CTA Paikka

Palkka- ja verotustietojen ilmoittaminen – eilisestä ylihuomiseen

Eihän kukaan kaivanne aikaa, jolloin palkka saatiin paperisessa tilipussissa, 
johon työnantaja oli sen pennin tarkkuudella laskenut. Palkkalaskelmakin oli siinä pussissa, se käsinkirjoitettu kapea paperisuiru, josta tiirailtiin, onko palkkakauden tunnit laskettu oikein. Palkkatiedot, verotustiedot ja tiedot etuuksista siirtyvät vauhdilla kohti digitaalista reaaliaikaisuutta. Paljon on jo muuttunut, mutta lisää on vielä tulossa.
16.1.2019 Janne Fredman, Eija Männistö & Markku Ojala

TOIMINNASSA NYT:

Palkkatietojen ilmoittaminen paperi-ilmoituksista tulorekisteriin

Vuosien ajan eri tahoille annettiin tiedot paperilomakkeella vuoden aikana maksetuista suorituksista ja samoin kuukausi-ilmoitukset. Lomakkeet tulivat postissa työnantajille ja usein niissä oli ruudutus, joihin numerot ja kirjaimet piti sovittaa. Palkkaohjelmista tulostettuja dokumentteja oli myöhemmin mahdollista toimittaa postissa, kun vastaanottajat nämä hyväksyivät. Edistyksellisimmät käyttivät postin sijaan telefaxia.

Palkkaohjelmat kehittyivät sitä mukaa, kun tiedon vastaanottajien järjestelmät kehittyivät ja paperi-ilmoittamisesta pitkälti päästiin. Ohjelmasta ladatut tiedostot oli mahdollista imaista vastaanottajien käytettäviksi verkko- ja Tyvi-palveluissa. Tapaturmavakuutusyhtiöille paperi-ilmoituksia toimitetaan vieläkin, jollei niiden verkkopalvelua ole otettu käyttöön.

Ohjelma lähettää ilmoitukset automaattisesti

Palkkailmoittaminen kehittyy kerralla, kun tulorekisterissä on mahdollista siirtyä teknisen rajapinnan käyttöön. Ei enää manuaalista työtä lainkaan tietoja ilmoitettaessa, kun tiedot siirtyvät ohjelmasta automaattisesti. Toki, jos on päätynyt sähköisen asiointipalvelun käyttämiseen, on tiedostot edelleen ladattava ja lähetettäessä henkilökohtaisesti tunnistauduttava, jotta ilmoitukset saa toimitettua. Kuitenkin kaikkien käytössä on reaaliaikaista tietoa vuoden 2019 alusta alkaen!

Suomi.fi-valtuudet ja -tunnistus

Suomi.fi-valtuudet ja -tunnistamisvälineet tarjoavat pitkän päälle merkittävää helpotusta viranomaisasiointiin. Yhdellä ja samalla valtuutuspalvelulla voidaan hoitaa valtuuttaminen keskeisten viranomaisilmoitusten tekoon ja viranomaispalvelujen käyttöön. Yksillä ja samoilla tunnistusvälineillä yrittäjä tai kirjanpitäjä voivat hoitaa paitsi omia asioitaan myös yrityksen tai tilitoimiston asiakkaiden asioita. Kaikkia tämä ei miellytä – osa ihmisistä haluaisi hoitaa omat asiansa eri tunnistautumisvälinein kuin työasiansa. Suomi.fi-aikana kirjanpitäjän huolellisuus ja arjen tietoturvataidot korostuvat, kun kotikoneiltakin on esimerkiksi verkkopankkitunnuksilla mahdollista päästä myös asiakkaiden veroasioihin.

