Suomi.fi-valtuudet kuntoon suunnitellusti ja ajoissa

Tulorekisteri on täysin uusi palvelu, joka otetaan käyttöön 1.1.2019. Tulorekisteriin ilmoitetaan tietoja monen eri viranomaisen ja organisaation käyttöön.

Tulorekisteriin voi ilmoittaa tietoja sähköisesti kahdella tavalla. Teknisen rajapinnan käyttöön tarvitaan varmenne, mutta yrityksen ei tarvitse valtuuttaa jokaista käyttäjää erikseen. Tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttöön taas tarvitaan valtuudet, ja jokaisen käyttäjän on tunnistauduttava henkilökohtaisesti. Tulorekisterissä ei voi käyttää entisiä valtuuksia, vaan tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttöä varten tulee olla uudet valtuudet. Tulorekisterissä on käytössä kaksi valtuutta: Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu.

On hyvä huomioida, että nämä valtuudet ovat vain tulorekisterissä asiointia varten. Esimerkiksi Verohallinnon valtuudet eivät ole käytössä tulorekisterissä. Veroasioiden hoitoon on omat valtuudet.

Sähköiseen asiointipalveluun tunnistaudutaan henkilökohtaisesti

Tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun tullaan kirjautumaan tulorekisteri.fi-sivulta. Tunnistautumisessa käytetään julkishallinnon yhteistä Suomi.fi-tunnistusta. Henkilön tai yrityksen puolesta asiointiin tarvitaan valtuutus. Valtuus on syytä hoitaa ajoissa kuntoon. Sähköisen asiointipalvelun käyttäjä voi tunnistautua pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, varmennekortilla tai organisaatiokortilla. Ulkomaiset yritykset ja ulkomaisten yritysten ulkomaiset edustajat (luonnolliset henkilöt) tunnistautuvat Katso-palvelussa.

Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa voi asioida ja ilmoittaa yrityksen tai organisaation tietoja, jos henkilölle on merkitty kaupparekisteriin jokin näistä rooleista:

• Toimitusjohtaja
• Toimitusjohtajan sijainen
• Varatoimitusjohtaja
• Hallituksen puheenjohtaja
• Hallituksen jäsen
• Selvitysmies
• Isännöitsijä
• Päävastuullinen isännöitsijä
• Elinkeinonharjoittaja
• Vastuunalainen yhtiömies (Ky)
• Yhtiömies (Ay)
• Oikeutettu
• Prokuristi tasolla ”oikeutettu”

Jos haluaa jonkun muun, kuten tilitoimiston tai palkanlaskijan, toimivan puolestaan, tarvitaan valtuutus.

Valtuudet tulorekisterin käyttöön tehdään pääsääntöisesti palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Sähköisellä valtakirjalla myönnetään oikeus toimia tulorekisterissä yrityksen tai henkilön puolesta. Valtuuksia voi tehdä 8.8.2018 alkaen.

Kuka voi antaa valtuuden tulorekisterin käyttöön?

Vain tietyillä rooleilla voi valtuuttaa kolmansia osapuolia – henkilöitä tai yrityksiä – edustamaan yritystä tai organisaatiota ja asioimaan sähköisessä asiointipalvelussa. Nämä roolit ovat toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen, nimenkirjoitusoikeudellinen (jolla on oikeus edustaa yksin), isännöitsijä, joka on merkitty nimenkirjoitusoikeudelliseksi, ja yksityinen elinkeinonharjoittaja.

Toimitusjohtajan rooli riittää valtuuksien tekemiseen riippumatta yhtiöjärjestyksen nimenkirjoituslausekkeesta. Sen sijaan prokura ei ole riittävä oikeus antaa valtuuksia tulorekisterin käyttöön. Prokuristi voi itse asioida tulorekisterissä yrityksen puolesta, mutta ei voi myöntää valtuuksia eteenpäin. Jotta prokuristi voisi valtuuttaa, tulisi hänen olla kaupparekisterissä tasolla ”oikeutettu”.

Jos kaupparekisteriin on merkitty nimenkirjoitusoikeus ”kaksi yhdessä”, Suomi.fi-valtuuden tekeminen ei onnistu. Yhtiöjärjestystä tulisikin muuttaa siten, että yhtiöllä olisi vähintään toimitusjohtaja ja tämä rooli rekisteröitynä kaupparekisteriin.

