Työaika asiantuntijatyössä – kuka valvoo ja miten?
Taloushallinnon alalla tehdään paljon asiantuntijatyötä. Monet asiantuntijat saavat sijoittaa työaikansa – ja valita työntekopaikkansa – kohtuullisen vapaasti. Asiantuntijatyöntekijän itsenäisyys ei kuitenkaan merkitse vastuunvapautusta työnantajalle tai sitä, etteikö asiantuntijan työhön tai työaikaan voisi puuttua. Vapaudesta huolimatta työnantajan on valvottava asiantuntijan työaikaa.
Taustalla sopimus, laki ja TES
Asiantuntijan – kuten lähtökohtaisesti kenen tahansa työntekijän – työaika määräytyy työsopimuksen, lainsäädännön ja mahdollisesti noudatettavan työehtosopimuksen pohjalta. Työsopimukseen kirjataan noudatettava työaika. Vaikka sopimusta ei olisi tehty kirjallisena, mikä on aina suositeltavin vaihtoehto, on työnantajalla työsopimuslain (55/2001) 2 luvun 4 §:n mukaan velvollisuus antaa työntekijälle kirjallinen selvitys työnteon keskeisistä ehdoista. Näihin kuuluu myös työaika.
Kaikkein keskeisin laki työajan osalta on työaikalaki (872/2019). Se koskettaa lähtökohtaisesti jokaista työsuhdetta. Lainsäädännön osalta on kuitenkin hyvä huomata, ettei työaikalaki ole ainoa huomioitava säädös, kun on kysymys työajasta, sen rajoituksista ja enimmäismääristä sekä työnantajan vastuista. Olennaisia ovat myös muut työnantajavastuisiin liittyvät keskeiset säädökset, kuten edellä mainittu työsopimuslaki, vuosilomalaki (162/2005) ja työturvallisuuslaki (738/2002).
Taloushallintoalalla käytössä on yleisesti taloushallintoalan työehtosopimus, jossa määrätään tili- ja kirjanpitotoimistoissa työskentelevien toimihenkilöiden työehdoista. Kyseistä työehtosopimusta ei kuitenkaan sovelleta yritysten ylimpään johtoon eikä heihin, jotka toimivat työnantajan edustajana suhteessa muihin toimihenkilöihin. Kyseisessä työehtosopimuksessa, kuten työehtosopimuksissa yleisestikin, säädetään vuorokautisista sekä viikoittaisista työajoista, keskimääräisen työajan tasoittumisjaksosta ja muista olennaisesti työaikaan vaikuttavista asioista.
On huomattava myös, että Taloushallintoalan työehtosopimus ei ole yleissitova eli sitä noudatetaan niissä yrityksissä, jotka kuuluvat sopimusosapuolena olevaan Palvelualan työnantajat, PALTA ry:n, jäsenistöön.
Autonominen ja ei-autonominen työaika
Joissain tapauksissa asiantuntija on niin itsenäisessä roolissa, että hänellä vallitsee niin sanottu työaika-autonomia. Sillä tarkoitetaan tilannetta, jossa työntekijä voi aidosti ja täysin itsenäisesti päättää työaikansa käytöstä ja sijoittamisesta. Tällöin työnantaja ei ennalta määrittele eikä valvo asiantuntijan työaikaa. Tietyissä tällaisissa tapauksissa asiantuntijan työsuhde voi rajautua työaikalain ulkopuolelle.
USEISSA ASIANTUNTIJA-TYÖSUHTEISSA ON KÄYTÖSSÄ LIUKUVA TYÖAIKA TAI TYÖAIKAPANKKI. TYÖNANTAJAN TEHTÄVÄNÄ ON SEURATA LIUKUMIA JA TYÖAIKAPANKKIIN KERTYVIÄ TUNTEJA.
On tärkeää huomata kaksi seikkaa. Ensiksi pelkkä työaika-autonomia ei tarkoita sitä, että asiantuntijan työsuhteessa ei sovellettaisi työaikalakia. Toiseksi kysymys on todellakin vain ja ainoastaan työaikalaista. Vaikka asiantuntijan työsuhteessa ei sovellettaisi työaikalakia, työsuhdetta koskettaa koko joukko työlainsäädäntöä, joka liittyy muun ohella työaikaan. Sen vaatimusten täyttäminen työn arjessa on asiantuntijan työnantajan vastuulla.
