Vuosi-ilmoittamisen muistilista

1. Täsmäyttäminen

Palkkahallinnon tiedot

Ennen vuosi-ilmoitusten tekemistä palkkahallinnon eri listat täsmäytetään keskenään. Huomioitavia listoja vuositason tiedoista ovat esimerkiksi palkkakorttien yhteenveto, palkkalista vuodelta, kuukausiyhteenvedoista muodostuva vuositason listaus, verottajan vuosi-ilmoituksen yhteenveto sekä eläke-, työttömyys- ja tapaturma­vakuutusten ilmoitukset. 

Vuosi-ilmoitusten tietoja on hyvä verrata koko vuodelta annettuihin kausiveroilmoituksen tietoihin. 

Varmista, että ilmoitettu ja tilitetty sosiaaliturvamaksu vastaa sosiaaliturvamaksun alaisista palkoista laskettua summaa. Sotu-maksusta mahdollisesti tehdyt vähennykset on tarkastettava saatuihin sairauspäivärahojen määrään.

Palkkojen listauksissa on usein eroja ennakonpidätyksen alaisen palkan ja sosiaalivakuutusmaksujen alaisten palkkasummien välillä. Tarvittaessa erot on oikaistava palkka­ohjelmassa niin, että annettavat vuosi-ilmoitustiedot ovat oikein, mikäli palkanlaskennassa on virhe. Erot voivat olla myös aiheellisia, jolloin syyt eroihin on dokumentoitava. Aiheellisia eroja ovat muun muassa YEL-eläkevakuutuksen alaisten yrittäjien palkat, lakisääteisten vakuutusten ikärajoja nuoremmille tai vanhemmille maksetut palkat sekä suoritukset, joita ei ole maksettu työsuhteessa tehdystä työstä.

Kirjanpidon ja palkka­hallinnon tiedot

Kun palkanlaskennan tietojen oikeellisuus on varmistettu, palkanlaskennan tietoja verrataan kirjanpidon tietoihin. 

Kirjanpidosta otetaan tuloslaskelma sekä taseesta palkkoihin liittyvät velkatilit. 

Vertailussa katsotaan, että palkkakulut ovat saman suuruiset kuin todelliset vuoden aikana maksetut palkat sekä muut suoritukset ja kulut, sekä muun muassa palkoissa perityt työntekijämaksut. 

Varmista, että taseen velkatileillä olevat summat ovat samat kuin palkoissa. Usein kirjanpitäjä tarkastaa velka­tilit tehdessään kuukausikirjanpitoa.

Palkkajaksotukset on hyvä kirjata omille kirjanpidon jaksotustileille, jolloin täsmäyttäminen on helpompaa verrattuna tilanteeseen, jossa jaksotukset ovat maksettujen palkkojen tileillä.

Kirjanpidon ja palkanlaskennan tiedoissa on usein eroja verottomien kulukorvausten osalta. Palkanlaskenta käsittelee nämä maksuperusteisesti, ja kirjanpidossa kulut kirjataan suoriteperusteisesti. Erojen syyt dokumentoidaan ja varmistetaan, jotta tiedot ovat oikein sekä palkanlaskennassa että kirjanpidossa.

Tilitoimistossa käytössä olevan prosessin mukaan täsmäytykset tehdään joko palkanlaskennassa tai yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Erot selvitetään, ja tarvittaessa palkkoihin ja kirjanpitoon tehdään oikaisut tai todennetaan erojen oikeellisuus. Täsmäytykset dokumentoidaan liitteineen. 

Täsmäytykseen on hyvä luoda pohja, jota kaikki palkanlaskijat käyttävät. Yhtenäinen toimintatapa helpottaa työn tekemistä ja varmistaa, että kaikki kohdat huomioidaan. Tietojen oikeellisuuden varmistamisella osoitetaan myös tilintarkastajalle kaiken olevan kunnossa. 

2. Verottajan vuosi-ilmoitus

Kalenterivuoden aikana maksetuista palkoista ja muista suorituksista on annettava verottajan vuosi-ilmoitus sähköisesti 3.2.2017 mennessä  verkossa osoitteessa ­ilmoitin.fi tai TYVI-palvelussa. Sähköisen ilmoituksen antajalla on oltava yritykseltä saatu Katso-valtuutus. 