Jos henkilö on ollut Katso-palvelussa pääkäyttäjä, nimenkirjoitusoikeudellisen pitää antaa valtuutusoikeus Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa, ellei henkilö ole yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen tai toimitusjohtaja.

Kaikki eivät tee valtuutuksia Suomi.fi:ssä

Suomi.fi-valtuudet ei vielä kosketa kaikkia yritysmuotoja. Kunnat, seurakunnat, oppilaitokset, yhdistykset, säätiöt, elinkeinoyhtymät, kuolinpesät ja julkiset viranomaiset antavat valtuudet Katso-palvelussa.

Myös ne ulkomaiset organisaatiot, joita ei ole rekisteröity kaupparekisteriin tai joiden nimenkirjoitusoikeudellisella henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, käyttävät Katso-palvelua valtuuksien tekemiseen.

Katso-palvelussa on käytössä tulorekisterin valtuudet Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu. Tulorekisterin käyttämät valtuudet ovat uusia, joten ne täytyy käydä 8.8.2018 alkaen.

Tulorekisteri on täysin uusi palvelu, joka otetaan käyttöön 1.1.2019.

Viranomaiset ottavat Suomi.fi-valtuudet käyttöön eri aikatauluissa

Tulorekisteri ottaa palvelun käyttöön 1.1.2019 ja esimerkiksi Verohallinto marraskuussa 2018. Siirtymäaikana valtuuksia voi olla sekä Katso-palvelussa että Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa.

Etukäteen olisi hyvä muodostaa kokonaiskuva siitä, mitä asiakasyrityksen asioita on hoidettavana ja sen jälkeen selvittää, mitä valtuuksia täytyy tehdä Suomi.fi:n Valtuudet-palveluun ja missä vaiheessa.

Valtuuksia kannattaa tehdä useampi kerralla Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa. Samalla kirjautumiskerralla on mahdollista tehdä valtuudet esimerkiksi tulorekisteriasiointiin sekä veroasioiden hoitamiseen. Tulorekisterissä asiointiin Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa on kaksi valtuutta: Valtuudella Palkkatietojen ilmoittaminen valtuutettu voi toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia, ylläpitää valtuuttajan perustietoja ja palkkatietoilmoituksia, tilata valtuuttajaa koskevia raportteja ja lähettää viestejä. Valtuudella Palkkatietojen katselu valtuutettu voi katsella valtuuttajan perustietoja, valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia, valtuuttajaa koskevia raportteja, viestejä ja arkistoituja asiakirjoja.

Veroasiointiin on Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa kaksi valtuutta: Veroasioiden hoito, jolla valtuutettu voi hoitaa kaikkia valtuuttajan veroasioita kaikissa Verohallinnon asiointikanavissa sekä veroilmoittaminen, jolla valtuutettu voi antaa valtuuttajan puolesta veroilmoituksia Verohallinnon asiointikanavissa. Veroilmoittaminen-valtuudella ei voi asioida OmaVerossa. Yrityksen puolesta voi hoitaa veroasioita myös ilman valtuutta, jos asianhoitajalla on siihen kaupparekisteritietoihin perustuva oikeus.

Pyydä asiakasyritykseltä valtuus

Yritys voi oma-aloitteisesti antaa tilitoimistolle valtuuden hoitaa yrityksen asioita tulorekisterissä. Tilitoimisto voi kuitenkin myös itse pyytää tarvittavia valtuuksia Suomi.fi-palvelussa. Valtuuksien tekeminen tulee viemään aikaa. Asiakasyritystä tai yrityksen nimenkirjoitusoikeudellista tai toimitusjohtajaa kannattaakin nyt muistuttaa asiasta ja pyytää antamaan valtuus tilitoimistolle tai muulle taholle, joka tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa tulee yrityksen puolesta toimimaan. Tilanne voi olla vielä vaativampi, jos valtuuden antaja on ulkomailla.

Valtuuksia kannattaa siis ryhtyä pyytämään välittömästi. Suositeltavaa on, että tilitoimistoissa käytäisiin asiakasyritykset yksi kerrallaan läpi: Mitä asioita tilitoimisto hoitaa ja mihin valtuus tarvitaan?

