Etätyön tekeminen edellyttää sopimista

Etätöiden tekeminen on kevään aikana aloitettu useassa yrityksessä tilanteen pakottamana. Kaikissa yrityksissä ei ole ollut aiemmin luotua toimintatapaa etätyölle, joten yrityksissä tulisi luoda säännöt siitä, kuinka etätyötä tehdään. Tässä sääntöjen laatimisen tueksi lyhyt kooste siitä, mitä etätyö on ja miten siitä on sovittava.

Mitä etätyö on?

Etätyö on työn tekemistapa, jossa työsuhde ja sen velvoitteet ovat olemassa normaalisti. Työntekijä tekee töitä työnantajan johdon ja valvonnan alaisena tämän lukuun palkkaa vastaan. Työnantajalla on velvollisuus huolehtia työntekemisestä sekä työntekijästä, kuten työn ohjaamisesta, työturvallisuudesta ja muutenkin työlainsäädännön velvoitteista.

Etätyö perustuu työnantajan ja työntekijän väliseen sopimukseen eikä etätyöhän voida yksipuolisesti määrätä normaaliolosuhteissa. Koronakevät on ollut poikkeus, jolloin työturvallisuuden ja koko yhteiskunnan terveyden varmistamiseksi työntekijät useassa yrityksessä velvoitettiin etätyöhön. Nopeasti toteutetussa muutoksessa ei ennätetty varmastikaan miettiä etätyösääntöjen eikä etätyösopimusten tekemistä, joten ne olisi hyvä hoitaa kuntoon nyt jälkikäteen jatkoa varten.

Molemminpuolinen luottamus korostuu etätyöntekemisessä ja sen johtamisessa. Luottamuksen ylläpitäminen edellyttää yrityksessä toimivia yhteydenpidon tapoja niin esimiehen kuin muiden työntekijöiden kanssa. Myös selkeä toimenkuva ja tavoitteiden asettaminen ja niiden edistymisen seuranta antavat työntekijälle eväitä hallita etänä työskentelyä.

Miten etätyöstä on sovittava?

Työntekijän ja työnantajan tulee tehdä etätyöstä sopimus, joka voidaan tehdä työsopimuksella tai erillisellä sopimuksella. Sopimus voi olla voimassa määräajan tai toistaiseksi, ja siinä on huomioitava etätyöehtojen lisäksi myös mahdollinen sopimuksen päättyminen. Kummallakin osapuolella on oikeus purkaa tehty etätyösopimus, jolloin palataan normaaliin työskentelyyn yrityksen toimipisteessä ja työsuhde jatkuu muutoin ennallaan. Sopimuksessa voidaan viitata yrityksen ohjeistukseen etätyöstä, jolloin tehtävään sopimukseen ei tarvitse erikseen kirjata kaikkia ehtoja.

Yrityksen olosuhteet huomioivalla yhteisellä ohjeistuksella etätyöstä varmistetaan, että kaikkien työntekijöiden kanssa noudatetaan tasapuolisesti samoja ehtoja. Sopimuksessa on huomioitava muun muassa (listaus ei ole kattava):

• Työajoista on sovittava selkeästi. Noudatetaanko normaalia työaikaa; onko olemassa mahdollinen kiinteä työaika, jolloin työntekijä on tavoitettavissa; voiko etätyöpäivänä kerryttää tai käyttää liukumatunteja tai tehdä lisä- ja ylitöitä.
  – Huomioitava, että lisä- ja ylityöt tehdään työnantajan aloitteesta myös etäpäivänä.
• Työtehtävät, joita voidaan tehdä etänä, on hyvä rajata. Etätyöskentely ei välttämättä ole mahdollista kaikille samassa laajuudessa.
• Etätyöpäivät ja toimistotyöpäivät voidaan eritellä vaikkapa viikonpäivittäin tai montako päivää esimerkiksi viikossa voi kumpaakin tehdä.
• Tietoturvasta tulee huolehtia erityisesti etätyössä. Tietotekniset ratkaisut ovat työnantajan vastuulla. Työntekijän on noudatettava annettuja tietoturvaohjeita, joihin tulee kirjata muun muassa, saako työtä tehdä esimerkiksi vain kotona eikä yleisissä tiloissa, puhelimen ja tietokoneen käytön rajaaminen vain työtehtäviin ja suojaaminen asiattomien pääsyltä.
• Työturvallisuuden varmistaminen on etätyössäkin työnantajan vastuulla ja työskentelyolosuhteet (esim. työpiste) tulisi käydä läpi jo ennen etätyön aloittamista.
  – Huomioitava, että lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa etäpäivinä vain välittömästi työskentelyyn liittyvissä tilanteissa. Työnantaja voi lisävakuuttaa työntekijät vapaa-ajan tapaturma- tai etätyövakuutuksella.

Työnantaja voi järjestää etätyöhön työvälineet tai maksaa työntekijälle sovittavan korvauksen omien työvälineiden käytöstä. Ellei työnantaja maksa korvausta, voi työntekijä omassa verotuksessaan hakea vähennystä työstä aiheutuvista kuluista, kuten työhuonevähennyksestä, nettikustannuksista ja työvälineiden hankkimisesta.