei tässä kilpailussa montaa länsimaata löydy. Tämä mittari ei tietenkään kerro vain yritysten talousosastojen, tilitoimistojen ja ohjelmistojen osaamisesta vaan myös selkeästä lainsäädännöstä ja pätevästä veroviranomaisesta.

Voit itse tutustua tilastoon maailmanpankin sivuilla täällä.

Pilvipalvelujen osuus taloushallinnossa

Taloushallinnon hoitaminen pilvipalveluohjelmistoilla ei missään tapauksessa ole automaattisesti tehokkaan taloushallinnon tae. Perinteisillä palvelin- tai työasemaohjelmistoilla integroituna tuotannon järjestelmiin ja palkkoihin tuotetaan monesti maailmanluokan taloushallintoa. Ja moni pitää hienoilla suomalaisilla pilviohjelmistoilla hyvinkin perinteistä mappikirjanpitoa. Mutta uskon, että kyllä pilvipalvelujen osuus kirjanpito-ohjelmistoista jotain kertoo. Eurostat-sivuilta löytyy varsin tuore tilasto pilvipalvelujen osuudesta yritysten eri toiminnoissa EU-maissa sekä eräissä ympäröivissä maissa.

Tässäkin kuulumme parhaaseen A-ryhmään. Yllätys kärkijoukossa eivät ole Viro, Alankomaat ja muut Pohjoismaat, mutta Turkin pilvipalveluinto kieltämättä ei vastaa ainakaan omia ennakkoluulojani. Yllätyksettömästi Saksa nojaa perinteisiin menetelmiin. Kreikan luvut eivät ole luotettavia ja ne on jätetty pois – tämäkään tuskin on yllätys.

Kaikki tutkitut toiminnot huomioiden Suomi on kuitenkin kärjessä, mistä todisteeksi alla oleva kuva.

Tästä linkistä löydät koko tutkimuksen

Muistutetaan kuitenkin vielä, että pilvipalvelut eivät ole tae järjestelmien tehokkaasta yhteiskäytöstä ja sujuvasta prosessista. Pari vuotta sitten tapasin Viron (Virossa siis pilvipalvelukirjanpitoja 70 %) taloushallintoliiton toimitusjohtajan ja hän kertoi, että ostolaskut nakutellaan Virossa yleensä käsin maksuun verkkopankkiin, koska pankkien rajapinnat ovat niin kalliita, että nakuttelu on halvempaa.

Verkkolaskujen hyödyntäminen

Verkkolaskujen hyödyntäminen on mielestäni yksi tehokkaan taloushallinnon kulmakiviä. Tiedot saadaan automaattisesti sisäänluettua ohjelmistoihin automaattikirjausten piiriin ja laskun tietoja voidaan hyödyntää monipuolisesti – joko kalliilla data-analytiikalla tai vaikka selaimen etsi-napilla.

Eurostat tarjoaa tietoa myös verkkolaskutuksen hyödyntämisasteesta eri EU-maissa. Alla oleva kuva kertoo verkkolaskujen vastaanottavien yritysten osuuden kaikista yrityksistä EU-maissa. Kärjessä ollaan – ainakin olimme vuonna 2016, jolta tuoreimmat luvut löytyvät.

Lukuja voi itse käpristellä eri näkökulmista täällä.

Voit esimerkiksi tarkastella verkkolaskuja vastaanottavien tai lähettävien yritysten osuutta toimialoittain. Käyttöliittymä (alla) on suoraan DDR:stä, mutta sitkeällä yrittämisellä sain luvut kaivettua. Yllä olevasta kauniista grafiikasta olen velkaa asianajotoimisto Avancen väelle.

Tässä siis muutama tilasto kansainvälistä vertailua. Ennen siirtymistä tuoreiden suomalaisten kyselyjen pariin muutama oma ja kuultu kokemus ja näkemys suomalaisesta taloushallinnosta verrattuna eurooppalaisiin verrokkeihin.

Entinen esimieheni Antti Soro tapasi tiiviisti eri Euroopan maiden ”taloushallintoliittojen” johtoa. Keskusteluissa sivuttiin taloushallinnon digitalisaation tasoa ja kyllä Antin puheiden perusteella Pohjoismaiden ja Viron ulkopuolella eletään yleensä melkoisessa takapajulassa. Olen keskustellut samasta teemasta myös monen kansainväliseen ketjuun kuuluvan suomalaisen tilitoimiston vetäjän kanssa ja näistäkin keskusteluista on välittynyt suomalaisen taloushallinnon edelläkävijyys verrattuna esimerkiksi Keski- ja Etelä-Eurooppaan. Itsekin olen vuosien varrella käynyt joissakin pohjoismaisissa tilitoimistoissa ja ohjelmistotaloissa, eikä meillä mielestäni siinäkään vertailussa ole hävettävää. Hollantilaisen tilitoimiston maajohtajakin muisti kadehtia suomalaista maksuviitettä myyntireskontran sotkuja ihmetellessään.

Tuore yrittäjätutkimus verkkolaskutuksesta

Suomen Yrittäjät teki keväällä 2021 Taloushallintoliiton, Verohallinnon ja Accountorin avustuksella pk-yrityksille kyselyn tilitoimistopalvelujen ja verkkolaskujen hyödyntämisestä. Kyselyyn vastasi 329 yritystä, joista valtaosalla liikevaihto oli alle miljoonan.

Kyselyä taustoitettiin selvittämällä, miten yrityksen kirjanpito hoidetaan. Peräti 79 % käytti tilitoimistoa ja 16 % itse hankkimaansa kirjanpito-ohjelmistoa. Vain 4 % laati kirjanpidon excelillä tai käsipelillä.

