Työyhteisön kehittämis­suunnitelma on muutakin kuin pakollinen paha

Jatkuvan oppimisen ja kehittämisen periaatteet tuovat turvaa työn, teknologian ja maailman muutoksissa. Jotta muutoksessa on mahdollista pysyä mukana ja menestyä, nousee henkilöstön osaaminen ja jaksaminen aiempaakin suurempaan rooliin organisaation kehittämisessä.

Nykytyöelämässä tiedostetaan aiempaa vahvemmin, että ainoastaan hyvinvoiva työyhteisö – ja työntekijä – sitoutuu ja saa aikaan pitkäjänteisesti hyviä tuloksia. Osaava, hyvinvoiva yhteisö on sitoutunut toteuttamaan yhteisiä tavoitteita ja levittämään positiivista mielikuvaa niin työstään kuin työnantajastaan.

Monet yritysvastuun edelläkävijät ovatkin sitoneet työyhteisön hyvinvoinnin osaksi kestävän kehityksen strategiaansa. Tässä kuvaan astuvat myös yrityksen työkykyjohtaminen sekä sitä tukeva työyhteisön kehittämissuunnitelma. Miksi siihen kannattaa panostaa ja miten se voidaan valjastaa tukemaan yrityksen strategiaa ja sosiaalista vastuuta?

Lakisääteinen vaatimus työyhteisön kehittämissuunnitelman laatimisesta koskettaa vähintään 20 henkeä työllistäviä yrityksiä. Vaatimus on kiinteä osa uuden yhteistoimintalain (1333/2021) mukaista työnantajan ja henkilöstön välistä vuoropuhelua. Suunnitelma on laajennettu versio vanhasta henkilöstö- ja koulutussuunnitelmasta.

Vaikka kyseessä on lakisääteisesti laadittava asiakirja, voidaan työyhteisön kehittämissuunnitelma hahmottaa myös laajemmin johtamisen työkaluna. Tästä näkökulmasta jokaisen työnantajan valikoimaan – henkilömäärästä riippumatta – olisi syytä kuulua vastaava dokumentti, joka toimii apuna osaamisen ja hyvinvoinnin hallinnassa sekä tulevaisuuden suunnittelussa.

Laki määrittää työyhteisön kehittämissuunnitelmalle vain vähimmäissisällön – kokonaisuus on työpaikkakohtainen

Yhteistoimintalain 9 §:ssä asetetaan vähimmäisvaatimukset työyhteisön kehittämissuunnitelmalle sekä sen päivittämiselle ja ylläpidolle. Laki määrittää suunnitelman sisällön melko tarkkaan. Toisaalta laki sallii mahdollisuuden ottaa pakollisten sisältöjen ohella huomioon juuri oman työyhteisön ja tavoitteenasettelun kannalta oleellisimmat asiat.

Käytännössä suunnitelma tulee aina tehdä työpaikkakohtaisesti. Isoimmissa organisaatioissa kehittämissuunnitelmia – tai ainakin sen arviointiosuuksia – voi siten olla useita. Laissa suunnitelmalle ei määrätä muotoa tai laajuutta eikä erityistä käsittelytapaa tai päivityssykliä. Asiakirjan ylläpito ja päivityssykli onkin hyvä sitoa kiinteäksi osaksi työyhteisön säännöllistä vuoropuhelua. Sisällöllisesti laajan sekä konkreettisia tavoitteita sisältävän suunnitelman on lisäksi syytä olla kirjallinen, sillä kehittämissuunnitelman laatimatta jättämisestä ja ylläpidon laiminlyönnistä voidaan tuomita sakkorangaistus.

