Mitä tulorekisteristä tulee tietää?

Tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019

Tulorekisteriin ilmoitetaan tulotiedot jo reilun puolen vuoden kuluttua. Uudet ilmoittamisen käytännöt muuttavat palkkahallinnon työtä, mutta miten? Palkkatietojen ilmoittamiseen liittyvät työtehtävät tehostuvat, kun saman palkkatiedon moninkertaisesta raportoinnista luovutaan. Tulorekisterin perusajatus on yksinkertainen: kaikki tulotiedot ilmoitetaan heti palkanmaksun yhteydessä yhteen keskitettyyn rekisteriin. Mutta onko se sitten niin yksinkertaista ja mikä tulorekisteri oikeastaan on?

Mitä tulorekisteriin ilmoitetaan?

Tulorekisteriin ilmoitettavia tulotietoja ovat
• tehdystä työstä maksetut palkat
• luontoisedut
• palkkiot
• työkorvaukset
• muut ansiotulot
• verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset.

Tulorekisterissä tulot on määritelty tulolajeiksi tiedon käyttäjien tarvitsemalla tarkkuudella. Nykyisin palkkajärjestelmissä käytössä olevat palkkalajit on muunnettava tulorekisterissä käytössä oleviin tulolajeihin ennen tulorekisterin käyttöönottoa 1.1.2019. Tulorekisterin tulolajeissa on määritetty valmiiksi, minkä sosiaalivakuutusmaksujen alainen kyseinen tulo on. Näitä oletusarvoja voi tarvittaessa muuttaa tiettyjen tulolajien osalta.

Tulorekisterin keskeinen tavoite on helpottaa palkan- ja etuuksien saajien asiointia eri viranomaispalveluissa.

Tulotietojen summaamisesta luovutaan

Tulorekisteriä varten tulotietoja ei tarvitse summata ja yhdistellä. Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot saadaan taloushallinnon järjestelmistä, mutta ne on saatettu tallentaa eri järjestelmiin, kuten matkalaskujärjestelmään, henkilöstöhallinnon järjestelmään tai palkkajärjestelmään riippuen siitä, miten taloushallinto on järjestetty. Vuoden 2018 aikana tulee tehdä tarvittavat toimenpiteet, jotta työnantajiin ja tulonsaajiin liittyvät perustiedot ja palvelussuhteisiin liittyvät pohjatiedot ovat ajan tasalla ja tulorekisterin edellyttämällä tarkkuustasolla järjestelmissä.

Tiedot annetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella tulonsaajan ja maksupäivän mukaan. Samalle maksupäivälle voi olla yhdelle tulonsaajalle useita eri järjestelmistä annettuja ilmoituksia. Poikkeuksena on kerran kuukaudessa annettava työnantajan erillisilmoitus, jolla annetaan muun muassa työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä.

Ilmoita myös täydentävät tiedot

Tulorekisterin palkkatietoilmoituksessa on sekä pakollisia että täydentäviä tietoja. Jokainen tulorekisterin tieto on tarpeellinen jollekin tiedon käyttäjälle riippumatta siitä, onko kyse pakollisesta tiedosta vai vapaaehtoisesta täydentävästä tiedosta.
Pakolliset tiedot korvaavat vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, TVR:lle ja työtapaturmavakuuttajille sekä tietyt kuukausi-ilmoitukset Verohallinnolle ja työeläkealalle. Tulorekisterin hyödyt jäävät valitettavan vähäisiksi, jos vain pakolliset tiedot annetaan.
Täydentävät tiedot täsmentävät pakollisesti ilmoitettavia tietoja. Täydentäviä tietoja ovat esimerkiksi poissaolotiedot, palvelussuhdetiedot ja yksittäisten tulolajien ansaintajaksot. Täydentäviä tietoja tarvitaan esimerkiksi etuuksien laskennassa.

Tulorekisteri virtaviivaistaa viranomaisasiointia

Tulorekisterin keskeinen tavoite on helpottaa palkan- ja etuuksien saajien asiointia eri viranomaispalveluissa.
Kun työnantaja ilmoittaa palkkatietoilmoituksella kaikki tulorekisterin täydentävät tiedot, ei esimerkiksi etuuskäsittelijän tarvitse kysyä tietoja, koska ne löytyvät tulorekisteristä.
Tilitoimistot ja työnantajat ovat tästä syystä keskeisessä asemassa siinä, kuinka onnistuneesti viranomaiset voivat yksinkertaistaa esimerkiksi etuushakemuksiin liittyviä prosessejaan.

