Työtä etänä – suunnitellusti ja turvallisesti

Etätyö – hyvää itsensä johtamista ja esimiestyötä 

Molemminpuolinen luottamus korostuu etätyöntekemisessä ja sen johtamisessa. Luottamuksen ylläpitäminen edellyttää yrityksessä toimivia yhteydenpidon tapoja niin esimiehen kuin muiden työntekijöiden kanssa. Mielekäs työ, selkeä toimenkuva ja tavoitteiden asettaminen ja niiden edistymisen seuranta antavat työntekijälle eväitä hallita myös etänä työskentelyä.  

Etätyötä tekevä työntekijä tarvitsee ”työkalupakkiinsa eväitä”, jotta työskentely onnistuu. Puhutaan paljon itsensä johtamisesta, mutta mitä se tarkoittaa? Entä esimiestyö, kuinka työntekijä saa riittävästi ohjausta työntekoon ja palautetta? Miten varmistetaan, ettei etänä työtä tekevä jää syrjään työyhteisöstä, joka usein vaikuttaa myös työ- ja muutenkin hyvinvointiin? 

Itsensä johtaminen

Työntekijöiltä edellytetään nykyisin itsensä johtamista muutenkin kuin etätyössä, jossa kuitenkin kyky korostuu. Tiivistetysti itsensä johtaminen on asenne ja ajatusmalli, että asiat tulevat suunnitellusti hoidettua niin työssä kuin yksityiselämässäkin. Siis suunnitellaan ja aikataulutetaan etukäteen tehtävät esimerkiksi työviikoksi tai kuukaudeksi, ja priorisoidaan ne.  

 Ammatillinen itsensä johtaminen edellyttää, että työntekijällä on suunnittelunsa tueksi selkeät päämäärät ja työssä riittävä osaaminen. Päämäärän saavuttamiseksi työntekijä asettaa tehtävänkuvansa mukaiset tavoitteet ja seuraa niiden toteutumista. Tavoitteita ja palautetta työstä käydään myös läpi yhdessä esimiehen kanssa. 

Työelämä vaatii tekijöiltä joustavuutta, ja jokaisen onkin pystyttävä uudistumaan ja kehittämään osaamistaan muuttuvissa tilanteissa. Tässä auttaa, että tunnistaa omat vahvuudet ja kehittämiskohteet.   

Vaikka työelämässä itsensä johtamisella tarkoitetaan pitkälti rationaalista oman työntekemisen johtamista, se pitää sisällään myös sen, että työntekijä huolehtii omasta jaksamisesta ja hyvinvoinnista kokonaisvaltaisesti ja asettaa tarvittaessa myös rajoja omalle työntekemiselle ja vapaa-ajalle. Itsensä johtamista voi kehittää, jotta siinä saavuttaa enemmän onnistumisia. 

Esimiestyö korostuu

Etätyössä työntekijät toimivat yleensä itsenäisemmin ja heille määritellyt selkeät tehtävänkuvat auttavat heitä oman työnsä johtamisessa. Esimieheltä itseohjautuvat työntekijät edellyttävät luottamusta työntekijöihin ja toimintatapaan, koska työntekijöitä ei voi valvoa samalla tavalla kuin lähityöskentelyssä. Kuitenkin esimiehellä on etätyössäkin työnjohto ja valvontaoikeus, joten yrityksessä on mietittävä, kuinka esimiestyö käytännössä hoidetaan. 

Esimiehen tehtävä on varmistaa, että työntekijät onnistuvat työssään ja auttaa sen suunnittelussa. Työnohjaamisessa on varmistettava, että yhteinen päämäärä on selkeä ja määritellä sen saavuttamiseksi tavoitteet yhdessä työntekijän kanssa. Työntekijän on myös saatava esimieheltä suorituksestaan palautetta säännöllisesti. Palaute tekee näkyväksi suorituksen onnistumisen ja antaa työntekijälle mahdollisuuden kehittää itse työtä oman osaamisensa lisäksi. 

Etänä työskentelevien ammattitaito on itseohjautuvuuden perusta samoin kuin toimistolla työskentelevienkin kohdalla. Esimiehen tuleekin huolehtia työntekijän ammattitaidon ylläpitämisestä ja kehittämisestä työnohjaamisen ohella. Yrityksen asettama päämäärä on syytä huomioida pidemmällä aikavälillä, jotta toiminnan muutokset huomioidaan myös työntekijöiden osaamisen kehittämissuunnitelmissa. 

Eikä pidä unohtaa, että esimieskin tarvitsee tukea, myös etätyön johtamisessa. Yrityksen johdon tulee huolehtia, että yrityksessä on laadittu yhteiset etätyösäännöt, jotka ovat kaikkien saatavilla. Lisäksi esimiehillä tulee olla ohjeistus, miten etätyön johtaminen käytännössä toimii. 