Vuoden 2019 alussa suuri osa organisaatioista voi jo hyödyntää Suomi.fi-valtuuksia. Paljon työtä on palvelusta vastaavalla viranomaisella Väestörekisterikeskuksella vielä tehtävänä: useamman nimenkirjoittajan vaativat yritykset, ulkomaiset yritykset ja vailla suomalaista henkilötunnusta olevat nimenkirjoittajat, yhdistykset, tiekunnat, yhteismetsät ja niin edelleen. Katso-palvelu on tarkoitus lakkauttaa 2019 loppuun mennessä. Sitä ennen kaikkien allekirjoitustilanteiden pitää toimia Suomi.fi:ssä. ”Muuttakaa yhtiöjärjestystä” ei kelpaa vastaukseksi ongelmiin. Viranomaisilta odotetaan selkeitä linjauksia ja aikatauluja heti vuoden 2019 alkupuoliskolla. Saa nähdä, saako Katso kuitenkin jatkoaikaa.

Verohallinnon rajapintahankkeet

Verohallinto on alkanut toteuttaa järjestelmiinsä rajapintoja, jotka mahdollistavat suoran ja automatisoidun asioinnin verohallinnon järjestelmien ja yritysten käyttämien taloushallinnon järjestelmien välillä. Yhtenä esimerkkinä jo toteutetuista hankkeista on ilmoitusten tekeminen tulorekisteriin teknisen rajapinnan kautta. Verohallinto on myös julkaissut rajapinnan, jonka kautta yritys tai tilitoimisto saa omaan kirjanpitojärjestelmäänsä tullauskohtaisen vertailutiedon maahantuonneista.

Jatkotavoitteena on tulorekisteri-ilmoittamisen kaltaisen teknisen rajapinnan toteuttaminen myös kirjanpidosta tehtäviin ilmoituksiin. Toki myös Tyvi-ilmoittaminen säilyy käytössä. Tulevaisuudessa siintää rajapinta, jonka kautta OmaVeron tapahtumat saa automaattisesti kirjanpitoon kirjausta, maksatusta ja tosittamista varten. Esimerkkinä tiedoista voidaan mainita viivästys- ja hyvityskorot ja sanktiomaksut. OmaVeron käyttöliittymää tarvitaan kuitenkin luultavasti tulevaisuudessakin hankalimpien täsmäytysten tekemiseen.

 

TULOSSA VARMASTI:

Verkkolaskutuksen tehostaminen

Huhtikuun 2019 alusta on tarkoitus tulla voimaan laki, jonka tavoitteena on verkkolaskutuksen tehostaminen. Kyseisellä lailla pannaan täytäntöön EU:n direktiivi sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa. Julkinen hankintayksikkö, kuten kunta, olisi velvollinen ottamaan vastaan EU-standardin mukaisen verkkolaskun sekä EU-kynnysarvon että kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa.

Direktiivin velvoitteiden ulkopuolelta lakiin on tarkoitus ottaa kansallinen säännös, jonka mukaan elinkeinonharjoittajalla olisi oikeus pyynnöstä saada toiselta elinkeinonharjoittajalta EU-standardin mukainen lasku. Yleinen kauppatapa ja ostajan neuvotteluvoima ohjannevat kuitenkin verkkolaskutuksen yleistymistä tehokkaammin pk-yrityskentässä kuin lain säännöksellä annettu oikeus ilman myyjälle asetettavaa tehostetta. Toki tällainen oikeus julkilausuttuna ilmaisee sen, mitä yhteiskunnassa pidetään toivottavana kehityssuuntana.

Rakenteinen tilinpäätös 
kaupparekisteriin

Monessa maassa rakenteinen tilinpäätös on ollut arkipäivää jo vuosia ja monessa maassa se on pakollinen. Esimerkiksi Tanskassa on vuodesta 2014 alkaen lähetetty jo yli miljoona tilinpäätöstä rakenteisessa muodossa. Suomessakin rakenteinen veroilmoitus on ollut yleisessä käytössä jo 20 vuotta, joten tilinpäätösten manuaalisuus (pdf-tiedosto) on sitäkin hämmentävämpää. Nyt Patentti- ja rekisterihallitus on kuitenkin tarttunut härkää sarvista ja vuoden 2018 tilinpäätöksiä voidaan lähettää rakenteisessa muodossa 2019 alussa.