Asiantuntijan työsuhde voi jäädä työaikalain soveltamisalan ulkopuolelle ainoastaan, jos työsuhteessa täyttyy työaika-autonomian ohella jokin muu työaikalain 2 §:n 1 momentissa määrittelemä kriteeri. Erityisesti asiantuntijatyön kannalta merkittävät kriteerit perustuvat asiantuntijan asemaan. Mikäli hän toimii johtamistehtävässä tai tähän rinnastettavassa itsenäisessä asiantuntijatehtävässä, voi hän jäädä soveltamisalan ulkopuolelle.
Autonomisessa asemassa voivat lain esitöiden mukaisesti olla esimerkiksi taloushallinnon organisaation lakiasioista, hallinnosta tai muusta toiminnosta vastuussa olevat henkilöt riippumatta siitä, ovatko he esihenkilöasemassa. Edellä mainittu vastuualue tai esimerkiksi johtoryhmän jäsenyys ei kuitenkaan yksin määrää sitä, että työntekijä jäisi työaikalain soveltamisalan ulkopuolelle. Työnkuvansa itsenäisyyden perusteella johtajia vastaavassa asemassa ja näin ollen työaikalain soveltamisalan ulkopuolella voivat olla taloushallinnon alalla esimerkiksi tietystä asiakokonaisuudesta vastaavat asiantuntijat ja konsultit.
KOKO TYÖAIKALAIN TARKOITUS ON SUOJATA TYÖNTEKIJÄÄ LIIALLISELTA TYÖLTÄ JA TURVATA RIITTÄVÄ PALAUTUMINEN.
Joskus tilanteissa, joissa työntekijän katsotaan jäävän työaikalain soveltamisalan ulkopuolelle, kirjataan asia työsopimukseen termillä ”kokonaistyöaika”. On hyvä huomata, että tämä termi ei perustu työaikalakiin eikä tarkoita samaa asiaa, kuin työaikalain tarkoittama kokonaistyöaika, jolla viitataan kaikkien työtuntien lukeutumiseen työajan enimmäismäärään. Kokonaistyöaika on termi, joka on asiantuntijatyössä perustellusti käytössä erityisesti Yliopistojen yleisessä työehtosopimuksessa, mutta sitä näkee käytettävän työelämässä muutenkin. Joskus linjaus työaikalain soveltamatta jättämisestä tehdään nimeämällä työsopimus johtajasopimukseksi.
Pelkkä työsopimuksen kirjaus ei kuitenkaan takaa asiantuntijan jäämistä työaikalain soveltamisalan ulkopuolelle eikä ole lainmukainen, mikäli asialle ei ole yllä mainittuja laista johtuvia perusteita. Työaika-autonomian toteutumista ja kriteerien täyttymistä arvioitaessa on siis kysymys tosiasioista, ei niinkään esimerkiksi siitä, mitä on kirjoitettu työsopimukseen tai mahdolliseen johtajasopimukseen. Jos työnantaja toteaa, että asiantuntijana työskentelevällä henkilöllä on niin itsenäinen rooli ja että hän täyttää yllä mainitut kriteerit, eikä hän näin ollen kuulu työaikalain soveltamisalan piiriin, on asiasta syytä laatia kirjalliset perustelut.
Asiasta löytyy seikkaperäisempää taustoitusta Tilisanomiin 3/2022 kirjoittamastani artikkelista Työaika-autonomia – missä kulkevat itsenäisyyden rajat.
TYÖNANTAJALLA ON OIKEUS PUUTTUA ASIAAN, MIKÄLI ASIANTUNTIJA EI NOUDATA TYÖNANTAJAN TYÖAIKAA TAI SEN KIRJAAMISTA KOSKEVIA MÄÄRÄYKSIÄ.
Työajan enimmäismäärä ja tasoittuminen
Mikäli asiantuntijan ei katsota olevan niin itsenäisessä, ja työaikalain soveltamisalapoikkeukset täyttävässä. asemassa, hänen työsuhteessaan noudatetaan työaikalakia ja sen määräyksiä.
Työaikalaki määrittelee työajalle yleisen enimmäismäärän. Sen 18 §:n mukaan työaika ei saa ylittää keskimäärin 48:aa tuntia viikossa neljän kuukauden ajanjakson aikana. Kyseinen neljän kuukauden ajanjakso tarkoittaa tasoittumisjaksoa, josta kuitenkin voidaan lain mukaan poiketa työehtosopimuksilla. Työaikalain enimmäistyöajan rajoitus koskee kaikkia työajan järjestämisen tapoja. Enimmäistyöaikaan lukeutuvat kaikki työtunnit.