Vastaajista 79 % laskutti ainakin osan laskuistaan verkkolaskuina. Tässä siis tuore osoitus siitä, että myös pk-segmentissä verkkolaskuvalmiudet ovat Suomessa erittäin hyvät.

Suurin osa hoiti verkkolaskutuksen itse hankkimallaan laskutusohjelmistolla, mutta noin kolmannes käytti tilitoimistonsa tarjoamaa ohjelmistoa, käytännössä pilvipalveluna toimivaa taloushallinnon järjestelmää. Myös ostajan tarjoamilla ilmaisilla laskutusohjelmistoilla kuten Handi-portaalilla on käyttöä.

Myös verkkolaskujen vastaanottamiseen löytyy hyvät valmiudet. Peräti 78 % vastaanottaa osan laskuista verkkolaskuina. Tämä on todella korkea luku, koska verkkolaskujen vastaanottaminen on yleensä täysin vapaaehtoista toisin kuin niiden lähettäminen, johon asiakkaat usein kainosti ohjaavat.

Verkkolaskujen vastaanotossa hyödynnetään verkkolaskujen lähetystä suuremmissa määrin tilitoimiston ohjelmistoa. Tämä on ymmärrettävää, koska laskutusohjelmistot ovat usein toimialakohtaisia, kun taas kirjanpitoa tuotetaan tilitoimistojen tarjoamilla toimialariippumattomilla valmisohjelmistoilla.

Koko kyselyn löydät Teknologiateollisuuden sivuilta täältä alkaen diasta 39.

Kysely tilitoimistojen verkkolaskuvalmiuksista

Valtiokonttori ja Taloushallintoliitto tekivät keväällä 2021 kyselyn tilitoimistoille. Kyselyn tarkoituksena oli selvittää suomalaisten tilitoimistojen nykytila verkkolaskutuksen ja eKuittien käytössä sekä kartoittaa tilitoimistojen näkemyksiä niiden kehittämistarpeista. Vastaajamäärä oli vain 77, joten tulosta on pidettävä suuntaa antavana. Luotettavuutta lisää kuitenkin se, että tulokset ovat hyvin linjassa samana keväänä yrittäjille tehdyn kyselyn tulosten kanssa.

  • 88 % vastanneista tilitoimistoista tarjoaa asiakkailleen verkkolaskujen käsittelypalvelua
  • Vastanneet näkivät verkkolaskutuksen kehittämisen hyvin tärkeänä (9/10).
  • Tilitoimistoille kuitit tulevat keskimäärin 50% paperisina, 40 % skannattuina ja 0% rakenteisena eKuittina.
  • EKuitin yleistyminen ja hyödyntäminen nähtiin kuitenkin hyvin tärkeänä (8/10).

Mappiasiakkaita vai digitaalisia yhteiskäyttöasiakkaita?

Saimme tuoretta tietoa siitä, mikä osuus tilitoimistojen asiakkaista on perinteisiä mappiasiakkaita ja mikä osuus digitaalisia yhteiskäyttöasiakkaita. Vielä tällä hetkellä niukka enemmistö asiakkaita elää mappimaailmassa. Siirtymää yhteiskäyttöisiin pilvipalveluohjelmistoihin on kuitenkin tapahtunut verrattuna aiempiin tutkimuksiin.

Verkkolaskuja 66 % tilitoimistojen asiakkaiden ostolaskuista

Tilitoimistot arvioivat, että 66 % niiden asiakkaiden ostolaskuista on verkkolaskuja. Luku perustuu arvioihin tai jopa arvauksiin, koska useimmissa tilitoimistoissa tarkkaa tilastotietoa ei ole kerätty. Luvut ovat hyvin linjassa muiden kyselyjen kanssa, joten itse pidän lukemaa varsin oikeansuuntaisena.

88 prosentilla tilitoimistoista on valmius tarjota asiakkaille verkkolaskujen lähetystä ja vastaanottoa

Myynti- ja ostolaskujen osalta saimme kyselyssä saman lukeman. 88 % tilitoimistoista tarjoaa asiakkailleen verkkolaskujen lähetysmahdollisuutta sekä verkkolaskujen vastaanottoa taloushallinnon järjestelmään. Käytännössä siis kaikilla yrityksillä on mahdollisuus valita tilitoimisto, joka tarjoaa sähköisen laskutuksen palvelut.

Skannattu kuitti on arkipäivää – eKuittia vielä odotellaan

Kuitit ovat paperin viimeinen sillanpääasema digitalisoituvassa taloushallinnossa. Käytännössä kuitin tietosisältö on pitkälti sama kuin verkkolaskussa ja eKuitissa hyödynnetään samaa Finvoice standardia kuin verkkolaskussa. Rakenteisia eKuitteja on odoteltu 20 vuotta mutta käytännössä niitä ei pk-yritysten hyödynnettävissä vielä ole. Tarvitaan verkkolaskuoperaattoriverkoston kaltainen hyvin toimiva yhteistyömalli, jossa myyjä voi valita oman eKuitti-operaattorin ja ostaja omansa.

Paperikuittien osuus tilitoimistojen asiakkaiden ostokuiteista on 50 % ja skannattujen kuittien osuus on 40%. Kuittisovellusten tai sähköpostilla välitettävien skannattujen kuittien käyttö sujuvoittaa toimintaa merkittävästi paperiin verrattuna, vaikka ei tarjoakaan kaikkia eKuitin hyötyjä.

EKuitin osuus vastanneissa tilitoimistoissa oli vielä 0%. 77 vastanneesta 25 tilitoimistoa vastaanotti kuitenkin jo asiakkaidensa puolesta eKuitteja, joten tämä luo uskoa siihen, että valmiuksia myös kuitin digitalisointiin alkaa olla.

 

 

 

Katso kaikki