Mitkä sitten ovat rakenteisen tilinpäätöksen hyödyt? Talousosastojen ja tilitoimistojen tilinpäätösprosessia asia ei juuri muuta, koska nykyisin pdf-tilinpäätös sujahtaa kätevästi kaupparekisteriin veroilmoituksen liitteenä. Hyödyt ovatkin luonteeltaan laajempia ja suorastaan yhteiskunnallisia. Jatkossa kaikkien yritysten tilinpäätöstiedot voidaan ottaa vaivatta yhteiskuntaa ja yrityksiä palvelevan tutkimuksen ja luottotietoanalyysien kohteeksi ilman pdf-tiedostojen vaivalloista ja virhealtista tulkintaa.

Tilinpäätöstietojen hyödyntämistä helpottaa merkittävästi, jos yritykset pitäytyvät tilinpäätöksessään kirjanpitoasetuksen ja PMA:n vakiokaavoissa, eivätkä käytä asetusten sallimia omien tilinpäätöserien lisäämisiä eivätkä erien yhdistelyjä. Näin tilinpäätökset ovat keskenään yhdenmukaisia ja vertailukelpoisia. Tilitoimistoille tehty kysely vahvisti, että ainakin tilitoimistojen hoitamissa pk-yritysten tilinpäätöksissä näin onkin.

Osinkotulot tulorekisteriin

Vuodesta 2020 alkaen tulorekisterissä käsiteltävien tietojen määrää laajennetaan siten, että rekisteristä ilmenevät myös eläkkeet ja etuustulot. Jossain vaiheessa myös osinkotulot tulevat tulorekisteriin ilmoitettaviksi tiedoiksi ja näin myös näiltä osin rekisterin tiedot täydentyvät ja parantavat ennakonpidätysprosentin määräämisen tarkkuutta ja reaaliaikaisuutta.

Tulorekisteriltä tullaan vaatimaan vielä enemmän

Valtava muutos on se, että palkkatiedot eivät enää jatkossa ole kalenterivuoden tietoja, joita tarkastellaan jälkikäteen. Tiedon käyttäjät näkevät jo omassa toiminnassaan mahdollisuuden saada ajantasaista tietoa ilman erillisiä selvityksiä ja hakemuksia. Kelakin voi varoittaa etuuden saajaa tulorajojen täyttymisestä, eikä maksa etuutta liikaa. Näin vältytään ikäviltä takaisinperinnöiltä esimerkiksi opintotukien osalta.

Kun tulonsaajat seuraavat ensi vaiheessa palkkatietoja ja vuoden päästä myös etuustietojaan tulorekisteristä, ei kestä kauaa, kun ihmetellään naapurin kanssa, miksi toisen etuuspäätökset tulevat aina hetimmiten, kun toinen joutuu niitä odottelemaan. Selityshän on, että toisen työnantaja toimittaa laajemmat tiedot jo palkkatietoilmoituksella, kun toisen osalta päätöksen tekijä joutuu odottamaan työnantajalta selvityksiä.

Ja ne mätkyt, odotellaan vielä vähän aikaa – ehkä muutama vuosi, että verottajalta saadaan ennakonpidätystiedot jokaiseen palkanlaskentaan, niin ei tarvitse enää mätkyjä maksella. Tosin sitten ei saada palautuksillakaan vararahastoa kartutettua.

Mitä tietoja vielä voidaankaan tulorekisteriin siirtää, ettei tarvitse huolehtia enää erillisistä ilmoituksista…

Maksuperusteiset etuudet

Eri sosiaalivakuutusten maksut perustuvat tulorekisteriin palkanmaksupäivittäin annettaviin pakollisiin tietoihin. Etuuspäätöksien perusteeksi tarvitaan kuitenkin useimmiten täydentäviä tietoja, muun muassa ansainta-aika, työssäoloaika ja poissaoloja koskevat tiedot. Sosiaalivakuutuslakien muuttamista viedään kuitenkin eteenpäin ja maksupäiväperusteiset etuudet voivat olla jo lähitulevaisuudessa totta. TyEL on jo nyt pitkälti maksuperusteinen. Kelaa säätelevää sairausvakuutuslakia saatetaan muuttaa jo lähitulevaisuudessa.