Ilmoituksen voi antaa paperi­lomakkeella ainoastaan silloin, kun työntekijöitä on enintään neljä. Tällöin ilmoitus on annettava tammikuun loppuun mennessä. 

On tärkeää varmistaa, että suoritus­laji ilmoitetaan oikein. Suorituslajilla ilmoitetaan esimerkiksi verottajalle tieto siitä, onko kyseessä työstä saatu palkka vai työ- tai käyttökorvaus. Tämä vaikuttaa muun muassa työnantajan sotu-maksun määrään sekä työntekijämaksuihin. Myös yhteisöille maksetuista työkorvauksista on annettava vuosi-ilmoitus, mikäli ne eivät ole ennakkoperintärekisterissä ja ennakonpidätys on tehty.

Palkka on eriteltävä, rahapalkka ja luontoisedut ilmoitetaan omissa kohdissaan. Suoritukset, jotka on maksettu ennakonpidätystä toimittamatta, on ilmoitettava omassa kohdassaan. Myös verottomat korvaukset on eriteltävä vuosi-ilmoituksella. 

Katso tarkemmat tiedot vuosi-ilmoituksen täyttöoppaasta.

Muutoksia vuodelta 2016 annettaviin vuosi-ilmoituksiin ja korjaus­ilmoituksiin 

Vuosi-ilmoituksen voi antaa vain yhden per henkilö per suorituslaji, mikäli ilmoituksen tunnistetiedot ovat täysin samat. Tunnistetietoja ovat muun muassa maksajan tunnus (henkilö- tai Y-tunnus), verovuosi, tulonsaajan tunnus (henkilö- tai Y-tunnus), suorituslaji, ilmoituksen tuottaneen ohjelmiston tunniste (ohjelma ilmoittaa automaattisesti) sekä esimerkiksi maksajan itse tuottamassa ohjelmistossa maksajan y-tunnus sekä vapaavalintainen tarkiste­merkki (valmisohjelmien automaattisen tunnistetiedon sijaan). 

Ohjelmissa, joilla maksetaan verottomat korvaukset erillään palkanlaskentaohjelmasta, on oma ohjelmiston tunniste, joten niillä voi antaa oman vuosi-ilmoituksen ilman, että se korvaa palkanmaksusta annetun ilmoituksen.

Tietojen korjaaminen on myös muuttunut. Vuodelta 2016 annettujen tietojen osalta annetaan korvaava ilmoitus, jolla annetaan kaikki ilmoituksen tiedot uudelleen. Uusi ilmoitus korvaa kokonaan aiemmin täysin samoilla tunnistetiedoilla annetun ilmoituksen. 

Mikäli tiedot on ilmoitettu alkuvuoden osalta eri järjestelmästä (eri tunnistetieto) kuin loppuvuoden (esimerkiksi tilitoimiston vaihto), korvaava ilmoitus voidaan antaa vain siltä osin kuin alkuperäinen ilmoitus on annettu samasta järjestelmästä. Kyseisessä tilanteessa, jossa tilitoimisto tai ohjelma muuttuu keskellä vuotta, uuteen järjestelmään on mahdollista viedä myös alkuvuoden palkkaohjelman tiedot ja vuosi-ilmoitus annetaan tällöin koko vuoden osalta uudella järjestelmällä. Kun uusi tilitoimisto antaa koko vuoden osalta vuosi-ilmoituksen, ei ole merkitystä, vaikka alkuvuoden osalta palkanlaskennan tehneellä toimistolla olisi sama ohjelma käytössään (tällöin uuden toimiston antama ilmoitus korvaisi ensimmäisen annetun ilmoituksen, koska ohjelmilla on sama ohjelmistotunniste).

Vuosi-ilmoitukset, joita muutokset ilmoittamisessa koskevat:

• Työnantajan tai suorituksen maksajan vuosi-ilmoitus
• Vuosi-ilmoitus rajoitetusti vero­velvollisille maksetuista suorituksista
• Vuosi-ilmoitus eläkkeistä ja etuuksista
• Vuosi-ilmoitus osingoista
• Vuosi-ilmoitus osuuskunnan ylijäämistä
• Vuosi-ilmoitus TVL:n mukaisista koroista ja jälkimarkkinahyvityksistä
• Vuosi-ilmoitus korkotulon lähdeveron 
• alaisista koroista
• Puun ostajan vuosi-ilmoitus

Lisätietoja: vero.fi, vuosi-ilmoitukset ja vuosi-ilmoituksen korjaaminen.