Tulorekisteriin ilmoitetaan 1.1.2019 jälkeen maksetut suoritukset

Kun tulorekisterin käyttö alkaa vuoden 2019 alussa, on tärkeää huomioida, että palkkajärjestelmä tukee sekä vanhaa että uutta ilmoittamistapaa vielä hyvän tovin vuodenvaihteen 2019 jälkeenkin. Vuodelta 2018 annettavat ilmoitukset ja niiden korjaukset tehdään nykymenetelmällä kullekin viranomaiselle erikseen. 1.1.2019 jälkeen maksetut suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin. Jos työ on tehty joulukuussa 2018, mutta palkka maksetaan 15.1.2019, tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin.

Vaikka vahinkovakuuttajat tulevat tulorekisterin tietojen käyttäjäksi vuonna 2020, annetaan viimeiset vuosi-ilmoitukset vuodelta 2018. Vahinkovakuuttajat tulevat saamaan 2019 vuosi-ilmoituksia vastaavat tiedot tulorekisteristä. Suorituksen maksajilla ei 1.1.2020 alkaen ole siten velvollisuutta toimittaa vuoden 2019 tietojakaan vahinkovakuuttajille muutoin kuin tulorekisterin kautta.

Tiedot ilmoitetaan viiden päivän kuluessa maksupäivästä

Ilmoittamisen pääsääntö on, että tiedot ilmoitetaan ajantasaisesti maksupäivä + 5 kalenteripäivää -periaatteella. Myös matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava samalla periaatteella, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi. Verovapaista kustannusten korvauksista ilmoitetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset.

Maksetut kustannusten korvaukset ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ja maksupäivän ilmoituksella, jolloin kulut on korvattu tulonsaajalle. Jos työntekijä toimittaa kerralla usean kuukauden matkalaskut työnantajalle ja verovapaat matkakulut maksetaan työntekijälle yhtenä maksupäivänä, työnantaja ilmoittaa kaikki maksetut kulukorvaukset tulorekisteriin maksupäivän jälkeen viiden kalenteripäivän kuluessa.

Jos tulonsaajalle maksetaan sekä rahapalkkaa että luontoisetuja, kaikki tiedot ilmoitetaan maksupäivä + 5 kalenteripäivää -periaatteella. Jos sen sijaan tulonsaajalle ei makseta rahasuorituksia eli rahapalkkaa vaan ainoastaan esimerkiksi luontoisetuja, tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin kuukausittain viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Myös palkkaennakot tulee ilmoittaa maksupäivä + 5 kalenteripäivää -periaatteella. Tieto palkkaennakosta saattaa nykyisin tulla kirjanpitäjälle viiveellä. Nyt olisikin hyvä suunnitella tulorekisteriajan käytännöt. Tiedot on ilmoitettava reaaliaikaisesti, miten ilmoittaminen sujuisi mahdollisimman jouhevasti kaikkien osapuolten näkökulmasta.

Tiedot voi ilmoittaa etukäteen jo ennen varsinaista maksupäivää esimerkiksi suoraan palkka-ajosta, kuitenkin aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.

Suorituksen maksaja on vastuussa tietojen oikeellisuudesta

Suorituksen maksaja vastaa siitä, että tulorekisteriin annetut tiedot ovat oikein. Jos tiedoissa on virhe, suorituksen maksajan on korjattava tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Tulorekisteriin ei tehdä erillistä ilmoitusta löydetystä virheestä, vaan tiedot korjataan antamalla korvaava ilmoitus. Tietojen oikeellisuus on erityisen tärkeää, koska niiden perusteella tehdään verotuspäätöksiä, vakuuttamiseen liittyviä päätöksiä sekä eläkkeisiin ja sosiaalietuuksiin liittyviä päätöksiä.

Ilmoittaminen on helpointa teknisen rajapinnan kautta

Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin eri kanavia pitkin. Suositeltavinta on käyttää niin kutsuttua teknistä rajapintaa. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan järjestelmien välille rakennettavaa yhteyttä. Esimerkiksi palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille rakennetaan sähköinen yhteys, jolloin tiedot siirtyvät tulorekisteriin järjestelmien välillä, eikä ilmoittajan tarvitse kirjautua erilliseen asiointipalveluun ilmoittamaan tietoja. Teknisessä rajapinnassa organisaatio tunnistetaan varmenteen avulla, joka haetaan palvelun avaamisen hetkellä palvelusopimuksen teon yhteydessä ja se on voimassa kaksi vuotta kerrallaan, jonka jälkeen varmenne uusitaan.