Useat esimiehet ovat olleet koronakevään aikana uuden edessä, mikäli yrityksessä ei ole aiemmin etätöitä tehty. He kohdanneet mahdollisesti työntekijöiden etätyöstä aiheutuneiden paineiden lisäksi ahdistusta yleisestä turvallisuustilanteesta. Tilanteessa on saatettu tarvita työterveyshuoltoa niin työntekijöiden kuin esimiestenkin tueksi tilanteesta selviytymiseen. Työterveyshuollon palveluita kannattaa hyödyntää jatkossakin, koska työpaikalle etätyöstä palaaminen voi tuoda esiin myös muita haasteita kuin tekniset järjestelyt. 

Osana työyhteisöä

Työpaikan yhteisöllisyyden ylläpitäminen ja kommunikaatio ilman fyysistä läsnäoloa työpaikalla tuovat osaltaan haasteita niin työntekijöille kuin esimiehillekin. Esimiehet ovat tältäkin osin uudenlaisen johtamisen edessä, jotta yhteistyö toimii hyvin siitä huolimatta, että työskentely tapahtuu eri paikoissa. Käytännössä nykyiset verkkokokousalustat toimivat oikein hyvin niin työyhteisön kuin työntekijän kanssa käytävissä keskusteluissa. Lisäksi voisi työpaikalla olla yhteinen vapaamuotoinen chattailysovellus, jossa kaikki voivat työasioiden lisäksi välittää vapaamuotoisia viestejä.

Henkilökohtaiset keskustelut esimiehen kanssa voidaan järjestää lähitapaamisten lisäksi yhtä onnistuneesti puhelimessa tai verkkotapaamisessa. Tärkeintä on, että esimiehellä on aikaa ja kiinnostusta kohdata työtekijä.

Työyhteisön yhteiset palaverit lisäävät yhteenkuuluvuuden tunnetta ja asioiden hoitaminen työntekijöiden kesken sujuu vaivattomammin, kun ihmiset ovat tuttuja. Kokouskutsuihin voisi automaattisesti liittää linkin verkkokokoukseen, jotta mahdollisimman moni voi osallistua niihin, vaikka ei paikalla olisikaan eikä näin jää ulkopuolelle yhteisestä toiminnasta.

Kyky tulla toimeen itsensä ja muiden kanssa on vahvasti osa itsensä johtamistakin, joka vaikuttaa elämän kaikilla osa-alueilla, myös työyhteisössä ja esimiehen kanssa toimimisessa.

Työntekemisen onnistuminen ja tuloksellisuus

On työntekijöitä, joille etätyö ei ole luontevaa, he tarvitsevat onnistuakseen työpaikan, johon mennä. Aamulla oven avaaminen tarkoittaa työpäivän alkua ja päivän päätteeksi vapaa-aika alkaa, kun työpaikalta poistutaan. Siinä välissä he hoitavat työnsä laadukkaasti ja saavat työpaikalla työyhteisön tuen.   

Osalle työntekijöistä etätyö antaa mahdollisuuden keskittyä ja tehdä tehokkaasti työnsä. He ovat onnistuneet suunnittelemaan työntekemistapansa niin, että kotona tai muussa paikassa heidän tuottavuutensa on parhaimmillaan. 

 Valtava määrä työntekijöitä siirtyi lennosta etätöihin koronakevään aikana, ilman isompia valmisteluja tai etätyösopimuksia työntekemisen paikka vaihtui ja jokainen huolehti omasta tontistaan. Ja suurin osa onnistui hyvin muuttuneessa tilanteessa, vaikka etätyön lisäksi haasteita saattoi aiheuttaa myös kotona samanaikaisesti olevat perheenjäsenet ja mahdollisesti huoli omasta ja läheisten terveydestä.  

 Työnantajien kannattaisikin hyödyntää etätyöstä saadut kokemukset ja miettiä yrityksen kannalta toimivimmat työntekemisen tavat jatkossa. Koska ihmiset ovat erilaisia, kaikkien osalta palaaminen kokoaikaiseen toimistolla työskentelyyn ei ehkä olekaan se tuottavin ja hyvinvointia lisäävin vaihtoehto. Etätyössä onnistuneille ja viihtyneille työntekijöillä tulisi jatkossakin järjestää mahdollisuus etätyöhön, ei välttämättä kokoaikaisesti vaan yhdistettynä toimistotyöpäiviin yrityksen kannalta toimivalla tavalla. 

 Sekä lähi– että etätyössä on hyviä puolia. Etätyötä voidaankin hyödyntää lähityöskentelyn rinnalla, kun useissa yrityksissä on järjestelty teknisesti mahdollisuus etätyöhön ja esimiehet ovat oppineet uuden johtamisajattelun.    