Lain mukaan työyhteisön kehittämissuunnitelmaan on kirjattava:

1) kuvaus työyhteisön nykytilasta ja ennakoitavissa olevista kehityskuluista, joilla voi olla vaikutusta henkilöstön osaamistarpeisiin tai työhyvinvointiin;

2) päämäärät ja toimenpiteet, joilla kehitetään ja ylläpidetään henkilöstön osaamista sekä edistetään henkilöstön työhyvinvointia;

3) alihankinnan, vuokratyön ja muun ulkopuolisen työvoiman käytön periaatteet;

4) valittujen kehitystoimenpiteiden vastuunjako ja aikataulu, sekä

5) valittujen kehitystoimenpiteiden seurantamenettelyt.

Työyhteisön nykytilan ja kehitystarpeiden kartoittamiseksi voidaan kerätä tietoa lukuisista eri lähteistä. Esimerkiksi henkilöstökyselyt, työhyvinvointikyselyt, erilaiset riskikartoitukset, ilmoituskanavat ja osaamis- ja onnistumiskeskustelut tuottavat tietoa, jota kehittämissuunnitelmassa voidaan hyödyntää, eikä erillistä arviointia suunnitelman toteuttamiseksi välttämättä edes tarvita.

Työyhteisön kehittämissuunnitelma onkin paljon enemmän kuin pelkkä koulutussuunnitelma. Se on eräänlainen hybridisuunnitelma, johon organisaatiossa toteutettujen selvitysten ja arviointien tiedot voidaan koota yhdensuuntaisen tulevaisuusnäkymän luomiseksi.

Edelleen se toimii toki myös pohjana työntekijöiden ammatillisen osaamisen kehittämiseksi ja kouluttautumisen suunnittelemiseksi.

Työyhteisön kehittämissuunnitelmaan on myös mahdollista sisällyttää tasa-arvolain (609/1986) vaatima tasa-arvosuunnitelma ja yhdenvertaisuuslain (1325/2014) vaatima yhdenvertaisuussuunnitelma.

Muita lain mukaan huomioitavia seikkoja, jotka sisällytetään suunnitelmaan tarpeen mukaan ovat:

1) teknologisen kehityksen, investointien ja muiden yrityksen tai yhteisön toiminnassa tapahtuvien muutosten vaikutukset työyhteisössä

2) eri elämäntilanteissa olevien työntekijöiden erityistarpeisiin ja erityisesti tarpeisiin ylläpitää työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden työntekijöiden työkykyä sekä työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta, sekä

3) työyhteisön johtaminen.

Käytännössä organisaation on arvioitava ulkoisten tekijöiden vaikutukset työyhteisöön samoin kuin organisaation sisällä tapahtuvien muutosten vaikutukset. Huomioon otettavat vaikutukset voivat olla sekä positiivisia että negatiivisia. Olennaista onkin tunnistaa mihin työyhteisössä voidaan reagoida ja miten.

Suunnitelma nivoo yhteen työkykyjohtamisen arjen ja organisaation strategian

Työyhteisön kehittämissuunnitelmaa voidaan lähestyä myös työkykyjohtamisen työkaluna koko työyhteisön tilaa tarkasteltaessa. Laaja-alainen työkyvyn käsite huomioi työn ja työolojen lisäksi muutkin tekijät, kuten taidot, osaamisen ja elämäntilanteen. Strategiatyössä ja työyhteisön kehittämissuunnitelmassa tulee määritellä, mitä on se osaaminen, mitä määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseen tarvitaan ja miten sitä ylläpidetään.

Kuten todettu, työyhteisön kehittämissuunnitelma ei pelkisty osaamisen kehittämiseen ja koulutustarpeiden suunnitteluun. Sen keskeinen tarkoitus on kiinnittää aiempaa laajemmin huomiota nimenomaan työyhteisön hyvinvointia tukeviin kysymyksiin sekä työvoiman käyttötapoihin ja henkilöstörakenteeseen. Suunnitelma herättää pohtimaan, onko käytössä olevat resurssit kohdennettu siten, että haluttuja tavoitteita voidaan edistää.