Olisihan se hienoa, että tiedot ilmoitettaisiin tulorekisteriin tai OmaVeroon, Eikä tarvitsisi enää tehdä eri ilmoituksia eikä itse laskea veroja.

Henkilöverotuksen reaaliaikaisuus

Palkkatulojen osalta astutaan lähemmäs reaaliaikaista verotusta jo vuodenvaihteessa, kun tiedot jatkossa ilmoitetaan tulorekisteriin, ja etuustulojen osalta vuoden päästä. Verottaja on kehittänyt toimintojaan ja henkilöidenkin osalta on loppuvuodesta siirrytty OmaVeroon, jossa tulotiedot näkyvät helmikuusta alkaen reaaliajassa ja jossa haetaan muutosverokortit ja tehdään mahdolliset muutokset veroehdotukseen pitkin vuotta. Jo ensi vuonna henkilöiden edellisen vuoden verotus valmistuu sitä mukaa, kun verottaja ennättää käsitellä tiedot.

Mutta kulunee vielä muutama vuosi, ennen kuin tulojen maksajien olisi mahdollista saada pitkin vuotta ajantasaiset ennakonpidätysprosentit ohjelmaansa automaattisesti rajapinnan kautta. Ne olisivat reaaliaikaisesti käytettävissä seuraavassa suorituksen maksussa, eikä verokortteja tarvittaisi lainkaan.

Olisihan se hienoa, että lähitulevaisuudessa myydessäsi metsää, osakkeita tai jotain muuta, tiedot ilmoitettaisiin tulorekisteriin tai OmaVeroon, eikä tarvitsi enää muistaa tehdä eri ilmoituksia eikä itse laskea maksettavaa verojen määrää.

 

SELVITYKSESSÄ:

Arvonlisäveroilmoittamisen 
kehityssuunta

Arvonlisäveroilmoituksen tietosisältö on suppea verrattuna tuloverotusta varten annettavaan tietosisältöön. Tietosisällön laajentaminen ja niis sanottu transaktiokohtainen ilmoittaminen lienee Verohallinnon tavoite ja näin tulevaisuuden kehityssuunta.

Transaktiokohtainen ilmoittaminen aiheuttaisi merkittäviä muutoksia taloushallinnon prosesseihin ja järjestelmiin. ALV-ilmoitukset on perinteisesti tehty taloushallinnon järjestelmän kirjanpitomodulista tai -toiminnosta. Pääkirjanpidossa tiedot on kuitenkin usein summattu osakirjanpidoista yhdistelmäkirjauksina, jolloin yksittäisen transaktion, esimerkiksi osto- tai myyntilaskun tai matkalaskun, tiedot eivät ole raportoitavissa pääkirjanpidosta. Tämän vuoksi transaktiokohtainen ilmoittaminen tulisi toteuttaa siten, että yritys voisi halutessaan tehdä erilliset ilmoitukset eri osakirjanpidoistaan (osajärjestelmistään) ja verohallinto koostaisi tiedot yhteen.

EU-tasolla on jo puolestaan pitkään visioitu siitä, että arvonlisävero irtoaisi verohallinnolle heti laskun maksutapahtuman yhteydessä. Tästä niin sanotusta split payment -mallista ei ole tiettävästi päästy sopuun eikä siitä ole tulossa harmonisoitua oikeutta lähitulevaisuudessa – ei ehkä sen jälkeenkään. Kansallisesti tämänkaltaisia malleja on käytössä ainakin joissain jäsenmaissa. Romania sai EU:n komissiolta marraskuussa 2018 kehotuksen lopettaa arvonlisäveron jaetun maksun järjestelmä. Sitä pidettiin EU:n arvonlisäverojärjestelmän ja palvelujen tarjoamisen vapauden vastaisena. Siellä split payment -malli on ollut käytössä vuoden 2018 alusta lähtien kohdennettuna niille yrityksille, joilla on pitkiä viiveitä arvonlisäveron maksuissa. Yrityksen on pitänyt avata pankkiin sulkutili, jolle asiakkaiden pitää maksaa arvonlisäveron osuus laskusta välitettäväksi edelleen sikäläiselle verohallinnolle.