Viikoittainen työaika voidaan järjestellä työaikalain 5 §:n nojalla keskimääräiseksi. Tällöin säännöllinen vuorokautinen yleistyöaika voi olla enintään 8 tuntia tai viikkotyöaika enintään 40 tuntia. Lain mukainen keskimääräisen työajan tasoittumisjakso on 52 viikkoa eli vuosi ja tuona aikana keskimääräinen viikoittainen työaika ei saa ylittää 40 tuntia.
Säännöllinen työaika taloushallintoalalla voi perustua lain ohella työehtosopimukseen tai työnantajan ja työntekijän keskinäiseen sopimukseen. Taloushallintoalan työehtosopimuksen 6:ssä määritellään säännöllinen vuorokautinen työaika enintään 7,5 tuntiin ja viikkotyöaika enintään 37,5 tuntiin. Samassa pykälässä määritellään tasoittumisjaksoksi työaikalakia vastaavasti 12 kuukauden eli vuoden ajanjakso kuitenkin siten, että tuona aikana keskimääräinen viikoittainen työaika ei saa ylittää 48 tuntia.
Työajan järjestelyistä löydät lisätietoa Albert Mäkelän kirjoittamasta Työoikeuskoulu-sarjan osasta 3, joka on julkaistu Tilisanomissa 6/2023.
Työajan tasoittumissuunnitelmasta säädetään työaikalain 29 §:ssä. Tasoittumissuunnitelma on laadittava, mikäli työaika on määritelty keskimääräiseksi yllä mainitulla tavalla eikä käytössä ole liukuvaa työaikaa tai joustotyöaikaa. Tasoittumissuunnitelmasta tulee ilmetä vähintään kunkin viikon säännöllinen työaika ja sen tulee olla laadittuna siksi ajaksi, jonka kuluessa työajan tulee tasoittua sovittuun keskimäärään. Tasoittumissuunnitelmaa laadittaessa työntekijöille tai heidän edustajalleen on varattava tilaisuus esittää mielipiteensä.
Työajan tasoittumisen seurannasta vastaa työnantaja ja se on toteutettava työntekijäkohtaisesti huomioiden työsuhteissa noudatettavat tasoittumisjaksot.
Työajan seuranta ja kirjaaminen
Vaikka asiantuntijan työsuhteessa olisi käytössä liukuvan työajan tai joustotyön malli, eikä tasoittumissuunnitelmaa näin ollen tarvittaisi, on työajan kirjaamisen ja seurannan velvoite edelleen olemassa.
Työaikalain 32 § edellyttää työnantajaa kirjaamaan kaikki tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjaukset on myös voitava näyttää pyydettäessä niin työntekijälle itselleen kuin työsuojeluviranomaiselle tai työntekijöiden edustajallekin. Kirjaukset on säilytettävä vähintään 2 vuoden ajan, työaikalain 40 ja 41 §:ssä määritetyn kanneajan päättymiseen saakka.
Useissa asiantuntijatyösuhteissa on käytössä liukuva työaika tai työaikapankki, jolloin työnantajan tehtävänä on myös seurata ja pitää kirjaa liukumista ja työaikapankkiin säästetyistä tunneista. Työaikalain 13 §:n mukaista joustotyöaikaa noudattava asiantuntija toimittaa työnantajalle lain mukaan vähintään palkanmaksukausittain luettelon tekemistään työtunneista. Tässä mallissa velvoite tuntien raportoinnista on siis asiantuntijalla itsellään, mutta työnantajan velvoitteena on kirjata kyseiset tunnit työaikakirjanpitoon. Työaikakirjanpidon pitämisen velvollisuus siis säilyy työnantajalla.
Asiantuntijatyössä ja erityisesti nykyisessä monipaikkaisessa työntekomallissa asiantuntijalla itsellään on usein huomattava vapaus ja vastuu työajan kirjaamisesta. Työnantaja ei useinkaan tarkastele tehtyjen tuntien määrää vuorokausi- tai viikkotasolla. Vastuu seurannasta kuitenkin on ja pysyy työnantajalla.