Enter 2020 koronatutkimuksessa, jonka Kantar toteutti kesäkuussa 2020, lähes puolet (47 %) etätyötä koronatilanteen vuoksi tekevistä vastasi, ettei ole halukas palaamaan takaisin toimistolle vastaushetkellä. Lisäksi 17 % ei ollut erityisemmin halukas palaamaan etätyöstä. Vastauksissa voi näkyä tarve oman ja läheisten sairastumisriskin pienentämisestä, mikä ei ilmennyt tutkimuksesta, mutta se ilmentänee myös työntekijöiden tyytyväisyyttä etätyön tekemiseen.  

Miten etätyöstä on sovittava?

Etätyö perustuu työnantajan ja työntekijän väliseen sopimukseen eikä etätyöhän voida yksipuolisesti määrätä normaaliolosuhteissa. Koronakevät oli poikkeus, jolloin useat työnantajat velvoittivat työntekijät etätyöhön. 

Kaikissa yrityksissä ei ollut aiemmin luotua toimintatapaa etätyölle, kun keväällä lennossa siirryttiin etätyön tekemiseen. Yrityksissä tulisikin luoda säännöt siitä, kuinka etätyötä tehdään, säännöissä huomioidaan, miten yrityksen kannalta toimivat käytännöt yhdistetään työntekijöiden tarpeisiin. Sääntöjen laatimisessa on huomioitava monenlaisia asioita, joista tässä lyhyesti. 

Työntekijän ja työnantajan tulee tehdä etätyöstä sopimus, joka voidaan tehdä työsopimuksella tai erillisellä sopimuksella. Sopimus voi olla voimassa määräajan tai toistaiseksi, ja siinä on huomioitava etätyöehtojen lisäksi myös mahdollinen sopimuksen päättyminen, kummallakin osapuolella on oikeus purkaa tehty etätyösopimus, jolloin palataan normaaliin työskentelyyn yrityksen toimipisteessä ja työsuhde jatkuu muutoin ennallaan. Sopimuksessa voidaan viitata yrityksessä tehtyyn ohjeistukseen etätyöstä, jolloin tehtävään sopimukseen ei tarvitse erikseen kirjata kaikkia ehtoja. 

Yrityksen olosuhteet huomioivalla ohjeistuksella etätyöstä varmistetaan, että kaikkien työntekijöiden kanssa noudatetaan tasapuolisesti samoja ehtoja. Sopimuksessa on huomioitava muun muassa  

• Työajoista on sovittava selkeästi. Noudatetaanko normaalia työaikaa; onko mahdollisesti kiinteä työaika, jolloin työntekijä on tavoitettavissa; voiko etätyöpäivänä kerryttää tai käyttää liukumatunteja tai tehdä lisä- ja ylitöitä

• Huomioitava, että lisä- ja ylityöt tehdään työnantajan aloitteesta myös etäpäivänä eli käytännössä työantaja ja työntekijä usein sopivat lisä- ja ylitöiden tekemisestä

• Työtehtävät, joita voidaan tehdä etänä, on hyvä rajata. Etätyöskentely ei välttämättä ole mahdollista kaikille samassa laajuudessa johtuen työtehtävien luonteesta

• Etätyöpäivät ja toimistotyöpäivät voidaan sopia pidettäväksi vaikkapa tiettyinä viikonpäivinä tai tietty määrä etä-/toimistopäiviä esimerkiksi viikossa tai kuukaudessa

• Tietoturvasta tulee huolehtia erityisesti etätyössä. Tietotekniset ratkaisut ovat työnantajan vastuulla. Työntekijän on noudatettava annettuja tietoturvaohjeita, joihin tulee kirjata muun muassa saako työtä tehdä esimerkiksi vain kotona eikä yleisissä tiloissa, puhelimen ja tietokoneen käytön rajaaminen vain työtehtäviin ja suojaaminen asiattomien pääsyltä yms.

• Huomioitava myös puheluiden ja verkkopalavereiden yhteydessä tietojen turvaaminen

• Työturvallisuuden varmistaminen on etätyössäkin työnantajan vastuulla ja työskentelyolosuhteet etätyössä tulisi käydä läpi jo ennen etätyön aloittamista työnantajan ja työntekijän välisessä keskustelussa

• Huomioitava, että lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa etäpäivinä vain välittömästi työskentelyyn liittyvissä tilanteissa. Työnantaja voi halutessaan lisävakuuttaa työntekijät vapaa-ajan tapaturma- tai etätyövakuutuksella

Työnantaja voi järjestää etätyöhön työvälineet tai maksaa työntekijälle sovittavan korvauksen omien työvälineiden käytöstä. Ellei työnantaja huolehdi työvälineistä tai niiden korvaamisesta, voi työntekijä omassa verotuksessaan hakea vähennystä työstä aiheutuviasta kuluista kuten työhuonevähennys, nettikustannukset ja työvälineiden hankkimisesta aiheutuneet kustannukset.  