Veroilmoituksen tietosisällöstä 
tilinpäätös vai miten?

Noin kymmenen vuotta sitten oli esillä, että yhteisöt ja erityisesti siis osakeyhtiöt olisivat antaneet kuukausittain tietoja yrityksen tuloverotusta varten rinnan oma-aloitteisten verojen ilmoitustietojen kanssa. Verovuoden päättymisen jälkeen yhteisöt olisivat lisäksi antaneet lyhyen yhteenvedon verotuksen kannalta olennaisimmista tapahtumista ja asioista. Ennakonkannossa perittävien verojen olisi tällaisessa menettelyssä pitänyt kuitenkin edelleen seurata edellisvuoden toteutunutta verotettavaa tuloa tai kullekin vuodelle laadittavaa tulosbudjettia. Verotettava tulo ja yhteisövero olisi tällaisessa mallissakin laskettu nykyiseen tapaan kalenterivuoden pituiselta ajalta kaikkine kuukausikohtaisine tulosheilahteluineen.

Tuo kaavailtu uudistus ei tuolloin toteutunut eikä siihen sen jälkeenkään ole palattu. Viime aikoina on ollut kapeamman tietosisällön sijaan keskustelua pikemminkin siitä, että veroilmoituksen tietosisältöä laajentamalla, muun muassa tilinpäätöksen liitetiedoilla, saataisiin aikaan yksi tietosanoma, joka kelpaisi verohallinnon tietotarpeiksi ja josta muodostuisi Patentti- ja rekisterihallitukselle tilinpäätös, joka julkaistaisiin kaupparekisterissä.

Lähivuodet näyttänevät, mihin suuntaan tuloveroilmoittaminen tulee muuttumaan. Mennäänkö kohti yhden rivin kuukausikohtaista ilmoitustietoa, jota täydennettäisiin verovuoden päättymisen jälkeen ehkä lyhyellä koosteella ja verotettavan tulon laskelmalla vai suunnataanko kohti laajempaa tietosisältöä, josta syntyisi samalla julkaistava tilinpäätös niille, joilta edellytetään tilinpäätöksen julkistamista ja rekisteröintiä?

Fiskaalinen kassajärjestelmä

Fiskaalisen kassajärjestelmän ideana on velvoittaa esimerkiksi ravintolat, kahvilat, majoitusliikkeet ja palvelualan yritykset lähettämään reaaliaikaisesti myynneistään tieto verohallinnolle. Tavoitteena on veronkannon varmistaminen ja harmaan talouden suitsiminen. Onnistuessaan vaikutukset ovat positiiviset. Fiskaalisen kassajärjestelmän käyttöönotto nosti valtion verotuloja Ruotsissa. Samalla myös rehellisesti toimivien yritysten kilpailutilanne suhteessa veronkiertäjiin muuttuu reilummaksi.

Hankkeella on toteutuessaan myös kustannuksia. Yritysten kassajärjestelmiä tulee kehittää, jotta ne voivat tuottaa ja lähettää ilmoitussanoman verohallinnolle. Kaikkein pienimmille yrityksille tulee todennäköisesti tarjolle ilmaisia välineitä tietojen välittämiseen.

Taloushallinnon tekijöille niin isojen yritysten talousosastoilla kuin tilitoimistoissa fiskaalinen kassajärjestelmä olisi lottovoitto. Se nopeuttaisi sähköisen ja rakenteisen kuitin eli eKuitin yleistymistä merkittävästi. Kuitteja ei tarvitsisi enää kerjätä asiakkailta ja työntekijöiltä ja tiedot saataisiin luettua suoraan matkalaskujärjestelmiin tai kirjanpito-ohjelmistoihin.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Asiantuntijana
Janne Fredman johtava asiantuntija, taloushallintoliitto
Eija Männistö johtava asiantuntija, taloushallintoliitto
Markku Ojala johtava asiantuntija, taloushallintoliitto
PalkkahallintoUusimmat Artikkelit
Katso kaikki