Se ei pelkisty myöskään nykytilan arviointiin, vaan siihen tulee kirjata myös tavoitteet ja toimenpiteet henkilöstön työkyvyn, terveyden ja turvallisuuden ylläpitämiseksi ja edistämiseksi. Suunnitelma auttaa siten selvittämään, miten tarvittavia toimenpiteitä tai mahdollisia haasteita ennakoidaan.

Kun työkalu valjastetaan käyttöön oikein, yrityksen on mahdollista tehdä strategiaan kirjatuista visioistaan myös todellisuutta. On tutkittu, että työkyvyn hallintaan käytetyn panostuksen lisäyksellä saadaan aikaan työkyvyttömyyden kustannusten vähenemistä. Hyvin laadittu suunnitelma tuo yrityksen strategian näkyväksi ja lisää siten sekä työnjohdon että työntekijöiden tietoa tavoitteista. Hyvin laadittu suunnitelma pakottaa myös seuraamaan valittujen kehitystoimenpiteiden vaikuttavuutta ja kannustaa siten myös toimimaan niitä edistäen.

Ei ole sattumaa, että työyhteisön kehittämissuunnitelma on kiinnitetty osaksi yrityksen tai yhteisön vuoropuhelua. Työkykyä johdetaan yhteisvoimin. Siinä missä johdolla on käsitys käytössä olevista resursseista ja toivotuista tavoitteista, henkilöstöllä on usein erinomainen, ellei paras, käsitys operatiivisesta arjesta. Yhdessä onnistuminen vaatii johdon ja henkilöstön osallistamista, esihenkilötyötä, työn aikatauluttamista, organisointia, mittareita ja seurantaa. Tärkeitä yhteistyökumppaneita ovat myös työterveyshuolto, eri viranomaiset ja koulutus- ja kuntoutuspalvelut.

Olennaista on huomioida, että myös johdolla on oltava riittävät resurssit – aika, työkalut ja osaaminen – strategiatyön toteuttamiseen ja työkyvyn edistämiseen. Lopulta kysymys on myös arvovalinnoista ja siitä, että henkilöstö todella nähdään ylimmän johdon tasolla yrityksen tärkeimpänä voimavarana.

On tärkeä muistaa, että vaikka työyhteisön kehittämissuunnitelma kytkeytyy strategisiin tavoitteisiin ja nykytila-analyysiin, se on myös hyvin konkreettinen ohjenuora, joka ohjaa tavoitteellisesti osaamisen kehittämistä ja ylläpitämistä sekä hyvinvoinnin edistämistä.

Taloushallinnon muutostrendit ja yrityksen strategia viitoittavat kehittämisen suuntaa

Taloushallinnon alaa koskettavan sääntely-ympäristön ja muun toimintaympäristön muutokset asettavat alan yritykset yhteisten, henkilöstön kehittämistä koskevien haasteiden ääreen. Haasteisiin vastaaminen edellyttää ennakointia ja alan yleisen kehityskulun sekä sääntelyn muutosten seurantaa.

Pohdittavaksi voi tulla esimerkiksi, miten organisaatiossa otetaan haltuun rahapesulain (44/2017) muutokset, uuden ilmoittajansuojelulain (1171/2022) tuomat tiukemmat vaatimukset omavalvonnalle, tai mikä on organisaation rooli tilintarkastuslain (1141/2015) mukaisessa kestävyysraportoinnin varmentamisessa. Entä, miten organisaatiossa varmistetaan teknisten ratkaisujen ja työntekijöiden tietoturvaosaamisen riittävyys suhteessa tietosuoja- ja kyberturvallisuussääntelyn tuoreisiin ja tuleviin muutoksiin?

Se, millaista osaamista tarvitaan ja millaiseen erityisosaamiseen tähdätään, pohjautuu osin alan sekä ympäristön vaatimuksiin ja on vahvasti osa koko yrityksen strategiaa ja liiketoimintasuunnitelmaa. Alan yritykset ja niiden työntekijät eivät kuitenkaan ole samasta muotista veistettyjä.