Tiedot voidaan ilmoittaa myös tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa lataamalla tiedot tiedostona tai syöttämällä tiedot manuaalisesti verkkolomakkeella. Sähköisessä asiointipalvelussa työnantajayritykset käyttävät suomi.fi-tunnistautumista (käytössä henkilökohtainen pankkitunnistus, mobiilitunnistus, organisaatiokortilla tunnistautuminen sekä sähköisellä henkilökortilla tunnistautuminen).

Valtuutukset tulorekisterin rooleihin palkkatietojen ilmoittaminen ja palkkatietojen katselu tehdään suomi.fi-valtuutuspalvelussa elokuusta 2018 alkaen.

Ulkomaiset yritykset, yhdistykset, säätiöt, elinkeinoyhtymät, kuolinpesät, kunnat, seurakunnat, oppilaitokset ja julkiset viranomaiset tekevät valtuutukset Katso-palvelussa elokuusta 2018 lähtien.

Tiedot voidaan antaa vain erityisestä syystä paperilomakkeella. Palkkatietoja ei voi ilmoittaa tulorekisteriin ilmoitin.fi- tai lomake.fi:n kautta.

Selvitä miten palkkajärjestelmäsi on yhteydessä tulorekisteriin!

Jos et vielä ole tietoinen siitä, millainen yhteys omasta palkkajärjestelmästäsi on tarkoitus rakentaa tulorekisteriin, kannattaa nyt selvittää ja tehdä ratkaisut ilmoittamisen kanavasta. Ilmoittamisen kanavalla on keskeinen merkitys tulorekisteriaikana, koska ilmoittamisen aikataulu nopeutuu.

Miksi tulorekisteriin siirrytään”, kysyy varmasti moni taloushallinnon ammattilainen.

Mitä hyötyä tulorekisteristä on?

”Miksi tulorekisteriin siirrytään? Miksi muutos”, kysyy varmasti moni taloushallinnon ammattilainen.
Ensisijainen tavoite on yksinkertaistaa palkkatietojen ilmoittamiseen liittyviä tehtäviä. Samaa palkkatietoa ei enää tarvitse ilmoittaa useaan kertaan eri viranomaisille, kun tiedot ilmoitetaan kerran keskitettyyn rekisteriin. Näin taloushallinnon ammattilaisten työ virtaviivaistuu ja monenkertainen saman tiedon raportointi poistuu. Myös jälkikäteen tehtävien selvittelytöiden määrä vähenee. Jos tiedot on kerran annettu kattavasti tulorekisteriin, ei niitä kysytä enää uudestaan.

Reaaliaikaisuuden myötä ilmoittamisen rytmi muuttuu. Vuosi-ilmoittamiseen liittyvät vuodenvaihteen kiireet vähenevät ja työt jakautuvat tasaisemmin koko vuodelle, kun vuosi-ilmoittamisesta siirrytään maksukohtaiseen ilmoittamiseen.

Tulorekisteri mahdollistaa taloushallinnon prosessien virtaviivaistamisen ja sähköistämisen. Saman tiedon monenkertaisen ilmoittamisen loppumisen myötä aikaa jää muuhun työhön taloushallinnossa.

Palkkatietoja käyttävät organisaatiot tarvitsevat tulotiedot nykyistä reaaliaikaisemmin, jotta palkan- ja etuuksien saajia koskevat päätökset ovat mahdollisimman oikeellisia ja perustuvat mahdollisimman tuoreeseen tietoon. Tavoitteena on, että muutoksenhakuihin ei jouduttaisi ainakaan sen takia, että päätöksien tiedot pohjautuvat vanhoihin tietoihin. Tällä hetkellä tiedot ilmoitetaan hyvinkin pitkällä viiveellä maksuhetken jälkeen, joten tiedon käyttäjät eivät voi hyödyntää tietoja parhaalla mahdollisella tavalla.

Muutosta tarvitaan

Tulorekisteri tuo muutoksia meille kaikille palkkatietojen parissa työskenteleville. Alkuvuodesta 2019 tulee kiireinen, sillä vuodelta 2018 annettavat ilmoitukset annetaan nykymenetelmällä ja 1.1.2019 jälkeen maksetut suoritukset ilmoitetaan maksupäivä + 5 kalenteripäivää -periaatteella.

Muutosta tarvitaan ja se tuo onnistuessaan paljon hyvää. Lopputulokseen pääseminen vaatii kuitenkin hyvää valmistautumista, ja valmistautuminen on aloitettava viimeistään nyt.

Olethan sinä jo aloittanut matkan kohti muutosta? Muutoksen onnistumisessa taloushallinnon ammattilaisilla on merkittävä rooli! Onnistutaan yhdessä!

Lisätietoa: tulorekisteri.fi