Tilitoimiston kannattaa myös tehdä valtuuspyynnöt asiakasyrityksille keskitetysti ja kerralla. Yritykselle lähetetty valtuuspyyntö voi sisältää valtuuksia esimerkiksi tulorekisteriasiointiin ja veroasiointiin. Kun valtuuspyyntö on luotu valtuusrekisteriin, se näkyy valtuuspyynnön vastaanottajalla palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Tämän jälkeen asiakasyritykselle voi lähettää esimerkiksi sähköpostimuistutuksen, jotta asiakasyrityksen toimitusjohtaja tai nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö kävisi hyväksymässä pyynnön.

Valtuutusoikeus auttaa, kun valtuutettavia on paljon

Valtuutusoikeus on yksi tapa jakaa valtuuksien hallinnointia yrityksen toimitusjohtajalta tai nimenkirjoittajalta jollekin muulle. Esimerkiksi toimitusjohtaja voi antaa valtuutusoikeuden työntekijälleen tai kolmannelle osapuolelle, joka voi edelleen valtuuttaa tarvittavat henkilöt tulorekisterissä asiointiin.  Valtuutusoikeuden saanut henkilö voi myös hyväksyä yhtiölle tehtyjä valtuuspyyntöjä. Valtuutusoikeus luodaan Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa valtuusrekisteriin.

Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa on mahdollista antaa myös valtuus, jonka tyyppi on Edustajan valtuutusoikeus. Tämä on tarkoitettu esimerkiksi tilanteisiin, joissa tilitoimisto on niin suuri, ettei tilitoimiston toimitusjohtaja itse voi hallinnoida tilitoimiston saamia valtuuksia, vaan esimerkiksi tilitoimiston tiimin esimies jakaa tilitoimiston saamia valtuuksia tilitoimiston työntekijöille.

Valtuuksia kannattaa tehdä useampi kerralla Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa.

Valtuuttaa voi yrityksen tai henkilön

Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa voi valtuuttaa joko yrityksen tai henkilön.

Yritys–Yritys-valtuus tarkoittaa sitä, että Yrityksen X nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö tai toimitusjohtaja valtuuttaa tilitoimisto Y:n asioimaan tulorekisterissä (valtuudella Palkkatietojen ilmoittaminen). Tilitoimisto Y:n toimitusjohtaja voi hallinnoida valtuuksia tilitoimistossa antamalla edustamisvaltuuksia työntekijöilleen erilaisiin asioihin liittyen. Tiimi A:n työntekijöillä voi olla edustamisvaltuus tulorekisterin Palkkatietojen ilmoittaminen. Tiimi B:n työntekijöillä voi olla edustamisvaltuus Veroasioiden hoitoon. Tiimi B.n työntekijät eivät siten voi hoitaa tulorekisteriasioita.

Työntekijälle voi antaa automaattisesti valtuuden hoitaa kaikkien valtuuden antaneiden yritysten tulorekisteriasioita. Jos asiakasyritys on antanut tilitoimistolle esimerkiksi Palkkatietojen ilmoittaminen -valtuuden ja tilitoimiston valtuuttamisoikeudellinen henkilö on antanut Palkkatietojen ilmoittaminen -edustamisvaltuuden kaikille työntekijöille, nämä työntekijät pääsevät asioimaan kyseisen asiakasyrityksen puolesta. Tilitoimistossa ei tarvitse kohdistaa tietyn asiakasyrityksen valtuutta tilitoimiston työntekijälle, vaan työntekijälle voi antaa aautomaattisesti valtuuden hoitaa kaikkien valtuuden antaneiden yritysten tulorekisteriasioita.

Yritys–Henkilö-valtuus tarkoittaa sitä että, Yrityksen X nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö tai toimitusjohtaja valtuuttaa henkilön asioimaan tulorekisterissä. Tämä valtuus sopii erityisesti tilanteisiin, jossa käsitellään arkaluontoisia tietoja. Tällaisissa tilanteissa yrityksen asioita voidaan valtuuttaa hoitamaan vain yksi henkilö. Haittapuolena on se, että jos palkanlaskija sairastuu tai on lomalla, kukaan muu ei voi hoitaa kyseisen asiakkaan asioita tilitoimistossa.

Valtuuksia kannattaa ryhtyä pyytämään välittömästi.

Valtuutettavasta tarvittavat tiedot

Valtuuksia varten tulee olla tiedossa valtuutettavan henkilön koko nimi (etunimi ja sukunimi, ei kutsumanimi), henkilötunnus ja yritysasioinnissa Y-tunnus. Valtuuksia voi luoda ainoastaan vahvasti tunnistautuneena käyttäjänä. Suomi.fi-verkkopalveluun tunnistaudutaan verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.