Vaikka digitalisaatio ja tekoäly tuovat kovaa vauhtia ratkaisuja töiden sutjakkaampaan suorittamiseen, on taloushallinnon ala yhä vahvasti asiantuntijavetoinen. Tekniikka vapauttaa asiantuntijoiden aikaa lukujen kirjaamiselta ja laskemiselta, mutta tulkinnan ja neuvojen tarve ei vähene. Yhtäältä uuden tekniikan käyttöönotto tuo haasteita paitsi asiakkaiden myös taloushallinnon alan oman henkilöstön arkeen. Toisaalta alan asiantuntijuudessa on aiempaa vahvempi mahdollisuus – ja ajallinen resurssi – erikoistumiseen.

Pakollista osaamista voidaan kasvattaa talon sisällä, mutta myös vahvistaa erilaisin kumppani- ja yhteistyöratkaisuin. Olennainen suunnittelun tavoite ja seuraus voi olla myös se, että nykyisen henkilöstön potentiaali ja piilossa oleva osaaminen tunnistetaan aiempaa vahvemmin. Erityisen osaamisen avulla voidaan – ja on syytä – erottautua muista alan toimijoista, paitsi asiakkaiden, myös työntekijöiden kiinnostuksen herättämiseksi.

Vaadittavien kehitystoimenpiteiden suunnittelussa auttaa, kun organisaatiossa kyetään tunnistamaan, millaisia osaamis-kapeikkoja henkilöstöllä on suhteessa nykyisiin tai tuleviin alan ja lainsäädännön vaatimuksiin. Lisäksi henkilöstön kehittämissuunnitelmaa laadittaessa on hyvä pohtia, onko yrityksessä otettu vastikään käyttöön uusia teknologisia ratkaisuja tai suunnitellaanko sellaisten käyttöönottoa – esimerkiksi tekoälyn käyttö ja käytössä olevien järjestelmien muutokset voivat aiheuttaa haasteita vanhalle konkarillekin.

Yleisesti sen pohtiminen, onko yrityksessä tapahtunut tai tapahtumassa merkittäviä muutoksia, joilla on vaikutusta henkilöstöresursseihin tai osaamistarpeisiin, auttaa valitsemaan oikeat kehitystoimenpiteet. Esimerkiksi, jos johonkin tiettyyn liiketoiminnan osa-alueeseen tai palvelutuotantoon investoidaan voimakkaasti, voi yrityksellä olla tarve lisätä myös henkilöresursseja tuolla alueella.

Se, millä toimenpiteillä havaittuihin haasteisiin vastataan, riippuu olennaisesti siitä, johtuvatko ne osaamisen riittämättömyydestä, resurssipulasta, puutteellisesta tiedottamisesta vai jostain muusta.

JOKAISEN VASTUULLISEN JA VAATIMUSTENMUKAISEN YRITYKSEN TAVOITETILANA ON YLLÄPITÄÄ JA EDISTÄÄ TYÖYHTEISÖN HYVINVOINTIA, TYÖTYYTYVÄISYYTTÄ JA TYÖSSÄ VIIHTYMISTÄ.

Jokaisen vastuullisen ja vaatimustenmukaisen yrityksen tavoitetilana, alasta ja yrityksen erityispiirteistä riippumatta, on ylläpitää ja edistää työyhteisön hyvinvointia, työtyytyväisyyttä ja työssä viihtymistä. Se, millaisia toimenpiteitä hyvinvoinnin toteutuminen kussakin yrityksessä ja työyhteisössä kullakin ajanhetkellä vaatii, edellyttää nimenomaisen työyhteisön tilan tarkastelua.

Kokonaisuuteen vaikuttaa moni työpaikkakohtainen asia muun muassa etätyö- ja hybridityöjärjestelyistä työyhteisön rakenteeseen, työhyvinvoinnin suunnitteluun, työn joustavuuteen, toimintatapoihin, johtamiseen ja vuorovaikutukseen.

On olennaista myös huomata, että kehittämisen painopisteet muuttuvat ja korostuvat eri ajanjaksoina.