Jokaisen työnantajan edustajana työsuhteessa toimivan esihenkilön on syytä varmistaa, että työajan kirjaamiseen ja seurantaan on olemassa toimiva sisäinen ohjeistus, tekninen ratkaisu ja oman seurantavelvoitteen toteuttamisen varmistava säännöllinen toimintamalli.
On huomattavaa, että työnantaja voidaan tuomita seurantavelvoitteen rikkomisesta sakkoon. Lisäksi, vaikka laki asettaakin työaikakirjanpidolle raamit, on hyvä tunnistaa, että hyvin hoidettu työajan seuranta on myös olennainen osa hyvää työnantajuutta ja kannattavaa liiketoimintaa.
Työterveyden ja -turvallisuuden näkökulma
Kaikissa työsuhteissa työaika kytkeytyy myös työterveyteen ja -turvallisuuteen. Koko työaikalain tarkoitus on suojata työntekijää liialliselta työltä ja turvata riittävä palautuminen. Tätä tarkoitusta varten laissa säädetään työajan rajoituksista ja lepoajoista.
Työaika on huomioitava myös työn vaarojen arvioinnissa. Työturvallisuuslain 10 § edellyttää työnantajaa huomioimaan muiden tekijöiden ohella työajasta aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät ja arvioimaan niiden vaikutusta työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle.
Arvioinnissa on huomioitava kokonaisuus, mukaan lukien kokonaistyöaika ja työpäivien pituus, työntekijän mahdollisuus itsenäisesti säätää työpäivänsä pituutta, työntekijän mahdollisuus palautumiseen työaikana ja sen ulkopuolella ja kaikki se aika, jona työntekijä mahdollisesti on sidoksissa töihin myös varsinaisten työaikojen ulkopuolella.
Velvoite liittyy paitsi varsinaiseen työaikaan, myös työajan ulkopuolella tapahtuvaan matkustamiseen ja esimerkiksi mahdolliseen sähköpostien läpikäymiseen tai työpuheluihin vastaamiseen työajan ulkopuolella. Edellä mainittuja tilanteita esiintyy usein juuri asiantuntijoiden työsuhteissa.
Vastuullinen työnantaja tarkkailee säännöllisesti työajasta ja työhön liittyvästä matkustamisesta johtuvaa mahdollista kuormittumista ja reagoi siihen. Työpaikalla on olennaista käydä läpi ne työaikaan liittyvät käytännöt, jotka voivat vaarojen arvioinnin perusteella aiheuttaa haittaa työntekijöiden terveydelle tai turvallisuudelle ja selvittää toimivat keinot työaikakuormituksen hallintaan. Työterveyshuolto on usein asiassa työnantajan luonteva keskustelukumppani.
Asiantuntijahenkilöstöä on hyvä ohjeistaa työajan ja vapaa-ajan rajanvedosta sekä siitä, onko vapaa-ajalla tarpeellista tai sallittua seurata sähköpostiliikennettä, pikaviestintää esimerkiksi Teamsissa tai muilla kanavilla tai ottaa vastaan mahdollisia työpuheluita. Tässä ohjeistus, esimerkki ja työnantajan odotusten sekä työhyvinvoinnin näkökulman esilletuominen ovat lakipykälän ohella ensiarvoisen tärkeitä. Nämä ovat hyvin konkreettisia ja monissa asiantuntijatehtävissä olennaisen tärkeitä keinoja työaikakuormituksen hallintaan.
Sairauslomalla työskentely
Edellä mainittuun liittyen on olennaista huomioida myös poissaolot ja ohjeistus työskentelystä niiden aikana. Työnantajalla on oikeus ohjeistaa asiantuntijatyöntekijää pysymään poissa töiden ääreltä esimerkiksi sairauslomien tai vuosilomien aikana.
Sairausloman aikana ei kuitenkaan tarvitse olla kokonaan tekemättä töitä. Lähtökohtaisesti työntekijä saa työskennellä, vaikka lääkäri olisi kirjoittanut hänelle sairauslomaa. Sairauslomatodistus on siis suositus, ei varsinainen velvoite olla tekemättä työtä. Erityisesti etätyötä tekevät asiantuntijat työskentelevät entistä useammin myös sairauslomalla. Tällöin he kirjaavat työajaksi ne tunnit, jotka ovat todellisuudessa tehneet töitä.
LÄHTÖKOHTAISESTI TYÖNTEKIJÄ SAA TYÖSKENNELLÄ, VAIKKA LÄÄKÄRI OLISI KIRJOITTANUT HÄNELLE SAIRAUSLOMAA.