Työskentelyn turvallisuuden varmistaminen toimistotyössä 

Työnantajalla on velvollisuus huolehtia työn ja työskentelyolosuhteiden turvallisuudesta. Työpaikalla tuleekin miettiä käytännöt, jotta työskentely on kaikille turvallista. Käytäntöjen tekemisessä auttaa riskikartoitus, jossa määritellään oman työpaikan olosuhteet. 

Korona-tilanteessa tehdyt järjestelyt ovat hyödyksi muutoinkin, koska niiden avulla voidaan ehkäistä muidenkin tartuntatautien leviämistä työyhteisössä.  

Riittävistä turvaetäisyyksistä voidaan työpaikalla huolehtia esimerkiksi työpisteiden sijoittelulla. Myös asteittainen työpaikalle palaaminen auttaa turvaetäisyyksien osalta, paluu voidaan toteuttaa eri tavoin. Työpaikalla voidaan esimerkiksi miettiä järjestely, jossa työntekijät ovat vuorollaan tiettyinä päivinä etänä ja toimipaikalla, jotta väljyys saadaan pidettyä turvallisena. Tai työntekijät, joille etätyöskentely on ollut haasteellista, voivat ensimmäisinä palata työpaikalle, ja etätyössä viihtyneet palaavat vasta myöhemmin. Toki yrityksissä, joissa etätyötä on tehty jo ennen koronatilannetta, on luonnollista jatkaa aiempaa käytäntöä, jossa usein työpaikalla ollaan vain silloin, kun läsnäolo on välttämätöntä tai etätyösopimuksessa sovittuina päivinä. 

Riskiryhmiin kuuluvilla on uuden työskentelytavan lisäksi huolta aiheuttanut pelko omasta tai läheisensä mahdollisesta sairastumisesta, joten heidän osaltaan olisi hyvä selvittää mahdollisuus järjestää työpaikalla esimerkiksi erillinen työtila, kun heidän palaamisensa työpaikalle on ajankohtaista. Ellei mahdollisuutta erilliseen tilaan ole, niin turvavälit ja muut toimenpiteet tartunnan välttämiseksi tulee erityisesti varmistaa.

Ahtaissa taukotiloissa kahvi- ja lounastaukojen osalta voi miettiä taukojen jaksottamista niin, etteivät kaikki keräänny kerralla samaan tilaan. Etätyön aikana on löydetty uudenlainen kahvittelukulttuuri, verkkokahvihetket, näiden jatkaminen voisi olla paikallaan vaikkapa niin, että muutaman hengen ryhmät ovat yhdessä, tai jopa jokainen omalla työpisteellään. Verkkokahvitaukoihin osallistumalla etätyötä tekevätkin voivat osallistua yhteisiin kahvikeskusteluihin. Yhteiset tauot ovat monelle työpäivän henkireikä, joten niitä kannattaakin pitää. 

Toimiviksi ovat osoittautuneet yleistyneet verkkopalaverikäytännöt. Laajatkin asiakokonaisuudet on saatu käsiteltyä verkkopalavereissa etäosallistuneiden kesken niin yritysten sisällä kuin asiakkaiden kanssa. Niiden avulla moni on voinut myös tehostaa ajankäyttöään, kun matkustamiseen käytetty aika on jäänyt pois. Palaverikäytännöt onkin hyvä miettiä jatkoa ajatellen uudelleen, mitkä asiat ovat sellaisia, että ne voidaan hoitaa etänä, ja milloin läsnäolo tuo asioiden käsittelyyn hyötyä. 

Tehostettu käsihygienia on muodostunut jo uudeksi normaaliksi tavaksi. Flunssaisena ei enää kehdata liikkua oikein missään, joten työpaikoillakin vältyttäneen jatkossa entistä enemmän yleensäkin virustartunnoilta. Sairaana töihin tulemisesta on työnantajan syytä ohjeistaa erikseen, sillä kynnys jäädä kotiin pienempien sairauksien kohdalla on monelle työntekijälle korkea. Hyvän siivouksen arvostus on entisestäänkin noussut ja siivousta onkin tehostettu useilla työpaikoilla. 

Työnantajat ovat järjestäneet ja joissain tilanteissa jopa maksaneet parkkipaikkoja työntekijöille entistä laajemmin mahdollisuuksien mukaan, jotta vähennetään julkisen liikenteen käyttöä, jossa tartunnat leviävät helpommin. 

Enter 2020 koronatutkimuksessa, jonka Kantar toteutti kesäkuussa 2020, yli puolet (62 %) vastaajista on sitä mieltä, että työnantajat ovat onnistuneet työnteon turvallisuuden järjestelyissä joko hyvin tai melko hyvin.