3. TyEL-vuosi-ilmoitus

Eläkevakuutusyhtiöille on annettava eläkkeenalaisista ansioista vuosi-ilmoitus pääsääntöisesti tammikuun loppuun mennessä asiakkaan suostumuksella vakuutusyhtiön verkko­palvelussa, tai paperilomakkeella tai TYVI-palvelun kautta. Samalla on annettava työsuhde­ilmoitukset, mikäli niitä ei ole toimittanut vuoden mittaan, kun työsuhteissa on ollut muutoksia. Kuukausi-ilmoittajien osalta tiedot annetaan joka kuukausi, joten vuosi-ilmoitusta ei tällöin tehdä.

Eläkkeen alaisissa ansioissa on huomioitava ikäraja 18–67 vuotta (2016) sekä ansioraja 57,51 euroa per kuukausi, jolloin työansio on eläkeansiota.

Vakuutusyhtiöille ei ilmoiteta ansioita, jotka eivät ole sosiaalivakuutusten alaisia. Näitä ovat suoritukset, jotka eivät ole työstä maksettua palkkaa, kuten työ- tai käyttökorvaukset sekä esimerkiksi ei työsuhteessa oleville henkilöille maksetut palkkiot hallituksen jäsenyydestä tai henkilökohtaiset luentopalkkiot.

TyEL työntekijän työeläke­vakuutukseen tuli muutoksia 1.1.2017 alkaen. Ensivaiheessa tulisi huomioida, että alaikäraja on 17 vuotta. Tästä iästä alkaen työsuhteessa maksetut palkat ovat eläkkeenalaista ansiota. Yläikäraja nousee asteittain kolme kuukautta per vuosi. 
Katso tarkemmat tiedot esimerkiksi verkosta osoitteesta etk.fi.

4. Työttömyysvakuutus­rahasto (TVR)

Työttömyysvakuutuksen alaisista palkoista annetaan palkkasummailmoitus tammikuun loppuun mennessä osoitteessa tvr.fi. Ilmoittajalla on oltava yrityksen Katso-valtuutus. 

Työnantajalla on velvollisuus maksaa työttömyysvakuutusmaksu, jos yritys maksaa kalenterivuoden aikana työntekijöilleen yhteensä palkkaa yli 1 200 euroa (2016) ja työntekijät ovat 17–64 vuotiaita.

Työttömyysvakuutuksen alaisista palkoista annetaan vuosi-ilmoitus erikseen työntekijöiden ja osaomistajien palkkasummista. Osaomistajilta perittävä maksu on työntekijöiden maksua pienempi.

Mikäli on maksettu muita suorituksia kuin työstä maksettua palkkaa, ne eivät ole vakuutuksen alaisia, samoin kuin eläkevakuutuksessa.

5. Tapaturmavakuutuksen palkkasummailmoitus

Tapaturmavakuutusyhtiölle ilmoitetaan vuoden aikana maksetut tapaturma­vakuutuksen alaiset palkat pääsääntöisesti tammikuun loppuun mennessä joko paperilomakkeella tai asiakkaan valtuuttamana vakuutusyhtiön verkkopalvelussa. 

Vakuutuksessa ei ole ikärajoja. Tapaturmavakuutuksen alaiset palkat ovat työstä maksetut palkat. Työnantajan on otettava vakuutus, kun palkkasumma ylittää yhteensä 1 200 euroa per vuosi (2016). Ilmoitus tehdään ammattiryhmittäin, koska eri riskiryhmillä on eroja vakuutusmaksussa.

6. yrittäjän eläkelain (YEL) alaiset ansiot

YEL-yrittäjän yrityksestä nostama palkka ilmoitetaan verottajan vuosi-ilmoituksella omalla suorituslajilla. Siitä on pidätetty ennakonpidätys ja maksettu työnantajan sosiaaliturvamaksu.

YEL-yrittäjä ei kuulu lakisääteiseen työttömyys- eikä tapaturmavakuutukseen. Hän voi vakuuttaa itsensä vapaaehtoisella tapaturmavakuutuksella ja ottaa vapaaehtoisen vakuutuksen työttömyyden varalle. 

Eläke- ja sosiaaliturva määräytyvät yrittäjän eläkelain mukaisen YEL-työtulon perusteella.