Mikäli asiantuntija haluaa työskennellä sairauslomansa aikana, on työnantajan tehtävänä arvioida, onko hän työkykyinen. Tärkeää on muistaa myös edellä mainittu työturvallisuuden näkökulma. On olennaista ohjeistaa yleisesti koko asiantuntijahenkilöstöä siitä, millä ehdoin mahdollisella sairauslomalla työskentely on sallittua ja keskustella tapauskohtaisesti siitä, miten sairaus vaikuttaa työn tekemiseen ja miten tehtäviä mahdollisesti voidaan muovata sairausjakson aikana.
Jonkinlainen urbaanilegenda kertoo, että mikäli työntekijä työskentelee sairasloman aikana, lakisääteiset vakuutukset eivät olisi voimassa. Tämä ei pidä paikkaansa. Kaikki lakisääteiset vakuutukset ovat voimassa normaaliin tapaan myös sairausloman aikana.
Töistä irtautuminen vuosilomalla
Vuosiloman osalta on hyvä huomata, että työnantaja ei voi yksipuolisesti keskeyttää jo myönnettyä vuosilomaa tai edellyttää työtehtävien hoitamista loman aikana. Työnantajan puolelta annettuna tällainen vaatimus voi olla jopa vuosilomarikkomus eli sanktioitu rikos. Työnantaja ja työntekijä voivat kuitenkin akuutin tilanteen niin vaatiessa yhdessä sopia loman keskeytyksestä.
Jälleen kerran valokeilaan nousee myös työterveydellinen näkökulma. Vuosiloman funktio on osaltaan edistää työntekijän työhyvinvointia, terveyttä ja työkykyä mahdollistamalla arkisia lepoaikoja pidempi yhtenäinen vapaajakso. Mikäli lomajaksoon sisältyy esimerkiksi työnantajan taholta tulevaa tai muutoin työhön liittyvää viestintää, johon työntekijän odotetaan reagoivan, ei kyseinen funktio välttämättä täyty.
Yksittäisetkin, esimerkiksi Teams-viestit tai puhelut, voivat aiheuttaa lomanaikaista työkuormitusta, mikäli ei olla selkeästi sovittu, viestitty ja ohjeistettu, että asiantuntijan ei edellytetä vastaavan kyseisiin yhteydenottoihin. Asiantuntijoiden yhteisessä ohjeistuksessa onkin olennaista luoda selkeät yhteiset pelisäännöt lomanaikaiseen viestintään puolin ja toisin.
Voidaan sopia niin, että loman aikana ei lähtökohtaisesti tule reagoida työhön liittyviin viesteihin, lukea sähköposteja tai osallistua esimerkiksi Teams-keskusteluihin. Yhteinen ohjeistus, toimintamalli ja kulttuuri tukee jokaisen asiantuntijan oikeutta vuosiloman aikaiseen irtautumiseen työstä.
Asiantuntijan työaikoihin puuttuminen
Kuten kaikkeen työsuhteessa tapahtuvaan tekemiseen, myös asiantuntijatyöhön liittyviin työaikakysymyksiin pätee osaltaan työnantajan työnjohto-oikeus eli direktio-oikeus. Se tarkoittaa yksinkertaisuudessaan työnantajan oikeutta valvoa ja johtaa työtä. Työntekijän puolestaan tulee noudattaa työnantajan työnjohto-oikeutensa nojalla antamia määräyksiä.
Osaltaan työaikalaki rajoittaa työnantajan direktio-oikeutta. Toisaalta työaikaan liittyvät asiat ovat olennaisia kysymyksiä direktio-oikeutta käytettäessä.
Työnantajalla on oikeus puuttua asiaan, mikäli asiantuntija ei noudata työnantajan työaikaa tai sen kirjaamista koskevia määräyksiä. Puuttuminen voidaan toteuttaa kahdenkeskisellä keskustelulla, mutta tilanteen jatkuessa on tärkeää noudattaa työpaikalla käytössä olevaa varoitusmallia.
Edellä useissa kohdissa peräänkuulutettu yhteinen ohjeistus asiantuntijoiden työaikaan liittyvistä pelisäännöistä on tärkeää ja omiaan vähentämään tilanteita, joissa yksittäisten asiantuntijoiden työaikaan liittyviin kysymyksiin tarvitsee puuttua
